Документооборот организации - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Документооборот организации

Порядок отражения особенностей документооборота организации в справочниках специальной системы электронной документации. Методика и основные правила, назначение процесса подготовки документов на государственное хранение в СЭД "Дело": описание дел.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
1. Отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД
2. Реализация подготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел
Система электронного документооборота «Дело» разработки компании ЭОС получила определенное распространение в России. Основу продукта составляют:
- система понятий данной предметной области, взятая из нормативных документов по делопроизводству и документообороту;
- информационная и функциональные модели делопроизводства, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASE-технологий;
- промышленная технология проектирования заказных версий системы.
К основным функциям системы относятся:
· редактирование регистрационной карточки;
Для формирования форм и отчетов система интегрирована с ПО MS Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC). Разработан и Web-ориентированный вариант системы для распределенной работы с документами через Интернет.Современные системы электронного документооборота - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm
Требования к программному и аппаратному обеспечению
определяются выбранной платформой (Windows 2000 Server / Windows 2003 Server / Unix / Novell Netware), требованиями СУБД (MS SQL Server / Oracle), предполагаемым количеством пользователей системы ДЕЛО, документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально.
Усредненные характеристики сервера:
* оперативная память не менее 512 Мб;
* свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД - 50 Мб.
В случае установки системы ДЕЛО под СУБД Oracle требуется наличие на сервере установленной и настроенной СУБД Oracle версии 8.х/9.x.
В случае установки системы ДЕЛО под СУБД MS SQL Server требуется наличие на сервере установленной операционной системы Windows 2000 Server или Windows 2003 Server и установленной и настроенной СУБД MS SQL Server версии 7.0 или 2000 с видом сортировки Dictionary Case-Insensitive и кодовой страницей Cyrillic 1251 (или Cyrillic General collation для MS SQL Server 2000). Режим авторизации должен быть выбран смешанный (Mixed Mode). При этом служба MS SQL Server должна запускаться под учетной записью администратора сервера.
Для установки системы ДЕЛО требуется компьютер с процессором Pentium II и выше, оперативной памятью не менее 128 Мб. Программа работает под управлением Windows 2000 Professional/Server, Windows XP Professional. Программа требует наличия на компьютере установленной и настроенной клиентской части СУБД Oracle версии 8.х/9.x (SQL*Net и Required Support File) или MS SQL Server 7.0 или 2000 (Client Connectivity) соответственно.
Для использования всех функциональных возможностей системы ДЕЛО на рабочей станции должны быть установлены: MS Internet Explorer 6.0, текстовый редактор MS Word 2000, MS Outlook 2000 (или более поздние версии перечисленных программ). В случае использования MS Outlook 2000, необходимо установить MS Outlook в варианте «Корпоративная или для рабочих групп».
Для использования опции сканирования и для работы подсистемы «Поточное сканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader версии 4.0 Professional, или 6.0/7.0 Scripting Edition.
Для использования опции «ЭЦП и шифрование» необходимо установить на рабочей станции пакет «КриптоПро» CSP2.0 (www.cryptopro.ru).
Минимальное разрешение экрана - 800х600, 256 цветов (рекомендуется 1024х768, High Color).
В) Состав програ ммного обеспечения системы ДЕЛО:
Основная часть ПО системы ДЕЛО написана с помощью средства разработки Power Builder 7.0 build 10108. Для функционирования приложений, написанных с помощью этого средства разработки, необходим набор Runtime библиотек, называемый Power Builder Deployment Kit (PBDK). PBDK входит в комплект поставки. Доступ к базе данных осуществляется через клиента СУБД.
Отчетные формы написаны на Visual Basic 6.0 и поставляются вместе с исходным кодом, открытым для модификации. Для их функционирования необходимы дополнительные компоненты, которые устанавливаются на рабочую станцию при установке клиентской части системы ДЕЛО.
* API (Application program interface) ДЕЛО
* ADO (ActiveX Data Objects) версии 2.1
* MS XML Parser ADO и VB Runtime устанавливаются в том случае, если их нет на рабочей станции или если на установочном диске системы ДЕЛО находится более новая версия. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство администратора Инструкция по установке
Таким образом, СЭД «Дело» не является требовательной в плане программного и аппаратного решения, что делает ее более конкурентоспособной и востребованной. Именно поэтому необходимо знакомить с ней еще на стадии обучения будущих специалистов.
