Джеф Сазерленд: « Scrum.Революционный метод управления проектами».
О книге
Книга основателя методики Scrum, которая поможет вам реализовывать проекты в несколько раз быстрее и эффективнее.
Возможно, историки будущего будут разделять прогресс человечества четкой линией: «до Scrum» и «после» — настолько эта методика революционна. Её используют в большинстве технологичных компаний мира, но теперь она доступна всем, кто имеет дело со сложными проектами в любой отрасли.
Джефф изобрел свою методику, пытаясь справиться с недостатками классического управления проектами: людям редко удается работать слаженно, эффективно и быстро, большинство планов не выполняются (ни по времени, ни по ресурсам), подразделения и команды часто выполняют противоречащие друг другу задачи или дублируют их.
За 20 лет существования Scrum помогла не только большинству разработчиков программного обеспечения, но и ФБР, автопроизводителям, фармацевтам и простым людям, планирующим свои дела.
Узнайте все подробности о Scrum, системе управления проектами, которая произвела революцию в технологической индустрии. Это уникальная гибкая и легко адаптирующаяся система, которая позволяет командам работников ставить реальные цели и вносить корректировки в них посредством постоянной обратной связи. Используя Scrum, ваша команда может улучшить свою продуктивность (и конечный результат), избежав ненужных стрессов и не работая дольше должного.
Кому предназначена эта книга?
Всякому, чей бизнес едва держится на плаву
Всем, кто хочет более продуктивно работать и затрачивать на это меньше времени
Всем, кто управляет группой работников
Об авторе
Джеф Сазерленд – это соучредитель и генеральный директор Scrum Inc. Он является выпускником Военной академии США и бывшим летчиком-истребителем. В настоящее время Сазерленд консультирует 11 разных технологических компаний.
Узнайте, как Scrum навсегда изменил технологическую индустрию
Системы управления проектами всегда недооценивали. На первом плане, как правило, были прославленные инженеры и прекрасные продукты. Но каким образом инженер и проект находят друг друга? Как они исполняют этот превосходный технологический танец? Именно для этого и нужны системы управления проектами.
В книге «Scrum» Джеф Сазерленд описывает свою систему Scrum, при помощи которой можно очень эффективно управлять проектами, экономя время и деньги. Ее даже использовало ФБР, чтобы устранить у себя бюрократический бардак. Сегодня Scrum изменяет то, как большинство технологических компаний выполняют свою работу.
Сазерленд уже и так заслужил себе титул гения и соавтора Agile Manifesto, однако в этой книге объясняются все те концепции, которые делают его одним из главных негласных лидеров интеллектуальной элиты мира.
В этой книге вы узнаете:
что летчики-истребители привнесли в Scrum;
почему лидеры должны отчитываться перед своими командами, а не наоборот;
как начать ваш первый проект Scrum сегодня же.
Если вы хотите, чтобы все было сделано,как положено и в срок, отбросьте традиционный метод водопада, и попробуйте Scrum
Сколько раз вы планировали завершить проект, но потом обнаруживали, что очень отстали от намеченных графиков, когда дедлайн уже маячил на горизонте?
К сожалению, подобное часто происходит, когда мы используем такие традиционные процессы управления, как метод waterfall, суть которого изложена в диаграммах Ганта.
На них изображен график осуществления проекта в виде параллельных полос, чей цвет означает конкретную задачу. Также при помощи этих полос указываются продолжительность и сроки выполнения задач. Этот график внешне похож на стилизованный водопад, откуда и происходит его название. Хотя эти диаграммы являются популярными инструментами управления проектами, им часто придают слишком много значения, как, например, в случае, когда выполнение проекта отстает от графика и менеджеры начинают задействовать для работы над ним больше ресурсов. Таким образом, получается, что не диаграмма Ганта служит проекту, а наоборот, проект подгоняется под нее. Это может привести к катастрофическим последствиям.
