ChatGPT: 47 корисних промтів для управління проєктами

ChatGPT - це зручний інструмент в тому числі для менеджерів проєктів, який допомагає згладити процеси та покращити співпрацю в команді. Використовуючи можливості ChatGPT, ви можете автоматизувати завдання, створювати звіти, brainstorming і багато іншого.

Однак використовуючи промти, памʼятайте, що СhatGPT не можна передавати персональні дані, будь-яку конфіденційну інформацію, в тому числі дані про компанію, клієнта, показники вашого проєкту та чіткі завдання, які ви хочете поставити команді.

Використання ChatGPT для управління завданнями

1. Створення списків завдань і визначення пріоритетів

Надавши ChatGPT інформацію про проєкт, він може згенерувати список завдань, які необхідно виконати, що дозволятиме вам легко відстежувати роботу і гарантувати, що ніщо не залишиться поза увагою.

Prompts:

• Generate a list of tasks for a website redesign project.
• Prioritize the following tasks based on urgency: finalize budget, create project timeline, hire a designer, and obtain stakeholder approvals.
• What are the critical tasks for a software development project, and in what order should they be completed?
• Identify potential bottlenecks in the following project tasks: user research, wireframing, design, development, testing, and deployment.

2. Призначайте завдання команді з чіткими інструкціями

Ввівши необхідну інформацію та бажаний результат, ChatGPT може генерувати описи завдань з конкретними інструкціями, що полегшує членам команди розуміння їхніх обов'язків та очікувань.

Prompts:

• Create a task assignment for a graphic designer to design a new logo for our company.
• Write instructions for a developer to implement a user authentication feature in our web application.
• Assign a task to a marketing specialist to develop a social media marketing plan for our product launch.
• Provide clear instructions for a content writer to create a series of blog posts about our industry trends.

3. Відстежуйте хід виконання завдань і дотримання дедлайнів

Використовуючи ChatGPT для створення звітів про прогрес, ви можете легко відстежувати статус завдань і виявляти потенційні проблеми до того, як вони стануть критичними.

Prompts:

• Generate a progress report for the following tasks: design phase completed, development phase in progress, testing phase pending.
• Create a task completion summary for our product development project, including any delays or obstacles encountered.
• How can I ensure that tasks are completed on time and according to the project timeline?
• How can I ensure that tasks are completed on time and according to the project timeline?

Покращення комунікації з командою

Ви, як проєктний менеджер, можете використовувати ChatGPT для створення ефективної agenda для зустрічей з командою й ведення детальних протоколів, гарантуючи, що всі члени команди знаходяться на одній сторінці і що ваші зустрічі та комунікація будуть чіткими та продуктивними.

1. Використання ChatGPT для створення agenda

Prompts:

• Create a meeting agenda for our weekly project status meeting, including progress updates, roadblocks, and upcoming milestones.
• Generate a meeting agenda for a project kickoff meeting with the project team and stakeholders.
• Write a summary of the key discussion points and decisions from our last project meeting.
• Convert the following meeting notes into a well-structured set of minutes: budget approved, deadline extended, new team member assigned, and additional resources allocated.

2. Створення чітких і лаконічних імейлів та повідомлень

Prompts:

• Compose an email to the project team providing an update on the project's progress and upcoming deadlines.
• Write a message to a client informing them of a delay in the project timeline and the steps being taken to mitigate the issue.
• Draft an email to a stakeholder requesting their feedback on a recent project deliverable.
• Create a concise and informative message to announce a change in project scope to the team.

3. Комунікація із stakeholderʼами та надання апдейтів про проєкт

Prompts:

• Create a project status report for our software development project, including progress updates, risks, and key milestones.
• Write a monthly project update email to stakeholders, summarizing the project's achievements, challenges, and upcoming tasks.
• Generate a risk assessment report for our construction project, highlighting potential issues and proposed mitigation strategies.

Оптимізація прийняття рішень

ChatGPT також можна використовувати для підтримки групових обговорень і прийняття рішень, надаючи неупереджені дані, підсумовуючи дискусійні моменти та окреслюючи плюси та мінуси різних варіантів. Це може допомогти вам зробити командні зустрічі більш ефективними та результативними.

1.ChatGPT для brainstormʼу ідей та збору інформації

Prompts:

• Generate a list of potential solutions for improving communication within our project team.
• Brainstorm ways to reduce project costs without sacrificing quality.
• Come up with ideas for increasing team engagement and motivation during a long-term project.
• Suggest possible features to include in our new software product to make it more user-friendly.

2. У групових дискусіях та прийнятті рішень

Prompts:

• Summarize the key arguments for and against implementing a remote work policy for our project team.
• Outline the main discussion points from our last project meeting regarding resource allocation.
• Present the advantages and disadvantages of using an agile project management approach for our upcoming project.
• Provide an unbiased assessment of the potential impact of a proposed change in project scope on the timeline and budget.

3. Визначення потенційних ризиків та їх мінімізація

• Identify potential risks associated with our software development project and suggest mitigation strategies.
• Determine possible risks related to our construction project and propose actions to minimize their impact.
• Analyze potential challenges in implementing a new project management tool within our team and recommend ways to overcome them.
• Evaluate the potential risks of changing suppliers during our manufacturing project and suggest steps to manage the transition smoothly.

Вдосконалення документації та звітності

Проджект менеджери можуть використовувати ChatGPT для швидкого та ефективного створення звітів про стан проекту. Надавши ШІ відповідні дані про проект, він може створити добре структурований звіт, який висвітлює прогрес, основні етапи та потенційні проблеми, заощаджуючи час і зусилля менеджерів проектів.

1.Створення звітів про стан проекту

Prompts:

• Generate a project status report for the past month, highlighting key accomplishments, challenges, and upcoming milestones.
• Create a weekly progress report for our software development project, focusing on completed tasks and pending deliverables.
• Summarize the current status of our construction project, emphasizing budget utilization and any potential delays.
• Provide an overview of the progress made in our marketing campaign, detailing key performance indicators and areas for improvement.

2. Документування вимог проекту та змін

Prompts:

• Draft a project requirements document for our new software application, including functional and non-functional requirements.
• Create a change request form to document adjustments to our project's timeline and resources.
• Develop a requirements traceability matrix for our product development project to track the relationship between requirements and deliverables.
• Summarize the key changes made to our project plan over the past month and their impact on the overall project scope.

3. Створення post-mortem репортів та аналіз досвіду

• Prepare a post-mortem report for our recently completed software development project, highlighting key achievements, challenges, and recommendations for future projects.
• Analyze the lessons learned from our marketing campaign, focusing on areas where we exceeded expectations and areas that require improvement.
• Develop a report on the lessons learned from our construction project, including successes, obstacles, and suggestions for future projects.
• Summarize the key takeaways from our project's performance, with a focus on areas where we can improve our project management processes and practices.

That's it!

Лише нагадуємо, що залишаючись відкритими до експериментів і безперервного навчання, ви зможете використовувати весь потенціал ШІ і розширити свої загальні можливості управління проектами. Та не забувайте про важливість приватних даних та конфіденційність, коли поширюєте важливу інформацію ChatGPT!