Dia 05 - Verdades libertadoras sobre produtividade

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Capítulo 5 – Verdades libertadoras sobre produtividade

Sempre que eu tentava produzir mais e com menos esforço, até começava bem, mas acabava ficando pelo caminho e voltando à estaca zero. Hoje, entendo o que era tão simples, mas antes não conseguia enxergar, simplesmente eu não estava respeitando as verdades absolutas sobre produtividade.

Você já se perguntou alguma vez por que ao virar o volante de um carro para a direita ele vai para a direita?

Essa é uma pergunta que provavelmente você nunca se fez, eu mesmo nunca tinha me perguntado isso! De qualquer forma, a resposta parece óbvia, pelo menos se alguém me perguntasse isso eu responderia: “Ora, porque sim!”

Brincadeiras à parte, até aqui não há nenhuma novidade, até porque girar o volante para a direita para que o carro vá para a direita é bastante intuitivo. O mais importante é entender que existe um conjunto de regras, leis, verdades da Física que fazem um carro ir para a direita quando viramos o volante nessa direção.

A terceira lei de Newton diz que para cada ação existe uma reação, e, mesmo que você seja como eu e não tenha muita certeza do que exatamente isso significa, o importante é entender que o mesmo se aplica à produtividade. Sempre que tomamos alguma atitude ou medida, haverá uma consequência para essa ação.

O grande problema é que a maioria das pessoas não sabe quais são as leis, as verdades e as reações que acontecerão em decorrência de cada ação tomada no que se refere à produtividade. Deixe-me explicar melhor!

Certa vez, atendi o Rodrigo Cardoso, um dos melhores palestrantes do mundo corporativo do Brasil, e ele passou por um processo de coaching de produtividade individual, por meio da minha orientação. O caso dele é bem interessante, visto que ele tinha uma convicção inabalável de que deveria resolver todos os problemas na exata hora em que eles surgissem,

até porque o Rodrigo é um realizador por natureza, mas a mesma lógica serve para um procrastinador crônico, e você vai conseguir visualizar em seguida o que estou dizendo.

Ele acreditava que precisava agir imediatamente diante de qualquer demanda que surgisse – lembre-se de que essa era a verdade dele. A verdade é que o Rodrigo passava o dia verificando a todo instante se havia chegado algum e-mail, mensagens de WhatsApp, Skype, inbox do Facebook e todas as outras ferramentas de comunicação que estivessem ao alcance dele. Observe que ele fazia isso para o bem, ao menos na cabeça dele, sempre buscando resolver tudo o mais depressa possível.

A exata mesma lógica se aplicaria a todos aqueles que fazem a mesma coisa, ou seja, que verificam seus canais de comunicação e suas redes sociais a todo instante, mas não para resolver demandas e, sim, para adiar aquilo que tem de ser feito. De um jeito ou de outro, o problema é o mesmo, a verdade que vai curar e a solução são as mesmas.

Quase todas as ações que não respeitam as verdades absolutas sobre produtividade, num primeiro momento e numa análise rápida, até parecem positivas. Afinal, surgia um problema no WhatsApp, o Rodrigo imediatamente resolvia, chegava e-mail com algo que precisava ser visto, pronto, depressa ele dava conta daquela nova demanda.

O que ele não percebia é que essa ação, que parecia inofensiva, violava diversas verdades sobre produtividade, a ponto de ele sequer conseguir perceber as reações destrutivas decorrentes daquelas ações. O mais interessante disso tudo é que é possível que até você ou algum outro leitor esteja neste exato momento ainda acreditando que não havia nada de errado na forma com que ele agia.

Este é só um dos exemplos de ações diárias, aparentemente inofensivas, que diversas pessoas praticam, mas que geram um impacto reativo desesperadoramente destrutivo na produtividade e no nível de realização.

Ações como sentar-se à frente do computador para só depois decidir o que fazer, começar o dia checando mensagens de WhatsApp e e-mail, permanecer conectado ao mundo virtual até próximo da hora de dormir, trabalhar longos períodos sem interrupção para beber água ou apenas dar uma caminhada no corredor do escritório ou do prédio. Há ainda os que trabalham sentados o dia inteiro, fazem várias tarefas ao mesmo tempo achando que é bom gerenciar muitas coisas simultaneamente, deixam de usar ferramentas para bloquear os sites que roubam a atenção, não usam um Método Inteligente de Produtividade no dia a dia, enfim, não adotam tantas outras medidas que eu poderia passar páginas e páginas listando.