Например, ФБР планировало внедрить усовершенствованное программное обеспечение под названием Virtual Case File (VCF), для того, чтобы улучшить систему обмена информацией и предотвратить повторение трагедии, произошедшей 11 сентября 2001 года.
Используя диаграмму Ганта, ФБР назначило дедлайн для каждого важного этапа разработки VCF. Таким образом, окончание стадии «технической разработки» было назначено на конкретную дату, а затем начиналась стадия кодирования и тестирования проекта.
К несчастью, все рухнуло еще до того как была написана даже одна строчка кода. Таким образом, VCF оказалось для ФБР пустой тратой времени и денег. Причем огромных денег: речь о 170 млн. дол., которые были вынуты из карманов налогоплательщиков.
Поскольку подобные провалы в случае с методом waterfall – не редкость, многие организации вместо него начали внедрять систему управления проектами Scrum.
Характерными чертами этой системы является построение команды и постоянная обратная связь. Этот командно-ориентированный подход отражен и в имени системы (англ. слово scrum), которое описывает ситуацию в игре регби, когда команда действует как единое целое, чтобы доставить мяч в зачетную зону.
И это работает! Когда ФБР применила Scrum к Sentinel, их следующей попытке
широкомасштабной модернизации, им удалось успешно внедрить эту систему за меньшее время, используя меньшее количество людей и меньше потратив денег. Хотите знать больше о главных концепциях системы scrum? Тогда читайте дальше!
В эффективном управлении проектами главное - это поощрять слаженную командную работу
Когда вы работаете над проектом, ваш успех в первую очередь зависит от командной работы.
Вы менеджер, и в ваших силах улучшить «командные результаты». Для этого нужно сделать 4 вещи.
Во-первых, предоставьте членам команды возможность самим решить то, как им достичь поставленных целей.
Например, удостоенные многочисленными наградами репортажи и программы
Национального общественного радио (NPR) об Арабской весне в Египте, были настолько интересны в первую очередь потому, что команда журналистов, которая создавала их, имела полную свободу действий. Ее члены могли сами решать, как расставлять акценты в своих историях. Эти журналисты работали вместе, отслеживая все телодвижения египетской бюрократии, делая переводы, заботясь о безопасности друг друга и так далее.
Во-вторых, необходимо наличие общей цели. Команде под силу сделать несоизмеримобольше чем отдельным работникам. Поэтому обязательно позаботьтесь о том, чтобы каждый ее член направлял свои усилия к осуществлению общей большой цели, которая будет окрылять всех.
Именно большая цель, вероятно, и стала еще одним фактором, сыгравшим роль в успехе Национального общественного радио во время Арабской Весны. Это событие «всей жизни» было огромной возможностью для журналистов проявить себя, поэтому они полностью прониклись важностью своей миссии.
В-третьих, попросите другие команды регулярно делиться с вами своими результатами, а также создавайте новые автономные команды.
Это важно, поскольку команды должны быть различного профиля и обладать всеми навыками, необходимыми для реализации проекта. Поскольку главное здесь – финальный продукт, а не достижения отдельных членов команды, разнообразие в образе мышления, навыках и опыте поможет достичь лучших результатов.
И, наконец, в четвертых, уменьшите размер команды, чтобы она была эффективнее. Как правило, оптимальное количество членов команды равно 7 (плюс или минус 2 человека).
Почему это эффективно? Дело здесь в том, что чем больше членов в команде, тем больше между ними возникает каналов связи. Если этих каналов чересчур много, то человеческий мозг просто не под силу с ними справиться. Мы вынуждены слишком напрягаться, чтобы определить, чем заняты остальные члены команды, и наша собственная работа в итоге замедляется.
Создайте постоянную систему обратной связи, чтобы поддерживать проект на плаву
Общеизвестно, что люди плохо оценивают то, сколько времени потребуется для
осуществления чего-либо. Это приводит к большим проблемам в управлении проектами. К счастью, Scrum устраняет эти проблемы при помощи системы Спринт, благодаря которой у вашей команды не будет проблем с тайм менеджментом.