Для этого рассмотрим некоторые вопросы работы с СЭД «Дело».
Цель данной работы - знакомство со справочниками и описанием дел в СЭД «Дело».
1) рассмотреть возможности отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД;
2) познакомиться с реализацией подготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел.
1. Отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД
К моменту внедрения системы ДЕЛО на предприятии, как правило, уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:
* порядок формирования регистрационного номера документа;
* порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя к другому;
* порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
* порядок рассылки исходящих документов.
Таким образом, одной из задач СЭД является создание электронной системы документооборота, сочетающей достоинства традиционной для данной организации модели документооборота и нормы документооборота в СЭД.
В системе ДЕЛО хранится модель организационной структуры предприятия. Эта модель отражает следующие ключевые особенности организации:
* сколько подразделений существует на предприятии и какова их структурная подчиненность;
* какие из подразделений имеют собственную картотеку;
* списочный состав должностных лиц каждого подразделения;
* какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а также кто является владельцами созданных кабинетов;
* поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем системы, то должен существовать списочный состав пользователей системы;
* какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (с какими картотеками, кабинетами, папками, грифами доступа пользователь имеет право работать).
Кроме того, особенности документооборота в организации отражают справочники системы.
С правочники системы - это оформленные по определенным правилам списки, содержащие стандартную информацию, постоянно используемую в системе. Ввод данных выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры, исключить ошибки, а также ограничить выбор только разрешенными значениями.
Настройка системы , осуществляемая системным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти справочники.
Выделяют два типа справочников - линейные и иерархические. Линейные справочники представляют собой простой список элементов (например, категории адресатов; виды доставки; типы реестров; грифы доступа; типы связок; граждане; типы организации; типы виз; категории резолюций; виды подписей.)
Иерархический справочник содержит списки значений нескольких уровней иерархии. При такой организации каждый элемент списка верхнего уровня иерархии может содержать список значений более низкого уровня иерархии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа вначале будет сформирован список верхнего уровня иерархии, состоящий из наименований подразделений предприятия. При выборе какого-либо подразделения раскроется список отделов подразделения (если такое деление предусмотрено организационной структурой), а уже после выбора отдела станет доступным список должностных лиц - сотрудников выбранного отдела. Элементы, которые могут содержать список значений более низкой степени иерархии, называются вершинами. Конечные элементы справочника (например, фамилии должностных лиц) называются листьями. Вершина, в которой содержится элемент, называется родительской вершиной данного элемента. К иерархическим относятся следующие справочники: группы документов; список организаций; подразделения; рубрикатор; стандартные тексты; регионы; статус заявителя.
Кроме того, помимо линейных и иерархических справочников, в системе ДЕЛО существуют специальные справочники (например, текущая организация, кабинеты, настройка реквизитов, номенклатура дел).
Для поддержания актуальности системы документооборота в конкретной организации, в СЭД существует возможность редактирования значений справочников. Таким образом, изменение организационной структуры предприятия, его штатного расписания и т.п. будет отслежено путем добавления, удаления, изменения элементов справочника (например, удаление фамилий уволенных сотрудников). Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство пользователя.
Перечень справочников, обеспечивающих настройку на организационную структуру предприятия
Хранит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица
Хранит информацию о созданных в системе кабинетах и списки владельцев кабинета
Хранит информацию о пользователях системы, их идентификаторах и паролях, правах доступа
Хранит наименования и адреса организаций, с которыми ведется переписка. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК, значениями которых должно быть наименование организации (например, Корреспондент или Адреса.
Хранит фамилии и адреса граждан, с которыми ведется переписка.
Хранит информацию о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки
Хранит список возможных грифов доступа (например, «общий», ДСП), используемый для формирования реквизита РК Гриф доступа .
Хранит стандартные формулировки, используемые при формировании значений реквизитов РК: текстов резолюций, краткого содержания документа, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля, оснований для списания в дело.
