Супер техника: атомное планирование на месяц
Анна Ставицкая, executive и бизнес коуч MCC ICF
Эта практика из моего гайда «Достижение выдающихся целей в жизни и бизнесе без выгорания». Сам гайд состоит из 28 страниц и большого количества лайхаков и приёмов. Поделюсь здесь одной из практик.
Гениальность атомного планирования в том, что ты посвящаешь планированию только 1 день, откладывая в сторону рутинные ежедневные действия.
Этим ты снижаешь стресс и нагрузку на целый месяц – появится прозрачная ясность в действиях и не нужно снова и снова писать «списки дел». Так мы избавимся от иллюзии о бесконечности нашего времени.
Что в этом лонгриде:
✅ как навести порядок в планах
✅ атомное планирование
✅ сервисы и боты для планов и задач
✅ блоки планирования
ℹ️ Как навести порядок в планах
Всю жизнь мы пытаемся лавировать между великими и рутинными делами. Сетуем на то, что не успеваем «важное», погрязая в рутине. Или наоборот, делаем только Мега-цели, забивая, например, на заботу о себе. То есть, все наши «дела» условно делятся на две части ⬇️⬇️⬇️
План минимум: отмаркируй дела и составь план
Любое минимальное планирование лучше, чем просто фиксация дел списком. ⚠️ Осознанно маркируй свои дела на «большие» и «рутинные»: это поможет отличать специфику дел, осознанно планировать количество времени и определять приоритеты.
Действуем каждый день, ориентируясь на наш план, а план берём из личной стратегии. Мы уже поняли, что рутинные дела неизбежны. Самое важное – вносить их в график, даже постоянные и обычные задачи. К большим делам стоит отнестись как к мега-событию: придумать план проекта и реализовать его, оптимизировав усилия.
Что вам понадобится для большого дела?
Время, ресурсы, люди, информация? Что-то ещё?
ПРОВЕДИ АУДИТ СВОЕГО ГРАФИКА
⚠️ Записывая рутинные дела, ты увидишь, сколько у тебя на самом деле времени для всего остального.
⚠️ Записывая большие дела, ты увидишь, сколько времени ты готов посвятить на самое важное в своей жизни.
Не делай поминутный график – это только добавляет тревоги и не приближает к целям. Учитывай, что есть ещё время, которое забирают у тебя семья и работа: сотрудники, босс, входящие звонки, поездки с детьми, магазины и тп.
Выделяй на неделе время на подумать: без гаджетов и без людей. Только ручка и бумага.
ℹ️ Делюсь супер-техникой: атомное планирование
Тебе понадобится 4-6 часов на полный цикл планирования, поэтому лучше этот день провести дома.
Лучшее время – в начале месяца и в первый цикл лунных суток. Да, для достижения мастерства мы используем всё, что есть, внутри и снаружи, в том числе лунный период. :)
Вооружись ручкой и листом, планером или любыми программами для планирования.
Внеси все задачи и дела в календарь, планировщик или трекер (например, в Notion). Помечай дела обязательно разными цветами и планируй на весь месяц.
ℹ️ Сервисы для планирования задач
- Google Задачи
Стоимость: бесплатно.
Простой сервис от Google для личного использования. Здесь можно назначать задачи, указывать сроки, добавлять подзадачи, создавать списки. Минус — отсутствие интеграции со сторонними сервисами. Кроме того, к задаче нельзя добавить детальное описание, ссылки и вложения. Но если вам нужен инструмент лишь для учёта задач, этой сервис отлично с этим справится.
Доступ к веб-версии «Google Задач» возможен через Google Документы либо из почты Gmail. Для мобильных устройств предусмотрено отдельное приложение.
2. Asana
Стоимость: Бесплатно для личного использования и небольших команд до 10 человек. Платная подписка стоит от $10,99 за каждого пользователя в год плюс $13,49 в месяц. Есть 30 дней бесплатного периода.
Сервис удобен как для личного применения, так и для организации командной работы. Внутри одной платформы объединены множество инструментов: канбан-доски, личные календари и календари проектов, списки задач, диаграммы.
Участники проекта могут обмениваться файлами, передавать задачи друг другу, добавлять комментарии к задачам. В сервисе есть интеграция со многими популярными инструментами. При отсутствии нужного решения можно использовать API для создания собственной интеграции.
