Dia 04 - A mentira antes das verdades e os níveis de produtividade

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Capítulo 4 - A mentira antes das verdades e os níveis de produtividade

“Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes.”

Frase atribuída a Albert Einstein A mentira da divisão pessoal e a teoria do equilíbrio dos papéis da vida Nunca leve nada do seu trabalho para casa, nem leve seus problemas pessoais para o trabalho. Certo, entendi, mas como faço isso? Antes de chegar ao trabalho, passo por uma máquina desfragmentadora de moléculas, que faz a filtragem das minhas moléculas pessoais e as deixo num saquinho na entrada da empresa? E quando chegar em casa coloco-as de novo em mim e faço o processo inverso para filtrar as moléculas profissionais?

Você e eu somos seres humanos únicos e inteiros e levamos conosco todas as nossas memórias e experiências boas e ruins, especialmente aquelas do dia, ou seja, pare de contar a mentira de que você precisa ser duas ou três pessoas diferentes, isso não existe. Não somos uma máquina que pode se reiniciar a cada etapa do dia. Somos seres integrais e o que precisamos fazer é aprender a lidar com o todo, com todos os papéis que exercemos na nossa vida.

Como padrão, qualquer um de nós exerce diversos papéis na vida, por exemplo, eu exerço o papel de pai de João e Carol, filho do Geronimo e da Célia, marido da Paty, membro da minha família, bem como da família da minha esposa, amigo, vizinho no prédio em que moro, empresário da Full Ideias, escritor de livro, blogueiro, produtor de vídeo, membro da sociedade em que vivo, brasileiro, pessoa individual, professor da Academia da Produtividade e do Programa Profissão Coach, entre tantos outros papéis que eu poderia seguir citando aqui. Você também exerce muitas dessas funções e com certeza há algumas específicas da sua rotina que não necessariamente eu exerço.

Cada um desses papéis que exercemos tem funções específicas no dia a dia. Como pai, levo meus filhos à escola, faço uma leitura com eles à noite. O sábado é o dia mundial da farra, mas como empresário também preciso cumprir diversos compromissos, e por aí vai.

Então, na prática, cada um de nós é uma pessoa única, que exerce vários papéis na vida e cada um desses papéis exerce várias funções.

Certo, mas o que isso tem a ver com o Nível A de produtividade? É que um dos grandes segredos sobre produtividade é conseguir desenvolver os papéis que vão lhe fazer construir a vida dos seus sonhos, mas, ao mesmo tempo, mantendo todas as outras funções equilibradas. Vamos aprender a fazer isso neste livro.

O que acabo de dizer está bem claro para mim no caso do Marcelo e da Katia, um casal com a mesma idade. Ele tinha um emprego seguro, mais de doze anos na mesma empresa, estável e com um salário acima da média, e a Kátia era advogada, porém ambos eram infelizes com o que faziam. Até que, aos 39 anos, o casal decidiu empreender. Os desafios que eles tinham de enfrentar eram manter dois filhos na escola, as prestações do apartamento e do carro para pagar e um empréstimo que tinham feito para poder viajar para o exterior alguns meses antes.

Então, a decisão deles foi a de que ela largaria a atividade de advogada, que já não caminhava muito bem mesmo, e os dois abririam um negócio mantendo o emprego do Marcelo. Foi aí que os problemas começaram de vez. Eles só tinham um carro em casa e os filhos estudavam em escolas diferentes e em horários diferentes. Marcelo precisava trabalhar para manter a casa e ainda fazia turno extra para ajudar na lojinha em que Katia trabalhava praticamente sozinha o dia todo. E, para piorar, era evidente que os dois oscilavam entre os Níveis D e E de produtividade, pois tinham muitos sonhos, mas eram pouco equipados para lidar com os sonhos que precisavam perseguir.

Na prática, por completa falta de um método para produzir da forma certa, começaram a dar muita atenção ao papel profissional e, da forma incorreta, foram deixando de lado os papéis de pai e mãe, marido e mulher, especialmente Marcelo, que diminuiu o cuidado consigo mesmo e deixou a saúde e a alimentação desandarem. A consequência foi clara e cruel. Ele engordou, os filhos começaram a sentir a falta da presença dos pais. A filha mais nova, que não devia ter mais do que 5 anos, fazia coisas erradas o tempo inteiro, tornou-se muito difícil de lidar, porque clamava por atenção, e o filho mais velho, que tinha 16 anos, acabou exercendo o papel de pai da irmã mais nova diversas vezes, cuidando dela, levando-a para a escola e ajudando-a nos trabalhos de casa.

Em pouco tempo, o filho, que sempre foi equilibrado, tranquilo, organizado e se destacava na escola, começou a tirar notas ruins, passou a esquecer tarefas simples e mudou por completo seu comportamento.

