Dia 08 - Segundo pilar: o Método de Produtividade Inteligente

Dia 08 - Segundo pilar: o Método de Produtividade Inteligente*

TAG: #leituraviazap #leituraviacelular #Produtividadeparaquemquertempo #GeronimoTheml #vadoaju Índice

Capítulo 8 - Segundo pilar: o Método de Produtividade Inteligente

Método:

substantivo masculino

1. procedimento, técnica ou meio de fazer alguma coisa, especialmente de acordo com um plano.5

Lembra-se da história de quando eu jogava tênis com um amigo meu no Rio de Janeiro? Havia uma quadra de tênis no aterro do Flamengo, no Rio de Janeiro, e era para lá que nós íamos à tarde para jogar.

Talvez essa quadra exista até hoje – faz muito tempo que não vou até lá. O fato é que éramos realmente ruins em tênis; eu batia na bola de qualquer jeito, fazendo um esforço danado para jogá-la para o lado de lá, enquanto meu amigo batia de volta para mim completamente sem jeito, e, mesmo o jogo sendo horrível, a disputa era sempre acirrada; algumas vezes ele ganhava, outras, eu.

Como já contei, depois de aceitar a ajuda de um professor, com um pouco de técnica, a minha vida de jogador de tênis de fim de semana mudou completamente, porque a diferença entre nós dois é que eu tinha acabado de adquirir um método de bater na bola e ele não.

E é disso que vamos falar aqui, de um método em que você vai conseguir pegar as peças para montar a fotografia do seu quebra-cabeça numa velocidade muito maior e com uma técnica muito melhor do que talvez você jamais tenha imaginado. É bem possível que algumas pessoas

ao seu redor se surpreendam com sua evolução, perguntem o que está acontecendo e até tentem imitar você, mas elas não vão entender exatamente como você está fazendo isso, porque não conhecem o Método de Produtividade Inteligente do qual você passou a se beneficiar.

Lembrando sempre que, para chegar a um Nível A de produtividade, você precisa construir os quatro pilares e que essa costuma ser a grande falha de quem não chega lá. Muitos se preocupam apenas com o método propriamente dito e se esquecem dos outros pilares indispensáveis.

Como numa construção, se um dos pilares não estiver firme, toda a estrutura acaba ruindo.

No capítulo anterior, você aprendeu a construir o pilar da clareza, em que desenhamos a fotografia do quebra-cabeça que você quer montar para sua vida. E se você não fez o exercício em tempo real, sugiro fortemente que o faça agora, pois este livro foi idealizado para ser interativo, para que, assim, ao terminar a leitura, você já tenha seus quatro pilares construídos ou esteja bem perto disso, apresentando uma grande evolução.

Vamos construir agora o pilar do método de produtividade inteligente em que vou ensinar você a organizar uma quantidade enorme de tarefas, como preparar sua semana, como decidir o que fazer e o que não fazer no seu cotidiano, como usar estratégias para reduzir a procrastinação e para não ser engolido pelas tarefas de ocupação, para diminuir as distrações que vão surgindo no dia e, sobretudo, vou ensiná-lo a manter o equilíbrio.

Para ensinar o passo a passo do método de produtividade inteligente, que chamarei daqui por diante simplesmente de MPI, é fundamental que você tenha em mente os conceitos simples, porém poderosos, que já expliquei lá atrás, no Capítulo 4, e que vão nos guiar durante este capítulo e pelo restante do livro.

Só para lembrar, todos nós exercemos diversos papéis na vida (pai, marido, filho, empresário, colaborador de uma empresa e outros) e cada papel desses tem várias funções no dia a dia.

Vimos também que existem vários tipos de atividades e que podemos classificá-las em tarefas de produção e de ocupação; as de produção podem ser com margem ou sem margem, e as de ocupação se dividem em obrigatórias, ou seja, que precisam ser feitas, e dispensáveis, que são as piores de todas e que sequer deveriam estar sendo realizadas.

E, dependendo do volume do tipo de tarefa que cada pessoa realiza no seu dia, associado ao nível de realização e esforço dispendido para alcançar essas conquistas, podemos classificar a produtividade entre os níveis A, B, C, D ou E, sendo A o melhor, e E, o pior.

Se o que eu acabei de dizer não estiver muito claro para você, sugiro que retorne ao Capítulo 4, pois lá, explico de forma mais detalhada. Do contrário, vamos em frente!

Produtividade Nível A e a lógica da bandeja equilibrada

De todos os conceitos que estamos relembrando aqui, o mais importante é que produzir de forma inteligente é desenvolver os papéis certos mantendo os demais equilibrados. Imagine um garçom que precisa servir o pedido para o melhor cliente do restaurante. O cliente sentou-se a uma mesa mais distante, no canto do salão, o garçom se preparou, colocou tudo que era importante na bandeja, que está bastante cheia. Ele equilibra a bandeja entre os dedos, apoiando-a na mão e começa a se aproximar do cliente.

No caminho, ele precisa equalizar a velocidade para que a comida não chegue fria, como também para que não caia durante o percurso até o cliente.

O garçom simboliza cada um de nós, e o cliente, aquilo que queremos alcançar para nossa vida. O pedido que está na bandeja são as coisas, pessoas e tudo o mais que importa para nossa vida e, por fim, os dedos do garçom que sustentam a bandeja são os papéis que exercemos na vida.

Sempre que algum papel que exercemos é negligenciado ou deixado de lado, o que acontece na prática é que a bandeja desequilibra e pode ser que algo importante caia no chão no trajeto até o cliente, até onde queremos chegar em nossa vida.

E, se isso acontecer, pode ser que algo que caia dessa bandeja seja realmente importante para você, talvez sua saúde, porque seu papel pessoal ficou negligenciado, ou seus relacionamentos mais próximos, como o casamento ou a relação com seus filhos. Quantas vezes já vi pessoas se arrependerem porque não tiveram nem tempo de se despedir dos próprios pais antes de eles partirem. Essas pessoas lamentam porque estavam tão ocupadas com outros papéis na vida que não deram a devida importância ao papel de filho e filha.

Ou em cenários tão ruins quanto ou até pior, pessoas que negligenciaram o papel de pais e, quando se deram conta, os filhos cresceram e se envolveram com drogas ou desenvolveram comportamentos típicos decorrentes da ausência materna e paterna.

O fato é que, para onde se olha, o cenário beira o desespero, seja pelo fato de que algo muito importante pode cair da bandeja ou porque, quando um papel se desequilibra, a bandeja também se desequilibra como um todo e a caminhada até o melhor cliente, que representa a construção da fotografia do seu quebra-cabeça, fica completamente prejudicada.

Para resumir o que acabei de falar, podemos dizer que o sucesso é conseguir levar a bandeja até o melhor cliente do restaurante para servilo, equilibrando-a com perfeição para que tudo que é de fato importante para sua vida não caia pelo caminho, pois só assim a caminhada terá

valido a pena.

E aqui eu quero lhe fazer um desafio, um desafio que vamos executar juntos. Quero que você registre abaixo cinco coisas, relacionamentos, cuidados, características, pessoas que sejam de fato importantes para você, importantes a ponto de que, se você chegar lá na frente e alcançar absolutamente tudo que desenhou para sua fotografia, se essas pessoas não estiverem junto de você, nada terá valido a pena.

Como prometi que faríamos juntos esse exercício, neste exato momento estou pensando na minha lista:

1. Estar presente com meus filhos, afinal, eles vão crescer e eu não quero ter perdido essa fase.

2. Manter contato diário com meus pais, que moram em outra cidade, e contato regular com minha família, e estou incluindo também a família da Paty como minha.

3. Ter tempo de qualidade com a Paty, que eu amo imensamente.

4. Cuidar da minha saúde, separando tempo para meditar e praticar atividade física diariamente.

5. Ajudar ao próximo desconhecido, pois acredito que só evoluímos pela caridade. Nada terá valido a pena se todas as minhas conquistas tiverem sido usadas só para meu próprio proveito ou de pessoas que amo e são próximas.

É claro que essa lista pode mudar a qualquer momento, mas é isso que precisa se manter intacto na minha bandeja para o momento em que eu chegar até o cliente mais valioso. Se algo dessa lista cair pelo caminho, dificilmente a felicidade da chegada vai ultrapassar a dor da perda.

E qual é a sua lista? Escreva-a a seguir. É fundamental que se mantenha presente em relação a tudo o que há na bandeja, para que tudo fique intacto dentro dela até chegar ao seu objetivo.

1. _________________________________

2. _________________________________

3. _________________________________

4. _________________________________

5. _________________________________

Os ciclos da vida moderna

Atualmente, uma edição de um jornal como o New York Times contém mais informação do que uma pessoa comum poderia receber durante toda a vida na Inglaterra do século XVII6 e esse é só um exemplo da velocidade com que as informações chegam a todo mundo nos dias de hoje e de como a vida é muito mais acelerada.

A quantidade de papéis que um ser humano exerce nos dias modernos é muito maior do que no passado. As conexões sociais estão mais complexas e exigentes. Cada vez se exige mais. O que era um diferencial em um currículo pessoal no passado torna-se básico nos dias modernos.

Isso demonstra que, se pensarmos a vida em ciclos diários, o sentimento de frustração será tão grande que a mentalidade e a energia serão completamente sugadas, a ponto de o indivíduo ficar paralisado diante do sentimento de impotência de gerir tudo que precisa ao longo de cada dia. É absolutamente impossível dar atenção a todos os papéis que desempenhamos na vida todos os dias.

