9 วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงาน
Weladee
สิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ คือการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างแม่นยำ ข้อมูลที่เกียวกับเวลา สำหรับงานที่เรียกเก็บเงิน และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ช่วยให้มั่นใจได้ว่า:
- การประมวลผลเงินเดือนที่ทันเวลา
- การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับด้านแรงงาน
- การบังคับใช้นโยบายบริษัท
- คำนวณการออม
สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน คือการเลือกระบบติดตามการเข้างานที่มีประสิทธิภาพ และไม่ใช้เวลานาน หรือยุ่งยากสำหรับพนักงาน มิฉะนั้นข้อมูลจะไม่น่าเชื่อถือ สำหรับบันทึกแรงงาน การรายงาน และงานอื่น ๆ ที่ขึ้นอยู่กับความถูกต้อง
กุญแจสำคัญคือการตรวจสอบสิ่งที่มีอยู่ในตลาด และเลือกโซลูชั่นที่เหมาะสม นี่คือ 9 วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ที่สามารถช่วยงานบุคคล ได้
1. ติดตามพนักงานนอกสถานที่ด้วยระบบบันทึกเวลาบนโทรศัพท์มือถือ
การติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานเมื่อพวกเขาทำงานนอกสำนักงาน อาจจะเป็นเรื่องยากหากปราศจากระบบการบันทึกเวลาผ่านโทรศัพท์มือถือ ข้อมูลชั่วโมงการทำงานของพนักงานนี้ สามารถใช้กับระบบเงินเดือนที่ต้องคำนวณจากชั่วโมงการทำงานที่ถูกต้อง
ดาวเทียมระบุตำแหน่ง หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า GPS ทำงานบนโทรศัพท์มือถือ นายจ้างสามารถมั่นใจในชั่วโมงการทำงานของพนักงาน จากข้อมูลที่รวบรวมผ่านโทรศัพท์ของบริษัท และที่เปิดใช้งาน GPS เพื่อให้มีการติดตามการเคลื่อนที่ของพนักงานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย การเพิ่มเทคโนโลยี QRCode และ iBeacon คุณจะหลีกเลี่ยงการโกงการบันทึกเวลาเข้า / ออก
2. ใช้เครื่องรูดบัตรติดผนัง
เครื่องรูดบัตรแบบติดผนัง คือเครื่องตอกบัตรที่อัปเดตแล้ว แทนที่จะใช้บัตรลงเวลาพนักงานจะใช้บัตรประจำตัวของตนในการบันทึกเวลาเข้าและออก ข้อมูลจะโอนไปยังคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ โดยคำนวณชั่วโมงการทำงานสำหรับการเข้างานของพนักงาน
เครื่องรูดบัตรสำหรับพนักงานบางคนที่ไม่ได้เป็นเจ้าของสมาร์ทโฟน
หรือที่เรียกว่าชุดอุปกรณ์เวลาดี
3. ตรวจสอบว่าจำนวนชั่วโมงครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน คือการมีระบบที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการจับเวลา การให้ข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้การจ่ายเงินเดือนที่เร็วขึ้น และกลไกการรายงานอื่นๆ ไม่ว่าระบบจะเป็นแบบแมนนวลหรือแบบอัตโนมัติ ประเด็นที่ยากในการติดตาม และอนุมัติชั่วโมงการทำงานของพนักงานจะยากขึ้น ด้วยระบบที่ไม่ปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ
4. มีระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ
การติดตามอย่างถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบต่างๆ สาเหตุทั่วไปของการไม่ปฏิบัติตามนั้น มาจากการเก็บบันทึกที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เพียงพอ การใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อติดตามเวลา และการเข้างานสามารถช่วยลดข้อผิดพลาด และป้องกันการฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งเกิดจากการไม่ปฏิบัติตาม
5. ใช้ซอฟต์แวร์บันทึกเวลา ที่พนักงานสามารถยอมรับได้