O que é absolutamente claro nessa história é que os papéis de Marcelo e Katia se desequilibraram e o dano veio em cascata, o filho mais velho precisou assumir alguns papéis que os pais estavam deixando de lado e a família começou a desmoronar.

O fato é que, mesmo que eles conseguissem ter sucesso no papel de empresários, será que teria valido a pena diante de tudo o que estava ficando para trás no decorrer do caminho? Claro que a resposta é não, mas não precisa ser assim, existe uma forma de conquistar o que se quer, mantendo todos os papéis equilibrados ao longo da trajetória até o sucesso.

Desdobramentos das Tarefas de Ocupação e das Tarefas de Produção Até agora já entendemos que cada um de nós exerce diversos papéis na vida, e que cada um desses papéis abrange funções, que, por sua vez, tornam-se as tarefas que precisam ser feitas no dia a dia.

Cada tarefa pode ser classificada no grupo das Tarefas de Ocupação ou das Tarefas de Produção:

1. Tarefas de Produção: são aquelas que levam você na direção da construção dos seus sonhos.

2. Tarefas de Ocupação: são aquelas que, muitas vezes até precisam ser executadas, mas não fazem a vida progredir na direção daquilo que queremos.

Essas tarefas se subdividem em mais dois tipos. Embora seja um pouco de teoria, essa nova classificação é fundamental para nossos próximos passos.

As Tarefas de Produção se subdividem em:

Tarefas de Produção com Margem

Tarefas de Produção sem Margem

Já as Tarefas de Ocupação se subdividem em:

Tarefas de Ocupação Obrigatórias

Tarefas de Ocupação Dispensáveis

Explicando a partir das últimas, as Tarefas de Ocupação Dispensáveis, as que mais roubam a produtividade, são aquelas que sequer precisavam ser feitas, como, por exemplo, assistir à televisão, em especial a novelas e telejornais que só trazem tragédia, navegar aleatoriamente em redes sociais, ler e-mails inúteis, participar de rodinhas de fofocas que só trazem energias ruins, participar de diversos grupos de WhatsApp que não agregam nada à sua vida e uma série de outras tarefas que tenho certeza de que você vai conseguir identificar sozinho com base nas referências que acabei de listar.

Já as Tarefas de Ocupação Obrigatórias são aquelas que, apesar de não o conduzirem rumo a seus sonhos, precisam ser concluídas. É o caso de contas que têm de ser pagas, da revisão do carro, consultas médicas, algumas atividades profissionais que não são tão produtivas, mas que ainda assim precisam ser feitas.

As tarefas de produção podem ser com margem e sem margem.

Embora as duas o conduzam na direção daquilo que você quer para sua vida, a diferença entre elas é o sentimento que se tem quando se cumpre cada uma dessas atividades.

Embora os nomes sejam praticamente autoexplicativos, tarefas de produção sem margem são aquelas importantes para concretizar seus sonhos, mas a conclusão delas acontece quase no limite do prazo ou até depois do vencimento deste.

Quando são concluídas o sentimento é: “Uuuuufa... ainda bem que terminei!”, e aí a pessoa já começa a pensar na próxima tarefa sem margem. E essa rotina de pular para a próxima tarefa sem margem sem interrupção faz com que sequer haja tempo de curtir os méritos daquela realização. Você cumpriu uma tarefa rumo aos seus sonhos, mas a sensação é a de que apagou um incêndio e ainda precisa correr para o próximo.

No entanto, quando se conclui uma tarefa com margem o sentimento é: “Oba! Realizei mais um passo na direção dos meus sonhos!”.

Se pensarmos num trabalho de conclusão de curso na faculdade, que é uma típica tarefa de produção para quem quer se formar e garantir o diploma, entregar ou terminar o trabalho antes do prazo, ou seja, concluir uma tarefa de produção com margem, “Oba!” é motivo de comemoração, dá um sentimento incrível de realização. Assim, você terá margem para ajudar algum amigo que precise ou apenas para aproveitar esse período da forma que bem quiser, iniciando a próxima tarefa sem pressão.

Ainda sobre o trabalho de conclusão de curso, se a pessoa deixar para a última hora, sem margem, o máximo que ela vai sentir é o alívio de ter terminado, aquele: “Uuuuufa... ainda bem que terminei!”.

Da mesma forma que as tarefas de produção sem margem são as maiores geradoras de estresse, as tarefas de produção com margem são aquelas que mais geram resultado e satisfação quando concluídas.

Os níveis de produtividade

Todo mundo pode ser enquadrado em um dos cinco níveis de produtividade, que, como já disse, possuem uma escala, que parte no Nível A, que é o melhor, chegando ao Nível E, o pior deles. O nível de produtividade não está relacionado apenas aos resultados alcançados, pois leva em consideração a relação entre o esforço empregado e os resultados obtidos.

