13 найефективніших технік тайм-менеджменту

«Метод помідора» ( «Система 25 хвилин», «Pomodoro»)

Автор: Франческо Чирилло.

Франческо створив цей метод для підготовки до іспитів – він засікав час по кухонному таймеру у вигляді помідора, що і подарувало таку назву методу. Суть в тому, що протягом 25 хвилин виділяється час на роботу, ні на що не відволікаючись. Після чого робиться перерва на 5 хвилин, і цикл повторюється. Після кожного четвертого циклу необхідно робити перерву на півгодини на повноцінний відпочинок. Цей метод підходить всім, хто виконує монотонну роботу від прибирання будинку до підготовки до іспиту.

Метод настільки популярний, що для нього створено кілька додатків – під Windows, iOS і Android. Шукайте за назвою pomodoro.

Щоб дізнатися більше про цей метод, рекомендуємо книгу Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помідору».

«9 справ» ( «1-3-5»)

Суть в тому, що необхідно за добу виконати одну велику задачу, три середніх і п’ять невеликих. Невеликими завданнями можуть бути, наприклад, побутові справи. Такий метод допомагає комбінувати мети різної складності, проводити день продуктивно і не витрачати всі сили на це. Підійде для тих, хто переживає не стільки за тимчасові проміжки, скільки за виконання поставлених цілей. Ієрархія завдань допомагає правильно визначати пріоритети і пам’ятати про найголовнішу завдання.

«90 на 30»

Автор: Тоні Шварц.

Метод простий: 90 хвилин на роботу, 30 – на відпочинок. Після чого цикл повторюється. У перші цикли важливо виділяти час на складні справи. Але, якщо у вас не виходить приділяти роботі аж півтори години, то скористайтеся альтернативним методом – «52 на 17». Дуже добре підходить тим, хто мислить часовими інтервалами і любить планувати.

«Принцип трьох справ»

Автор: Кріс Бейлі.

Альтернативна варіація «9 справ». Акцент йде на найважливіші завдання, інші відходять на другий план. Щоденне виконання трьох найважливіших справ допоможе вам правильно розставляти пріоритети. Підходить тим, хто планує свій день постановкою завдань і справ, не розбиваючи його на тимчасові проміжки.

Щоб дізнатися більше про цей метод, рекомендуємо до прочитання книгу автора методики Кріса Бейлі «Мій продуктивний рік».

GTD

Автор: Девід Аллен.

GTD – Getting Things Done. Суть системи – допомогти довести справу до кінця. Користуються цією методикою не тільки в тайм-менеджменті, а й в роботі з інформацією. Але є один нюанс – GTD вимагає суворої дисципліни і роботи над собою, що вже само по собі не кожному може підійти.

Правила системи:

1. Ніякої мультизадачності. В один відрізок часу – тільки одна задача.
2. Всю інформацію потрібно записувати, не треба тримати її постійно в голові.
3. Замість абстрактного списку справ складати конкретний план дій.
4. Зберігати інформацію треба так, як це простіше і зручніше саме вам.
5. Сприймати будь-яку справу або подія не як проблему, а як завдання, що вимагає рішення, і намагатися це рішення знайти.

А тепер розберемося, в чому ж суть методу:

1. Вся інформація про ваші справи, плани, ідеї збирається і записується в якомусь одному місці (це може бути файл на комп’ютері або паперовий блокнот, як вам зручніше). Це папка Inbox, тобто вхідна інформація.

2. Інформація в Inbox періодично сортується і розподіляється по різних категоріях залежно від змісту, наприклад: «Робота», «Навчання», «Дім» і так далі.

3. Кожній задачі з Inbox присвоюється певний статус.

• Якщо з цією інформацією можна нічого зробити, то вона або віддаляється (як марна), або переноситься в базу знань (там у вас зберігаються потенційно корисні знання), або відправляється в розділ «коли-небудь» (наприклад, якщо це якась ідея, нездійсненна зараз).
• Друга частина Inbox – це інформація і справи, що вимагають ваших дій. Якщо справа займає менше двох хвилин, то її треба виконати відразу.
• Решта справи або плануються на певний час, або відкладаються (але теж на чітко визначений термін, в ідеалі – з позначкою в календарі) або ж передаються комусь.

4. Коли ви закінчили розподіляти справи, починайте їх виконувати.

Канбан

Японська схема, візуализуюча робочий процес. Використовувалася в компанії Toyota. Слово «канбан» по-японськи означає «рекламний щит, вивіска». Зараз методика канбан є мало не найпопулярнішою в тайм-менеджменті. Спочатку її створили для використання в компаніях. За допомогою канбана легко контролювати роботу команди і зростання проектів, якщо звичайно ж, врахувати всі деталі і нюанси. Разом з тим, техніка підійде і для особистого планування, особливо якщо її поєднувати з іншими підходами.

