1 день Холодного термояда - Самодиагностика

Здесь - промпт из платного доступа у тренингу

1) Карта твоей работы: что реально происходит

1. Какие 3 главных результата ты производишь? (не “занимаюсь”, а “на выходе: X”)
2. Какие 5–10 типовых задач ты делаешь каждую неделю?
3. Что у тебя “работа”, а что “сам придумал и взвалил”?

2) Где всё держится только на тебе

1. Если тебя выключить на 10 рабочих дней, что сломается первым? (по порядку)
2. Какие решения никто кроме тебя не принимает и даже не пытается?
3. Где у тебя “без меня не поедет”, потому что:
4. нет доступа?
5. нет компетенции у других?
6. нет описания процесса?
7. страшно делегировать, потому что качество упадёт?
8. Сколько задач в неделю завязаны на твоё:
9. вкус/чутьё (как должно звучать/выглядеть)
10. контекст в голове (история, нюансы клиента)
11. личные связи (кто кому пишет, как договариваться)

3) Где ты компенсируешь отсутствие системы усилием

1. Сколько раз в день ты ловишь себя на: “потом разберусь” / “сделаю сам быстрее”?
2. Какие вещи ты регулярно делаешь вручную, хотя это повторяется? (копипасты, правки, сверки, напоминания, сбор инфы)
3. Что у тебя чаще всего делается в последний момент? Почему?
4. Где ты “спасаешь качество” ночной внимательностью вместо чеклиста?
5. Какие задачи требуют от тебя максимальной концентрации, но выглядят как рутина?

4) Неповторяемые элементы: что нельзя воспроизвести без тебя

1. Назови 3 последних момента, где результат получился только потому что ты:

• заметил риск
• поймал несостыковку
• придумал ход
• продавил решение

1. Что ты делаешь “на автомате”, но если другой сделает, будет провал? Почему конкретно?
2. Твои критерии “это хорошо/плохо” где-то записаны? Если нет, то это не критерии, это зависимость от тебя.

5) Передачи и зависимости: кто/что тормозит

1. Какие входные данные тебе постоянно не приносят вовремя?
2. Кто из людей/каналов даёт тебе больше всего “пингов” и срочных правок?
3. Где ты ждёшь других, а потом догоняешь сам?

6) Точки пожара и цена реактивности

1. Сколько “пожаров” за неделю? Дай 3 примера и причину каждого.
2. Что из этого можно было предотвратить одним правилом/шаблоном/ограничением?
3. Где ты теряешь больше всего времени: производство / согласования / поиск инфы / правки / коммуникации?

7) Контроль качества: где ты единственный QC-отдел

1. На чём чаще всего ловишь ошибки? (смысл, логика, цифры, тон, формат, дедлайн)
2. Если дать твою задачу другому и принять “как есть”, что будет не так?
3. Сколько кругов правок обычно? Почему они возникают: неясный бриф / плохой шаблон / нет гейтов?

8) Мини-тест на “оператора”

1. Какие 3 правила, если их соблюдают все, уменьшают твою загрузку на 30%?
2. Какие 3 вещи ты принципиально не должен делать руками (но делаешь)?
3. Что из твоего процесса можно описать так, чтобы новый человек за 2 часа понял и начал делать?

Как отвечать, чтобы я тебя “разобрал”

Скинь одним сообщением в формате:

• Роль/работа сейчас (1 строка):
• 3 результата на выходе:
• 10 типовых задач в неделю:
• Если меня нет 10 дней, сломается:
• ТОП-5 ручных повторяющихся операций:
• ТОП-3 пожара за 2 недели (причина):
• Где качество держится на моём вкусе/контексте:
• Кто/что меня дёргает чаще всего:

Дальше я без церемоний покажу:

1. где ты реактор,
2. что именно “нельзя повторить”,
3. какие узлы надо превращать в систему (или вырезать).