Tudo isso são hábitos e ações que fazem parte da rotina de qualquer pessoa que não tenha um Nível A de produtividade.

Antes de falarmos de cada uma das verdades, é importante que você entenda que elas não são o método inteligente por si só, mas são elas que darão toda a base para construirmos juntos os quatro pilares da produtividade Nível A. E, só para lembrar, foi justamente o fato de não conhecer e não observar as verdades absolutas que fez com que as minhas tentativas anteriores de produzir mais acabassem frustradas.

A primeira verdade

Ocupar-se não é produzir Vamos voltar ao Rodrigo, o palestrante corporativo que sempre resolvia Vamos voltar ao Rodrigo, o palestrante corporativo que sempre resolvia tudo na exata hora em que a demanda surgia. O dia típico na vida dele era mais ou menos assim: antes mesmo do café da manhã já começava a verificar mensagens de WhatsApp e e-mail, respondia algumas, deixava outras para mais tarde e nunca chegava a zerar todas.

Durante o café, ele deixava o celular ao lado da xícara para poder, de tempos em tempos, verificar se tinha chegado alguma nova mensagem. O dia seguia e ele ia para a frente do computador, incansável em resolver tudo aquilo que surgia gradativamente. E-mails, ligações, mensagens do WhatsApp, pagamento de contas, Skype e diversos outros problemas do cotidiano.

Quando mal se dava conta, já estava escurecendo e a sensação era quase sempre a mesma: “Nossa, parece que o dia voou e eu não fiz praticamente nada”. Contudo, Rodrigo passava o dia inteiro dando o melhor de si.

A ação dele era resolver tudo o que surgia, Rodrigo não percebia que estava indo contra a primeira verdade absoluta de produtividade, isto é, ocupar-se não é produzir. Em outras palavras, o que ele fazia era passar o dia inteiro se ocupando.

Produzir é você fazer o que é necessário na direção da realização dos seus sonhos, rumo a completar os quatro elementos essenciais da felicidade. O resto é se ocupar.

Você se lembra bem do nosso último capítulo, tarefas de ocupação são aquelas que dão a sensação de estar secando gelo, de girar em círculos e não ver a vida progredir. É aquela sensação de terminar um dia e, mesmo parecendo que você não parou nenhum momento para fazer algo prazeroso para si, ainda assim fica o sentimento de que o dia não rendeu, de que ele não coube dentro dele mesmo.

E qual o impacto positivo disso na sua produtividade? Só de ficar atento ao momento presente e se perguntar com frequência se agora você está produzindo ou se ocupando, já vai gerar um aumento significativo na produtividade diária.

Adquirir um novo hábito, uma nova habilidade, pode ser comparável à respiração, você precisa inspirar conhecimento e expirar prática. Pois é, acabo de lhe oferecer um conhecimento importantíssimo, agora você precisa praticar, e existe uma solução simples que eu e centenas de alunos da Academia da Produtividade usamos para adquirir o hábito de permanecer sempre atentos ao fato de estarmos produzindo ou nos ocupando.

Ao longo do livro, vou propor algumas soluções práticas e extremamente simples para que você comece a produzir mais, e comece a caminhar em direção ao Nível A de produtividade, sem ter de se esforçar mais, ao contrário, diminuindo o esforço e tendo muito mais felicidade.

Basta seguir as minhas dicas e implementar as ações concretas no seu dia a dia.

AÇÃO PRÁTICA: a solução para respeitar esta verdade é programar de três a seis alarmes por dia no celular. Como a maioria dos aparelhos permite atribuir um nome para o alarme, escrevi no meu: “Geronimo, neste exato momento você está se ocupando ou produzindo?”.

Cada vez que o alarme toca, eu realmente reflito e respondo à pergunta, às vezes até em voz alta. Se estiver produzindo, sinto-me confiante, tenho a sensação de que estou no caminho certo, sigo adiante com muito mais confiança. Se estiver me ocupando, tenho a oportunidade de perceber, ficar alerta e corrigir o rumo dali para a frente.

