Dia 09 - Prioridades diárias e a folha de produtividade A

Dia 09 - Prioridades diárias e a folha de produtividade A

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Prioridades diárias e a folha de produtividade A

Estamos caminhando do macro para o micro. Da fotografia do quebra-cabeça para o ciclo semanal, e agora para o dia a dia. Aqui, tenho uma notícia incrível para você. Fui desenvolvendo uma ferramenta ao longo de todo o meu estudo para produzir com Nível A, até que cheguei à folha diária de produtividade A.

Fui adaptando essa folha diante das necessidades dos milhares de alunos que já passaram pela Academia da Produtividade, até que cheguei a este modelo final, que facilita, organiza e direciona de forma definitiva o dia a dia de quem a utiliza. Ousaria dizer que ela por si já aumenta substancialmente o nível de produtividade de quem a usa, mas se utilizada em conjunto com a fotografia do quebra-cabeça, com o ciclo semanal e o DRD que ainda vou ensinar (uau!), o resultado será imensurável, tanto em relação à produtividade, quanto à cura da procrastinação e o estabelecimento do equilíbrio.

Para baixar o PDF da folha de produtividade A e aplicá-la ao seu cotidiano é só acessar o endereço abaixo. Lá, inclusive, você vai encontrar uma aula on-line gratuita de como utilizar a folha e tirar o máximo proveito dela.

www.produtividadea.com.br/fpalivro 

(VISITEM ESSE SITE TEM UM VIDEO DELE EXPLICANDO)

Como preenchê-la? Vou listar a seguir quais são os campos existentes na folha.

Foco do dia: aqui é só uma referência genérica sobre qual será o seu maior foco no dia seguinte. Pode ser a tarefa mais relevante ou algo mais genérico, como uma função de um dos papéis que você selecionou quando preencheu o ciclo semanal. No meu caso, como professor e treinador, acabo desenvolvendo muito conteúdo e muitas vezes subdivido os vídeos que preciso gravar em meio às tarefas do dia. Tenho muitas folhas de produtividade em que as cinco tarefas do dia são vídeos que preciso gravar, então, no “foco do dia” eu registro “gravação de vídeos”.

Durante o período em que escrevi este livro, várias vezes o item “escrever o livro” apareceu na minha folha de produtividade como foco do dia.

As cinco prioridades: aqui serão registradas as cinco prioridades do dia! Elas devem ser retiradas do seu ciclo semanal, daqueles itens que você registrou nos quadrantes referentes aos papéis e no quadrante do “diversos”. Pegue seu ciclo semanal, que foi feito no domingo, e escolha cinco tarefas que entrarão para a sua folha de produtividade A do dia seguinte.

Este número precisa ser respeitado e há uma razão para isso. No século passado, um rapaz abordou Charles Schwab, um empresário milionário, dizendo que tinha uma dica de produtividade a qual ele deveria usar por um mês. Só depois desse mês, ele deveria pagar por ela, quanto considerasse que a dica valia. Um mês depois, o milionário enviou um cheque de 100 mil dólares para o rapaz, que, se atualizados, valeriam milhões de dólares.7

A dica era extremamente simples. Ao final de cada dia, Schwab tinha de escrever num papel quais seriam as cinco tarefas mais importantes que executaria no dia seguinte. Só isso e mais nada.

Meus estudos para encontrar o número ideal chegaram às cinco tarefas por esse motivo, e testei folhas com mais e com menos tarefas, eu mesmo as preenchi, e empiricamente, o número de cinco tarefas foi o que me trouxe melhores resultados.

Para evitar no dia: todos os dias temos uma enxurrada de distrações que roubam nossa valiosa produtividade. Uma das formas mais simples e eficazes para evitá-las é o poder da clareza. O simples fato de saber quais são nossas distrações nos permite estar conscientes do efeito danoso que elas têm.

Aqui, é comum que sejam registradas as tarefas de ocupação dispensáveis que mais roubam o seu tempo. Na minha folha de produtividade A costumo incluir sites de notícias esportivas que, se me distraio, acabam com a minha produtividade. No meu caso, também entram nesse tópico pesquisas de novos softwares, ferramentas e por aí vai.

No entanto, nem sempre vão entrar aqui atividades de ocupação dispensáveis. Para ter uma ideia, quando preciso me concentrar para escrever artigos técnicos ou mesmo enquanto escrevo este livro, mais de uma vez já registrei que deveria evitar minha equipe da empresa, pois era comum que eles viessem tirar dúvidas ou que viessem falar sobre algum outro assunto importante quando me viam, e isso tirava muito o meu foco.