Использовать Asana можно в десктопной версии и на мобильных устройствах в виде приложений. Для более быстрого освоения сервиса можно применять готовые шаблоны для планирования проектов.
Также в сервис встроен ИИ-помощник, с которым можно общаться. просить его планировать задачи и т. д.
3. Яндекс.Трекер
Стоимость: Бесплатно для индивидуального использования и маленьких команд до 5 пользователей. За команду на 100 пользователей — 440 руб/мес. за каждого человека.
Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Фишка Yandex.Tracker — вся информация хранится на территории РФ. А сам сервис спроектирован для работы с большими объемами информации, чтобы даже команды вроде Яндекса могли в нем работать.
В Tracker под каждую задачу отводится отдельная страница, которая содержит описание, чек-листы, ответственных, сроки выполнения, ссылки на связанные задачи и другую важную информацию.
В карточках можно общаться с исполнителями и согласовывать результаты. Все, кто подключен к карточке, будут автоматически получать уведомления о новых комментариях.
Управление проектами работает по принципу Agile, также можно строить диаграммы Ганта и планировать этапы работы. Затем ключевую информацию можно визуализировать в графики, тепловые карты, диаграммы и т. д.
Яндекс.Трекер интегрируется с Yandex.Wiki и Yandex.Forms. Также у трекера есть API, с помощью которого его можно интегрировать с другими системами.
⚠️ Этот трекер работает только в браузере.
4. Notion
Стоимость: от $10 для профессионального использования и бесплатно для личного применения
Notion — это сервис, в котором можно хранить буквально любую информацию: тексты, картинки, ссылки, видео, аудио, коды, таблицы. Можно создавать и сохранять заметки. При этом данные можно структурировать. Работать с текстами возможно прямо в сервисе. При создании базы данных можно открыть доступ для других пользователей. Кстати, Notion может заменить Trello благодаря канбан-шаблону. А таблицы удобно использовать как аналог Excel и Google Sheets.
А еще в Notion встроен ИИ-помощник: с ним можно писать тексты, планировать задачи и многое другое. На бесплатном плане дают 40 бесплатных запросов к нейросети.
Сервис доступен в веб-версии, в виде настольного или мобильного приложения для различных устройств.
ℹ️ Боты помощники в планировании и выполнении задач
Удобный инструмент для быстрых напоминаний. Попросите бота выполнить задание к определенному времени, и он поможет вам не забыть важное. Удобство Remind MegaBot заключается в том, что можно указывать время в любой формулировке, например «через 20 минут» или «каждый день в шесть вечера». Бот распознает ваш запрос, даже если запишете голосовое или текстовое сообщение на бегу.
2. Pomodoro Bot
Ссылка: @pomodoro_timer_bot
Устанавливает таймеры по популярному методу помидора для увеличения продуктивности: 25 минут на работу и 5 минут на отдых. Есть вариант и на 15 минут/
3. Бот планировщик задач
Ссылка: https://t.me/tenvsten_bot
Бот ведет ваши задачи (ToDo) и сохраняет идеи, заметки, ссылки, посты, в виде наглядных и удобных для хранения информации списков. Используйте календарь для просмотра и ввода любых запланированных событий
❗️ Ну что.
Теперь, когда мы прошлись по сервисам и ботам для планирования и фиксации задач, приступаем к атомному планированию?
❇️ Лайфхак
Когда есть чёткое ощущение, что дел так много, что пухнет голова, сядь и выпиши в любом порядке все дела. Абсолютно все, не думая про очередность и взаимосвязи задач. Очень хорошо это делать на ватмане или большом листе бумаги. Так ты освободишь голову в буквальном смысле - выгрузишь всё. И после этого можно делать атомное или любое другое планирование.
✳️Фишка атомного планирования: приведение в порядок задач на месяц по всем ключевым сферам.
РУТИНА
Запиши в календарь или трекер все рутинные процессы – то, что повторяется каждый или почти каждый день. Так ты увидишь, сколько есть времени на самом деле для больших дел. Пример рутины: проверка почты, собрать детей в садик/школу, дорога до дома, готовка, проверка уроков и тп.