Só para você saber, enquanto escrevo este livro, optei por criar seis alarmes. Se algum deles tocar em um momento em que eu tenha perdido o foco e esteja jogando fora meu tempo no horário em que eu deveria estar construindo histórias de que vou me orgulhar contar, tenho a oportunidade de corrigir e seguir adiante.

O que eu espero de você agora? E quando digo agora, é agora mesmo, enquanto você está lendo esta frase. Espero que você defina se vai programar três, quatro, cinco ou seis alarmes e antes de prosseguir para a próxima frase do livro, que implemente essa pequena medida que fará total diferença na sua vida.

A segunda verdade

As tarefas nunca vão terminar Alice tinha 32 anos, morava sozinha em São Paulo e trabalhava numa multinacional na área de TI. Embora gostasse do trabalho e do que fazia, ela sempre teve um volume muito grande de tarefas, que acabavam gerando dois sentimentos muito ruins.

O primeiro era quando ela tirava um tempo para fazer alguma atividade que lhe desse prazer, como ir à academia, ao salão ou simplesmente parar para ler um livro. A quantidade de tarefas pendentes era tão grande que ela não se sentia em paz para fazer nada, não curtia momentos em que não estava trabalhando, pois se sentia culpada.

O segundo momento muito ruim era no final do dia, quando olhava para a lista de tarefas que sobravam e se sentia mal, como se o dia não tivesse rendido. O que ficou acumulado no hoje, somado ao que viria nos dias seguintes era um monstro tão grande que ela nunca daria conta de acabar com aquilo.

É engraçado que muita gente pensa que o sentimento de ser engolido pela vida é exclusividade das pessoas desorganizadas, mas Alice era extremamente organizada e também tinha esse problema. Ela até fazia listas do que deveria ser feito, ia marcando com um “X” o que havia sido feito, tinha ainda o cuidado de minimizar as tarefas de ocupação, de modo que não olhava o e-mail, nem as mensagens de celular o tempo todo. Num primeiro momento, quando ela tentava uma técnica nova de produtividade, as coisas até começavam a melhorar, dava uma sensação de que tudo ia funcionar, mas passado algum tempo, as tarefas começavam a ficar pendentes de novo e se acumulavam de um dia para o  utro. As pendências se misturavam com as novas demandas do dia seguinte, até que a lista de tarefas a ser cumpridas era tão grande que o sentimento, de novo, era de: “Tá vendo que não vai dar?”. Alice se desesperava ao pensar que não importava o que fizesse, ela nunca conseguiria gerenciar tudo o que precisava ser feito.

Perceber que a técnica nova que ela estava usando não resolveria o problema do volume de atividades destruía completamente dois pilares da produtividade Nível A, que são o da mentalidade vencedora e o da energia. O sentimento que vinha era o de que não daria, que não adiantava continuar seguindo aquele método porque não tinha jeito, sempre ficavam mais tarefas para trás do que ela conseguia dar conta.

E isso vai acontecer com todo mundo que não conhecer a segunda verdade absoluta da produtividade Nível A, que é a verdade de que as tarefas nunca vão terminar! O simples fato de aceitar isso vai mudar tudo.

É preciso aceitar que não importa quanto você trabalhe, quanto produza, nunca haverá o dia em que você dirá: “Nossa, terminei meu dia e não tem nenhuma ligação para retornar, nenhum WhatsApp para responder, nenhum e-mail para olhar, nenhuma conta a pagar, respondi todas as mensagens inbox, aqui em casa está tudo perfeito, não tem compras para fazer nem nada para consertar, todas as pessoas da minha família estão satisfeitas com a minha atenção e todas as minhas metas foram alcançadas.”

O mais importante é você aceitar que nem as suas, nem as minhas, tampouco as tarefas de qualquer outra pessoa terão fim um dia e que não há nenhum problema nisso.

AÇÃO PRÁTICA: sempre que tiver a sensação desconfortável de que o seu dia, mesmo que tenha sido produtivo, deixou muitas pendências, o que você precisa fazer é apenas se lembrar da verdade dois, ou seja, de que as tarefas nunca vão terminar.