Величезний плюс канбана – наочність процесу. Дуже часто в компаніях користуються маркерна дошка зі стікерами, щоб було зручніше. Отже, ви креслите таблицю у вигляді трьох стовпців з назвами «Треба зробити», «Робиться», «Зроблено». Кожне завдання запишіть в один із стовпців і протягом дня викреслюйте з одного стовпчика і переміщайте в інший, в залежності від його статусу.

ZTD

Автор: Лео Бабаута.більше

Заснований цей спосіб на базі GTD, але сам по собі він простіше. ZTD розшифровується як Zen to Done. Будується він на 10 простих пунктах-звички:

1. Збирайте всю інформацію в розділі «Вхідні» (як і в GTD).
2. Не відкладайте вхідні записи, обробляйте відразу.
3. Розподіліть замітки за темами (як і в GTD).
4. Важливі справи плануйте на кожен день заздалегідь, особливо великі справи – на тиждень вперед.
5. Зосереджуйте на одній справі, що не розпорошувати увагу.
6. Створюйте короткі і зрозумілі списки справ.
7. Увійдіть в режим і дотримуйтеся його кожен день.
8. Робіть те, чим вам дійсно хочеться займатися.
9. Спрощуйте. Формулюйте завдання коротко і ясно, приберіть зайві і незначні завдання зі списку.
10. Регулярно переглядайте ваші записи і позбавляйтеся від зайвого.

Zero Inbox

Автор: Мерлін Манн.

«Вхідні» завжди повинні залишатися порожніми. І мова йде не тільки про пошту, а й про інформацію і нерозібрані завдання. Так-так, саме це істотно полегшить ваше життя. Щодня розбирайте всі поставлені завдання і «Вхідні» – вирішите, що з ними робити: вирішити, відкласти, передати комусь або видалити.

Не зупиняйтеся, поки папка не стане порожньою. Техніка найбільше підходить тим, хто постійно сидить в пошті / документації або відчуває, що у нього кожен день накопичується досить багато інформації і завдань, з якими неясно що робити. У свою чергу, Мерлін Манн використовував цей метод для роботи з поштою.

«Автофокус»

Автор: Марк Форстер.

Хочемо зауважити, що ця техніка більше підійде творчим людям, які не можуть слідувати строгому плануванню, а керуються більше інтуїтивним підходом. Не підходить, коли чітко виставлені дедлайни і багато зобов’язань.

Суть: виписати всі справи, які необхідно зробити (це можуть бути цілі, які не обмежені хронометражем) і читати не поспішаючи список, поки інтуїтивно ви не зупинитеся на одному з них. Якщо зупинилися – негайно починайте виконувати. Якщо мета починає набридати – перенесіть її вниз списку і приступайте до наступної.

Fresh of Fried

Цей метод підходить тим, хто любить відкладати важливі справи на потім і за підсумком так і не встигає їх виконати. В чому суть? Увечері кожного дня необхідно складати список справ на завтра. Найважливіші справи необхідно виконувати з ранку, поки мозок свіжий. Нескладні або приємні завдання закрийте в другій половині дня. Все це логічно-просто, тому що до вечора мозок починає «смажитися».

Матриця Ейзенхауера

Автор: Дуайт Ейзенхауер.

Цей метод для тих, хто не вміє розставляти правильно пріоритети в своїх завданнях. Тобто матриця допомагає розподілити всі цілі за ступенем важливості, але ось робочий процес вона не допоможе організувати. Отже, запишіть всі ваші справи і розділіть їх на чотири блоки по важливості і терміновості, а саме:

• терміново і важливо;
• терміново, але не важливо;
• не терміново, але важливо;
• не терміново і не важливо.

Система 4D

Автор: Едвард Рей.

Підійде для короткострокового планування без установки тимчасових проміжків. 4D для тих, хто не знає, як почати виконувати свої завдання. Підхід полягає в тому, що до кожного завдання застосовується одне з чотирьох зазначених дій:

• DO – зробити, це саме те, що потрібно і важливо зробити в першу чергу.
• DELEGATE – делегувати, скинути на когось (колегу, помічника).
• DELETE – видалити.
• DELAY – відкласти, але вказати термін, коли приступати до відновлення.

Система Тіма Ферріса

Автор: Тімоті Ферріс.

Система включає в себе 2 правила:

1. Принцип Парето. 80% справ можна зробити за 20% часу.
2. Закон Паркінсона. Робота заповнює весь відведений на неї час.

Тобто роботі не потрібно приділяти більше часу, а просто максимально на ній концентруватися. Робочий процес може займати всього лише 20% вашого часу, просто увагу і концентрація в цей момент повинні бути максимальними. Решту часу можна розподілити на відпочинок і рутину. Відмінно підійде людям творчих професій, фрілансерам і просто працівникам, у яких більш гнучкий графік.

Джерело