БИЗНЕС
Обычно планирование этой сферы «съедает» больше всего времени. Внеси в свой календарь все обязательные и важные мероприятия по основной деятельности. Как правило, это деловые встречи, работа с клиентами, звонки, планёрки, собрания, презентации и так далее.
БОЛЬШИЕ ДЕЛА/ПРОЕКТЫ
Внеси «большие» дела – начало новых проектов, значимые события или действия (например, походы к врачу, написание книги). Так ты поймёшь, сколько у тебя реально времени на это. Поставь сюда что-то для достижения своего глобального результата из списка «100 мечт в жизни».
⚠️ Для планирования больших дел и проектов очень удобна Асана. Ссылка на этот сервис есть выше.
СЕМЬЯ
Впиши в планер все значимые для семьи задачи на месяц: визит к врачу, детские кружки, секции, которые ты контролируешь – на это тоже уходит время! Внеси совместные мероприятия с семьей или партнёром: скинь всем приглашения, добавь их в общий календарь.
У нас в семье есть обязательные свидания с мужем и 1 час с каждым ребёнком наедине (у меня трое детей).
ФОРС-МАЖОР
Как ни парадоксально звучит, форсмажорное время тоже можно запланировать! Если что-то пойдёт не по плану, отменится и тп, приступай к делам из списка «Сделать в свободное время».
ОБУЧЕНИЕ
Проанализируй своё и детское обучение. Выдели и запиши себе время на выполнение домашних заданий и тех курсов, которые ты купил(а).
ДЛЯ СЕБЯ
Обязательно планируй время для ухода за собой и время для себя. Забей время даже для утренней йоги. Так будет сложнее “слиться”, и точно ничего не назначишь в этот промежуток.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК
Это отнимает кучу сил и времени обычно. Сделай ревизию дома и запиши, что, с какой периодичностью нужно закупать: бытовая химия, уходовые средства, разные «расходники».
ПРОДУКТЫ
Проанализируй наличие продуктов. Составь списки для компаний доставщиков, исходя из вашего потребления или меню. Спасибо ковидному времени, возможности доставок сейчас очень широки. Можно заранее закупать всё необходимое и не тратить время на дорогу, поездки, очереди и тп.
РАСХОДНИКИ
Проведи ревизию всех запасов домашней аптечки, бытовой химии, одежды, канцелярии и прочего. Выброси упаковки с вышедшим сроком годности. Составь список, что нужно пополнить и когда.
ДОМ
Сделай чекап обустройства дома, квартиры. Подумай, что нужно будет поменять, улучшить, докупить или выбросить в текущем месяце. Я обычно беру один час в неделю на организацию дома.
ГАРДЕРОБ
Проанализируй ваш семейный или свой личный гардероб: химчистка, ремонт, что-то докупить себе и детям.
____________________________________________________________________________
Если бы мы были «сферическим цыплёнком в вакууме», вернее человеком, свободным от всех систем (семья и работа, социум и так далее) – нам было бы проще двигаться при достижении своих целей.
Люди привносят в нашу жизнь много хаоса, отбирают очень много энергии, наделяют нас своими идеями и целями, всячески влияют на нас. Но при этом они же и являются для нас источником вдохновения, ресурса, любви, других приятных эмоций и очень сильно влияют на наш уровень счастья.
Счастье — это то, что сквозит в каждом пункте атомного планирования. Выполняя эту практику, мы становимся чуть более счастливыми.
Это значит, мы получаем более прозрачное и ясное понимание, что мы делаем сейчас, в настоящий момент времени, для чего, с помощью каких ресурсов, и что это привнесёт в нашу жизнь.
Про счастье можно говорить очень много и очень подробно. Последние несколько лет я исследую именно эту тему, увеличивая количество счастья в своей жизни и в жизни своих клиентов и учеников.
Счастье, как энергия, проявляется только в момент действия — когда ты начинаешь делать это в виде конкретных шагов.
Человек — это система. Система всегда развивается и усложняется. И если ты «знаешь, но не делаешь», то космически ты отстаёшь от будущего — входишь в конфликт со своим Я. Игнорируешь свои потенциальные возможности. Знаешь, но не делаешь - регрессируешь.
САМА ЦЕЛЬ – НИЧТО, ДВИЖЕНИЕ К НЕЙ – ЭТО ВСЁ. ДЕЛАЙ ЭТО С УДОВОЛЬСТВИЕМ!