Удивительный Amazing Marvin

Сложно представить успешное распределение собственного времени без ведения списка задач. В стандартных приложениях наподобие Todoist мне не хватало средств для того, чтобы встраивать свои задачи в более широкий контекст, планируя их не только на уровне дней или недель, а с прицелом на месяцы. В более гибких приложениях (например, Trello) мне не хватало достаточной автоматизации. Случайным образом я узнала о приложении Amazing Marvin, которое предлагает едва ли не максимально возможное количество инструментов для трекинга задач и поддержания продуктивности. Я пользуюсь этим приложением больше полугода и пока что считаю его наиболее оптимальным из тех вариантов, которые я пробовала.

На первый взгляд, создаётся впечатление, будто Amazing Marvin представляет собой классический task manager: на заглавной странице располагается список задач на текущий день, присутствуют средства добавления ярлыков к задачам, распределения их по категориям, указания сроков выполнения и т. д.

Но настоящая магия начинается при использовании всевозможных дополнений, список которых растёт с развитием приложения. Возможно, одной из причин, по которой Amazing Marvin настолько совпал с моими запросами, является то, что создательница этого приложения Кристина Вилнер заложила в его основу принципы психологии продуктивности, которые учитывают ограниченность не только времени, но и ментальных ресурсов. И среди инструментальных дополнений, которые соответствуют этим принципам, могут оказаться полезными следующие:

• Волшебный помощник прокрастинатора
  Если задача вызывает страх и трепет, бывает полезным использовать функцию "Procrastination Wizard" и ответить на ряд вопросов, которые либо позволят аккумулировать эмоциональный ресурс для выполнения задачи, либо трансформировать её организацию (например, разделить на блоки, если она слишком большая), либо со спокойной совестью отложить её выполнение, осознав её нерелевантность.

• Счётчик прокрастинации
  Эта функция добавляет к задаче восклицательные знаки в соответствии с количеством раз (дней), когда задача откладывалась. Это помогает не игнорировать откладываемые задачи.

• Матрицы задач
  Блоки задач можно организовать в матрицы 2x2, каждый элемент которой соответствует заданной категории. В частности, эту функцию можно использовать для создания матрицы Эйзенхауэра или её аналогов для оценки срочности и важности выполнения задач.

• Таймеры
  Amazing Marvin даёт возможность использовать таймер, "метод помидора" и обычный трекинг времени, затрачиваемого на задачу.

• Выбор фокуса
  Для избегания риска "распыления" на слишком большое количество задач Amazing Marvin предлагает каждый день выбирать фиксированное количество проектов, на которых нужно сфокусироваться.

Вторая особенность приложения – отсутствие обязательной привязки ко времени и возможность глобального планирования. При создании задачи можно указать конкретный день её выполнения, привязать к ней дедлайн со счётчиком дней до его наступления (в этом случае приложение может автоматически запланировать выполнение задачи за день до дедлайна) или же указать неделю или месяц планируемого выполнения задачи.

В дальнейшем при распределении времени полезно учитывать весь пул задач, запланированных в пределах недели или месяца. Например, каждый понедельник я распределяю задачи из списка на неделю по конкретным дням. Наглядное представление для глобального планирования также обеспечивает специальный Dashboard, в котором демонстрируются задачи на текущую неделю, на текущий месяц, а также ближайшие дедлайны. Шкалы внизу каждого списка показывают соотношение выполненных задач и времени, остающегося до завершения недели или месяца. Так пользователь понимает, укладывается ли он в сроки.

Также при планировании я часто указываю время, которое предположительно потрачу на задачу. Это позволяет реалистично оценивать свои возможности. В частности, на заглавной странице можно установить шкалу, в которой суммируются запланированные временные затраты по всем задачам, и если эта сумма достигает каких-то неадекватных отметок, это служит поводом распределить задачи иным способом.

Ещё одна функция, помогающая ориентироваться в своих планах – это синхронизация с календарём (в этом случае шкала, представленная выше, будет учитывать и время событий из календаря), а также функция распределения блоков времени под те или иные задачи и проекты.

Третья характеристика приложения – возможность организовать задачи в иерархию любой сложности. Минимальный элемент, которым оперирует приложение, – это задача. В свою очередь, задачи возможно объединять в рамках проекта, у которого есть свои атрибуты в виде сроков и т. д. Задачи и проекты распределяются по категориям (папкам) в заглавном списке всех задач. Также немаловажной функцией является установка зависимости и очерёдности между задачами: в этом случае устанавливается запрет на выполнение задачи до тех пор, пока не будет выполнена другая.

Наконец, Amazing Marvin предлагает следующие инструменты для саморазвития и самореализации:

• Трекер привычек
  В приложении можно отслеживать свои привычки (как с позиции формирования полезных привычек, так и с позиции избавления от вредных). В этом случае список привычек отображается над списком задач, запланированных на текущий день.

А в специальном разделе можно оценить свой прогресс.

• Следование целям
  У меня есть долгосрочные цели, которые не являются частью моей рабочей деятельности, не особо срочные и кажутся скорее чем-то эфемерным. Например, я всю жизнь мечтаю написать "ту самую" книгу. Или мне хотелось бы сильнее развиваться в сфере научной популяризации. Для таких ситуаций в Amazing Marvin создан специальный раздел. В нём указывается цель и сроки её достижения. К каждой цели можно привязывать списки задач, проекты и привычки, а также количественные показатели приближения к ней (например, количество написанных страниц будущей книги или количество статей в научно-популярных изданиях). Ещё можно указать то количество ресурсов (времени, задач и др.), которое пользователь готов вкладывать в достижение цели каждую неделю и которое затем отслеживается: даже если я пишу по половине страницы в неделю, я с большей вероятностью смогу завершить книгу, чем если бы я не делала и этого. Функционал этого раздела полезен для меня тем, что служит напоминанием о том, что выполнение даже незначительных задач может быть связано с конечной целью, достижение которой для меня очень важно.

Я перечислила лишь часть функций, доступных в приложении. Потребовалась бы большая изобретательность, чтобы придумать режим организации задач, с которым Amazing Marvin бы не справился. Тем не менее у приложения есть свои минусы:

1. Разнообразие функций может ошарашить. Придётся посвятить некоторое время тому, чтобы подобрать для себя наиболее удачное их сочетание и отбросить ненужное. Для этих целей команда приложения предоставляет подробные справочные материалы. В процессе калибровки приложения под свои запросы следует помнить, что приложение должно работать на пользователя, а не наоборот.
2. Amazing Marvin не адаптирован под использование несколькими пользователями, т. е. он не подойдёт для организации задач в команде. Впрочем, это приложение и позиционируется как средство индивидуальной эффективности, а не групповой.
3. Не всегда удобно использовать приложение в мобильной версии, но основные функции в ней реализованы.
4. Приложение не бесплатно. Возможно приобретение подписки или пожизненного доступа. Пробный период использования приложения составляет месяц, это достаточное время для того, чтобы почувствовать, насколько такая система близка пользователю. Для студентов доступны скидки.

Несмотря на перечисленные недостатки, для меня Amazing Marvin оправдал своё название и внёс не только подобие порядка в хаос проектов и задач, но и нечто, что можно назвать peace of mind.