Бизнес-система - это учтённый опыт.

Бизнес - это механизм.

Люди - сила.

Естественно, что одно без другого не очень то и работает.

Несовершенный механизм поглотит любую силу, вложенную в него.

Совершенный механизм, даже с минимальными усилиями, даст движение и результат.

Бизнес-система

Кадры НЕ решают всё.

Всё решает бизнес-система, а кадры или мешают или помогают, но никак не решают.

Извечный вопрос, не оставляющий в покое, а что такое эта пресловутая "бизнес-система"?

Множество раз об этом говорили, но исчерпывающее объяснение и понятие найти сложно. Делюсь собственной формулировкой.

Бизнес-система - это учтенный опыт в инструкциях и регламентах, в обучающих материалах, подготовке новых сотрудников, и пр. История всех возможных ошибок, лайфхаков, как внутри, так и снаружи компании. Фиксация происходит не в голове, а именно в документах, методиках, скриптах, отчётности, и пр. - в любом документе, который поможет избежать провала. Это и есть система. Это может быть инструкция для сотрудника на одном листе А4, но в которой УЧТЁН ВЕСЬ ПРЕДЫДУЩИЙ ОПЫТ работы/ошибок/успехов.

Инструкции

Сначала инструкции растут и ширятся. Потом перестают работать. И это новый шаг, когда их нужно сократить. Это как естественная эволюция, но одни эволюционирует быстрее, сразу применяя эффективные методики, другие медленнее, делая примитивно.

Итак, бизнес-система - это накопленный компанией и каждым сотрудником в процессе работы ценный опыт ошибок и успехов, заключённый в готовые решения/инструкции/скрипты/регламенты/ бизнес-процессы/системы подготовки/адаптации новых сотрудников и автоматизацию.

Правильное использование опыта

В моей консалтинговой компании была команда из 10 человек. Успешно трудились, кейсы/результаты/ошибки/провалы - всё это было и всё сразу оформлялось в документы,  правки в бизнес-процессах (сами себя не забывали консалтить, сапожник в отличных сапогах).

Сейчас команда распущена, заказы не берём.

Когда мне снова нужно будет собрать команду, мне понадобится 2 недели (14 дней, Карл!), чтобы запустить компанию и продолжить полноценно работать. И трафик, и продажи, и исполнение обязательств - всю работу.

А если вы разгоните всю команду, сколько времени понадобится, чтобы набрать новую и полноценно запуститься?

Суть метода

Секрет быстрого запуска в том, чтобы прописать все бизнес-процессы: методики, учёт, скрипты, модель продаж - ВСЁ, что делает компанию бизнесом, а не скопищем людей.

Первое, что нужно - найм.

Прописаны вакансии и система отбора - размещаем и отдаём фрилансеру с WZ скрипты и инструкции - через 5-8 дней собеседуем финалистов, выводим на 3х-дневку.

Запустив найм, идём к трафикологам - ЦА определена, боли и офферы - всё это есть, пару дней на настройку и запуск РК, к 7-8 дню получаем лиды, продажи на этом этапе закрываем самостоятельно (сначала аудиты).

Продолжаем поиск старшего аналитика, на это нужно дней 12-14, на 10-12 день уже продано 4-5 аудитов, и те первые обучившиеся сотрудники уже их проводят.

Финансист - аутсорс или фриланс - система учёта финансов автоматизирована, нужно только вносить в таблицу все движения ДС.

На 14-15 день компания работает.

С 15 по 45 день выявляются промахи в найме, которые так же, закрываются системой. Наняты все необходимые люди и уже взято несколько проектов в работу. Без перенапряжения, без перегрузок, шаг за шагом.

Когда я думаю о своём бизнесе и его системе, то проверяю "упакованность" вопросом: “Если завтра уйдёт сразу вся команда - за сколько дней и с какими затратами финансов/времени/энергии я восстановлю работу целиком?”

И тогда, когда мой ответ - 0 дней, 0 рублей и 0 энергии - тогда значит, что мой бизнес достаточно систематизирован (или я в бреду :).

  Хочу отметить кое что важное: бизнес-система - это непросто описанные регламенты (вам это предлагают периодически) и бизнес-процессы в блок-схемах. Описать - совсем не означает учесть весь накопленный опыт. Даже когда вы описали инструкции и регламенты, каждый новый сотрудник может совершать одни и те же ошибки (что-то не очевидное), и такая система не ценна. Система - это накопленный и учтённый опыт КОМПАНИИ и каждого сотрудника в том числе.

Оптимизация

Кроме опыта - оптимизация.

В одном из консалтинговых проектов мы за 2 дня оптимизировали один из основных бизнес-процессов в 5(!) раз.

Что это значит?

Это значит, будь это пекарня, которая печёт батоны и сушки, то в ней бы те же пекари после изменения бизнес-процесса, начали выпекать в 5 раз больше сушек. Один парикмахер начал бы стричь в 5 раз больше голов в единицу времени. Это уже учёт опыта 2.0, когда вы ещё и задумываетесь и/или привлекаете сторонних аналитиков, которые учитывают опыт за вас. К сожалению, неучтенный опыт возводится в степень, когда вы пытаетесь масштабировать бизнес. То есть, если на обороте в 1 млн.р. компания незаметно теряла по 10 000 р. на том, что новые продажники слишком долго обучаются и сливают лиды в 1 месяц, то на обороте в 10 млн.р. потери составят не 100 тр. р., а ~1млн.р. А ведь кроме этого, у компании ещё СТОЛЬКО неучтенного опыта. Поэтому и схлопываются 80% тех, кто без подготовки масштабируется. Даже если это рост со 100 т.р. до 1 млн.р.

Ещё кейс

За счёт огромного количества учтенного опыта мне удалось выработать схему открытия и полноценного запуска филиала в новом городе почти любого бизнеса за 2 дня, если возможна работа без офиса, и за 3 дня, если нужен офис и материальная база.

Филиалы за 2 дня я открывал по РФ в бизнесе по пожарной безопасности (лидген, продажи, найм+обучение людей).

За 3 дня с момента старта до первых клиентов - мастерская по ремонту сотовых телефонов (поиск+аренда помещения, найм людей, закупка всего, лидген, и что там ещё). Это всё благодаря тому, что было учтено то огромное количество ошибок и успехов, которые были совершены.

С чего начать

1. Начните фиксировать успехи, прецеденты, когда что-то ПОЛУЧИЛОСЬ.

Попробуйте это повторить. Запишите инструкцию, голосом или на бумагу, как вам это удалось, чтобы другой смог повторить.

2. Фиксируйте неудачи.

Опишите, что именно произошло. Напишите 5 причин, почему такое стало возможно.

Напишите 1-5 решений, которые обеспечат НАВСЕГДА или почти навсегда гарантию, что эта ошибка больше не повторится. Каждый месяц просматривайте эти записи и вносите изменения в бизнес-процессы, инструкции, регламенты и обучалки (руками сотрудников, разумеется).

3. Опционально. Раз в год приглашайте аудиторов-аналитиков, которые проанализируют, насколько эффективно и адекватно описаны БП и всё остальное. Они предложат изменения и учтут ещё больше опыта.

И так, день за днём, даже без особенного вашего участия (всё, что описано, не обязательно делать своими руками), через 1-1.5 года вы обнаружите свой бизнес супер системным, стабильным и эффективным.

Для этого нужно было лишь начать учитывать успехи и опыт.

Бизнес-система - это учтённый опыт.

С любовью, твой HR-снайпер.