5С — организация рабочего места руководителя

Через 2 минуты встреча, а найти документ с заметками по презентации не представляется возможным – стол ломится от бумаг на подпись, двух зарядок для телефона (одна из которых работает периодически), наушников, чехла от айпада (кстати, где сам айпад?), чашки с блюдцем (кофе недопитый, холодный), интерактивной рамки с семейными фото, двух книг с последнего тренинга (по-моему, он прошел на прошлой неделе) и каталога новой продукции, которую нужно согласовать перед выпуском в печать. Осталась минута до встречи. Раздражение, возродившееся в гневе начинает утихать в состоянии отчаяния. «Я все равно сейчас ничего не найду». Пригладив волосы и поправив галстук вы направляетесь в переговорную.

Знакомая ситуация? Бесспорно, я немного утрировала, хоть и, признаюсь, прототип у этого персонажа вполне реальный. Благодаря коучингу ТОП-команд в рамках проектов внедрения бережливого производства, я познакомилась с такими рабочими столами, которые я не могла бы представить даже в самых смелых фантазиях организационного консультанта.

Влияет ли описанный выше формат рабочего пространства на эффективность руководителя? Конечно, влияет. Влияет ли такой «порядок» на эмоциональное здоровье? Совершенно точно да. И здесь могу привести небольшую статистику: при диагностике синдрома эмоционального выгорания среди выгоревших руководителей разного уровня 65% могли похвастать рабочими столами, как в начале статьи, еще 20% просто не придавали значения своему рабочему хаосу и считали такой вид рабочего места абсолютно нормальным и естественным для занятого руководителя.

Хочется принять волшебную пилюлю, чтобы порядок поддерживался сам собой без нашего участия. Но, к счастью, в сфере консалтинга волшебных пилюль не существует, и для достижения результатов руководителю необходимо внести некоторые изменения в свои привычки. В частности, для поддержания постоянного порядка на своем рабочем месте достаточно присмотреться к системе организации рабочего пространства 5С как к инструменту не только бережливого управления, но и простой приятной привычке.

Что такое 5С?

Система 5С является стартовым шагом в проектах внедрения бережливого производства. Первая и весьма быстро дающая результаты бережливая практика повышает эффективность операционного управления и готовит корпоративную культуру к трансформациям. И в первую очередь изменения начинаются с руководителей.

5С включает в себя пять обязательных последовательных действий:

Сортировать предметы в рабочей области.
Соблюдать порядок и сохранять свое место для каждого предмета.
Содержать рабочее место в чистоте.
Стандартизировать процесс поддержания порядка и чистоты.
Совершенствовать порядок и процесс его поддержания.

Постараюсь раскрыть суть каждого из действий и привести небольшой чек-лист для того, чтобы вы могли руководствоваться готовыми и отработанными алгоритмами при организации своего рабочего места.

1. Сортировать предметы в рабочей области

Посмотрите сейчас на свой рабочий стол. Перечислите, что вы видите? Проведу ревизию вместе с вами – осматриваю свой стол справа налево: смартфон (пользуюсь им каждые пять минут), беспроводная мышка, костер под чашку, 2 стаканчиками с ручками и карандашами (больше половины из которых уже давно не пишут или потекли), беспроводная колонка, новая книга по качеству процессов (пригодится, наверное, на следующей неделе, когда буду готовить драфт проекта), блокнот с идеями, маркеры для магнитной доски (перенесла ее на прошлой неделе в другое помещение), чек-лист с вопросами для диалога по целям с руководителями (знаю его наизусть), съемный носитель на 500 гб (раз в год делаю бэкап жесткого диска).

А теперь давайте посмотрим чуть шире – за пределами рабочего стола. Осмотрите свое рабочее пространство на 360 градусов. Что там? Смотрю так же – справа налево (не принципиально, дело вкуса): стеллаж с документами (в целом, я даже знаю, какие там документы, но конкретно, конечно, не скажу), книжный шкаф (только бизнес-литература и только актуальная – перебрала в начале года), пробковая доска (пустая, уже давно все заметки делаю в телефоне), ваза для цветов (ручная работа, подарок партнера, пустая, конечно же), фитнес-диск для позвоночника (делаю разминку пару раз в день), два пилота полностью заняты (зарядки, лампа, два блока даже без usb-кабеля, один пилот работает от второго, лежат рядом), мольберт с незаконченной картиной (раз в неделю отвлекаюсь от рабочего процесса), журнальный столик с красками. Убийственная картина, не правда ли? Зато честная, и я вместе с вами буду наводить порядок.

