Должностной инструкция секретаря

Должностные инструкции

=== Скачать файл ===

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации или фирме секретарь-референт секретарь будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари. Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции. При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями. Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть 'на подхвате' всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете. Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый 'Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих'. Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа г. Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Назначение справочника сформулировано достаточно чётко: В справочнике в отличие от предыдущего 'Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих' есть одно очень важное изменение - в нём не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе 'Общие положения' записано, что 'Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др. Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам. Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: Если организация фирма небольшая и секретарь секретарь-референт один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, то есть фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:. Новой является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Как видно из приведённой квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы. Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике, изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Приведенные должностные характеристики достаточно подробно описывают функции секретаря, требования кего знаниям и помогут ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции. Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:. Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы. Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта секретаря крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение - непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, КЗоТ, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации фирмы: Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. У предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;. Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания ст. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки. Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан типа: Может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем и выдается работнику. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов, их классификация. Правила оформления управленческих организационно-распорядительных документов. Правила оформления делового письма. Структура доклада и отчета на совещании, заседании, конференции и т. Требования к составлению и оформлению протоколов. Докладные и объяснительные записки. Организация контроля за исполнением документов. Хранение документов, составление номенклатуры дел. Употребление прописных и строчных букв. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. В ней должностные обязанности сводятся к следующему: Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так: Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

Тестпо обществознанию 8 класс человек

Стихи о семье красивые

Слойка с творогом из слоеного теста фото

Актуальные проблемы авиации и космонавтики

Что делать если порвалась купюра пополам

Что где когда 2 июля 2017 года

Передача материалов в эксплуатацию способ отражения расходов

Понятие виды функции налогов и сборов

Сладкий истории видео