1.3 Фильтрация и сортировка

В предыдущем уроке мы разобрали вкладку ленты "Главная" и уже поняли как работают некоторые базовые функции форматирования.
Теперь ты точно знаешь как изменить цвет текста, цвет фона ячейки, как поменять шрифт и формат данных в ячейке... и не только это.

В этом уроке мы создадим первую таблицу и узнаем как работает фильтрация и сортировка данных в Excel.

Let’s go!

Представим себя банкирами и сделаем простую учетную таблицу по депозитам клиентов. Да простят меня реальные банкиры.

Условия:

Каждая ячейка таблицы очерчена тонкой границей.
Шрифт Calibri, размер 11.
Шапка закрашена темно-синим цветом. RGB: 47,117,181.
Текст в шапке с полужирным начертанием и переносится по словам. Белый цвет.
Данные в таблице центрированы по вертикали и горизонтали.
Столбец “Дата открытия вклада” имеет краткий формат даты, “Сумма вклада, руб.” - денежный формат, “Ставка,%” - процентный формат.

Изучив прошлый урок, ты без труда сделаешь эту таблицу за пару минут. Остались вопросы? Напиши сюда @excelstudybot, я помогу.

________________________________

Ну а теперь перейдем к фильтрации и сортировке данных. Надеюсь, каждый был в сетевом книжном магазине: книги на полках стоят от А до Я, сгруппированы по жанрам.

Зайдя туда, ты сразу найдешь детектив своего любимого автора на полках с жанром литературы "Детектив". Ведь ты не пойдешь искать детектив в книгах по уходу за кошками?

Если хочешь купить книгу Достоевского, то идешь к полкам "Русская проза". Магазин позаботился и упорядочил книги по жанрам, а внутри жанров они имеют определенный порядок.

Также и в Excel. Любые данные в таблице ты можешь упорядочить с помощью сортировки: от А до Я, от Я до А или по убыванию/возрастанию.

Если как в примере с детективом, тебе нужны не все данные, а только избранные по какому-то признаку (например жанр литературы), то используй фильтрацию.

Фильтрация

Чтобы поставить фильтры, ты должен встать курсором на шапку таблицы.

3 способа как включить фильтр:

Вкладка “Главная” - “Сортировка и фильтр” - пункт “Фильтр”.
Вкладка “Данные” - кнопка “Фильтр”
Сtrl + Shift + L

Я делаю проще: добавляю фильтр на панель быстрого доступа и пользуюсь комбинацией Alt + 5.

Появятся кнопки выпадающего списка на каждом заголовке столбца.

Нажимаешь на кнопку и видишь все значения, которые есть в этом столбце.

Важно: фильтр выбирает все значения, которые находятся ниже него по строкам.

Допустим, ты захотел посмотреть клиентов, которые сделали вклад по ставку 6%.

Разворачиваешь окно фильтра, оставляешь флажок только на значении 6%, по остальным убираешь. Нажми “ОК”.

Результат:

Все остальные данные свернулись и никуда не удалились. Хочешь быстро снять фильтр по всем строкам? Вкладка “Данные” - “Фильтр” и все вернулось в исходный вариант.

Фильтрация по нескольким столбцам

Тут все просто, ставим первый фильтр, затем второй на другой столбец. Таким образом ты отфильтруешь данные последовательно.

Сложные условия фильтрации. Числовые и текстовые фильтры, фильтры по дате

Помимо фильтрации по значениям в столбце, ты можешь задать условия фильтрации. Например, выбери всех вкладчиков, у кого сумма вклада больше 450 000 руб.

Числовой фильтр. Работает только в столбцах с числами (валюта тоже с ним работает). Нажимаешь Числовой фильтр - выбираешь условие “больше.

В открывшемся окне, в строке где стоит "больше" пишешь условие. То есть написав больше 450 000, ты получишь только значения больше указанного числа. Все, что ниже - скроется.

Получил все значения больше 450 000 руб? Отлично.

Теперь потяжелее. Можно задать сразу 2 условия.

Хочешь посмотреть вкладчиков с депозитом от 450 тыс. до 1,4 млн руб? Велком! Ставишь условие больше 450 000, выбираешь “И” - означает совмещение двух условий. Во второй строке “Меньше” и 1 400 000.

Получил нужный результат? Пользуйся, не благодари.

А еще можно использовать режим “ИЛИ” когда система подбирает данные по первому или по второму условию по очереди.

Аналогично работают фильтры по дате и по тексту.

Сортировка

Допустим, ты хочешь видеть суммы вкладов по убыванию. То есть в верхней части самые большие вклады.

Опять ставишь фильтр на шапку, открываешь окно фильтрации и видишь варианты:

От А до Я, или Сортировка по возрастанию.
От Я до А, или Сортировка по убыванию.

В зависимости от формата ячейки эти варианты называются по-разному.

Включаешь по убыванию и видишь сначала крупные вклады, затем поменьше. Заметь, что данные в других столбцах “ФИО”, “Дата” также поменялись местами.

Дополнительные кнопки по сортировке присутствуют на вкладке “Данные”

Сортировка по нескольким полям

Допустим, тебе нужно отсортировать столбец “ФИО вкладчика” по алфавиту, а потом внутри каждого клиента отсортировать значения столбца “Сумма вклада” по возрастанию. Выручает многокритериальная сортировка или сортировка по нескольким полям.

Вкладка “Главное” - кнопка “Сортировка и фильтр” - “Настраиваемая сортировка”
Вкладка “Данные” - кнопка “Сортировка”

Открывается окно со всеми включенными сортировками. Первая строчка - всегда приоритетная сортировка. Чем ниже, тем второстепеннее правило сортировки.

Первой строкой будет сортировка по столбцу “ФИО вкладчика”, “Порядок” - “от А до Я” Далее добавляешь второй уровень. Кнопка “добавить уровень”. Выбираешь столбец “Сумма вклада и выбираешь “Порядок” - “По возрастанию”.

Изменить сортировку по таблице можно повторно, провалившись в “Настраиваемую сортировку”. Результат на выходе:

ФИО отсортированы по алфавиту, а вклады по возрастанию (видно на Мизуновой).

It’s all.

________________________________

Теперь ты умеешь:

Фильтровать значения по одному/нескольким столбцам.
Пользоваться фильтрацией по условиям.
Пользоваться сортировкой по одному/нескольким столбцам.

По всем вопросам и интересным предложениям пиши сюда: @excelstudybot

Подписывайся на канал Обучайся Excel