Você não precisa acreditar em mim, só implemente o método e perceba quanto o hábito de se lembrar disso quando se sentir engolido vai acalmá-lo profundamente.

Para ser claro, essa é uma das verdades mais libertadoras que existem.

A terceira verdade Se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros Pedro é uma das pessoas mais realizadoras que conheço, empresário bem sucedido, uma pessoa com coração enorme, mas que acreditava numa regra interessante, a de que deveria estar acessível o tempo todo para todo mundo, e que as tarefas precisavam ser resolvidas no mesmo instante.

Lembro-me com clareza de estar sentado na cozinha da casa dele, tomando um café expresso (aliás, eu amo café expresso) e conversando sobre diversos assuntos, de amenidades a parcerias profissionais, e sem nenhum exagero, a cada um minuto ou até menos, aparecia na tela do celular dele uma notificação de que tinha chegado uma nova mensagem de WhatsApp, Skype ou e-mail.

Sempre que o celular vibrava, tanto ele quanto eu virávamos a cabeça para olhar para o aparelho. Funcionava mais ou menos assim, no meio de uma conversa ou outra, ouvíamos o celular vibrar ou a tela do aparelho se iluminava, e é claro que aquilo distraía a nossa atenção.

Algumas vezes não passava de mera distração, mas em outras, ele percebia que era algo mais relevante e pegava o celular para responder ou para ver o restante da mensagem que, de tão grande, não cabia na tela e ele precisava descer a barra de rolagem para poder ler a mensagem completa.

O mesmo acontecia quando ele estava sozinho, sentado à frente do computador, tentando escrever algum texto de trabalho, ler algo importante ou tentando realizar alguma tarefa produtiva, algo que o levaria em direção aos sonhos que ele queria realizar. Mais uma vez, na tela do computador apareciam notificações de novos e-mails, a tela do celular continuava piscando toda hora, o aparelho vibrava algumas vezes, apareciam chamadas no Skype e, para piorar, ele abria diversas abas do navegador da internet acreditando que quanto mais acessível e disponível estivesse, melhor a empresa e os negócios dele fluiriam.

O grande problema dessa forma de agir é que a cada microdistração que temos ao longo do dia, nosso cérebro precisa reorganizar o foco. Funciona mais ou menos como a lente de foco automático de uma câmera de filmar, quando a pessoa muda de posição, precisa de alguns instantes para focar de novo. É isso o que acontece com nosso cérebro.

Pedro parava para digitar um e-mail, postar alguma coisa em um blog ou qualquer atividade que demandasse concentração. O simples fato de virar o rosto para verificar a mensagem que acabara de chegar o fazia perder o foco do e-mail que estava redigindo para focar a mensagem e,

mesmo que não chegasse a olhar a mensagem propriamente dita, ao voltar a atenção para o e-mail mais uma vez, o cérebro precisava de um novo foco. No mínimo, ele precisava localizar o ponto em que havia parado, reler uma parte do último parágrafo para conseguir retomar o raciocínio dali para a frente. Isso rouba tempo precioso do dia de qualquer um que opere nesse modelo. Agora, imagine na escala de um mês, de um ano, de uma vida. É tempo da sua produtividade, de sua vida que está se esvaindo, é tempo que você poderia usar para algo que efetivamente lhe fosse prazeroso, isso tudo sem mencionar o nível de qualidade do trabalho que vai caindo a cada perda de foco.

Agora analise comigo o seguinte: quando alguém manda uma mensagem para você, essa pessoa está fazendo isso no horário que você gostaria de receber ou no momento em que ela gostaria de mandar? A resposta é óbvia, no momento em que ela gostaria, claro, e como você não tem agenda, acabou de virar agenda dos outros.

Cada um pode me enviar quantas mensagens quiser e na hora que quiser, essa é a agenda deles, mas eu não recebo absolutamente nenhuma notificação, não sei se chegou mensagem no WhatsApp, no Skype, no Facebook ou e-mail. Só vou saber no momento em que designei como “bloco de respostas”, que é o tempo que separo para responder todos os canais de comunicação que eu monitoro.

