Бюрократия в организации | Должностные шахты| Регуляторная гильотина | Оптимизация процессов

Эффективность работы организации во многом определяется оперативностью внутреннего согласования. Без него, рабочий процесс может стать хаотичным и непродуктивным. Однако, часто согласование становится сложной задачей, когда заявки стопорятся на определенной стадии, из-за чего все процессы замедляются.

«Круг ада» - так мы называем трудоемкий процесс прохождения согласования, а места столкновения с препятствиями называем «должностными шахтами». В ходе согласования заявки, особенно в сфере производства, имеется ряд лиц, которые должны дать свое согласие или отправить заявку на доработку. Это вероятностный процесс, так как требования зачастую не ясны или не обязательны, и заявку можно отозвать в любой момент.

Ситуацию усугубляют отказы без обоснования, что усложняет коммуникацию. Если заявка остается в «воздухе» на неопределенное время, это влияет на эффективность работы, срывает сроки и приводит к поиску виновного. Если мы говорим о нескольких или десятках заявок, ручное отслеживание и приоритизация становятся невозможными.

В итоге, виноватым обычно становится тот, кто инициировал заявку, в то время как другие участники, слепо следуя регламенту, остаются «в белом». Это и вызывает появление «должностных шахт».

«Должностные шахты» - это термин, обозначающий защитные механизмы отдельных подразделений в организации. Все действия здесь четко регламентированы, а руководитель курсирует в своей «шахте». В отдельности каждый отдел может работать безупречно, но общий результат оказывается неудовлетворительным. Противоречия и разобщенность становятся более глубокими, влияют на логику общения и усложняют горизонтальные связи. «Шахты» могут символизировать власть, доминирование и старые принципы.

Существуют три подхода к решению проблемы «должностных шахт». Первый - игнорирование проблемы и периодическая смена ГД. Второй - руководство начинает активно бороться с замороженными заявками и препятствиями, которые мешают работе. Третий - выделение проблемы в отдельный проект развития, создание рабочей группы и активная работа над оптимизацией процесса.

Итак, надо придерживаться общей ответственности, а не прятаться в «шахтах». Кто не с нами, тот против нас. Работникам лучше поддерживать изменения, иначе они рискуют остаться без работы в сложной экономической ситуации. 

Проблема «должностных шахт» должна быть решена опытным управленцем, способным применять стратегию регуляторной гильотины. Ведь «рабочий в шахте» очень часто блокирует необходимые изменения в организации. Мотивация топ-менеджера обычно проявляется в желании сохранить свою власть и денежный поток, но перед лицом необходимых изменений, эта «универсальная шахта» может рухнуть. Поэтому решение этой проблемы требует терпения, настойчивости и ясного ума.

Автор: Александр Андрианов, 

vk.com/alexandervkon