Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях

Понятие об описи дел, история ее создания и место в системе научно-справочного аппарата. Архивная опись как внутрифондовый первичный учетный документ и справочное пособие по составу и содержанию единиц хранения. Ее информационная и учетная функции.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http :// www . allbest . ru /
Тема работы «Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях», так как именно архивная опись является базовым справочником российского архива. Архивная опись, будучи справочником по содержанию и учёту документов, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.
Проблема изучения архивной описи занимает значительное место в трудах современных ученых, архивистов, документоведов. Проблемой изучения понятия и назначения архивной описи, истории создания архивной описи, ее места в системе научно-справочного аппарата занимались Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Е.Н. Сахарова. Л.И. Белянина, Е.В. Алексеева уделяли внимание изучению архивной описи как справочника по учету и содержанию документов. Также в рамках этой темы были изучены основные правила работы архивов организаций и методические рекомендации по составлению архивных описей.
Исходя из темы нашей работы учитывая, что архивная опись является архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел, она выполняет ряд важных функций. В рамках данной работы подробно рассмотрены две функции: информационная, которая раскрывает состав и содержание документов, и учётная, которая обеспечивает учёт единиц хранения.
Объект исследования: архивные описи дел.
Предмет исследования: архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях Российской Федерации.
Цель работы: анализ архивной описи как справочника по содержанию и учёту единиц хранения в организациях и архивных учреждениях современной России.
1. рассмотреть понятие, назначение архивной описи, историю ее создания и место в системе научно-справочного аппарата;
2. охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый первичный учетный документ;
3. охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения.
Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, 8 приложений и списка источников и литературы.
В первой главе рассмотрены общие понятия об архивной описи, ее назначение, история создания и место в системе НСА.
Вторая глава посвящена изучению учетной функции архивной описи.
В третьей главе рассматривается информационная функция архивной описи.
Приложения представлены формами описей, титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи.
Проблема архивной описи остается актуальной на сегодняшний день, так как именно архивная опись является основным архивным справочников в архивных учреждениях и организациях России, занимает особое место в системе НСА архива, является справочником, раскрывающим состав и содержание единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета, справочником, обеспечивающим эффективный поиск архивной документной информации.
1. Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата (НСА)
Архивная опись является базовым архивным справочником. Опись одновременно представляет собой учетный документ и основной элемент научно-справочного аппарата, обеспечивает оперативный поиск дел. На основании описи создаются другие справочники системы научно-справочного аппарата архивов (государственных, муниципальных, ведомственных). Составление описи начинается в делопроизводстве. Создание описи является завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве, подлежащими передаче на хранение в ведомственные и государственные архивы.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
“Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета “. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19)//ИПС «Консультант Плюс».
Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.
- на дела постоянного хранения (Приложение 1);
- дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
- дела по личному составу (Приложение 3);
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. с. 23
Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Ряд ведущих архивистов выделяют три важнейшие функции архивной описи: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет количества дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важной элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. Архивоведение. Уч. для нач. проф. обр-я. Учеб. пособие для сред. проф. обр-я. / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.В.П. Козлова. 5-е изд., допол. М.: Издательский центр «Академия», 2007. с.136-137
В рамках темы нашего исследования более детально будут рассмотрены информационная и учетная функции архивной описи: информационная как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения; учетная функция как внутрифондовый первичный учетный документ.
Архивная опись составляется в соответствии с классификацией дел архивного фонда, которая состоит из двух этапов:
1. Разработка схемы классификации дел фонда.
2. Распределение дел в соответствии со схемой классификации.
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения - фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.
Архивная опись состоит из собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя (приложение 4) и справочного аппарата.
Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:
2) делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
3) заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
4) крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Графа 1 -- «Порядковый номер» -- отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).
Графа 2 -- «Делопроизводственный индекс» -- это номер дела, присвоенный в делопроизводстве.
Графа 3 -- «Заголовок дела» -- отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятых или предусмотренных в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках -- общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.
Графа 4 -- «Крайние даты» -- раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написания в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то -- 4 строки.
Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.
Графа 5 -- «Количество листов» -- дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу. Архивоведение. Уч. для нач. проф. обр-я. Учеб. пособие для сред. проф. обр-я. / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.В.П. Козлова. 5-е изд., допол. М.: Издательский центр «Академия», 2007. с. 141-142
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
1.Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
2.Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
3.Порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
4.Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
5.При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
6.Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. с. 23-24
Законченная опись оформляется соответствующим образом, то есть составляется справочный аппарат. Он выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет
Состав справочного аппарата к описи включает:
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы -- переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.
Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).
В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.
Предисловие -- один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь -- учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:
исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение - фондообразователь;
дату образования и подчиненность учреждения - фондообразователя;
функции, масштаб деятельности, структуру учреждения - фондообразователя и их изменения;
организацию системы делопроизводства;
даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения - фондообразователя.
Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).
В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.
Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.
Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей -- ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.
Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.
К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе - заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, Архивоведение. Уч. для нач. проф. обр-я. Учеб. пособие для сред. проф. обр-я. / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.В.П. Козлова. 5-е изд., допол. М.: Издательский центр «Академия», 2007. с.142-146 например:
В опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Таким образом, архивная опись является базовым справочником российских архивов, занимая особое место в системе научно-справочного аппарата. Значение описи определяется тем, что архивная опись как учетный документ и справочник по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников.
Опись является одним из древнейших архивных справочников.
Рассмотрим историю этого важного справочного пособия.
Первые описи начали создаваться еще в XIII веке. Их целевое назначение сводилось к учету и охране документов.
Вместе с тем описи служили средством розыска документов для их использования в справочно-практических целях.
Описи, созданные в XIII - XV веках, в большинстве случаев представляли краткие бессистемные перечни рукописей или книг.
Описи XVI века, несмотря на крайнее многообразие, являлись более совершенными: в них давалось перечисление документов в разных вариантах. Так, в одних описях документы давались как отдельно, так и по группам, в других - только по группам, образованным по корреспондентскому признаку.
В XVII веке законченные производством документы учитывались в различного рода описях. Характер и степень подробности этих справочников отличаются друг от друга, но из них можно почерпнуть ценные сведения об отдельных документах и делах, их систематизации и описании.
В описях этого периода во многих случаях обозначалось содержание документов. Оно чаще всего давалось в виде подробного пересказа, с оценкой подьячими фактов, содержащихся в описываемых документах.
Почти во всех случаях в описях отмечались печати и подписи. Обозначались и внешние особенности документов: материал, на котором они были написаны, обнаруженные дефекты, следы порчи документов, степень их сохранности и даты, а в случае их отсутствия делались оговорки об этом.
Важной чертой описи XVII века являлось также то, что в них впервые делались ссылки на номера единиц хранения. Это ярко подчеркивало инвентарный, то есть учетный характер описей.
В XVIII веке реформаторская деятельность Петра I затронула и такую область, как делопроизводство. В 1720 году Генеральным регламентом вводятся описи "вершенных", законченных производством, и "невершенных", то есть не законченных производством, дел.
Описи XVIII века, как и описи предыдущего, носят все еще инвентарный характер.
Уже в начале XIX века, вскоре после создания системы министерств, стало обязательным составление описей при периодической сдаче документов из делопроизводства в архивы ведомств. Дела сдавались отделениями департаментов по мере их завершения. Соответственно составлялись и описи. В сдаточных описях указывались номера и заголовки сдаваемых дел. Заголовки во многих случаях были неполными, так как составлялись по первому включенному в дело документу и не содержали сведений о том, чем завершилось дело. Заголовки дел в сдаточных описях группировались по разрядам, то есть по группам постоянного, длительного и краткосрочного хранения.
На исключительную важность описей для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения: П.М. Строев, А.Х. Востоков, Н.В. Калачев, Д.Я. Самоквасов.
Характерно, что в XIX веке за архивными документами признали не только практическую, но и научную ценность. В связи с этим возникла необходимость составлять описи с целью их издания. Перед архивистами встала задача разработки таких методов описания документов, чтобы описи удовлетворяли запросам исследователей.
Наиболее ценный опыт составления этого архивного справочника, выработки теоретических основ описания относится именно к XIX веку. Так, к концу его первой половины обозначились две точки зрения на задачи описательных работ, яркими представителями которых были П.М. Строев и А.Х. Востоков.
П.М. Строев стоял за краткие приемы описания, сущность которых заключалась в составлении заголовка и обозначении характерных особенностей описываемых материалов. Составленные и изданные им описи древних рукописей и старопечатных книг отличались лаконичностью и сжатостью описания.
Помимо применения приемов краткого описания П.М. Строев разработал и общую схему описания: предисловие, собственно описание, указатели.