Хранит наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), что в дальнейшем может быть использовано при формировании запроса на поиск документов одной тематики.
Хранит стандартный список возможных видов доставки документа (например, почта, фельдсвязь и т.п.), используемый для формирования реквизита РК Доставка .
Хранит список стандартных типов связок между документами (например, «в исполнение - исполнено», «в отмену - отменено»). Например, если регистрируемый документ отменяет действие какого-либо другого
документа (документов), то путем выбора из справочника между ними может быть установлена связка «в отмену - отменено». При этом появляется возможность перехода по
связке от одного документа к другому. То есть, работая с документом, отменившим действие других документов, можно быстро вызвать любой из отмененных документов.
Содержит список типов реестров - списки документов, отправляемых из организации одним или несколькими пакетами. Справочник используется при работе с функцией Реестры внешней отправки
Хранит виды электронно-цифровых подписей, которые могут быть использованы для подписания файлов, прикрепленных к проектам документов (например, «Авторская», «Согласующая», «Утверждающая» и пр.).
Содержит список категорий, которые могут быть присвоены резолюциям и проектам резолюций, чтобы отметить их для различных информационно-справочных целей
Используется при формировании справочника Граждане . Хранит информацию о социальном статусе и социальном положении граждан
Хранит заголовки дел, в которые подшиваются документы, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии.
Используется для настройки отображения критериев отбора РК и РКПД для таких режимов поиска, как Обобщенный поиск и Поиск РКПД. Кроме того, справочник содержит сведения о дополнительных реквизитах РК и тематических рубрик, используемых при регистрации и редактировании документов.
Содержит стандартные формулировки, используемые при визировании проектов документов.
2. Реализация подготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел
Исполненные документы списываются (подшиваются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. По установленным стандартам номенклатура дел отражает установленные в организации правила группировки документов по темам для обеспечения упорядоченного хранения исполненных документов. Целесообразно организовать раздельное ведение дел в основных структурных подразделениях. Затем внутри каждого такого раздела определяются заголовки дел, отражающие основное содержание подшиваемых в них документов, вводится индексация дел (индекс, как правило состоит из цифрового или буквенного обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела) и текущий год номенклатуры. Таким образом, по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделении был списан документ и к какой разновидности документов он относится.
Система ДЕЛО реализует вышеизложенный порядок составления номенклатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатура дел. Сама же процедура списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании в журнал передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса (номера) дела из справочника Номенклатура дел.
Чтобы отметить списание документа, нужно:
1. Открыть окно журнала передачи документа (пользователям, имеющим соответствующее право, данное им системным технологом);
2. Выделить требуемую запись и открыть окно справочника Номенклатура;
3. Выбрать дело, в которое списывается документ. Для этого:
* выделить в списке подразделений подразделение, в котором находится дело. В правой области окна откроется список дел подразделения согласно номенклатуре;
* выделить требуемое дело в списке. Для этого:
- если известен индекс дела, ввести его в поле Индекс и щелкнуть на кнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой
- если известно название дела, ввести его первые буквы в поле Название и щелкнуть на кнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна. Если несколько названий
начинается с введенного фрагмента, будет выделено первое из этих дел;
- поле Год даёт возможность отображать на экране только те элементы, которые относятся к указанному году, что значительно упрощает работу с большим списком элементов.
При вызове окна для выбора элементов из справочника в поле Год по умолчанию установлен текущий год. Значение поля можно удалить или редактировать. В случае удаления значения поля Год, на экране отображаются все номенклатуры дел указанного подразделения;
- если в списке мало дел, сразу щелкнуть на требуемом наименовании.
5. Щелкнуть на кнопке Выбрать. Произойдет возврат в окно журнала передачи документа, в котором появится строка с записью названия подразделения и дела, в которое списан документ.
* Если при списании документа в дело использовалась правая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело определенного оригинала / копии.
* Если при списании документа в дело использовалась левая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело первого оригинала документа.
6. При использовании левой кнопки, внизу окна в графе Дата и время отредактировать дату и время списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также указать оригинал или копию
документа, списываемого в дело. Если оригиналов несколько, то указать номер экземпляра в графе № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то указать номер копии, списываемой в дело.