Спринты – это короткие периоды работы (оптимальный период равняется 1-4 неделям), когда все усилия сосредоточены на решении конкретной задачи. По окончанию одного спринта, члены команды встречаются вместе, чтобы оценить сделанный прогресс и более четко определить цели перед началом нового спринта.
Главное преимущество системы Cпринт в том, что при ее помощи вы можете быстро реагировать на возникающие проблемы. Постоянно контролируя достигнутый прогресс, вы можете более четко определить цель перед следующим спринтом. Таким образом, никому не придется тратить время на какой-нибудь проект, от которого, в конце концов, откажутся.
Для того чтобы эффективно использовать эту систему, за один спринт нужно выполнять не более одной задачи. Спринты очень коротки, поэтому сама жизнь заставит вас хорошенько сосредоточиться на выполнении конкретной задачи. Это поможет внедрить постоянный рабочий ритм. Нельзя допускать того, чтобы после трехнедельного спринта следовал спринт, продолжительностью всего в одну неделю.
Еще один способ улучшить ваш тайм менеджмент – это проводить Daily stand-ups (совещание «на ногах»), ежедневные летучки, которые всегда происходят в одно и то же время и на которых каждому задаются одни и те же вопросы: «Что вы сделали вчера, чтобы помочь команде окончить спринт? А что вы сделаете сегодня? С какими препятствиями вы сталкиваетесь?
На летучке должны присутствовать все, и она должна продолжаться не менее 15 минут. Друг Сазерленда Элко Растенбург использовал летучки, когда переделывал cвой дом. Проект был окончен всего за шесть недель, точно по графику. Благодаря этим коротким ежедневным встречам все члены команды регулярно обсуждали сделанный прогресс.
Соседей Растенбурга настолько впечатлила скорость переделки его дома, что они решили нанять ту же группу подрядчиков, чтобы они занялись и их жилищами. Однако они не использовали Scrum. Без него на переделку ушло не 6 недель, а целых 3 месяца.
Избегайте всего, что отвлекает вас от осуществления ваших целей
Теперь поговорим про еще одну ключевую идею Scrum, которая заключается в том, что следует избегать пустой траты ресурсов, то есть всего, что отвлекает вас от завершения задачи, над которой вы работаете. Вот несколько способов сделать это.
Во-первых, пока не закончите один проект не переходите к следующему. Многозадачность может казаться привлекательной, однако это не более чем трата времени и энергии. Неужели вы действительно хотите, чтобы управление вашими проектами было похоже на разговор по телефону во время вождения?
Также вы можете избежать пустой траты ресурсов, используя то, что вы создали. Если вы не используете, то, что создали, то тогда вы не видите результатов вашего труда, и в придачу еще и тратите ваше время и деньги. Например, корпорация General Motors в 2012 году терпела страшные убытки по причине того, что пикапы на сумму 7,5 млрд. дол. так и остались непроданными, и была вынуждена начать увольнять своих рабочих.
Существует еще один способ избежать пустой траты ресурсов. Если вы сделали ошибку, сразу же исправьте ее, потому что если вы исправите ее позже, то на это уйдет больше вашего времени.
Исследование, проведенное американским производителем смартфонов Palm, показало, что требуется в среднем 24 часа на то, чтобы исправить дефект в программе через три недели после того, как он был обнаружен. Но в то же время нужен всего лишь один час, чтобы устранить такой же дефект сразу после его обнаружения. Причина столь большой временной разницы в том, что через три недели уже трудно припомнить все факторы, которые привели к появлению этого дефекта.
Кроме того, следует стараться не перегружать своих служащих работой, если вы хотите избегать неэффективного расходования ресурсов. Не следует забывать, что работники, от которых требуется слишком много, менее внимательны. К примеру, какой-нибудь работник может допустить ошибку и отвлечь других, что станет причиной новых ошибок. Меньшая загруженность, регулярные отпуска и обеды вне офиса сделают жизнь работников счастливее, улучшат общее качество их труда, и, в конечном счете, повысят их продуктивность.
