Деловое письмо требования этикета

Скачать файл - Деловое письмо требования этикета

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Служебная переписка является важной частью делового этикета, 'общением в миниатюре'. Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы. Джен Ягер в своей книге 'Деловой этикет' отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип словесная форма товарного знака , а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации. Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание , следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба , а последняя часть заставляет читателя действовать. Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости. Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа. Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка. Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:. В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим мы приводим несколько вариантов различных поздравительных текстов. Я мы только что узнал и , что Вы были назначены, избраны Позвольте мне нам пожелать Вам всяческих успехов. Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия. Ваш многолетний труд в компании достойно вознагражден, и я с огромным удовольствием шлю Вам пожелание успехов в дальнейшей работе. Мы желаем Вам прекрасного здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно трудиться на благо нашей Вашей фирмы. На протяжении этих лет Вы неутомимо и вдумчиво руководили фирмой, полагаясь на свой обширный опыт, что в конечном счете привело ее к настоящему видному положению в деловом мире. Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать трудности с переводом на сравнительно редкие языки допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует. Заголовок сведения об отправителе может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках. Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера. Примеры написания внутренних адресов:. Третий пример содержит обращение Messrs от фр. Четвертый пример употребляется, когда письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации или фирме и его фамилия неизвестна. В пятом примере письмо адресовано замужней женщине. Причем после обращения Mrs. Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов:. Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки. Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа 'Вниманию г-на Брауна':. Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы. Re - сокращение латинского выражения in re по делу - употребляется в значении 'касательно, относительно'. На официальных пригласительных письмах после текста письма справа печатается сокращение R. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т. Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне. Следует обратить внимание, что указанный выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. Возможны и другие варианты. В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным , необходимо написать: Письмо-презентация представление предприятия Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т. Оно должно содержать необходимые данные условия предложения , чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, то есть откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки. В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, то есть в какой степени фирма может быть заинтересована в вас. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи в Москве, в вашем городе и т. Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве. В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации. В данных кратких рекомендациях мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах с выражением благодарности и т. Эти письма составляются по общепринятым стандартам. Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней. Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма. Ниже, под словом 'уважаемые', начиная с красной строки, с прописной буквы следует: Отступив и образовав более широкие поля, то есть даже ближе к середине страницы, с прописной буквы начинаем: Дальше, отступив еще ниже, почти с середины, с прописной буквы: Ниже, под словом 'с сердечным', со строчной буквы ' искренне Ваш, господин Иванов '. Можно без 'господин', просто 'Иванов'. В конце ставится точка. Слева от подписи 'Иванов', на этой же строке, но ближе к полям, пишется 'Иванов' - печатными буквами, а роспись идет под словом 'Ваш'. Штамп фирмы с левой стороны, с правой стороны - число. За основу берем английский вариант, то есть день числом 12, месяц словом января, год цифрами. Ниже, с левой стороны, с красной строки, с прописной буквы: Ближе к середине страницы с прописной буквы: С новой строки почти посередине, со строчной буквы: Реквизиты те же, отступив, образовав поля, с красной строки: С прописной буквы, с новой строчки: Отступив ниже, образовав большие поля, с красной строки, с прописной буквы: А слева тоже печатными буквами будет написано 'Иванов'. Бланк бумаги, реквизиты, отступив, с прописной буквы, с красной строки слева начинаем: Ниже, немного отступив, с прописной буквы: Продолжается письмо тут же, рядом, в строку. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: Начинается письмо так, отступив, с прописной буквы: Далее, отступив, почти с середины листа, с прописной буквы: Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию, может поставить: Если письмо подписывает муж чина, он должен поставить только одну фамилию: Если вы хотите послать приложения с этим письмом, то это оформляется следующим образом: Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к отправке? Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес. Если письмо попадает в канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается с помощью ножниц: Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается верхняя часть конверта. Итак, конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт. Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;. Свои сданные студенческие работы. Copyright c Stud-Baza. Предметы Контрольная Курсовая Диплом Сделать заказ. Реферат, курсовая, контрольная, диплом на заказ курсовые,контрольные,дипломы,рефераты. Новости образования и науки Свои сданные студенческие работы присылайте нам на e-mail Client Stud-Baza.