Итак, чек-лист для реализации первого действия системы 5С:

проведите ревизию всех предметов в своей рабочей области (мы это сейчас с вами проделали);
определите предметы, которые совершенно точно отправляются в корзину (сломанное, нерабочее и т.д.). В моем случае в корзину ушли старые ручки, пробковая доска, старая грязная белая зарядка;
определите предметы, которые вызывают сомнения в своей необходимости или функциональном назначении и пометьте их «красными бирками» (я использую стикеры яркого розового цвета). Такими метками у меня обзавелись: чек-лист с вопросами, ваза, один пилот, беспроводная колонка, съемный носитель, мольберт и журнальный столик с красками (несколько бирок);
переместите предметы с бирками в «зону карантина» на 30 дней. Если в течение этого времени предметы вам не понадобятся – определите их в другие места, подальше от своего рабочего места или утилизируйте.

Самое время переходить ко второму действию:

2. Соблюдать порядок и сохранять свое место для каждого предмета

Когда у каждого предмета/инструмента есть свое место, потери на его поиски минимальны и стремятся к нулю. Посмотрите на результат первого действия и определите постоянные места для предметов, которые остались в вашей рабочей области после сортировки. Для определения эффективного места воспользуйтесь чек-листом:

предметы, которые вы используете несколько раз в день должны находиться на расстоянии вытянутой руки;
предметы, в которых вы нуждаетесь раз в день или раз в два дня, могут располагаться в выдвижном ящике стола или в шкафчике недалеко от рабочего стола – максимальное расстояние не должно превышать двух шагов;
поместите в четырех шагах от себя в закрытую зону предметы, которыми пользуетесь раз в неделю;
все остальные предметы должны быть перемещены в «центральный пункт хранения» - это место за пределами вашего рабочего места. Сегодня интерьер кабинетов в основном характеризуется минимализмом, поэтому на скрытые кладовые и антресоли надеяться не приходится. Организуйте свой центральный пункт хранения в специальных помещениях. Например, если речь идет о рабочих инструментах – определите их на склад или в производственную комнату, если это техника – переместите в техническое помещение, книги – в библиотеку, посуда – на кухню.

Маленький лайфхак. Обязательно расскажите своим сотрудникам и помощникам, какие места для каких предметов вы определили. Это поможет содержать рабочее место в порядке всегда и без ваших усилий. Так, если помощница приносит бумаги на подпись, покажите ей, куда складывать такой тип документов. Можете даже подписать это место на столе. Если ваш коллега или сотрудник у вас одалживает какой-то предмет, объясните ему, куда именно следует вернуть взятую им вещь. Хорошая практика – оставлять на отведенных местах контур предметов. Таким образом вы всегда будете знать, какие предметы не находятся на своем месте.

Третье действие:

3. Содержать рабочее место в чистоте

Теперь, когда мы избавились от хлама и нашли каждому предмету «дом», осталось поддерживать чистоту и порядок. Сейчас ваше рабочее место в идеальном состоянии. Сфотографируйте его. Распечатайте и повесьте фотографию рядом со столом и ориентируйтесь на изображение, как на эталон состояния рабочего места. Сравнивайте фотографию с реальным видом два раза в день:

утром, когда приходите на работу. В это время изображения должны совпадать идеально. Обратите внимание на грязные кружки, пыль, следы от масла, крема, корректора, маркера и т.д. удалите любые загрязнения перед началом работы;
вечером перед уходом домой. Планируйте 5-10 минут для того, чтобы навести порядок.

4. Стандартизируйте процесс поддержания чистоты и порядка

Разработайте контрольный лист со всеми пунктами из чек-листов, обозначьте частоту и график выполнения каждого действия. Ознакомьте своих коллег и сотрудников с новым стандартом и внедряйте систему 5С всем коллективом. Добавьте в контрольный лист место для оценки (присвоение баллов рабочему месту) и размещайте результаты проверки на рабочем столе, чтобы мотивировать себя и окружающих.

Что касается частоты оценки, в рамках бережливых практик есть рекомендации, которые на практике показывают быстрое принятие культуры и очень быстрые результаты:

линейные руководители должны проходить контрольную проверку ежедневно;
топ-команда проходит аудит раз в неделю;
проектные команды проверят свои штаб-квартиры раз в месяц;
производственные команды проводят аудит крупных рабочих областей раз в квартал.