Группа исследователей установила, что израильские судьи принимают более взвешенные решения после перерыва. В то же время, судьи более склонны к принятию спорных решений перед перерывом, когда они уже чувствуют усталость.
Итак, мы рассмотрели основные способы, которые помогут избежать траты ресурсов, однако общее правило здесь совсем несложное: будьте рассудительны и не растрачивайте попусту энергию ваших работников, ставя перед ними недостижимые цели. Будет достаточно дюжины кризисных периодов и парочки критических ситуаций, чтобы у них началось эмоциональное выгорание.
Сделайте ваших работников более счастливыми, и это увеличит их продуктивность
Каким образом счастье связано с успехом? Все дело в том, что люди не счастливы, потому что успешны, а успешны, потому что счастливы.
Zappos – прекрасный пример этой аксиомы. Супер-успешный онлайн-магазин осчастливливает своих работников посредством разных программ. Эти программы направлены на создание крепких уз между работниками и компанией. В их число входят обучающий центр для новых работников, вводные учебные занятия и даже так называемое ученичество. Все это способствует приобретению знаний и росту. Эта политика принесла Zappos 124% роста в годовом исчислении.
Помимо крепких уз между работниками и компанией, открытость – это еще одна ценная вещь, которую могут поддерживать компании, чтобы их работники были счастливы. Открытость – прямая противоположность секретности. Секретность – очень вредная вещь, потому что она порождает подозрительность и недоверие, которые, в конце концов, приводят к снижению мотивации и ухудшению результатов работы. Поэтому от секретности нужно избавляться.
Размещение проектов в доступном для всех месте – один из способов борьбы с нею. Также открытости можно добиться, создав доску Scrum, на которой будет указан каждый проект под одной из следующих рубрик: бэклог, запланированная работа, в разработке, на рассмотрении, сделано. Таким образом, каждый сможет видеть, какой из проектов продвигается по расписанию, а какой – отстает. Это даст работникам возможность всегда вмешаться и помочь, когда будет нужно.
Еще один способ поощрять открытость – обнаруживать кайдзен после каждого спринта. Это японское слово означает улучшение. Вы можете обнаружить его, устраивая ретроспективу спринтов после каждого из них.
Спросите у вашей команды:
Какова ваша оценка своей роли в компании по шкале от одного до пяти?
Как вы в целом относитесь к компании? Поставьте оценку по той же шкале
Почему вы относитесь к ней именно так?
Назовите одну вещь, которая сделала бы вас счастливее в следующем Спринте
Обратите особое внимание на ответы на последний вопрос и, если возможно, сразу внедрите предложенные улучшения. Это будет способствовать доверительным отношениям и чувству удовлетворенности, что, в конце концов, приведет к лучшим результатам.
Приоритетность - ключевой компонент управления проектами
Последней ключевой ценностью Scrum является умение расставлять приоритеты. Эту работу выполняет так называемый Владелец Продукта (Product Owner). Он должен определять, что делать и когда.
Но сперва скажем о том, что в Scrum существует 3 роли:
1. Команда
2. Мастер Scrum, который помогает команде определить, как наиболее
эффективно работать вместе.
3. Владелец Продукта, который отвечает за общее видение проекта, управляет
бэклогом и задает курс каждому спринту.
Для того чтобы эффективно справляться со своею работой, Владелец Продукта должен обладать такими характеристиками:
1. Знание своего конкретного рынка
2. Полномочия принимать решения без вмешательства со стороны
менеджмента.
3. Доступность. Тогда он сможет объяснить членам команды их задачи.
4. Подотчетность за финальный результат разработки или за то, как много
дохода будет получено.
Интересно, что моделью для Владельца Продукта послужили главные инженеры Тойоты. Они лично несут ответственность за свои производственные линии, такие как Toyota Corolla.