Na prática, um dos cenários mais comuns de produtividade funciona assim: a pessoa se enche de tarefas de ocupação obrigatórias, aquelas que precisam ser feitas, mas que não as leva em direção à realização de seus sonhos e, com isso, ela pensa que está produzindo, mas na verdade só está se ocupando mais, e vê os dias passarem à sua frente sem que nada em sua vida mude.

Esse indivíduo vai se ocupando e secando gelo dia após dia.

No pouco tempo que sobra para encaixar as tarefas de produção com margem, essa pessoa está tão cansada que acaba procrastinando e inserindo tarefas de ocupação dispensáveis como, por exemplo, passando o tempo diante da televisão, nas redes sociais e em sites sem uma razão específica. Então, aquelas tarefas que eram para ser de produção com margem acabam virando sem margem, o estresse aumenta, e o nível de produtividade cai ainda mais, gerando um ciclo vicioso quase sem volta.

Esse é o típico perfil Nível D ou E de produtividade. Em alguns casos, a pessoa se esforça e não atinge os resultados esperados e, em outros, ela procrastina demais e está sempre adiando aquilo que realmente importa para a própria vida. De modo geral, o procrastinador crônico que passa o dia pulando de tarefa em tarefa, sem resultado e sem grandes esforços, encaixa-se no Nível E, já o perfil Nível D tende a fazer muitas tarefas, mas praticamente todas são de ocupação e quase nenhuma de produção.

O Nível C de produtividade é um perfil um pouco melhor, de uma pessoa que aplica algumas técnicas mais simples de produtividade, até faz lista de tarefas, prioriza minimamente o que deve ser feito. Tem percepção de que se ocupa mais e produz menos do que deveria.

Aqui existe um perigo enorme. No Nível C de produtividade, o indivíduo normalmente já consegue ter resultados e, por isso, acredita que não precisa produzir melhor. A grande questão é quanto esse indivíduo se esforça para ter aquele mesmo resultado. É mais ou menos como fazer um suco de laranjas com pouco caldo; você vai precisar de muitas laranjas para fazer um único copo.

Em geral, é o típico perfil do Arrastador de Pedra, que tem RESULTADO – mas não tem TEMPO. Ou seja, ele tem conquistas, mas o esforço para atingi-las é tão grande, que muitas vezes não compensa.

Como já disse antes, normalmente é a pessoa que em algum momento da vida vai se arrepender de ter trabalhado tanto e não ter cuidado da própria saúde ou não ter visto o filho crescer. Costuma usar como desculpa o amor pela própria família para justificar a ausência em casa e a falta de cuidados com a própria saúde em prol do trabalho sem fim.

Já pessoas com Nível A ou B de produtividade possuem resultados visíveis em relação a todos os quatro elementos essenciais da felicidade.

Em geral são indivíduos realizados pessoal e profissionalmente, já conquistaram ou caminham a passos largos para ter diversas realizações financeiras e demonstram equilíbrio nos papéis que exercem na vida.

A diferença básica entre uma pessoa Nível A e uma Nível B é a relação entre o resultado obtido e o esforço que foi necessário para chegar lá. Uma pessoa Nível A de produtividade costuma ouvir coisas do tipo:

“Nossa, como você consegue ter uma vida tão boa como essa? Como você consegue tudo o que quer?”.

Só para destacar, neste momento não é interessante que você identifique com exatidão cartesiana o seu Nível de produtividade. O mais importante é que entenda quais são eles e qual é o que mais se assemelha à sua situação. Outro ponto que precisamos destacar é que dificilmente alguém se identificará 100% com determinado Nível de produtividade. De modo geral, as pessoas se identificam 80% com um nível e 20% com outro, prevalecendo aquele de 80%.

No meu dia a dia, atuo 80% no Nível A de produtividade e tenho meus 20% no Nível B, e tudo bem. Afinal, são os 80% que ditam em que nível cada pessoa se enquadra.

Olhando para os níveis de produtividade pelo tipo de tarefas realizadas, posso afirmar o seguinte:

Nível E de produtividade: predominam as tarefas de ocupação, e entre elas ainda há mais atividades dispensáveis que obrigatórias. Quase não são realizadas tarefas de produção e, das poucas que são executadas, essas geralmente são sem margem. Se fizéssemos um gráfico das atividades desempenhadas por um perfil Nível E, veríamos algo como a pirâmide a seguir.

Nível D de produtividade: ainda prevalecem as tarefas de ocupação, mas um perfil Nível D já começa a reduzir as tarefas de ocupação dispensáveis. A base da pirâmide já começa a ficar menor.

Nível C de produtividade: as tarefas já começam a ficar mais bem distribuídas, e as tarefas de produção praticamente se igualam às de ocupação. Com isso, as tarefas de ocupação que diminuíram abrem espaço para as de produção, mas ainda com um predomínio grande das atividades sem margem.