Представитель другого направления -- А.Х. Востоков подходил к описанию рукописей не как архивист, а, скорее, как палеограф и языковед. Он считал необходимым подробно раскрывать содержание каждой рукописи, обращать внимание на наиболее важные, с точки зрения составителя описи, места, приводить обширные выписки из текста, воспроизводить начертания букв, не исправлять ошибки писцов. А.Х. Востоков выдвигал требования анализа документов, точного установления автора, адресата, места и времени происхождения документа.
Работа по составлению и изданию описей значительно расширилась во второй половине XIX века. Этим занимались многие ведомственные архивы (Сената, Синода, Московского архива Министерства юстиции и др.), местные архивы, исторические общества, научные кружки.
Перед составителями описей встали новые проблемы:
для каких целей должны издаваться описи (только для научных или как для научных, так и для практических);
возможно ли сочетать в одном типе описания задачи по обслуживанию научных и практических интересов;
что является критерием научности описей.
Видный российский архивист, создатель архивоведения (первый профессор по этой дисциплине), долгое время возглавлявший Московский архив Министерства юстиции Н.В. Калачев понимал огромное значение документов как для практических целей архивного дела, так и для исторической науки. Разделив все имеющиеся на тот период описания на три «системы» и проанализировав их, Н.В. Калачев не нашел ни одну из них удовлетворительной. Он выдвинул два основных типа описания: краткие инвентарные описи (только для внутренних целей архива) и подробные описания (для обслуживания интересов науки).
Очень интересны взгляды на эти проблемы другого крупнейшего российского архивиста Д.Я. Самоквасова, который выдвигал и отстаивал один тип описания -- краткие инвентарные описи. Однако они должны были сочетать в себе несколько функций:
охранять архивные документы от расхищения;
знакомить ученых с документами до личного посещения ими архива;
облегчать архивные справки практического и научного характера.
Таким образом, этот важнейший архивный справочник должен был предназначаться одновременно и для практических, и для научных целей, что являлось вполне оправданным.
В первой половине XX века большое внимание описанию дел и составлению описей уделяли такие известные архивисты, как М.С. Вишневский, Н.А. Фомин, К.Г. Митяев.
В 1920 - 1930 годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать «научной», а какую «лженаучной», обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940 - 1950 годах.
М.С. Вишневский показал многогранное значение описей как одного из элементов научно-справочного аппарата к документам архива, разработал структуру этого архивного справочника и т.п.
Другой крупный архивист Н.А. Фомин впервые применил термин «описательная статья» описи, требовал излагать заголовок с максимальной точностью. Он писал, что формулировка заголовка должна быть такой, чтобы понятие, даваемое этим заголовком, было не уже, не шире содержания документов. Фомин уточнил понятие аннотации, указав, что оно не дополнение к заголовку, а конкретизация, более глубокое раскрытие содержания дела.
Интересно, что в 1920 - 1930 годы наряду с привычными для нас инвентарными описями, закрепляющими расположение единиц хранения в пределах фонда, получили распространение так называемые суммарные (систематические) описи, составлявшиеся на основе инвентарных, описательных статьей, в которых являлась группа единиц хранения, а не одно дело.
Н.А. Фомин указывал, что для научного исследования и поиска документов служат систематические описи, которые составляются после инвентарных и издаются архивом. Эта опись по своему объему должна быть меньше, во всяком случае, не больше, чем инвентарная опись на то же количество единиц хранения. В ней должны быть обобщены единородные по содержанию и другим признакам архивные материалы, и ее построение не должно зависеть от системы организации дел архивного фонда. В этих описях могли раскрываться не только состав и содержание дел, но и в необходимых случаях -- отдельных документов. Следует отметить, что, учитывая требование не закреплять систематизацию дел фонда и раскрывать содержание дел, если потребуется, вплоть до документа, систематическая опись Н.А. Фомина ближе всего к обзору фонда (в современном понимании этого справочника).
Большой вклад в решение проблем составления этого архивного справочника внес и видный историк-архивист К.Г. Митяев, который четко сформулировал понятие научной описи. Под научными он понимал описи, которые отражали историческую организацию документов и закрепляли ее, отличались точностью данных и единством приемов описания документов.
Важное значение для дальнейшего развития рассматриваемой проблемы имело издание: Основных правил работы государственных архивов СССР (1962 и 1984 гг.), Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 г.), Основных правил работы ведомственных архивов (1986 г.) и учебника «Теория и практика архивного дела в СССР» (1966 и 1980 гг.). Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 2. с. 99-101.
