Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией - Менеджмент и трудовые отношения дипломная работа

Главная

Менеджмент и трудовые отношения
Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией

Анализ систем документационного и информационного обеспечения. Место результатов деятельности секретаря в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ"
ФАКУЛЬТЕТ КНИЖНОГО БИЗНЕСА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И МУЗЕЕВЕДЕНИЯ
Кафедра документоведения и музееведения
Выпускная квалификационная работа специалиста
Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией
Научный руководитель: Абдрахманова Зульфия Амуровна
Рецензент: Афонасьева Яна Валерьевна
секретарь документационное информационное обеспечение
В выпускной квалификационной работе были использованы методы исследования: методы познания (описание, анализ, наблюдение), общенаучные методы, документоведческие методы (анализ документации, унификация документов, системный анализ).
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Во введении сформулированы актуальность и практическая значимость, объект, предмет исследования, цель, задачи, представлены степень разработанности исследуемой проблемы, методы исследования, краткое содержание работы.
В первой главе рассматривается общая характеристика Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
Во второй главе сделан анализ системы документационного и информационного обеспечения на примере Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
В заключении сделаны основные выводы по выпускной квалификационной работе. В списке использованной литературы приводится 53 источника. В тексте работы даны ссылки к списку использованной литературы: первое число в круглых скобках означает номер библиографической записи, второе - номер страницы источника.
Текст работы сопровождается 5 приложениями.

В таблице 4 представлены их функциональные возможности.
Функциональные возможности оргтехники Canon Laser Shot LBP2900
Максимальное разрешение для ч/б печати
Функциональные возможности оргтехники Копир Canon fc-128
Обычная бумага OHP-пленки этикетки открытки
Максимальное количество копий за один цикл
1,4 Вт (режим ожидания) 600 Вт (максимальная)
7,6 кг (без упаковки) 10,07 кг (в упаковке)
Функциональные возможности оргтехники Cканер hp scanjet 2400
Функциональные возможности оргтехники Philips CD1801G
Предпроектное исследование является важной составной частью подготовительных работ к проектированию. Его цель - точное определение состава, объема, сроков исполнения предстоящих проектных работ и соответствующее их документирование.
Основанием для составления детального плана выполнения исследовательских работ служит рабочая программа исследования Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" (см. Таблица 3). Рабочая программа - это документ организационно-методического назначения, представляющий собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследования (23, с.83).
Рабочая программа исследования Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".
Форма сбора, обобщения, представления информации
Изучение направлений деятельности, структуры, должностного и численного состава Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД"
Устав, историческая справка, штатное расписание
описание, таблица, схема организационной структуры
Изучение нормативно - правовых и локальных документов, регламентирующих деятельность Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД"
Устав администрации, Инструкция по делопроизводству администрации, штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка
Изучение технологии обработки (входящих, исходящих, внутренних документов)
Изучения Количественного и качественного состава вх, ис,. вн документов
журналы регистрации вх,. исх., вн. документов деятельность сотрудников
Изучение организации текущего хранения документов
Изучение организации работы с обращениями граждан
Инструкция по делопроизводству, журналы регистрации, отчеты
Изучение автоматизированной системы обработки документов
изучение системы электронного документооборота
Согласно рабочей программе исследования, предпроектному исследованию подлежат следующие вопросы:
- функции, задачи и структура учреждения;
- правовые акты, регламентирующие деятельность учреждения;
- законодательные акты, регламентирующие кадровое делопроизводство;
- локальные нормативные акты учреждения, регламентирующие оформление трудовых правоотношений;
- должностные обязанности инспектора по кадрам;
- процедуры оформления приема на работу сотрудника
- кадровые документы (оформление и содержание);
- система регистрации кадровых документов.
Каждая работа, намеченная в рабочей программе, проводится соответствующим методом.
Метод исследования - это способ познания объективной действительности. Способ представляет собой определенную последовательность действий, приемов, операций (36, с.54).
При исследовании используются следующие методы:
Охарактеризуем каждый из перечисленных методов предпроектного исследования. Изучение документов - один из основных методов, которыми начинается обследование. Изучению подлежат законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, нормативные и методические материалы по организации делопроизводства, учетные формы (журналы, реестры), списки постоянных корреспондентов, графики и маршруты движения документов, регистрационные формы (27, с.41).
Метод наблюдения заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность проектанту не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами. Метод наблюдения используется для выявления характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.
Анализ - это расчленение, разложение объекта исследования на составные части. Он лежит в основе аналитического метода исследования. Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в оргпроектных работах. Они используются при изучении документов, наблюдении, оформлении результатов анализа фотографии рабочего дня, самофотографии рабочего дня, хронометража, анкетировании.
Графический метод тесно сочетается со статистическим методом, который предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он позволяет расположить исходные данные в форме таблиц и графиков.
Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня (ФРД).
Таким образом, предпроектное исследование является важной составной частью подготовительных работ к проектированию, тем самым помогая реализовывать целевые задачи: определение состава, объема, сроков исполнения предстоящих проектных работ и соответствующее их документирование.

