Что такое сканер? Поколение Z открывает для себя мир технологий на рабочем месте.

Общий враг сотрудников всех возрастов - невыносимые офисные гаджеты от принтеров до Bluetooth устройств

22-летняя Эрика Лок - подающий надежды специалист в области информационных технологий. Начальница на ее первой стажировке по кибербезопасности была уверена, что она знает, как пользоваться принтером.

Но она ошиблась.

По ее словам, когда Лок и ее коллеге-стажеру понадобилось распечатать и подписать какие-то документы в офисе, они начали действовать уверенно. У принтера был интерфейс с сенсорным экраном, и что же тут сложного? Но принтер не печатал. Они постучали по экрану. Они раздобыли чернила и тонер, - все было учтено. Аппарат был подключен к розетке, и розетка была исправна. Наконец, они нашли проблему. Внутри не было бумаги.

“Было неловко, что так много времени нам потребовалось, чтобы вспомнить об этом”, - прокомментировала Эрика.

Офисное оборудование порой может просто выводить из себя, и неважно, сколько вам лет. В то время как самые опытные сотрудники компании привыкают к скринкастингу и облачному хранилищу данных, самые молодые могут впервые столкнуться с использованием принтеров, сканеров и стационарных телефонов. Возрастные предубеждения влияют на обе стороны, поскольку бумеры стараются не казаться оторванными от жизни, а поколение Z борется со стереотипами о том, что молодые люди от природы владеют всеми видами технологий. Технический позор на работе - это проблема, но так быть не должно.

Будучи офис-менеджером в компании с сотнями сотрудников, Кейт Игл видит, как сотрудники всех возрастов сталкиваются с новыми технологиями на рабочем месте. По ее словам, примерно половина справляется. Другой половине нужна дополнительная помощь, и это нормально.

“Необходимо лишь предоставить возможность задавать вопросы и дать людям понять, что вы в любом случае не заставите их чувствовать себя неловко”, - говорит она. “Быть представителем поколения Z не значит, что ты эксперт, а быть старше не значит, что ты отстаешь от прогресса”.

Интересно, как сделать работу с технологиями более удобной для каждого? Вот советы службы поддержки.

Не нужно пытаться казаться более продвинутым, чем ты есть на самом деле

Извини, Тед, но офисный сканер не для всех “интуитивно понятен”.

Даже если вы считаете, что работа с факсимильными аппаратами или zip-файлами не требует никаких пояснений, ваши младшие коллеги могут быть иного мнения. Так и то, что вы потратили годы на навигацию по мобильным приложениям, не означает, что все легко разбираются с этим.

Если вы нетерпеливы, когда люди испытывают трудности с новыми (или старыми) технологиями, они, скорее всего, отстранятся от вас и только еще больше отстанут в своих знаниях техники. Игл сказала, что она работала в компаниях, где администраторы отпускали ехидные комментарии, когда сотрудники были сбиты с толку новыми для них инструментами или гаджетами. По ее словам, в долгосрочной перспективе это вызвало больше технических проблем, поскольку сотрудники переставали признаваться в том, что они не знают, как обращаться с устройством, а затем и вовсе обращаться за помощью.

Когда возникают технические проблемы, не тратьте драгоценное время на то, чтобы настаивать на простоте использования "инструмента-обидчика". Вместо этого помогите своим коллегам наверстать упущенное.

Если вокруг франкировальной машины всегда собирается кучка людей, почесывающих затылки, распечатайте четкие инструкции и прикрепите их скотчем к аппарату. Если часть сотрудников продолжает пропускать важные обновления в вашем новом приложении для планирования, настройте сеанс вопросов и ответов и организуйте прохождение его сотрудниками.

Выберите несколько общих технических инструментов и помогите всем обрести необходимые навыки

Если ваша офисная техника является камнем преткновения для молодежи или пожилых людей, утилизация компьютеров, выпущенных до 2000-х, или запрет облачных хранилищ - это не выход.

Вместо этого поговорите со своими коллегами о том, с чем возникают проблемы. Кто-то теряет свои записи с собраний, потому что материалы всегда печатаются на бумаге? Кто-то пропускает важные звонки из-за того, что не может вспомнить пароль голосовой почты для своего настольного телефона?

Выберите отдельный инструмент для каждой функции. Например, используйте Slack для мозговых штурмов или Google Docs для совместной работы в режиме реального времени. Затем запланируйте сеансы вопросов и ответов, которые не поставят никого в неловкое положение, и введите каждого в курс дела. Поощряйте вопросы и, по возможности, предоставляйте письменные указания.

Вот несколько обходных путей, чтобы справиться с офисными технологиями, которые обычно вызывают сложности.

Принтеры, факсимильные аппараты и сканеры

Использование смартфона в качестве сканера может сэкономить много времени и бумаги. Как телефоны на базе iOS, так и Android оснащены функциями сканирования. На iPhone откройте приложение Notes, создайте новую заметку, коснитесь значка камеры и выберите опцию "Сканировать документы". Затем просто наведите камеру на страницу, которую вы хотите отсканировать, затем выберите "Сохранить". Чтобы поделиться сделанным сканом или отправить его на свой компьютер, нажмите кнопку "Поделиться" (квадрат со стрелкой, направленной вверх) и выберите "Отправить копию" в выпадающем меню. Вы увидите несколько способов поделиться, включая электронную почту и Slack, если эти приложения установлены на вашем устройстве.

На Android откройте приложение Google Drive и коснитесь значка "Плюс". Выберите "Сканировать" и используйте камеру для захвата вашего документа. Нажмите "Далее", и приложение сгенерирует PDF-файл вашего документа. Затем вы можете сохранить и отправить его.

Для документов, требующих подписи, попробуйте DocuSign. Сервис позволит получателю поставить цифровую подпись без необходимости распечатывать содержимое. (И помните, что в приложении Apple для предварительного просмотра также есть функция подписи. Перейдите в меню "Инструменты" > "Аннотировать" > "Подпись".)

Стационарные телефоны

Зачем набирать 9 для совершения внешнего вызова, когда вы можете просто... сделать внешний вызов?

Поскольку все больше работы выполняется в общих цифровых пространствах, таких как Slack или Zoom, переход на мобильные телефоны вместо стационарных станет благом для всех. Некоторые компании предоставляют рабочие мобильные телефоны. Если у вас такого нет, проверьте, покроет ли фирма ваш счет частично или полностью.

В любом случае, работа с мобильного телефона позволяет вам всегда иметь под рукой профессиональные текстовые сообщения, голосовую почту и телефонные номера. Скачайте приложение Google Voice и разделите деловые и личные контакты. Таким образом, вы можете отделить работу от личной жизни, не привязывая все свои профессиональные коммуникации к офису.

Bluetooth

Теоретически, Bluetooth упрощает жизнь, позволяя подключать внешние устройства, такие как наушники или клавиатуру, к вашему телефону или компьютеру без необходимости проводного подключения. На практике технология нередко вызывает раздражение.

Для офиса больше подходят ноутбуки с USB-портами и аудиоразъемами, а также старомодные проводные наушники и мыши. Каждый поймет, как их подключить, и вы потратите меньше времени на устранение неполадок при подключении по Bluetooth.