Доска решения проблем

Доска решения проблем состоит из стенда с нанесенной разметкой и маркером. Она располагается в каждом подразделении, в максимально доступном месте (чтобы у каждого сотрудника была возможность работать с инструментом).

Доска решения проблем состоит из следующих разделов:

1. Дата – дата занесения информации о проблеме на доску решения проблем

2. ФИО – Фамилия и инициалы сотрудника, который заносит информацию о проблеме. Данный раздел необходим для того чтобы ответственный за решение проблемы мог получить уточняющую информацию о проблеме и собрать обратную связь

3. Проблема – раздел где описывается суть проблемы. Этот раздел занимает значительную часть доски так как на него заноситься значительная часть информации.

4. Место возникновения – раздел с описанием места возникновения проблемы или этапа работ, где она проявляется.

5. Действия – раздел, где описан перечень первоочередных действий (быстрых решений) для устранения проблемы. Раздел заполняет руководитель подразделения, где локализована проблема.

6. Ответственный – раздел, где руководитель назначает ответственного за решение описанной проблемы сотрудника или рабочую группу

7. Срок решения – в данном разделе руководитель фиксирует дату, когда проблема должна быть решена или по ней появиться новая информация от ответственного за решение

8. Статус – раздел, куда ответственный решение проблемы сотрудник заносит информацию о результатах работы. Например, проблема решена или мероприятия выполнены

Механизм работы с Доской решения проблем.

1. Сотрудник описывает проблему в разделе «Описание проблемы», при необходимости может обратится за помощью к непосредственному руководителю

2. Сотрудник указывает дату занесения информации на доску и указывает свою фамилию

3. Сотрудник указывает в разделе «Место возникновения» участок, этап работ, информационную систему, где произошла проблема

4. Руководитель подразделения, изучает проблему, при необходимости он может обратится к «автору» для сбора дополнительной информации.

5. Руководитель:

• Описывает перечень действий для устранения проблемы

• Назначает ответственных за решение

• Указывает срок решения проблемы

• Информирует ответственных о задаче

6. Ответственные за решение по завершении процесса работы с проблемой указывает на доске статус решения проблемы

7. Руководитель, при необходимости, запрашивает у сотрудника, который заносил информацию на доску решения проблем, обратную связь по факту устранения проблемы.

Преимущества применения Доски решения проблем:

1. Повышение эффективности коммуникаций в направлении работы с проблемами

2. Улучшение условий труда в подразделениях

3. Постоянное совершенствование процессов

4. Выстраивание доверительных отношений сотрудников с руководителями.

Сотрудник, зная, что занесенная проблема будет решена, становиться более открытым к руководителю в направлении инициатив.