Документ и система документации. Курсовая работа (т). Антикризисный менеджмент.
👉🏻👉🏻👉🏻 ВСЯ ИНФОРМАЦИЯ ДОСТУПНА ЗДЕСЬ ЖМИТЕ 👈🏻👈🏻👈🏻
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!
Похожие работы на - Документ и система документации
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Скачать Скачать документ
Информация о работе Информация о работе
Нужна качественная работа без плагиата?
Не нашел материал для своей работы?
Поможем написать качественную работу Без плагиата!
Одним из важнейших проявлений
человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми
посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об
окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика,
прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной
коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению
ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого
общества.
Между тем по мере развития
человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве,
но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства
коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь
слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно
было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были
отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль
своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые
опытные члены общества
Отделение информации от субъекта и
первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации .
Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём
костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью
или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое
значение .
Хрестоматийным стал приведённый
древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних
скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и
означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам,
как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими
стрелами, как только вступите на скифскую землю». [1]
Позднее на смену символической
пришла условная сигнализация , в которой предметы использовались как
условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет
означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических
знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное «узелковое
письмо»: у древних инков ( кипу ), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно,
подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке
сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти
какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки
(дощечки) с зарубками – в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У
славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой,
закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда
произошло выражение «зарубить на носу», т.е. запомнить крепко-накрепко.
Для закрепления и передачи
информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты,
надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки
клейма для скота и т.п.).
Предметные способы общения
сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства,
букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги
государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.
Появление письменности
ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью
графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и
зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во
времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е.
документ .
Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой
организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам
и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних
связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее
разнообразных аспектах.
В процессе развития
документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные
комплексы – системы документации: например, система распорядительной
документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности,
система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
При работе с документами очень
важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это
во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их
оформлению.
В любой классификации важно
основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты
классификации разбиваются на классы.
Цель данной работы – изучить систему документации и определить понятие
документа. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:
1.
Определить понятие документа;
3.
Изучить функции и классификацию
документов;
4.
Изучить требования к оформлению
документов.
Информация, зафиксированная на
материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства,
доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально
обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo»
– «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». [2] Важно заметить, что термин «документ»
более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие
информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей
сообщений, их интерпретацией.
Документ ( от лат. documentum – доказательство,
свидетельство ) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при
наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием. [3]
Однако понятия постоянно
изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием.
Почему? Прежде всего, потому, что углубляются представления об изучаемых
явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.
Посмотрим несколько определений.
Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как
«письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый
словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В
современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая
бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский
словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное
значение». [4]
Анализ последовательных
определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:
«документ» – документированная
информация.
С позиций ДОУ наиболее общим
считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на
нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного
для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного
использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от
29.12.94. №77-ФЗ). [5]
В последнее время при определении
понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная
составляющая.
Так в первой половине 20 столетия
было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало
связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным
по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики,
информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной
сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему
расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период
было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация».
Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие
многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия
«информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».
Каким образом?
Среди философов,
естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение
нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». [6] Одни из них рассматривают информацию
как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и
неорганической природе. Эта концепция информации получила название
атрибутивной.
Другие полагают, что информация
появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием
самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В
свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие,
что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и
антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и
сознанию.
Результатом научных споров
является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре
основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее
распространённых толкования этого понятия:
1)
«Информация – это смысл полученного
сообщения, его интерпретация»;
2)
Информация – это «содержание сообщений»,
а также «само сообщение, данные»;
3)
«Информация – это третья составляющая
трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4)
«Информация – это то, что уменьшает
неопределённость события».
Однако в конечном счёте все авторы
сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в
качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая
роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую
(мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую,
корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием
документа.
Неоднозначное толкование понятия «информация»
вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации
в отдельных нормативных актах. [7]
Так, в ст. 2 действующего с
1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите
информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предметах,
фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
Таким образом, к настоящему
времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные
характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а
также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определение понятия «документ»
в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более
или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от
выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от
акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике ,
например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий
информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает
необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов,
которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике –
одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая
информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом
носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». [8] Это определение значительно сужает
понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и
журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.
Для общественных наук, в
зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа
характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических
науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ
фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства
правовых отношений.
В сфере управления документ
исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих
решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде
всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.
В этой связи перед
документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и
разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное,
обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто,
о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и
продолжающиеся дискуссии на эту тему.
Определение документа в
государственном стандарте
Ярким отражением трудного процесса
выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные
Государственные стандарты на термины и определения.
Первый Государственный стандарт на
термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487–70.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). [9] В этом Госстандарте документ
определялся как «средство закрепления различным способом на специальном
материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности
и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение
подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов,
средством закрепления информации является не сам документ, а письмо,
звукозапись и т.п.
После переработки в 1983 г.
появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения), в котором было записано, что «документ – материальный
объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи
во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для
критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.
Глубокие социально-политические и
экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также
активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь
потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении
произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на
информационный. Согласно ГОСТу Р 51141–98, утверждённом в 1998 г., определение
документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная
информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими её идентифицировать». [10]
Здесь нашла отражение прежде всего
информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с
материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве
информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А. Копылов,
М.В. Ларин), в результате документирования происходит как бы
материализация, овеществление информации.
Будучи «закреплённой» на
материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым
обособляется от её создателя. «Документированная информация… есть объект
материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к
категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности».
