Чи можуть компанії ефективно закуповувати тревел без допомоги агентств? Спойлер: ефективно - нi.

Якщо у Вашій компанії є відрядження, то Вам буде цікаво ознайомитися з обґрунтуванням саме такої відповіді на це «вічне» питання, викладене в статті незалежного експерта Ірини Костюкової на порталі Buying Business Travel.

У директорів і procurement компаній нерідко виникає питання: де і як можна замовляти корпоративний тревел, не вдаючись до допомоги агентств, бо використання посередника в цій справі нібито пора вважати архаїзмом. До того ж, багато просунуті туристи, збираючись у відпустку, перестали купувати путівки у агентів, замовляючи все в мережі безпосередньо у постачальника або через агрегатор. Але закупівлі чого-небудь для особистого користування і для потреб компанії не одне і те ж: хоча, тревел-послуги, в основному, продукт цифровий, але це зовсім не усуває проблеми, пов'язані з організацією процесу і документообігом.

По-перше, те, що квиток купити технічно легко - це лірика. Якщо масштабувати цю закупівлю на корпоративні обсяги, якість починає серйозно відставати від кількості.

По-друге, якщо мова йде про «переплати», то тут треба дивитися, про яку конкретно переплату і в яких масштабах. Якщо на порядку сервісний збір, то який він? Збалансований і адекватний ринку? Якщо нi, то варто домовитися з агентом про нові умови співпраці. Ось тільки до нульових зборів при цьому прагнути не потрібно. Це крайність. Пам'ятайте, що допомога посередника однозначно коштує витрачених грошей. Інший тип переплати - комісійні агента за бронювання готелів. Клієнти часто обурюються: чому у агента готель дорожче, ніж в Iнтернеті? А тому, що агент Вам цей готель бронює, оплачує і їдете Ви туди з готовим підтвердженням. При цьому нічого самі не гарантуєте і не платите. Ваша компанія отримує коректні для юридичної особи закривають документи. І якщо все ще перерахувати з урахуванням повернення ПДВ, то дешевше чи за підсумком те, що в Iнтернеті, - велике питання.

Якщо все-таки бронювати без агентства, то як? Насправді, невідомо. Що агентства - це архаїзм, стверджують багато, а як ефективно закуповувати тревел без агентів - не знає ніхто. Варіанти відповідей зазвичай зустрічаються такі:

а) Інтернет. Самостійна закупівля з наступною компенсацією.

Строго кажучи, дешевше там не все. Але навіть якщо так, то заточене це під продаж фізичним особам, з усіма наслідками для самих відряджених і бухгалтерії. Проблем тут стільки, що вони з'їдають всю фінансову вигоду, навіть якщо вона виявляється. Більш того, безпека персональних даних і фінансових інструментів в цьому випадку зазнаватиме великих ризиків. Безпека фізична теж, бо якого постачальника використовує співробітник і де він знаходиться, поки він у відрядженні, роботодавець не знає. Якщо тільки не ввести інструмент обов'язкового інформування про це до виїзду. У разі форс-мажору всі зміни маршруту пасажир повинен виробляти самостійно, стоячи в чергах разом з такими ж страждаючими. Бухгалтерія завалена первинкою, що закривають документи заточені під фізичних осіб. Управлінську звітність практично не добути. Хіба що видати усім, хто виїжджає у відрядження корпоративні кредитки і відслідковувати статистику за виписками. Але деталізація все одно буде не такий, як у професійного агентства. Прямих договорів немає, так як немає статистики. Знову ж бронювати послуги за прямими договорами при такому підході вкрай важко. І це ще неповний список складнощів.

б) Платформи самостійного бронювання.