2. Архивная опись как внутрифондовый первичный учетный документ
В рамках данной главы будет рассмотрена учётная функция архивной описи. Эта функция состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Количество листов дает представление об объеме единицы хранения.
Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а, с другой стороны, -- всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи. Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. с. 6
Порядковый номер единицы хранения является обязательным структурным элементом описательной статьи описи.
Пример оформления порядкового номера и количества листов из Государственного архива Орловской области, фонда № Р-1, опись № 1 дел постоянного хранения за 1917-1928 годы:
Приказы губвоенкома, воззвание звенигородцев о готовности защищать Советскую власть.
Статистический обзор Орловской губернии за 1917 год.
Схемы организации Советской власти в губернии.
Протоколы заседаний Дмитровского уисполкома. Копии
Ведомости на выдачу заработной платы служащим гостиницы «Россия».
Протоколы заседаний президиума губисполкома. Копии
Обязательные постановления и приказы Елецкого уисполкома. Копии
Протокол № 81 заседания президиума губисполкома и материалы к нему.
Протоколы заседаний президиума и пленума Дмитровского уисполкома.
Протоколы заседаний президиума губисполкома и материалы к нему.
Протоколы заседаний пленума Болховского уисполкома. Копии
Пример оформления порядкового номера и количества листов из ОАО «Гамма», опись № 1 дел постоянного хранения за 2003-2004 годы:
Протокол общего собрания акционеров от 23.05.2000, документы к нему
Протоколы заседаний Совета директоров и Правления акционерного общества
Протоколы совещаний у генерального директора
Распоряжения по основной деятельности
Отдел совершенствования организации нормирования и оплаты труда
Штатное расписание на 2003 год, документы к нему
Статистические сведения о численности, заработной плате и движении работников (ф. П-4, 1-т, условия труда) за 2003 год
Отдел технической организации производства
Баланс производственной мощности за 2003-2004 г.
Статистические сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях (ф. № 7-травматизм) за 2003-2004 годы
Смета и отчеты по профбюджету за 2003 год
Протокол общего собрания акционеров от 23.05.2000, документы к нему
Протоколы заседаний Совета директоров и Правления акционерного общества
Протоколы совещаний у генерального директора
Распоряжения по основной деятельности
Статистические сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг по видам экономической деятельности (ф. № П-1) за 2004 год
Отдел совершенствования организации нормирования и оплаты труда
Штатное расписание на 2004 год, документы к нему
Отдел технической организации производства
Статистические сведения об использовании объектов промышленной собственности, об инновационной деятельности (ф. № 4-инновация, 1-технология) за 2004 год
Смета и отчеты по профбюджету за 2004 год
Пример оформления порядкового номера и количества листов представлены в Приложениях 6,7,8. Порядковые номера в данных приложениях присваиваются в порядке валовой нумерации.
При помощи такого элемента как порядковый номер можно легко и быстро найти необходимую информацию, а именно нужный документ или дело.
При учете описанных и неописанных документов (россыпи) может быть указано количество дел, документов или листов. При учете описанных
Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях курсовая работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Пособие по теме Понятия по философии
Темы Для Сочинений Крылова 6 Класс
Реферат по теме Решение задачи о кратчайшем маршруте
Реферат: Стандартизация и сертификации
Контрольная Работа На Тему Нормативные Основы Местного Самоуправления
История Парикмахерского Искусства Дипломная Работа
Психолого Педагогическая Коррекция Нарушений Внимания Курсовая
Сочинение Моя Любимая Басня Крылова 5 Класс
Сочинение: «Накануне» Тургенева
Курсовая Работа На Тему Учет Хранения И Движения Продукции Фирмы
Как Написать Сочинение По Картине 7 Класс
Титульный Лист Реферата Ворд
Реферат: Дихання
Дипломная работа по теме Практика и проблемы преодоления противодействия расследованию преступлений
Любая Тема Сочинения По Литературе
Реферат: Практика рассмотрения дел с участием таможенных органов
Реферат На Тему Русская Летопись
Реферат: Неклассическая философия. Скачать бесплатно и без регистрации
Налог На Прибыль Организаций Курсовая 2022
Финансирование Курсовая Работа
Змеи - Биология и естествознание презентация
Анализ финансового состояния ООО "ТД Акульчин" - Бухгалтерский учет и аудит отчет по практике
Анализ и аудит финансовой отчетности предприятия - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа