Апостиль. Что это, когда он нужен и как его раздобыть

Технология финансов

У всех нас много официальных документов: паспорта, свидетельства, справки. Возможно, всё это даже аккуратно отсортировано, а с самых важных документов сняты нотариально заверенные копии, и вы готовы к схватке с любым бюрократом в России. Но как сделать так, чтобы за рубежом ваши документы не превратились в тыкву? Читайте в новом материале «Технологии финансов».

Российские документы за границей

Начнём с простого, но неочевидного: из всех российских документов в большинстве стран мира принимается без всяких вопросов и условий только паспорт. При этом речь именно о загранпаспорте: если вы в требованиях третьей страны читаете «Паспорт страны происхождения», то имеется в виду не общегражданский паспорт, а его заграничный собрат. Все остальные документы нужно обязательно легализовать в той стране, где вы по какой-то причине временно или постоянно собираетесь проживать. Без этого их просто не примут ни в одном госучреждении.

Чтобы избежать лишних затрат денег и нервов, рекомендуем начать с того, чтобы прочитать требования страны прибытия и составить список необходимых вам для легализации документов. Зайдите на официальные сайты страны, куда вы едете, выпишите список документов. Следующим шагом проверьте, что об этом пишут в иммигрантских чатах. Ценность этого источника информации не стоит недооценивать, но не забывайте при этом проверять полученные сведения на достоверность.

Апостиль

Итак, у нас сформировался определённый список документов, что дальше? Начинаем легализацию. В идеальном случае страна, в которую вы собираетесь ехать, является участником Гаагской конвенции 1961 года (Конвенции об апостиле). Это сильно упрощает жизнь, поскольку Россия тоже подписала эту конвенцию, что означает взаимное признание обеими странами официальных документов, выданных и заверенных друг другом. В целом, конвенцию подписали большинство стран мира, кроме Канады, Китая и подавляющего числа Ближневосточных и Африканских стран.

Апостиль – это специальный штамп большого размера, который ставится на документ, после чего бумага начинает действовать в других странах-участницах конвенции.

Важно:

Вы можете поставить апостиль только в России. Консульства и посольства в других странах не смогут вам помочь.
Документы на апостилирование могут подать и получить ваши доверенные лица, если вы уже находитесь за границей. Нотариальную доверенность для этого можно оформить в посольстве РФ.
Апостилируют только оригиналы или дубликаты документов. На копии апостиль не ставится (за исключением нотариальных, но в этом случае апостиль подтверждает не содержание документа, а подпись нотариуса).
Если у вас очень старый документ, наподобие свидетельства о рождении советского образца, то лучше заранее поменять его на новый, так как старые документы апостилируют очень неохотно.
Подавайте документы в том регионе, где нет большой очереди. Если есть выбор между Москвой и Московской областью, то лучше обратиться в область. А ещё лучше — в любой другой регион, подальше от столицы.
Гораздо удобнее подавать документы через Госуслуги.
Если вам пришёл отказ по причине того, что не был получен ответ от школы/ВУЗа/ЗАГСа — звоните и пишите напрямую в эти организации и требуйте, чтобы они ответили на запрос о подтверждении документов.
В России апостилированием, как правило, занимается то ведомство, которое выдало документ.

Последний пункт нужно пояснить: вы не можете просто сдать все документы на апостилирование одной пачкой в одно окно. В зависимости от того, какие документы вам нужно апостилировать, вам помогут следующие ведомства:

Департамент образования вашего субъекта РФ занимается документами об образовании.
Свидетельства, которые выдаются ЗАГС апостилируются, соответственно, в ЗАГС.
Генеральная прокуратура может заверить документы, которые выданы любой прокуратурой.
МВД апостилирует справки о несудимости, выписки из своих архивов, справки о реабилитации и т.д.
Министерство обороны ответственно за документы о военной службе.
Росархив может апостилировать архивные справки из федеральных архивов (региональные справки апостилируются в регионах).
Минюст ответственен за все остальные документы: нотариально заверенные копии, официальные документы федеральных и региональных госорганов, муниципалитетов, судов.

Консульская легализация

Хорошо, а что если нам не повезло и мы едем в страну, которая апостили не признаёт? Тогда процедура усложняется в разы, так как нужно будет делать консульскую легализацию.

Придётся провести документ через несколько инстанций, что займёт больше времени, потому что все этапы делаются в разных местах, и вам придётся походить между разными учреждениями.

Консульская легализация документа в России состоит из четырёх стадий:

Удостоверение документа у нотариуса (вместе с переводом и удостоверением подписи переводчика).
Удостоверение подписи нотариуса Министерством юстиции Российской Федерации.
Удостоверение печати Минюста и подписи уполномоченного должностного лица в Консульском департаменте МИД РФ.
Удостоверение в консульстве государства, принимающего исходящий документ.

Перевод и признание

Нужно ли сразу переводить документы на английский, немецкий или китайский?

Зависит от требований страны переезда. Зачастую требуется сделать перевод именно в той стране, куда вы переезжаете. Есть ли необходимость в присяжном переводчике, как заверяется перевод — про всё это вы можете прочесть на официальных сайтах страны переезда. Не забудьте сделать это заранее.

Важный момент: если ваши документы составлены на русском языке, то теоретически проблем с переводом не должно возникнуть ни в одной стране: русский язык распространён. Но вот сможете ли вы перевести свидетельство о рождении с узбекского, находясь в Уругвае? Один из вариантов решения такой проблемы — перевести документы на русский в России, а потом в Уругвае на испанский, получив справку в местной коллегии переводчиков о том, что переводчика с узбекского на испанский в стране нет.

Вывод

Почти любые документы можно легализовать или добиться их признания, но важно подходить к этому вопросу с чётким планом, ведь бюрократия в этих вопросах ужасно нетороплива, а значит, цена ошибки может измеряться месяцами.