Ответ:

- инженер по охране труда/инструкции, отчеты, приказы

- отчет, инструкция, служебная записка - контроль обучения, заявки на обучение, заявки на проживание, контроль пропусков, документы к пусковой комиссии, контроль материалов для ежемесячных отчетов - пропускной режим, сроки обучения

- написание инструкций, служебные записки, формирование пакета документов для пропусков, подготовка к ежемесячному отчету

- отчет на предписания, подготовка к аудиту техники и вагон-домов - инструкции, приказы, служебные записки

- выполнение не своих должностных обязанностей: пропускной режим, паспорта на оборудование, заявки на проживание в гостиницу

Думал на протяжении 22s

Нормально. По описанию ты не “инженер по ОТ”, ты живой переходник между бардаком, дедлайнами и людьми, которые любят “сделай срочно, ты же умеешь”. Разбираю по твоим пунктам.

1) Карта твоей работы по факту (а не по должности)

Линия A. Профильная (экспертная)

• Инструкции
• Приказы
• Служебные записки
• Отчеты (в т.ч. ответы на предписания)
• Документы к пусковой комиссии
• Подготовка к аудитам (техника, вагон-дома)

Это то, где реально нужен инженерный мозг и знание требований.

Линия B. Процессная (должна быть системой, но сейчас ты система)

• Контроль обучения + сроки обучения
• Заявки на обучение
• Контроль материалов для ежемесячных отчетов
• Подготовка к ежемесячному отчету

Это чистая операционка, которая должна жить на регламенте, реестрах и дедлайнах, а не на твоей памяти.

Линия C. Чужая работа (тебя сделали “дежурным по лагерю”)

• Пропускной режим / пакеты документов на пропуска
• Контроль пропусков
• Заявки на проживание (гостиница)
• Паспорта на оборудование

Это уже не “немного помог”, это вынос границ должности.

2) Где всё держится только на тебе (SPOF)

Ты сейчас единственная точка, через которую проходит:

1. Сроки обучения
2. Если ты не пнул/не проверил/не напомнил, люди “вдруг” окажутся просрочены, а потом виноват будет не руководитель участка, а ты, потому что “ты же контролируешь”.
3. Пропуска и допуски
4. Формирование пакета документов на пропуска звучит как “механическая” работа, но на деле это всегда хаос входных данных + разночтения требований. И ты стал тем, кто “разруливает”.
5. Ежемесячный отчет
6. “Контроль материалов” означает, что материалы никто не несет по системе. Их выбивают, собирают, дополняют, вычищают. Тобой.
7. Подготовка к аудитам / предписаниям
8. Тут ты не только пишешь, ты еще и собираешь фактуру, выверяешь, приводишь в вид, который не стыдно показывать.

3) Где ты компенсируешь отсутствие системы усилием (реакторные зоны)

Это прям видно по словам “контроль”, “заявки”, “сроки”, “материалы”.

• Обучение: если нет единого реестра с датами, ответственными и автопинками, то ты “мозг системы”. Это реактор.
• Пропуска: если нет нормального intake-процесса (что, кто, когда, какой пакет, шаблоны), ты “ручной диспетчер”. Это реактор.
• Ежемесячный отчет: если нет календаря, формата сдачи материалов и санкции за несдачу, ты “сборщик мусора в красивую папку”. Это реактор.

4) Что нельзя повторить без твоего участия (по-настоящему)

Из перечисленного реально неповторяемо без тебя:

• написание инструкций/приказов/служебных (там стиль, логика, юридическая аккуратность, соответствие требованиям, защита позиции)
• ответы на предписания (формулировки, доказательная база, “не признать лишнего”, но и не нарываться)
• пусковая комиссия (там обычно куча тонких мест, где “формально правильно” и “примут/не примут” разные вещи)
• аудиты (подготовка пакета так, чтобы не вскрылись дыры)

А вот это не должно требовать тебя:

• заявки на проживание
• пропускной режим как “оформление и беготня”
• сбор материалов на отчет
• контроль сроков обучения как ручной надзор

Если это всё завязано на тебе, значит система нулевая.