Resumindo, seja o que for que você tiver definido como o “foco do dia” e “prioridades do dia”, você precisa lançar nesse campo três atividades que deverá evitar no dia seguinte para que não tenha a produtividade prejudicada.

Como foi o meu dia: basta atribuir uma nota entre zero e dez em relação ao rendimento que você teve naquele dia. Relaxe, não há critério objetivo, o mais importante aqui é deflagrar em você um processo de análise autocrítica sobre como foi seu dia.

O que aprendi hoje: neste campo você deverá registrar o seu aprendizado do dia. De modo geral, se você se atribuiu uma nota alta, provavelmente lançará aqui alguma ação ou atitude que funcionou e o auxiliou na obtenção daquele resultado.

Se a sua nota tiver sido ruim, é provável que seu aprendizado esteja relacionado a algo que precisa ser melhorado.

Como as folhas de produtividade A devem ser guardadas, posso garantir que depois de algum tempo, quando você voltar a elas para rever seus aprendizados, vai se deparar com informações valiosas. Uma das coisas mais valiosas que escrevi até hoje foi que não adianta programar mais do que cinco tarefas para o dia seguinte, porque isso só gera ansiedade e frustração.

Lembro-me de ter lido esse aprendizado umas duas semanas depois de tê-lo escrito, e confesso que nem lembrava mais dele, mas foi uma resposta dada por mim mesmo aos meus experimentos sobre inserir um número maior de tarefas na folha.

Hoje sou grato por: para terminar o dia, você deve lançar na sua folha três acontecimentos pelos quais é grato. Não precisam necessariamente ser grandes conquistas, aliás, quem aprende a ser grato pelas coisas simples da vida acaba tendo um nível mais elevado de resiliência e, automaticamente, de felicidade.

Por fim, existem regras para preenchimento da folha de  Produtividade A que precisam necessariamente ser respeitadas:

1. Ela só pode ser preenchida como última tarefa do dia profissional ou à noite, em casa.

2. Jamais deve ser preenchida no começo do dia seguinte.

3. A quantidade de cinco tarefas precisa ser respeitada, portanto, não registre nem menos nem mais. Se, porém, tiver de infringir esta regra, coloque menos de cinco tarefas, mas jamais ultrapasse esse número.

4. As três gratidões do dia também precisam ser respeitadas. Se não tiver algo grandioso por que ser grato, agradeça pelas coisas simples do dia a dia.

Acredite, existe uma inteligência enorme por trás de cada regra e cada detalhe dessa folha. Nada nela é aleatório.

Para terminar, a folha de produtividade é dividida em duas partes, o lado esquerdo, que são os três primeiros campos e tem como propósito preparar o dia seguinte, e o lado direito, que busca fazer uma avaliação do dia que se encerrou.

Na vida real, seria mais ou menos assim: imagine que são 8 horas da noite e você está em casa preenchendo a folha de produtividade. O primeiro passo é avaliar o dia de hoje, usando a folha que foi planejada ontem. Pense assim, primeiro você preenche o lado esquerdo (avaliação) da folha que teve o lado direito (planejamento) preenchida no dia anterior.

Depois de concluir a avaliação, pegue uma nova folha de produtividade A em branco e planeje o dia seguinte. No final do dia seguinte, é só seguir a mesma ordem.

DRD – Uma evolução da agenda

A última peça para completar o Método de Produtividade Inteligente é aprender a compactar a agenda de ocupação para abrir espaço para a agenda de produção. Em outras palavras, é aprender a realizar as tarefas de ocupação obrigatórias de forma mais otimizada para abrir espaços na sua semana para inserir novas atividades de produção que o levarão a montar a fotografia do seu quebra-cabeça.

DRD é um acrônimo de: Descarregar, Reunir e Distribuir.

Descarregar é o ato de colocar no papel absolutamente todas as tarefas que fazem parte da sua rotina, sejam elas de ocupação, obrigatórias e dispensáveis, ou de produção, com margem e sem margem.

Absolutamente tudo que você fizer numa semana, referente a todos os papéis que você exerce, precisa estar neste passo. Tarefas como fazer compras no supermercado, ir à academia, à igreja, a reuniões, responder e-mails e mensagens de WhatsApp, obrigações do trabalho, levar e buscar o filho na escola etc.

Reunir é pegar todas as tarefas descarregadas no momento anterior e agrupá-las por blocos de similaridade.

Por exemplo, em vez de passar o dia respondendo e-mails, mensagens de WhatsApp, de Skype, redes sociais e outros meios de comunicação, reuni tudo isto no que chamei de “bloco de respostas”.