Хотя главный инженер Toyota Corolla сам формирует команду, ее члены не отчитываются перед ним. Роль этого главного инженера в том, чтобы направлять проект, создавая общее видение и убеждая команду, что она должна разделить его.
В пределах системы Scrum, Владельцы Продукта работают с OODA циклами, чтобы принимать решения, основанные на обратной связи в режиме реального времени. OODA – это английская аббревиатура от слов наблюдать (observe) (начать процесс, видя, где вы находитесь), направить (orient) (оценить, как можно создать больше возможностей), Решить (decide) и Действовать (act). Как только эти 4 шага будут завершены, Владелец Продукта начнет новый цикл с Наблюдать (оценить результаты предыдущего действия).
Летчики-истребители тренируются использовать этот процесс принятия решений. Сначала они оценивают текущую опасность, затем изменяют свое положение, определяют, что делать дальше, и, наконец, начинают выполнять принятое решение, а затем повторяют все это по кругу. Когда Владельцы Продукта пытаются решить за какой спринт лучше приняться, они действуют по такому же алгоритму.
Сделайте эти несложные шаги, чтобы начать ваш первый проект по Scrum
Теперь, когда вы видите, как Scrum может помочь вам реализовать ваши проекты, вопрос в том, как внедрить эту систему на вашем рабочем месте. Для этого следует сделать несколько простых шагов:
1. Выберите Владельца Продукта
2. Выберите членов команды. Помните, что в команде должно быть от 5 до
9 человек и не более. Также не забывайте, что ваши команды должны
обладать всеми навыками, которые потребуются для осуществления
проекта.
3. Выберите Скрам-мастера. Он обязательно должен прочитать эту книгу.Скрам-мастер будет отвечать за обучение каждого техникам использования Scrum.
4. Создайте бэклог проекта, то есть список задач, которые вы должны выполнить.
Перемещайте наиболее ценные задачи с наименьшим риском вверх списка вашего бэклога. Спросите себя: какие задачи оказывают самое сильное влияние на бизнес? Какие из них наиболее важны для клиента? Какие принесут больше всего денег? Какие легче всего выполнить?
Конечно же те задачи, которые наполняют вас страстью и которые реальнее всего выполнить, также следует помещать вверх списка вашего бэклога. Но когда вы решаете, какую задачу сделать более приоритетной, в первую очередь руководствуетесь легкостью выполнения и наибольшей ценностью.
5. Постарайтесь, чтобы все задачи в вашем бэклоге было осуществимы при
помощи спринтов, то есть все вместе они должны забирать не больше
месяца времени.
6. Организуйте первое собрание Scrum и составьте план первого спринта.
7. Создайте доску Scrum, чтобы все задания были открыты для всех
членов команды.
8. Проводите летучки (stand-up meetings), чтобы удостоверяться, что
первый Спринт идет по плану.
9. Закончив спринт, организуйте обзор итогов спринта (sprint review),
чтобы команда могла продемонстрировать, что она сделала что-то
полезное. Пусть эта встреча будет открытой для всех, кто захочет в ней
участвовать, включая менеджмент компании.
10. Организуйте Ретроспективу Спринта и найдите действенные улучшения,
внедрение которых будет полезно вашей команде в следующих спринтах.
11. И когда все это сделано, переходите к следующему спринту!
Итак, основная мысль книги:
Поскольку система Scrum основана на таких дружественных работникам принципах, как построение команды и открытость, она сделает вашу компанию более продуктивной и сплоченной. Главная идея Scrum – это создать процесс постоянной обратной связи.
Поэтому пока вы постоянно и последовательно совершенствуете свои цели, вы будете двигаться в правильном направлении.
Практические советы:
Создайте список всех задач, которые вы должны выполнить перед тем как начать проект.
Как только вы закончите создавать этот список, вы можете начать размещать внесенные в него задачи в порядке их приоритетности. Поставьте задачи с высшей ценностью и наименьшим риском вверх списка, и затем последовательно выполняйте их, начиная с самого верха списка. Это поможет вам определиться с ходом выполнения вашего проекта.