¿Cómo hacer una mudanza de oficina de forma exitosa?

Hacer una mudanza de oficina no tiene que ser un dolor de cabeza si predomina la organización.

Con un buen asesoramiento, se pueden trasladar todas las enseres y equipos de trabajo sin que nada se extravíe en el camino. En Mudanzas Guirao, como expertos en mudanzas en Murcia al mejor precio, queremos que tú y tus trabajadores podáis disfrutar de una manera cómoda y rápida de vuestro nuevo espacio de trabajo. 

Planificar una mudanza de oficina

La planificación y organización es fundamental si queremos que todo marche bien. Estos pasos marcan la diferencia entre una mudanza de una oficina exitosa y otra en la que todo se descontrola. Es fundamental que el plan de trabajo que se aplique en la mudanza se diseñe con tiempo. Un consejo que nosotros te damos es que fijes metas y fechas, si lo haces con unos cuantos meses de anticipación te permitirá tener todo claro. Tendrás que trabajar de manera coordinada para que el proceso sea lo menos estresante posible. En la mayoría de los casos, la empresa no quiere detener su ritmo laboral mientras se realiza la mudanza y los empleados tendrán que seguir trabajando. Ahora que tienes esto claro queremos detallarte 10 de los pasos más importantes para realizar una mudanza de oficina exitosa.

Hacer un inventario es clave

La mejor forma de tener todo perfectamente planificado es que hagas un inventario antes de empezar el proceso de mudanza. Es preciso que cada departamento haga una lista de equipos, mobiliarios, documentos y artículos o herramientas de oficina. Ese inventario se convertirá en tu guía cuando hagas la mudanza de oficina. Por medio de este listado verificarás que todo esté en la nueva oficina una vez completado el proceso de mudanza.

Copias de seguridad de documentos

Nosotros a la hora de hacer una mudanza de oficina procuramos que todo se desarrolle de la mejor manera, pero nunca está de más ser prevenido. Por eso, siempre recomendamos a nuestros clientes que hagan una copia de seguridad de los documentos importantes. Tener un archivo de seguridad es de gran ayuda, en la era de la digitalización esto ya no resulta tan complicado.

Embalaje y etiquetado para la mudanza de oficina

El proceso de embalaje y etiquetado te permite que cada artículo de oficina o equipo esté bien guardado y seguro. Un buen embalaje puede evitar muchos quebraderos de cabeza a la hora de realizar la mudanza de oficina. Igualmente, las etiquetas te ayudarán a identificar donde ha sido guardado cada objeto. Con ello te será más fácil buscar y organizar todo cuando te encuentres en la nueva oficina.

Indica si hay piezas frágiles

Un punto de suma importancia en el proceso de embalaje es identificar en el etiquetado si hay piezas frágiles. Con esta indicación se tomarán las medidas necesarias para evitar contratiempos o accidentes con los artículos o equipos que se trasladan.

La nueva oficina debe estar lista

Uno de los puntos claves es que la nueva oficina esté totalmente lista para recibir los equipos. Es importante que estén preparadas las conexiones eléctricas para las instalaciones antes de que llegue el camión de la mudanza. Todo debe ser verificado con anterioridad para que nada te pille por sorpresa y no tener ningún contratiempo.

Delega responsabilidades

Es importante que cada trabajador de la empresa se encargue al menos de organizar sus pertenencias y equipos de trabajo. Este paso te permitirá optimizar el proceso de mudanza.

Define los horarios

Lo más idóneo es que la mudanza de oficina se realice fuera de los horarios laborales para no obstaculizar el ritmo habitual de la empresa. Si esto no es posible, nuestro equipo de trabajo está capacitado para completar la faena sin perjudicar el ambiente de productividad en la oficina.

¿Cuánto se tarda en hacer la mudanza de oficina?

El tiempo que se tarda en hacer una mudanza de oficina dependerá de distintos factores. Dependerá de si la oficina es pequeña o grande o si el nuevo espacio de trabajo está situado cerca o lejos. Estos detalles están incluidos en el plan de trabajo del que hablamos inicialmente.

Ten todos los permisos vigentes para la mudanza de oficina

Siempre recomendamos a nuestros clientes tener todos los documentos al día y los permisos vigentes. La idea es que ningún inconveniente de última hora demore el proceso de mudanza. Si la nueva oficina tiene vigilancia tendrás que avisarles de que se va a realizar la mudanza.

Haz fotos a los espacios

Es interesante que hagas fotos de cómo está todo organizado en la actual oficina. De esta manera tendrás un registro de cómo están instalados el mobiliario y los equipos informáticos. Esto te será de gran ayuda a la hora de colocarlo en la nueva oficina y si te surge alguna duda de cómo estaban antes las fotos te servirán de guía.

Cajas adecuadas para mayor seguridad

Es importante que dispongas de cajas adecuadas para los procedimientos de embalaje. Existen varios modelos de cajas que te serán útiles en la mudanza de oficina dependiendo del de producto que desees embalar. Tendrás que tener cuidado con piezas frágiles, ya que necesitan de un cuidado especial para que lleguen en perfectas condiciones a su nuevo destino.

El personal debe estar informado de la mudanza de oficina

La gerencia de la empresa tendrá que anunciar con anterioridad la mudanza para que todos los empleados estén al tanto de la mudanza de oficina. Esto no solo les dará la posibilidad de organizar sus artículos y objetos personales, sino que emocionalmente evita la ansiedad del cambio.

En Mudanzas Guirao, procuramos que la mudanza de una oficina resulte lo menos molesta posible cumpliendo cada uno de estos pasos. Si necesitas asesoramiento no dudes en contactarnos y estaremos encantados de atenderte sin ningún tipo de compromiso.