Como sou coach e faço atendimentos individuais, antigamente distribuía os atendimentos ao longo da semana, o que me obrigava a interromper o que quer que estivesse fazendo para preparar a sessão, organizar o ambiente e estudar o caso que eu estava prestes a atender.

Agora, com o DRD, reuni todos os atendimentos num único turno da semana.

Como empresário, regularmente estou fazendo reuniões externas com parceiros de negócios, pessoas que me apresentam novas oportunidades ou compareço a reuniões de acompanhamento de projetos que já estão em andamento. No meu caso, separei um dia inteiro para reuniões externas.

No momento em que estou escrevendo este livro, separei as quartas-feiras para isso; na prática, quando alguém me pede uma reunião digo que tenho livre algum horário na próxima quarta.

Outra coisa que agrupei foram as minhas gravações. Em geral, todos os dias eu gravava algum vídeo para o meu canal do YouTube ou alguma aula nova para meus alunos. Todos os dias precisava acender as luzes, preparar a câmera, organizar o estúdio e uma série de outras pequenas tarefas para conseguir gravar.

Depois que implementei o DRD, defini o dia da gravação, e, em vez de fazer várias pequenas gravações ao longo da semana, paro por um turno inteiro e gravo todo o conteúdo de uma só vez. Interessante que, em termos de dedicação semanal, invisto menos tempo total e produzo

substancialmente mais vídeos.

Esses são só alguns exemplos que talvez não tenham nenhuma relação com a sua realidade, mas o importante é você entender que existem duas formas de reunir as atividades. Uma delas é agrupar atividades similares entre si, como é o caso do bloco de respostas, outra é separar todas aquelas tarefas que eram pulverizadas ao longo da semana e reuni-las no mesmo turno ou no mesmo dia.

Quando você deixa de pular de uma atividade para outra, ganha em foco, pois realiza diversas atividades do mesmo tipo em sequência e, ao mesmo tempo, deixa de desperdiçar tempo entre a mudança de uma atividade para outra.

Distribuir é pegar todos os blocos de atividades que você reuniu no passo anterior e dividi-los pelos turnos da semana.

Quando meus alunos da Academia da Produtividade e clientes em coaching individual fazem seu DRD pela primeira vez, é muito comum que surja o sentimento de: “Nossa, olhando assim, parece que tenho poucas coisas para fazer, nem acredito”. A sensação é de que cabe, de que, com organização, até sobra tempo.

MUITO IMPORTANTE: lembre-se de que o nível de detalhamento do seu DRD estará diretamente ligado ao seu perfil. Algumas pessoas gostam de ter o controle total de seus próximos passos, e isso faz com que se sintam confiantes. Outros se sentem como robôs quando têm um esquema a ser seguido durante a semana.

Então, você pode criar seu DRD com base no seu perfil. Seja extremamente detalhista na criação do DRD ou apenas se preocupe em reunir atividades para serem executadas em bloco.

Em qualquer um dos cenários, sua produtividade aumentará substancialmente e sua agenda  de ocupação abrirá espaço para a de produção.

Seguindo adiante, para distribuir as tarefas pela semana, você precisa decidir se fará um DRD de cinco, levando em consideração apenas os dias úteis, ou um DRD de seis, incluindo um dia do fim de semana, ou ainda um DRD de sete. Quem opta por este último prefere planejar todos dias da semana.

O DRD pode ainda ser para um, dois (manhã e tarde) ou três turnos de um dia (manhã, tarde e noite).

Quem, por exemplo, escolher planejar seis dias da semana, de segunda a sábado, durante os turnos da manhã e da tarde, deixando livre as noites e o domingo, terá um DRD de seis por dois ou 6×2.

A escolha por ter um DRD de cinco, seis ou sete dias, com um, dois ou três turnos, dependerá das características individuais. Pessoas com muitas tarefas, que têm grandes planos e querem concretizar a fotografia do seu quebra-cabeça mais rápido, costumam planejar os três turnos do dia e muitas vezes distribuem tarefas pelos seis dias da semana, criando um DRD de 6×3.

Quando ainda era advogado da União, ao mesmo tempo coach de agenda lotada e ainda fazia um curso de empreendedorismo digital, eu precisava de um DRD de 7×3, pois tinha de utilizar todos os dias de forma programada para que tudo funcionasse como eu gostaria.

Atualmente, como já pedi exoneração do meu cargo público há um tempo e a empresa está crescendo de forma organizada, consigo ter um DRD praticamente de 5×2 com algumas exceções em que tenho de trabalhar à noite.