Na prática, tenho a minha agenda e não virei agenda de ninguém.

AÇÕES PRÁTICAS: aqui veremos três ações simples:

1) Desabilite todas as notificações do seu celular, não se permita virar agenda de ninguém.

2) Estabeleça um horário para o seu bloco de respostas, momento em que estará 100% concentrado em responder a todas as mensagens recebidas no período.

Antes de falarmos da terceira ação, preciso explicar um aspecto interessante desse processo. É que nosso cérebro vai sempre buscar pretextos para se manter na zona de segurança e o mais comum que percebo entre meus alunos e meus clientes individuais é o de que não podem reservar um tempo para responder as mensagens porque “vai que é alguma emergência?”.

Esse é um pretexto que soa bem razoável e o problema de pretextos razoáveis é que as pessoas começam a acreditar neles, mas o pior pretexto é aquele que repetimos tantas vezes até o ponto em que nós mesmos passamos a acreditar nele.

Para esse ponto, a solução muito simples é estabelecer um canal de emergência com as pessoas da família, da empresa e os amigos que possam precisar contatar você a qualquer instante. E qual vai ser o canal de emergência? Bom, sugiro que seja um que tenha algum tipo de exclusividade. Na vida moderna, adivinha qual canal de comunicação se tornou praticamente obsoleto? Tenho quase plena convicção de você pensou no telefone! Pois é, praticamente ninguém mais liga para os outros nos dias de hoje, todos preferem mensagens.

No meu caso, por exemplo, a Paty, a babá dos meus filhos, minha equipe da empresa e meus pais sabem que quando precisam falar comigo e o assunto não pode esperar, o único modo é me telefonar, do contrário eu, provavelmente, responderei no próximo bloco de tempo dedicado a respostas. E só para passar a informação completa, se alguém abusa do canal de emergência, o que faço é chamar a atenção, alertando que aquele assunto não exigiria uma ligação àquela hora, mas é claro que eu faço isso com carinho e amor, mas faço!

3) Crie um canal de emergência, esta será sua terceira ação concreta.

Avise àqueles que considera importantes para que saibam que você não responderá imediatamente as mensagens. Assim, quando houver uma verdadeira emergência, eles saberão que precisam ligar para o seu telefone ou acionarão qualquer outro canal de emergência que você estabelecer.

A QUARTA VERDADE

Mais importante que a velocidade é a direção O sucesso verdadeiro, que preenche os quatro elementos essenciais da felicidade de forma duradoura, não é uma corrida de 100 metros em que você concentra todos os esforços naquele curto espaço de tempo e a maratona acaba. O sucesso é uma corrida de média ou grande duração. Se um maratonista sair correndo como um louco nos primeiros quilômetros, pode até sair na frente, mas dificilmente conseguirá sequer cruzar a linha de chegada.

Seguindo a lógica de uma maratona que tem 42 quilômetros e alguns metros de distância, o corredor que dispara como um louco no início dificilmente concluirá a prova, mas se ele seguir na direção errada, aí ele não alcançará a linha de chegada mesmo.

Em contrapartida, será que uma pessoa que inicie e percorra a prova inteira com serenidade cruzará a linha de chegada em algum momento?

A resposta é: claro que sim! Guarde esse conceito.

Como coach de produtividade, quando atendo clientes individualmente, trabalhamos sempre com o objetivo de passar do ponto A para o ponto B.

Ponto A é o momento exato em que você está hoje, a largada da maratona, e o Ponto B é aonde você pretende chegar, seu ponto de chegada. Em geral as pessoas se avaliam por quanto falta para chegar ao ponto B, e como normalmente falta muito para a linha de chegada, essa preocupação acaba virando um fator de ansiedade, e sempre que alguém fica ansioso, a tendência é destruir a mentalidade vencedora e diminuir a energia, dois dos quatro pilares da produtividade Nível A.

Se eu olhasse sempre para quanto faltava para o meu Ponto B, é bem provável que eu me desesperasse pelo caminho, que percebesse quanto ainda estaria distante daquilo que queria e quero nos aspectos pessoal,  profissional, financeiro e de equilíbrio, de quanto ainda quero gerar de valor para as pessoas ao meu redor. Esse é justamente o grande erro, precisamos reconhecer que mais importante que a velocidade é a direção, e que não podemos medir nossa evolução por quanto falta para o Ponto B.