ความสามารถในการดู และติดตามข้อมูลการเข้า-ออกงานในระบบส่วนกลางระบบเดียวให้คุณค่ามหาศาลแก่บริษัท พนักงานสามารถตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน ตลอดจนเวลาที่บันทึกเข้า-ออกงาน และสิทธิ์การลาป่วยที่มีอยู่ คุณลักษณะเหล่านี้มีส่วนช่วยให้พนักงานสามารถใช้ซอฟต์แวร์การเข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย
การติดตามเวลาเป็นงานที่พนักงานส่วนใหญ่โปรดปรานน้อยที่สุด ระบบที่ง่ายซึ่งต้องใช้การทำงาน และการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย จะช่วยเพิ่มโอกาสในการใช้งานซึ่งทำให้การเลือกลงทุนเป็นสิ่งที่ดี
พนักงานยังชื่นชมระบบบริการตนเอง ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อสอบถามเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน หรือสิทธิ์การลาคงเหลือ
6. เลือกระบบที่รวมเข้ากับแอพพลิเคชั่นอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
การใช้ซอฟต์แวร์ที่มีไว้เพื่อรวบรวมข้อมูลโดยเฉพาะจะแก้ปัญหาได้เพียงบางส่วนเท่านั้ นเมื่อมองหาวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามชั่วโมงการทำงาน ส่วนอื่นๆ คือความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลกับแอปพลิเคชันอื่นๆ
สิ่งนี้สำคัญมากสำหรับการจ่ายเงินเดือน การหยุดงาน และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตามหลักการแล้ว การแลกเปลี่ยน และการรวมข้อมูลควรเป็นไปอย่างราบรื่น
7. มีระบบติดตามที่ช่วยให้การรายงานและการบริหารงานเสร็จสมบูรณ์
สิ่งที่เป็นปัญหาสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ คือการใช้ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาการเข้างานที่ใช้งานยาก ระบบส่วนใหญ่มาพร้อมกับการทดลองใช้งานฟรี ซึ่งเปิดโอกาสให้บริษัทต่างๆ ได้ทดลองใช้คุณสมบัติต่างๆ
ระบบติดตามที่ถูกต้อง ควรใช้งานง่ายกับกระบวนการประจำวัน โซลูชั่นซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด มีฟังก์ชันการตั้งค่าที่ครอบคลุมซึ่งสามารถปรับขนาดได้เช่นกัน
8. ใช้ซอฟต์แวร์ที่โฮสต์ในระบบคลาวด์
บันทึกการเข้างานที่ถูกต้อง มีส่วนช่วยในเรื่องค่าแรง แต่บริษัทต่างๆ ยังคงต้องมีระบบที่ดีที่สุด โดยไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพง ฮาร์ดแวร์ราคาแพงกำลังล้าสมัย เนื่องจาก บริษัท ต่างๆ มองหาโซลูชั่นที่มีราคาถูกกว่า สิ่งที่ทำงานในความสามารถนี้คือการโฮสต์ระบบติดตามเวลาในคลาวด์
ระบบบนคลาวด์นำเสนอโซลูชั่นที่ง่าย สำหรับการป้อนจำนวนชั่วโมง และกำหนดเส้นทางสำหรับการอนุมัติอย่างรวดเร็ว ผลลัพธ์ครอบคลุมทุกแง่มุมของชั่วโมงการทำงานของพนักงาน: การจ่ายเงินที่ง่ายตรงเวลา และถูกต้อง และปัญหาด้านกฎระเบียบได้รับการแก้ไข
9. เก็บบันทึกการเข้า-ออกงานออนไลน์
เทคโนโลยีขั้นสูงบางอย่าง ได้นำเทคนิคสมัยเก่ามาใช้ เช่น การใช้นาฬิกาบอกเวลาออนไลน์ พนักงานเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงานผ่านเว็บแอป ที่สามารถสร้างรายงานการจ่ายเงินเดือนได้
กระบวนการแบบรวมศูนย์ มอบวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน
การสร้างระบบส่วนกลางสำหรับการติดตามข้อมูลทำให้พนักงาน และผู้บริหารสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานได้ง่ายขึ้น ด้วยการเลือกโซลูชั่นที่เหมาะสม บริษัทต่างๆสามารถมีเวลา และการเข้างานที่รวดเร็วง่าย และไม่ยุ่งยาก
เราแนะนำให้ใช้ Weladee เนื่องจากมีคุณสมบัติการติดตามที่ทันสมัย ซึ่งครอบคลุมความต้องการของธุรกิจส่วนใหญ่
This article in English: 9 Best ways to track employee hours