Aqui está uma primeira mudança concreta do MPI. Vamos pensar nossa vida não mais em ciclos diários; a partir de agora você vai pensar em ciclos semanais, inclusive usando o número da semana como referência. Um ano tem 52 semanas e em alguns países é comum utilizar o número da semana como referência de tempo.

E só para deixar claro, mesmo passando a pensar a vida em ciclos semanais, ainda assim é impossível que a cada semana todos os papéis sejam cuidados diretamente, mas com essa nova referência de tempo é possível manter os papéis equilibrados e sempre ter, ao menos, um papel que seja trabalhado de modo proativo para construir a fotografia do quebra-cabeça.

Vamos começar agora a condensar tudo o que falei até aqui, todos esses novos conceitos introduzidos, e tudo vai fazer sentido. Vou mostrar exatamente como aplicar tudo isso à sua vida.

Na prática, a organização do seu ano, do seu mês, da sua semana e dos seus dias precisam estar concatenados. Não adianta você ter uma meta que não condiga com o seu ciclo semanal nem com suas atividades diárias. É por isso que no MPI partimos do macro, que é a fotografia do quebra-cabeça, passando pelo ciclo semanal até chegar às atividades do seu dia.

O ciclo semanal

É claro que tudo que falamos até aqui já é o método, mas agora vamos falar dele propriamente, de como você pode pegar tudo que aprendeu até aqui e aplicar ao seu dia a dia. Vamos começar pela organização da semana.

Para este ciclo, você precisará dedicar quinze minutos semanais. Você já entendeu que, mesmo pensando a vida em ciclos semanais, é inviável cuidar de todos os papéis que desempenha nela nesse período de tempo. Nosso grande propósito será manter os papéis equilibrados, para que nada que está na bandeja caia pelo caminho, e para que haja sempre algum papel desenvolvido naquela semana.

Ou seja, a cada semana, nos concentraremos exclusivamente em três papéis da vida.

Quando chego a esse ponto, algumas pessoas me perguntam coisas do tipo: “Mas, Geronimo, não são poucos papéis para eu me concentrar semanalmente? Será que não vai demorar demais para eu construir a fotografia do meu quebra-cabeça?”.

A resposta é bastante simples, verdade número quatro: mais importante que a velocidade é a direção. Testei diversos números de papéis por semana até chegar à quantidade ideal. Em um primeiro momento, pode até funcionar, mas é justamente esse o problema, querer avançar rápido demais em pouco tempo trará mais frustração do que realização, e o não gerenciamento adequado das tarefas e dos papéis destrói os pilares da mentalidade vencedora e da energia, fazendo a produtividade ruir como um todo.

Então, confie e faça e, mais do que isso, você não precisa acreditar em mim só pelo que está lendo neste livro, precisa acreditar no método pelos resultados que ele já trouxe para centenas de pessoas e que trará a você quando colocá-lo em prática.

Vamos precisar agora do pilar da Clareza Eficaz e da fotografia do quebra-cabeça que você já fez de tudo o que quer realizar dentro dos quatro elementos essenciais da felicidade. Se não preencheu o quadro ainda, agora é uma ótima oportunidade de voltar ao capítulo anterior e preencher as lacunas que descrevem o que você precisa alcançar para ter realização pessoal, profissional, realização financeira e total equilíbrio entre os papéis da sua vida.

Em outras palavras, o que vamos fazer é criar o ciclo semanal – é o nome desta ferramenta por meio da qual é possível ter clareza em relação às atividades que serão feitas durante a semana que vem pela frente. Para isso, basta se sentar em um lugar agradável no fim de semana, preferencialmente no domingo, mas pode ser também no sábado ou na sexta-feira, sempre à noite, mas nunca no início da semana. Leve com você a fotografia do seu quebra-cabeça, uma folha de papel e uma caneta, nada além disso, até porque, segundo Leonardo da Vinci, a simplicidade é o último nível da sofisticação.

Coloque a folha de papel na horizontal e faça duas linhas de ponta a ponta, uma na horizontal e outra na vertical, dividindo a folha em quatro partes iguais. Vai ficar mais ou menos assim:

Preencha os Quadrantes 1 e 2, que estão na parte de cima, com um único papel de equilíbrio, totalizando dois. Ou seja, você vai registrar ali aqueles papéis que mais precisam de atenção neste momento para conseguir manter o equilíbrio.

É possível que alguns papéis tenham diversas funções, como já vimos, então não é de estranhar que em vez de lançar um papel você opte por lançar uma função daquele papel. Por exemplo, no meu papel de educador ou treinador, pode ser que em algum momento eu precise dar atenção à Academia da Produtividade, mas sem precisar me ater aos demais treinamentos, então, não preciso escrever “educador” ou “treinador”, posso escrever Academia da Produtividade.