Níveis A e B de produtividade: são praticamente idênticos, como uma pirâmide ao contrário, pois pessoas com esse nível de produtividade já estão conscientes de quais atividades realizar ao longo do dia, e sobretudo estão conscientes daquelas que não devem realizar, porque roubam seu tempo, tomam sua vida produtiva e são as que impedem pessoas de outros níveis de alcançar o resultado máximo que poderiam.

Não existe uma diferença clara entre esses níveis, o que acontece é que o Nível B acaba tendo um pouco menos de tarefas de produção com margem do que o Nível A, e essas atividades podem se distribuir em qualquer um dos outros três campos.

E você, em qual desses perfis se vê atuando nos últimos seis meses?

A seguir, marque um “X” na descrição do perfil em que você se percebe e mesmo que não tenha certeza, escolha aquele que se mostrar mais aproximado.

Uma dica na marcação da sua resposta: em geral, a primeira impressão, a primeira resposta que vem à cabeça, é a verdadeira. As que aparecem depois com frequência são o seu cérebro buscando desculpas para mudar para algo que não é verdadeiro. Pessoas muito exigentes consigo mesmas tendem a achar fundamentos para piorar a avaliação e pessoas que são excessivamente benevolentes consigo mesmas fazem o contrário, buscam pretextos para melhorar seu conceito.

No entanto, lembre-se de que não existe avaliação ruim; ruim é a inércia, perceber que não está produzindo adequadamente e permanecer parado, que não é o seu caso. Só o fato de ter chegado até aqui mostra que você está se movimentando, e quem dá um único passo já não está no mesmo lugar.

Agora, diga-me, em que nível você mais operou nos últimos seis meses da sua vida?

( ) Nível A de produtividade: minha produtividade foi exemplar.

Consegui grandes resultados, com um nível de esforço abaixo da média e, o mais importante, mantive todos os papéis da minha vida equilibrados.

( ) Nível B de produtividade: tive grandes resultados, mas tenho margem de melhora, por isso estou aqui.

( ) Nível C de produtividade: consegui alguns resultados interessantes nos últimos seis meses, mas o sacrifício foi tão grande que acabei deixando alguns papéis que exerço meio desamparados.

( ) Nível D de produtividade: até me esforcei bastante, mas praticamente só me ocupei e não consegui ver avanços claros nos meus resultados.

( ) Nível E de produtividade: praticamente sem resultado nenhum, passei meu tempo só cumprindo tarefas dispensáveis.

Os pilares da produtividade Nível A Todos esses conceitos e mais as oito verdades absolutas sobre produtividade são a base para construir os quatro pilares da produtividade Nível A. A grande inteligência deste método consiste em entender que produzir com qualidade é muito mais do que fazer listas de tarefas, priorizá-las e começar a executá-las. Se fosse só isso, todo mundo produziria em nível máximo.

Produzir envolve, antes de mais nada, a clareza eficaz, pois não adianta você aprender a realizar mais se não souber para que está fazendo aquilo. Envolve o método propriamente dito, no qual você aprende a organizar seus meses, suas semanas e, o mais importante, aprende a preparar seu dia a dia.

Em contrapartida, vejo muita gente que sabe exatamente aonde quer chegar e que conhece ou estudou algum método de produtividade, mas acaba ficando pelo caminho. Observando mais de perto, percebi que essas pessoas em geral não possuem uma verdadeira mentalidade vencedora, o que aliás é fundamental em qualquer conquista da vida, e a boa notícia que já posso dar desde agora é que é possível desenvolver essa mentalidade.

Por último, de que adianta você ter a clareza eficaz, aprender o método inteligente para produzir, ter uma mentalidade forte, mas acordar sem energia, cansado, muitas vezes depois de dormir a noite toda?

A má notícia é que a falta de qualquer um desses pilares impede você de chegar ao Nível A. Mesmo que construa três desses quatro pilares, eles vão acabar ruindo e tudo vai cair por terra. Foi justamente por isso que tentei vários métodos, mas nunca havia alcançado de fato o nível de produtividade que tenho hoje.

A boa notícia é que quando você constrói os quatro pilares, eles se fortalecem entre si. Quanto mais clareza eficaz você tiver, mais poderoso o método se torna. Quando se está com a mentalidade vencedora fortalecida, a energia e a clareza aumentam. Se você aplicar o método inteligente ao seu dia a dia, mais sua mentalidade se empoderará!

Então, cada um desses pilares é indispensável para ter um Nível A de produtividade e são eles que vamos construir ao longo do livro.

Recapitulando-os:

Clareza eficaz;

Método de Produtividade Inteligente;

Mentalidade vencedora;

Energias mental e física.

Capítulo 5 – Verdades libertadoras sobre produtividade

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