Не онлайни, які надаються самими агентствами як частина своєї продуктової лінійки, а саме якісь «незалежні» ІТ-платформи. Як правило, вони всіляко відхрещуються від того, щоб називатися «агентствами». Хоча, по суті, все одно ними є. Такі технологічні рішення задумані як відомі таксомоторні агрегатори. І якби оплата послуг здійснювалася тим же способом (викликав таксі через додаток, але з таксистом розплатився безпосередньо), то паралель була б прямою і зрозумілою. Але поки замовник платить за все замовлене не кожному окремо взятому перевізнику, готелю і так далі, а все-таки постачальнику цього рішення, справа він має з тим же посередником, як його не назви. Хоч агентством, хоч як. Втім, повноцінними агентствами таким платформ бути складно через пов'язані з цим важки фінансові зобов'язання, тому справа Ви будете мати швидше за все з субагентством. І оскільки послуги Вам все-таки перепродують, нехай і за вельми помірну абонентську плату, частина завантажених тарифів буде нести в собі інтерес додаткових ланок цього ланцюга.

в) Власні підрозділи корпорацій, які мають доступ до систем бронювання.

Деякі великі компанії влаштовують у себе так званий in-house, вважаючи, ось тут-то і є повне володіння ситуацією. Всі самі, все безпосередньо. Ніяких переплат. Напевно, економіка таких проектів ретельно прораховується і в цьому виявляються якісь смисли. Однак, насправді вартість адміністрування цього проекту порівнянна, якщо не перекриває вартість добре опрацьованого контракту з ТМС (Travel Management Company). Плюс далеко не всі доступні тарифи будуть настільки вже «чистими», бо такий підрозділ - це теж субагентство і живе за тими ж законами.

Що в сухому залишку? Нічого кращого професійної ТМС для потреб бізнес-тревел поки не придумано. Якщо залишити за дужками Iнтернет, все B2B-альтернативи так чи інакше все одно прибиваються до агентської моделі сервісу. І так буде, поки перевізники не почнуть приймати оплату за квитки від корпоративних клієнтів безпосередньо. Можливо, цьому посприяє поширення віртуальних платіжних рішень, можливо, щось ще. На даний момент навіть традиційне агентство добре вже тим, що дозволяє купувати послуги не в Iнтернеті картками, а безготівково з коректними бухгалтерськими документами. Користь від співпраці з ТМС взагалі важко переоцінити

Основні переваги:

1. Оптимізація витрат на персонал.

2. Оптимізація грошових потоків, в тому числі, кредитування з боку TMC, використання передплатних депозитів або впровадження віртуального карткового продукту. В останньому варіанті кредитувати в цій ситуації буде вже не агентство, а відповідний банк-емітент. Скористатися таким продуктом без допомоги агентства поки навряд чи вийде.

3. Безпека персональних даних і фінансових інструментів.

4. Безпека фізична у відрядженні + служба підтримки 24/7 (особливо з урахуванням нинішніх ковідних обмежень).

5. Проведення експертизи й управління прямими постачальниками.

6. Дані, аналітика, експертиза і бенчмарки.

7. Юридична основа відносин + SLA.

8. Автоматизація / цифровизация.

9. Закриваючі документи, виділений ПДВ.

Те, що цілком успішно може працювати для малих обсягів (читай: Iнтернет або коробкові технологічне рішення), для великих обсягів працює погано. Тут потрібна серйозна професійна підтримка, і можливості ТМС в цьому питанні важко переоцінити. Це той самий випадок, коли ціле стає більше суми своїх частин.

І, перш ніж намагатися піти від агентств, компаніям треба відповісти собі на головне питання: що Ви хочете змінити? Рецептуру цього блюда або спосіб його приготування? Якщо говорити про рецептуру, то агентство поки один з ключових інгредієнтів корпоративної тревел-програми. Позбавлятися від нього - це все одно що намагатися спекти шарлотку без яблук. Якщо говорити про спосіб приготування, наприклад, про переведення процесу в цифру, то від присутності ТМС проект не тільки не постраждає, але може значно виграти. Бо основна експертиза в цьому питанні залишається якраз на тій стороні барикад.

За матеріалами порталу Buying Business Travel.