Outro aspecto que pesa na hora de decidir usar um DRD mais enxuto ou um que ocupe todos os dias da semana está relacionado ao perfil de cada um. Alguns são mais analíticos, gostam de organização, enquanto outros são menos analíticos e preferem ter menos controle para não se

sentirem robotizados e engessados pelo próprio método.

A princípio, sugiro que você inicie distribuindo suas tarefas num DRD de 5×3 e, apenas se as atividades não couberem nele, amplie para um DRD de seis ou sete.

Como essa figura do DRD é completamente disruptiva e foge do tradicional, se você quiser aprofundar o conhecimento de forma gratuita ou apenas entender como tirar o melhor proveito dessa ferramenta, visite o link abaixo. Gravei uma aula sobre como criar seu DRD Nível A e você verá alguns exemplos de DRD reais tanto meus quanto de alunos da Academia da Produtividade: www.produtividadea.com.br/drdlivro

Se não quiser, você não precisa assistir à aula complementar. Ela é um conteúdo de extensão e, mesmo que resolva não assisti-la, o conteúdo do livro é suficiente para que consiga implementar o DRD na sua rotina.

Os passos para você criar o seu primeiro DRD são os seguintes:

1. Descarregue – pegue uma folha de papel em branco e anote todas as atividades que você executa durante uma semana, incluindo as atividades de produção e de ocupação. Se tiver dificuldade de registrar todas, ande com um caderno para que ele se torne um espaço de insights e de coisas que você lembrou ou precisa lembrar de fazer por um tempo e vá anotando todas as tarefas que surgirem.

2. Reúna – olhando para as tarefas, junte em blocos aquelas que poderiam ser realizadas em conjunto, como é o bloco de respostas a todos os meios de comunicação.

3. Distribua – pegue uma folha e crie sua matriz de DRD com base no modelo escolhido inicialmente. Por exemplo, uma matriz 5×3 seria como a imagem que aparecerá mais abaixo, depois de todos os passos.

4. Experimente – teste o seu DRD inicial, pois é bem possível que, ao colocá-lo em prática, você perceba que alocou muito tempo para algumas tarefas e pouco para outras. Pode acontecer também de perceber que poderia juntar outras tarefas em determinados blocos.

5. Reveja seu DRD com base no passo anterior e experimente-o mais uma vez. Lembre-se de que seu DRD jamais será definitivo e que ele precisará passar por ajustes regulares.

Matriz DRD 5×3

             Segunda Terça Quarta

Manhã

Tarde

Noite

Lembre-se de que depois que seu DRD estiver completamente montado, ele tem a função de guiar a marcação dos seus próximos compromissos. Se por acaso você determinou um dia específico para reuniões externas, procure agendar as próximas sempre no dia determinado.

Além de todos os benefícios que um DRD bem-feito propicia, ele ainda vai refletir diretamente na energia, sobretudo do que é conhecido como decision fatigue, que é a diminuição da qualidade das decisões ao longo de um dia. No momento oportuno ainda falaremos sobre ele.

Fechamento do MPI da produtividade Nível A

Para concluirmos o raciocínio do MPI como um todo, agora com uma visão total, o método basicamente consiste nos seguintes passos:

1. Desenhar a fotografia do quebra-cabeça da forma correta (como você viu no capítulo anterior).

2. Fazer o ciclo semanal, uma vez de posse da fotografia, momento em que você decide quais papéis equilibrar naquela semana e qual será o preponderante para evoluir na construção da fotografia.

3. Preencher diariamente a folha de produtividade A, escolhendo no ciclo semanal quais tarefas serão prioridade no dia seguinte. Para otimizar, prefira as tarefas que estejam concatenadas com o DRD previsto para o dia seguinte. Ou seja, priorize tarefas que tenham relação com os blocos do dia seguinte.

4. Rever mensalmente o DRD para aprimorar a distribuição das tarefas e dos blocos, sempre com ênfase em reunir as tarefas em grupos que compactem as atividades de ocupação para abrir espaço para atividades de produção.

Agora vá lá e faça!

5. HOUAISS, Antonio. Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2009.

6. Conforme matéria publicada na revista Veja, ano 34, n. 35, pp. 62-6, 2001. Disponível em: <http://www.unesp.br/proex/opiniao/veja2.htm>.

Acesso em: 10 mar. 2016.

7. Conforme o livro Como salvar uma hora todos os dias, de Michael Heppell. São Paulo: Editora Gente, 2013.

Capítulo 9 – Mentalidade Vencedora

“Se você pensa que pode ou se pensa que não pode, de qualquer forma, você está certo.”

Frase atribuída a Henry Ford

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