No Quadrante 3, você vai selecionar um papel ou função proativa, ou seja, algum papel em que você vai se concentrar para avançar de forma mais concreta em direção à fotografia do seu quebra-cabeça.

O Quadrante 4 corresponde a uma área de tarefas variadas que não se enquadram em nenhum dos papéis escolhidos, mas precisam necessariamente ser executados. É nesse quadrante também que vamos fazer a higienização de depósito do “tem que”. Falaremos disso ainda neste capítulo.

Depois de definir quais são os três papéis ou funções que vão entrar naquele ciclo semanal, chegou a hora de lançar todas as tarefas que precisam ser feitas referentes a cada um dos papéis ou funções.

Simplesmente liste tudo que estiver pendente em relação àquele quadrante. As tarefas que você lembrar que de fato deveriam ser executadas naquela semana, mas que não fazem parte de nenhum dos três quadrantes selecionados, registre em “Diversos”.

Agora um alerta! Não fique “criando tarefas” que sequer são relevantes ou que você nunca nem considerou fazer antes. O objetivo nesta ferramenta do ciclo semanal não é ser criativo, mas apenas descarregar tudo que estiver pendendo sobre aquele papel ou função.

Antes de seguir, uma dúvida muito comum que surge aqui é: “Mas que papéis devo escolher?”. E a resposta é muito simples! Faça o exercício e você saberá!

Por mais enigmática que possa parecer a resposta, é exatamente isso que vai acontecer. Quando você parar para fazer o seu ciclo semanal e pensar quais papéis precisam de atenção na semana, posso garantir que eles virão à cabeça. Quanto aos papéis de equilíbrio, provavelmente entrarão aqueles que já estão há algum tempo requerendo atenção e com certeza causarão incômodo quando você se lembrar deles.

Por exemplo, lembro que teve uma época em que eu tinha um Nível C de produtividade e por isso não sobrava muito tempo para cuidar de mim mesmo. Acabei ficando anos sem ir ao médico, sem fazer exames de rotina. Então, meu papel Geronimo, mais especificamente a função saúde do Geronimo, estava me incomodando muito. Quando sentei para fazer o meu ciclo semanal, aquele papel virou um dos quadrantes e eu pude registrar tudo que era necessário para voltar a me sentir equilibrado.

Higienização do depósito do “tem que”

No capítulo sobre as verdades, você aprendeu que a melhor forma de lidar com a síndrome do “tem que” é criando um DTQ – Depósito do Tem Que.

Algo sobre o qual não tínhamos falado ainda, é como gerenciar aquela listagem que, se não cuidada, pode, com passar do tempo, virar um monstro indomável.

Então, durante o ciclo semanal, depois de ter feito a seleção dos papéis e de ter descarregado as tarefas correspondentes, é o momento de fazer a higienização do DTQ de forma muito simples. Você vai apenas abrir o depósito e verificar rapidamente o que consta ali.

Posso garantir que você terá diversas surpresas muito agradáveis.

Muito provavelmente diversos “tem quês” que você depositou nem precisarão mais ser executados, porque eles não têm mais importância ou acabaram se concretizando sozinhos. Já registrei lá “lavar o carro com urgência” e muitas vezes acabo indo ao shopping e o deixo no lava-rápido enquanto passeio com a família. Eu precisava “falar com a professora da Carol”, acabei encontrando-a por acaso e já aproveitei para fazer a pergunta que precisava.

O mais maravilhoso disso é que, quando veio à minha cabeça que precisava lavar o carro, falar com a professora da Carol e tantos outros “tem que”, não precisei despender energia pensando em algo que não poderia ser feito naquele exato momento. E, depois, quando fui higienizar o DTQ, vi que a tarefa já tinha sido executada naturalmente.

É claro que, várias tarefas ainda precisarão ser feitas, e se tiver chegado a hora de dar atenção a ela, basta inseri-la no quadrante de “Diversos” do ciclo semanal.

E as demais tarefas que ficaram no DTQ? Ora, elas permanecem lá para serem analisadas na próxima higienização, afinal, conforme a verdade número dois, as tarefas nunca terão fim e não há o menor problema nisso.

Prioridades diárias e a folha de produtividade A

Estamos caminhando do macro para o micro. Da fotografia do quebra-cabeça para o ciclo semanal, e agora para o dia a dia. Aqui, tenho uma notícia incrível para você. Fui desenvolvendo uma ferramenta ao longo de todo o meu estudo para produzir com Nível A, até que cheguei à folha diária de produtividade A.

****************************

Siga-me nas redes sociais

WhastApp: CLIQUE AQUI

Telegram: @vadoaju

 Insta: @vadoaju

Face: vadoaju2013

Youtube: vadoaju

Blog: vadoaju