7. Ввести с клавиатуры в поле Примечание основание для списания документа в дело. Также в данной графе можно указать номер тома и страницы дела.
8. Завершить отметку списания документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердить списание документа, или нажав клавишу ESC, чтобы отказаться от него. Если списанный в дело документ вновь будет использован для работы, система выведет диалоговое окно с предупреждением и в зависимости от ответа, либо продолжит передачу документа либо прервет ее. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство пользователя.
Таким образом, мы проанализировали некоторые аспекты системы электронного документооборота «Дело», а именно:
· рассмотрели отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД и выяснили, что в системе ДЕЛО хранится модель организационной структуры предприятия и справочники системы. Кроме того, с помощью возможности редактирования значений справочников можно поддерживать актуальность системы документооборота в конкретной организации (изменение организационной структуры предприятия, штатного расписания и т.п.) (например, удаление фамилий уволенных сотрудников) путем добавления, удаления и изменения элементов справочника.
· кратко ознакомились с основными этапами списания исполненных документов.
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство администратора Инструкция по установке.
2. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство пользователя.
Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело". реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010
Анализ построения системы и характеристика распорядительной документации: постановления, приказы, решения и распоряжения. Порядок организации документооборота предприятия и содержание его основных этапов. Бланки документов: состав и принципы построения. контрольная работа [27,5 K], добавлен 23.04.2011
Основные принципы организации документооборота. Виды документов, составляющих входящий, исходящий и внутренний документопоток. Правила первичной обработки поступивших документов. Порядок направления на исполнение документа. Учет объема документооборота. презентация [62,9 K], добавлен 26.11.2010
Теоретические основы и сущность организации делопроизводства, понятие документооборота. Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота. Контроль исполнения документов, составление номенклатуры. дипломная работа [123,5 K], добавлен 10.11.2010
Понятие и характеристика документооборота, жизненный цикл документа. Характеристики системы электронного документооборота, основные модули системы. Содержание, функциональная принадлежность, структура, режим или цикличность, направления документов. контрольная работа [1,7 M], добавлен 15.04.2019
Документирование деятельности организации. Нормативные и организационно-распорядительные документы. Предмет и цели деятельности архива. Документооборот организации, приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности. отчет по практике [64,8 K], добавлен 19.12.2009
Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в Республике Казахстан. Ответственность за делопроизводство. Правила подготовки и оформления документов. Обработка входящей и исходящей документации. Порядок учета и хранения дел. реферат [29,0 K], добавлен 31.01.2012
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Документооборот организации контрольная работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Реферат На Тему История Судебной Медицины
Проблемы развития социального страхования в РФ
Контрольная Работа На Тему Экология
Диссертации По Педагогике
Оля Написала Сочинение Моя Тезка Ответ
Реферат Гимнастика Для Глаз
Курсовая работа по теме Особенности разработки стратегии банка в современных условиях
Курсовая работа: Экономическая сущность и методика калькулирования себестоимости
Дипломная работа: Бухгалтерская экспертиза при расследовании и судебном разбирательстве уголовных дел. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая работа по теме Партийная система современного российского общества: динамика политической реформы Д.А. Медведева
Реферат: Разработка системы управления акционерным обществом АОА Контур
Курсовая работа по теме Мотивы и цели совершения преступления
История Болезни На Тему Хронический Эндометрит, Хронический Двусторонний Аднексит. Первичное Трубно–Перитонеальное Бесплодие
Реферат: Расчёт рабочего цикла двигателя внутреннего сгорания автотракторного типа с помощью персональной ЭВМ
Реферат: Исследование вибрационной и шумовой обстановки рабочих мест
Страхование Ответственности Диссертация
Курсовая работа по теме Polysemy in English and Ukrainian
Контрольная работа по теме Історія розвитку та етапи юридичної психології
Реферат: Техника росписи фарфора и керамики
Краткий Реферат Йозеф Гайдн
Законодательные основы отчетности в России и международной практике - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа
Аудиторская проверка учёта расчётов сотрудников по оплате труда - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа
Білки - Биология и естествознание реферат