Se, porém, eu medir minha evolução por quanto eu já me afastei do Ponto A, verei que aprendi uma profissão nova do zero, larguei meu emprego público, tornei-me coach e empresário, tenho uma empresa que cresce constantemente – em 2015, meu primeiro ano fora do serviço público, só de tributos paguei mais que o dobro da remuneração que recebia como advogado da União.

A verdade é que não podemos nos avaliar por quanto falta para chegar ao Ponto B, mas por quanto já nos afastamos do Ponto A.

AÇÃO PRÁTICA: a partir de hoje, sempre que você começar a se sentir angustiado ao ver quanto falta para chegar ao Ponto B, pare por um instante, respire e anote num papel ou fale em voz alta consigo mesmo ou enumere para alguém todos os pontos que você já avançou em direção à sua meta.

Claro que isso não é desculpa para não evoluir, ao contrário, se você perceber que não está se afastando do Ponto A precisa acender um alerta amarelo para saber que a sua produtividade está deixando de ser Nível A, então, é hora de avaliar o que está acontecendo. No entanto, não se preocupe, ainda vamos falar mais sobre isso até o final do livro. Acredite, não vimos nem 10% da melhor parte do livro.

Retomando a história do Rodrigo Cardoso, quando ele teve acesso às verdades absolutas sobre produtividade, conseguiu aplicar à própria vida aquelas que estavam faltando e que o atrapalhavam para chegar ao Nível A de produtividade. No caso específico do Rodrigo, as que o impediam eram principalmente as três primeiras: ocupar-se não é produzir; as tarefas nunca vão terminar; e, se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros.

Eu me lembro de que o Rodrigo estabeleceu que o dia em que a vida dele estivesse organizada de novo ele tiraria alguns dias de folga e me ensinaria a surfar, o que seria o marco do momento em que ele conseguiu alcançar a produtividade Nível A.

Em fevereiro de 2016, viajei para Florianópolis e o Rodrigo, que agora tem o Nível A de produtividade, não só me ensinou a surfar como ensinou também a Paty, o João e a Carol. Inclusive, há um vídeo no meu perfil pessoal do Facebook da primeira onda do João em que ele ficou em pé na prancha, com a orientação do Rodrigo. Visite meu perfil para assistir.

Hoje, o Rodrigo cresce em sua profissão numa velocidade estrondosa, tem muito mais equilíbrio, fica totalmente presente durante as refeições, tira o máximo proveito do momento, tem uma equipe que cresce e evolui sem parar, produz muito mais resultados com menos esforço e mais felicidade.

E você, diga-me uma coisa, quanto vale para você alcançar um Nível A de produtividade e produzir o dobro do resultado, com menos esforço e muito mais felicidade? Quanto vale conquistar todos os quatro elementos essenciais da felicidade? O que estou ensinando para você neste livro é o método mais inteligente que conheço para alcançar um nível de realização que talvez nem você mesmo tenha imaginado que fosse possível.

E para ajudar na sua evolução, é muito importante que você responda às questões a seguir, marcando um “X” nas verdades que mais fizeram sentido para você, naquelas em que acredita que tem de melhorar. Pode até ser que você precise se concentrar em todas elas. Em seguida, registre ao menos uma, e no máximo três atitudes que você tomará para implementar essa verdade na sua vida a partir deste exato momento:

( ) Ocupar-se não é produzir

Atitude 1: _______________________________________________

Atitude 2: _______________________________________________

Atitude 3: _______________________________________________

( ) As tarefas nunca vão terminar

Atitude 1: _______________________________________________

Atitude 2: _______________________________________________

Atitude 3: _______________________________________________

( ) Se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros

Atitude 1: _______________________________________________

Atitude 2: _______________________________________________

Atitude 3: _______________________________________________

( ) Mais importante que a velocidade é a direção

Atitude 1: _______________________________________________

Atitude 2: _______________________________________________

Atitude 3: _______________________________________________

Capítulo 6 – Verdades transformadoras sobre produtividade

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