Приказы в том числе - по основной деятельности -
В том числе - финансовые - служебные
Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2012 года (см. Таблица 2).
Анализ объема документооборота Челябинской дирекции связи Центральной дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" помесячно
Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.
Графически данная таблица представлена на рис. 5
Рис. 5. Изменение количества документов Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" по годам
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2011 году, так и в 2012 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.
Рост количества приказов в течение 2012 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка. На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.
Рис. 6. Контроль исполнения документов
Рис.7. Формы регистрации документов Челябинской дирекции связи центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
В табл.3 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.
Группировка видов документов по подразделениям Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
Департамент планирования и бюджетирования
Департамент по организации, оплате труда и мотивации
Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов
Департамент по организационно-штатным вопросам
Департамент капитального строительства
Департамент электрификации и электроснабжения
Департамент экономической конъюнктуры и экономического развития
Департамент корпоративных коммуникаций
Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.
Количество документов департамента планирования и бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов; во-вторых, Челябинская дирекция связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" обрабатывается с помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно упрощает работу с документами.
На примере работы секретаря, хотелось бы показать, как происходит работа с документами на данном конкретном предприятии. Так в наблюдательном листе отражен один рабочий день Вяткиной Ларисы Николаевны, секретаря отдела кадров Челябинской дирекции связи.
Рабочее место сотрудника находится на втором этаже пятиэтажного здания. Общая площадь рабочего места составляет 16 м2 на троих человек. Рабочее место оснащено столом, сейфом, шкафом, креслом. Из технических средств оргтехники имеется - сканер, принтер, компьютер, факс, телефон.
· Своевременно готовить документы для начальника отдела.
· Вести протоколы совещаний отдела.
· Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
· Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.
· Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
· Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
· Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).
· Готовить документы для составления бюджета отдела.
· Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.
· Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.
· Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.
· Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
· Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
· Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников.
Решение экономических вопросов с бухгалтером
Ушла с рабочего места по личным надобностям
Решение вопросов по работе с коллегами
Ушла с рабочего места по личным надобностям
Таким образом, рабочий день секретаря состоит из:
· Телефонный разговор по работе - 57 минут
· Решение вопросов по работе - 30 минут
· Разговор с коллегами (лично) - 18 минут
Далее в таблице представлен баланс затраты рабочего времени секретаря.
Баланс затрат рабочего времени. Наблюдатель: Наблюдаемый: Егорова Марина отдел кадров. Вячеславовна секретарь Вяткина Лариса Николаевна 17.02.2013
То есть, операции соответствующие функциям составляют 94,016% от общего рабочего времени, остальное время остается на операции не соответствующим функциям: 5,984%. Следовательно, Сотрудник достаточно загружен. Также можно сделать следующие выводы: во время рабочего времени занимался решением личных вопросов по телефону (18 мин), также была замечена медленная работа за ПК, занимается посторонними делами не соответствующими функциям, Т.о. в качестве улучшения скорости работы за ПК рекомендуется направить на курсы повышения квалификации; запретить пользоваться во время рабочего времени служебным телефоном для решения личных вопросов.
Так как секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Но помимо того, что секретарь нужно знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д. Как видно, секретарь перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды.
Секретарь может воспользоваться следующими актами:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42);
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и др.
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике. Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.
Приведем примерную квалификационную характеристику секретаря:
Должностные обязанности : Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Должен знать : постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.
Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Подводя итог можно сказать следующее - исследование системы ДОУ персоналом Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.
Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:
на предприятии нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;
не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками хранения";
документы на предприятии хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также информационно-справочную работу по документам.
Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.
Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря. курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.12.2014
Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления. дипломная работа [345,4 K], добавлен 03.03.2011
Исследование проблем автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь. Особенности формирования единого информационного пространства, предоставляющего управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами. реферат [43,3 K], добавлен 16.12.2012
Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной. курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013
Описание, анализ деятельности, структуры и функций ГТРК "Дальневосточная". Характеристика службы документационного обеспечения данной организации. Выбор наиболее подходящей по требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления. дипломная работа [222,9 K], добавлен 04.02.2011
Отделы, входящие в состав управления документационного обеспечения дирекции. Обязанности директора управления документационного обеспечения административного департамента. Автоматизация документооборота - метод совершенствования управления документацией. реферат [22,3 K], добавлен 18.12.2012
Роль секретаря в системе управления. Правовые основы секретарской деятельности, нормативно-методическая база делопроизводства. Организация работы, функции и условия труда секретаря, должностные обязанности, деловые и личные качества, этикет в работе. курс лекций [147,7 K], добавлен 08.05.2014
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией дипломная работа. Менеджмент и трудовые отношения.
Реферат: Eye To Eye With A Buffalo Essay
Доклад по теме Бурбулис Геннадий Эдуардович
Дипломная работа по теме Проблема воздействия телевизионной рекламы на процесс инкультурации в современном российском обществе
Реферат по теме Год 1649
Микропроцессоры Их Функции Назначение Классификация Контрольная Работа
Реферат: Управление инцидентами информационной безопасности
Практическое задание по теме Исследование цепи переменного тока с последовательным соединением активного сопротивления, индуктивности и емкости
Реферат: Развитие и поддержка эффективной инновационной деятельности на предприятии. Скачать бесплатно и без регистрации
Антенны километровых, гектометровых и декаметровых волн »;
Реферат: Анализ компьютерных атак. Скачать бесплатно и без регистрации
Реферат На Тему Закономерности Поведения Биазеотропных Смесей
Контрольная работа: Развитие и размещение ведущих отраслей промышленности Центрального федерального округа
Реферат: Цицерон
Курсовая Работа Как Правильно Писать Образец
Реферат по теме Физическая реабилитация детей, больных ревматизмом в санатории и поликлинике
Экологические Проблемы 2022 Года Сочинение
Реферат: Прямые иностранные инвестиции в экономике страны на примере Индии и Китая
Реферат: Мадридский договор 1750
Реферат по теме Развитие туризма в Италии
Контрольная работа по теме Мережевий друк в операційній системі FreeBSD
Зовнішньополітичні пріоритети Ніколя Саркозі - Международные отношения и мировая экономика дипломная работа
Вторичные гломерулонефриты - Медицина презентация
Расследование злоупотребления должностными полномочиями - Государство и право дипломная работа