Это определение во многом
перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и
применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в «Словаре
архивной терминологии», изданном в 1988 г.
Международным советом по делам
архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и
записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или
справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная
информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная,
полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в
обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых
операций». [11]
Бурное развитие новых
информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести
предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США
новое определение документа: «Документ – информация, созданная на некотором
носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть
изобретённой в будущем». [12]
Почему уделяется так много
внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и
за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена
прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения
управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться
нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык
делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов,
опирается на неё». Не случайно стандартизованные термины и определения являются
обязательными для применения во всех видах документации и литературы по
делопроизводству и архивному делу.
Вместе с тем ориентация на
управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения,
уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в
качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и
третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты.
В итоге новое определение
существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным,
деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как
«обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем
самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой
другой зафиксированной на материальном носителе информацией.
Таким образом, стандартизованное
определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень
документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение,
изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением
только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного
стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной
дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости
уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится
важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.
Зарождение, становление и развитие
социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые
зачастую находят материальное воплощение в документированной информации.
Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе
процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную
природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом
общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование
и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их
развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной
среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Как по капле воды, её внутреннему
составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по
отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о
характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация
социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в
частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как
источниковедение.
Социальная природа документа самым
тесным образом связана с функциями документа. Под функцией ( от лат. «functio»
– исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение,
социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа
предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются
производными от них.
Функции документа непосредственно
связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после
фиксации этой информации на материальном носителе.
Поскольку социальная информация
ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна,
постольку и документ также полифункционален.
Совокупность функций является
средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ
предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды,
разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой
предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их
изучения.
Различные функции документа тесно
взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с
помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и
временного выделения каких-либо отдельных функций.
Функции документа можно разделить
на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также
на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую
потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо
даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как,
скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может
быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона
демонстрантов и т.д.
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная,
культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического
источника, функция учета. (Рис. 1) [13]
Информационная
функция определяется потребностью в
запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без
исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость
фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и
мыслительной деятельности. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную
функцию , что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной,
сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой. [14]
ретроспективную (относящуюся к
прошлому);
перспективную (относящуюся к будущему)
Существуют и другие классификации
информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам;
носителям и проч.
Каждый документ имеет
информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и
качество информации. Информационная емкость характеризуется такими
показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность,
актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем
ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они
для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных
его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в
зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только
стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и
пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена
сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно
выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная
функция:
1) документы, ориентированные в
одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы,
докладные записки и др.);
2) документы двустороннего
действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные
традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм,
фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально
созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы,
протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в
информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные
уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения
правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов,
наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на
время.
В первую группу входят все
документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и
правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие
за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов
государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные,
прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные,
удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и
оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера,
счетно-платежные требования и т.п.)
Ко второй категории относятся
документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством
каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате,
арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым
временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки
зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи
его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента
его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает
в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он
выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную
проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику
информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными
процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический,
бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и
финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Отдельные виды и разновидности
документов составляют систему документации. До настоящего времени в
документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и
разновидностей документов. [15]
Важнейшим признаком для
классификации документов является его содержание. Служебные документы могут
подразделяться по:
ü
материально-техническому снабжению;
ü
подготовке и расстановке кадров;
ü
финансово-кредитным и внешнеторговым
вопросам и т.д.
Все документы, обращающиеся на
предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь
некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы,
договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки,
служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные
требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные,
машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах,
напечатанные на персональных компьютерах), графические и
фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это
документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается
несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с
ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени
секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного
пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные
документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ
становится в результате истечения срока действия или отмены его другим
документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и
соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с
грифом «срочно».
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на
предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб,
предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного
срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на
документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и
факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные
для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные,
примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы
разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы,
создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и
носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются
при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят
ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов
по аналогии.
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится
в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в
заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или
словесном выражении) – на пересечении соответст
Похожие работы на - Документ и система документации Курсовая работа (т). Антикризисный менеджмент.
Основы Электромонтажных Работ Реферат
Как Отлично Написать Сочинение
Реферат: Микробная биодеградация ксенобиотиков и токсикантов
Курсовая работа: Понятие и структура системы права
Реферат: Динамическая сторона психологии нации
Реферат: Протестантизм
Реферат: Предпосылки возникновения и этапы развития науки. Скачать бесплатно и без регистрации
Отчет О Производственной Практике Студента Программиста
Реферат: Некоторые аспекты накопления 90Sr и 90Y в березовом соке
Контрольная работа по теме Природа в детских рисунках
Курсовая работа по теме Технология продажи мясных товаров в розничной торговле
Реферат: Romantic Opinions In The Work Of Percy
Курсовая работа: Планирование маркетинговых мероприятий для фирмы "Стройиндустрия". Скачать бесплатно и без регистрации
Контрольные Работы По Алгебре 7 Класс Минаева
Реферат по теме Концептуальные основы системы планирования
История Экологического Образования За Рубежом Реферат
Учебное пособие: Содержание лекций по курсу «Анализ и диагностика финонсово-хозяйственной деятельности». Темы курсовых работ
Отравление Мышьяком Реферат
Курсовая работа: Организация и учет безналичных расчетов в Российской Федерации. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая Работа На Тему Наречие Как Самостоятельная Часть Речи
Похожие работы на - Коммутационные элементы
Реферат: Біофізичні основи електрографії
Реферат: М. К. Кротова Научный руководитель П. Г. Халатур Москва, 2006