5 етапів зрілості компанії: модель процесної зрілості

Модель, про яку йтиметься далі, — BPMM (Business Process Maturity Model) — винайшов консорціум OMG, який впроваджує стандарти розвитку організацій. Вам не конче потрібно користуватися саме цією моделлю. Крім неї є низка варіацій: деякі адаптовані під конкретні функції бізнесу, як-от HR, деякі — мають трохи інші назви етапів. Який з фреймворків ви б не обрали, з його допомогою отримаєте чітке розуміння того, на якому етапі розвитку зараз перебуває компанія.

Якщо коротко, фреймворк BPMM містить 5 етапів зрілості, кожен з яких має свої особливості:

Знаючи характерні риси кожного етапу, управлінці можуть:

• приймати ефективніші рішення
• мати правильний фокус
• проводити аудит процесів
• ефективніше підбирати й керувати командами
• розробляти такий дизайн процесів, який допоможе швидше перейти на наступний рівень зрілості

Коли компанії потрібна модель процесної зрілості

Найбільшу актуальність BPMM має в ситуаціях, коли в бізнесі щось започатковується: вихід на неохоплений ринок або запуск нового напрямку.

BPMM допомагає знайти правильні профілі людей в команду і не втрачати фокус із критичних точок. Ще BPMM допомагає менеджменту формувати правильні очікування. 

Звісно, вести бізнес можна і не знаючи фреймворку BPMM. Але людина, яка не розуміє моделі або просто нею не користується, завжди буде менш ефективною в покращенні процесів. Це стосується і менеджменту, і співробітників.

Фреймворк BPMM — доволі універсальний, його можна застосовувати й до окремого процесу, і до конкретної функції, і до всієї компанії.

Отже, 5 етапів процесної зрілості компанії:

1. Початковий рівень: талановиті й досвідчені приборкують хаос

Початковий рівень — це завжди великий хаос і ручне управління. Тут важливий правильний дизайн процесів, а його можуть забезпечити лише спеціалісти-синьйори. Започатковуючи будь-який процес, досвідчена людина одразу задизайнить його правильно, тобто так, щоб його можна було потім передати іншому працівнику в готовому вигляді. 

У цей період все залежить від людей, тож експертиза та мотивація команди мають ключове значення. Саме тому на початковому етапі набагато краще буде знайти 5 менеджерів, які мають 5 років управлінського досвіду, ніж 25 студентів, які цього досвіду не мають.

Фокус менеджменту на початковому рівні

• Мотивація команди

Мінус для мотивації більш досвідчених людей, які будуть у вашій команді, — в тому, що їм потрібно створювати не лише складні та цікаві процеси, але й дуже прості та нудні. Крім того, досвідчені люди, які приєднаються на першому етапі, скоріше за все, вважатимуть себе зірками. Утримати їх та витримати їхній темп розвитку — це виклик для компанії.

Що робити менеджменту? Підтримувати мотивацію команди, наприклад, пропонуючи роботу, в якій можна швидко побачити результат. Зазвичай, якщо йдеться про нову компанію, так і стається: у стартапі все стрімко зростає, ти швидко бачиш наслідки дій. Об’єднуйте всіх великою місією, дотичною до цінностей тих, хто приєднується до команди.

• Регулювання помилок

На початковому рівні помилок буде багато і вони будуть персональні — це зворотний бік залежності компанії від людей. Все доведеться виправляти, на це піде час.

Трохи зменшити такий ризик на початку можна, знайшовши людину, яка все перевірятиме. Так, процес все ще впиратиметься в людей, але ризиків стане трохи менше. Під час наступних етапів ви зможете більшість таких процесів автоматизувати.

2. Керований рівень: процеси побудовані та перерозподіляються між людьми

Наступний етап зрілості настає, коли процеси вже визначені. Помилки, проблеми та виклики все ще виникають, але тут їх вже набагато менше. Це час для стандартизації, а де можливо — для автоматизації.

На керованому рівні зрілості менеджменту слід особливо дбати про те, щоби процеси були побудовані правильно і могли стати серійними. Перехід до керованого рівня характеризується більш формалізованими процесами, тісною взаємодією між функціями та злагодженою роботою всієї системи.

Фокус менеджменту на керованому рівні

• Дисципліна та контроль

Процеси вже створені, визначені та випробувані на практиці. Наступний крок — впровадження певного рівня контролю. Ми вже знаємо, що можемо робити та якої кількості ресурсів потребуємо, тож логічним подальшим кроком буде впровадження KPI або дедлайнів.

• Легка взаємодія між функціями

На цьому етапі слід подбати про те, щоб у команд із різних відділів була зрозуміла взаємодія, чіткий комунікаційний флоу. Коли я запускаю певний процес — повідомляю про це команди маркетингу та підтримки. 

