База знаний Холдинга: в помощь цифровой трансформации

Для процессов управления содержанием, качеством и выгодами в рамках Программы цифровой трансформации TAGRAS-Digital Центр управления программой работает над созданием Базы знаний предприятий Холдинга и внешних заказчиков. В ней будут хранится данные о бизнес-процессах предприятий, об изменениях в них, нормативно-регламентные документы по процессам и их схемы, материалы о реализации проектов развития и улучшения, показатели уровня развития и эффективности выполнения бизнес-процессов.

По данным экспертов из Delphi Group, только треть информации в организациях хранится в электронном виде и к ней можно получить оперативный доступ. В большинстве своем данные хранятся на бумажных носителях или в памяти сотрудников, а, значит, поиск нужных документов затруднен. Решением проблемы может стать база знаний, способная структурировать информацию о бизнес-процессах предприятий в единую систему.

В настоящее время у каждого дивизиона в рамках программы TAGRAS-Digital выстроена бизнес-модель и определена зрелость бизнес-процессов. Эта и другая информация о проектах Холдинга хранится в корпоративной сети TAGRAS UNION. Нормативные и регламентирующие документы (НРД), оргструктуру, другие данные можно найти на файлообменниках дивизионов. Информация хранится разрозненно, но если ее привязать к бизнес процессам и структурировать, она сможет работать на будущее и приносить пользу.

База знаний позволит дивизионам распространять и перенимать положительный опыт, унифицировать бизнес-процессы и поддерживающие их ИТ-решений. Вновь принятые сотрудники с ее помощью смогут быстрее и качественнее адаптироваться в текущую деятельность, а стратегические цели синхронизируются с планируемыми и открытыми проектами.

Накопление в Базе знаний материалов о процессах компаний-партнеров, нормативно-регламентирующих документов по закупкам и ведению договорной деятельности поможет дивизионам лучше знать и понимать своих клиентов и партнеров, снимать риски во взаимодействии с ними. Описание и регламентация процессов дивизионов в Базе знаний в объеме 80% от общего количества, в рамках реализуемых проектов Программы комплексной цифровой трансформации Холдинга, позволит:

• создать систему управления процессами Холдинга «ТАГРАС» с накоплением наработанного опыта на единой платформе;
• повысить эффективность управления изменениями на уровне дивизионов и Холдинга.

 Идею о создании своей Базы знаний поддержало руководство Холдинга. Для реализации проекта Центр управления программой TAGRAS-Digital (ЦУП) выбрал информационную систему бизнес-моделирования «Business studio». Для системной работы ЦУП определил правила работы при наполнении Базы и использовании знаний о процессах и отслеживает их выполнение. В рамках пилотного проекта наполнять Базу знаний начали дивизионы «Таграс-ЭнергоСервис» и «Татнефтедор», в будущем, с учетом приобретенного опыта, к этой работе подключат все дивизионы Холдинга.

Вадим Хазов, руководитель Центра управления Программой TAGRAS-Digital: Если структурировано копить знания в «Business studio», то в итоге мы получим автоматически сформированные положения, нормативно-регламентирующие документы, в том числе, даже готовое ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов. Это сейчас для нас особенно актуально в рамках реализации проектов программы цифровой трансформации TAGRAS-Digital.

Бизнес-процессы, функциональная архитектура и архитектура приложений комплексной информационной системы дивизионов, описанные в Базе знаний, планируется актуализировать по мере возникновения изменений. В этом случае, система будет эффективной. Например, исполнители под контролем ЦУПа могут смоделировать результаты проведенных обследований, прежде чем приступать к проектированию.

В системе бизнес-моделирования есть 12 разделов. Данные, загруженные в них, позволят: 

• оценивать продвижение к цели и эффективность деятельности;
• моделировать структуру и иерархию бюджетов, центров финансовой ответственности;
• настраивать шаблоны отчетов по СМК;
• управлять проектами, анализировать, какие проекты повлияли на изменения в организации и какие выгоды получила компания.

Таким образом, происходит оценка влияния на стратегические цели Холдинга через систему сбалансированных показателей. Эти цели можно декомпозировать до организационных единиц, бизнес-процессов, проектов и т.д. Выстроив базу знаний, можно структурировано собирать, хранить в едином месте и, главное, - использовать информацию о бизнес-процессах, оргструктуре, НРД, информационных системах, проектах и т.д.

Вадим Хазов: Мы также попробовали составить карту сбалансированных показателей на уровне Холдинга. Для этого взяли за основу стандарт по внутрихолдингового рейтингу и разбили показатели для каждого дивизиона в виде целей. Получилась карта, которая можно мониторить, например, на уровне Холдинга по каждому дивизиону. Можно внести показатели в эти цели и оценивать их достижение. 

При наполнении Базы знаний важно правильно выстраивать взаимосвязи между разделами, уверяют специалисты ЦУП. В этом случае получится бизнес-модель работы предприятия с разбивкой на процессы, подпроцессы и функции. Правильная связь позволит системе автоматически формировать маршрут документа, стратегическую карту или отчет по достижению цели.