• Серійність процесів

На цьому етапі важливо стежити за тим, щоб дизайн процесів був правильним. Як це перевірити? Процес має бути придатним до повторення. А все, що не спрацьовує, слід аналізувати: шукати причини відхилень та усувати їх.

3. Стандартизований рівень: процеси регламентовані, людей шукаємо під чіткі задачі

Ви зрозумієте, що перейшли на третій рівень зрілості, коли всі завдання в рамках процесу або функції виконуватимуться за регламентом і вчасно. Ви також побачите, що певні процеси потребують меншої або дуже вузької експертизи. Якщо на першому рівні талановиті люди створюють процеси, на другому — процеси та робота команди стабілізується, на третьому — відбувається оптимізація та економія на масштабі.

Фокус менеджменту

• Система залучення та навчання

На цьому етапі ви залучаєте до команди нових людей. Ймовірно, ці співробітники будуть не настільки досвідченими та самовідданими, як на початкових етапах. Тож ключовий фокус менеджменту — створити систему онбордингу і навчання, щоб гарантувати однакову продуктивність на однакових процесах або проєктах. І запровадити контроль за результатами та відхиленнями KPI.

4. Передбачуваний рівень: дані диктують зміни в процесах та людях

Четвертий етап зрілості настає тоді, коли компанія починає  приймати  управлінські  рішення та оптимізувати роботу на основі даних.

Спершу ви стрімко розвиваєтесь, хаотично наймаєте, навіть якщо не впевнені, чи матимете процес для цієї людини. Потім, коли компанія стає стабільнішою, створюється певний баласт: деякі елементи продовжують перебувати у системі, хоч насправді вони вже не потрібні. Тоді компанія має ще раз відфільтрувати команду й функції, щоби потреби бізнесу та працівників відповідали одне одному.

У процесі розвитку змінюється й корпоративна культура. На четвертому рівні зрілості ні компанія не відповідає вимогам «зірок», ані вони не закривають потреб бізнесу. Тож на цьому етапі або люди самі покидають колектив, або компанія провокує зміни та реорганізації.

Фокус менеджменту на передбачуваному рівні

• Регулярність і контроль

Збір даних, аналітика, дашборди та контроль показників — все це має відбуватися не лише на рівні менеджменту, але й на рівні співробітників. Завдання управлінців на такому етапі — утворити фіксовану структуру даних, адже саме вона дозволить передбачати результат і виконувати заплановане.

5. Інноваційний рівень: максимізуємо таланти, впроваджуємо точкові покращення

На п’ятому етапі все, що можна автоматизувати, вже автоматизовано. Натомість менеджмент і команда працюють над культурою інновацій. При цьому фокус організації вже не на рутинних процесах, бо більшість із них автоматизовано, а саме на створенні цінності та інновації. Такий етап потребує залученості та креативності від співробітників на кожному рівні організації. Тут основне завдання для компанії — активно конкурувати й вирізнятися.

Важливо розуміти, що інноваційність — це не лише про зміни, але й про їхню якість. Наприклад, дизайн айфона — крутий з 2007 року і дотепер. Ми можемо й не відрізнити візуально 14 та 15 моделі, тобто зміни стаються дуже невеликі. Але допоки вони дозволяють Apple випереджати конкурентів, це має сенс.

Фокус менеджменту на інноваційному рівні 

• Управління змінами

На цьому етапі менеджменту потрібно створювати умови для запровадження змін і залучення талантів до креативного процесу постійних експериментів.

Головна небезпека інноваційного рівня — те, що з нього можна спуститися нижче. Це стається, якщо компанія не помічає змін на ринку або не реагує на них. Прикладом може бути компанія Kodak, чия бізнес-модель була побудована на виробництві та продажі фотоплівок. Вони пропустили трансформацію, яку впровадили конкуренти, вивівши на ринок цифрові камери. Мабуть, їхня бухгалтерія і досі працює на п’ятому рівні. Але це не має суттєвого значення, оскільки ключова функція, яка створювала найбільшу цінність, деградувала.

Ідеальний сценарій використання BPMM — це коли не лише менеджмент, але й кожен співробітник, який бере участь у процесі або є його власником, розуміє фреймворк та вміє ним користуватися. Проте навіть якщо ваша компанія ніколи не використовувала BPMM і вже досягла певного рівня зрілості, звірити реальність із теоретичною рамкою все одно буде корисно. Розуміючи, на якому етапі є ваш процес, ви зможете принести компанії більшу цінність. Не лише виконувати ті чи інші операції, але й чітко розуміти, як саме їх можна покращити.

Джерело