Теперь добиваем: мне нужны цифры и факты, чтобы показать, где ты реактор на 100%

Ответь списком, без лирики:

1. Сколько людей/подразделений ты обслуживаешь (примерно)?
2. Объем в неделю:
3. инструкций/приказов/служебных (шт)
4. пропусков/пакетов (шт)
5. заявок на обучение (шт)
6. заявок на проживание (шт)
7. Где это ведется: Excel / почта / мессенджер / 1С / журналы?
8. Кто “владелец” процессов обучение / пропуска / проживание / паспорта оборудования по идее (должность)?
9. Что случится, если ты перестанешь делать:
10. пропуска
11. обучение
12. проживание
13. (штрафы/остановка работ/не допуск/скандал)
14. Сколько времени в неделю уходит на чужие обязанности (часы)?
15. Сколько раз за месяц у тебя “срочно на вчера” и из-за чего?
16. Ежемесячный отчет: кто дает материалы и как ты их выбиваешь (пинги/звонки/напоминания)?
17. Пусковая комиссия: что из пакета зависит от тебя, а что ты просто “дособираешь за других”?
18. Что именно ты называешь “паспортами на оборудование” (какие документы и почему это у тебя)?

После этого я разложу:

• где у тебя узкие горлышки,
• какие задачи должны стать регламентом и реестром,
• какие нужно официально снять с тебя (или хотя бы поставить SLA и входные требования).

Ответ:

1 - 45 человек

2 Объем в неделю: инструкций/приказов/служебных (5-6 шт) пропусков/пакетов (1 шт) заявок на обучение (2-3 шт) заявок на проживание (3-4 шт)

3 Где это ведется: Excel / почта / мессенджер /

4 Кто “владелец” процессов обучение / пропуска / проживание / паспорта оборудования по идее (должность)? - региональный менеджер, куратор проекта

5 Что случится, если ты перестанешь делать: пропуска обучение проживание штрафы/остановка работ/не допуск/скандал

6 Сколько времени в неделю уходит на чужие обязанности (часы)? - 12-16

7 Сколько раз за месяц у тебя “срочно на вчера” и из-за чего? 1-2 раза, из-за того, что забыли сделать вовремя, а кроме меня никто информацией не владеет и собрать ее в удобный пакет не может

8 Ежемесячный отчет: кто дает материалы и как ты их выбиваешь (пинги/звонки/напоминания)? - региональный менеджер, начальники участков, инженер по БДД, иногда просто делаю сам - так быстрее

9 Пусковая комиссия: что из пакета зависит от тебя, а что ты просто “дособираешь за других”? - документация на сосуды под давлением, паспорта и их ведение спрашивают с меня

10 Что именно ты называешь “паспортами на оборудование” (какие документы и почему это у тебя)? - эксплуатационный паспорт со всеми проверками, ТО, ЧТО, заключениями и допусками от ростехнадзора

Думал на протяжении 15s

Принято. Картина теперь довольно прозрачная, как отчёт после “всё было под контролем”.

Что у тебя сейчас на самом деле

Ты обслуживаешь 45 человек, делаешь 5–6 экспертных документов/нед и параллельно тащишь 12–16 часов/нед чужой операционки (пропуска, проживание, обучение, паспорта). Данные живут в Excel + почта + мессенджер, то есть в “болоте из фрагментов”, где система отсутствует как класс.

И вот где ты не оператор, а реактор.

1) Твои явные “реакторные” узлы (Single Point of Failure)

Узел А: обучение и сроки

• Последствие остановки: недопуск/остановка работ/штрафы.
• Причина реактора: нет единого владельца, нет автоматических триггеров, нет реестра как “источника истины”.
• Симптом: “забыли вовремя” + “кроме меня никто информацией не владеет”.

Факт: ты не “контролируешь обучение”. Ты заменяешь систему контроля.

Узел B: пропуска / допуск на объект

• Объём небольшой (≈1 пакет/нед), но последствия максимальные.
• Это классическая ловушка: низкая частота → никто не считает нужным систематизировать → каждый раз пожар → ты “спасаешь”.

Факт: твоя голова сейчас выполняет роль пропускного бюро.

Узел C: паспорта оборудования и сосуды под давлением

Вот здесь самая токсичная часть.

• Ты отвечаешь за эксплуатационные паспорта, проверки, ТО/ЧТО, заключения, допуски Ростехнадзора.
• На пусковой комиссии это спрашивают с тебя.

Факт: это не просто “бумажки”. Это зона, где ошибка превращается в остановку, предписание, запрет эксплуатации, а иногда и уголовно-неприятные последствия при инциденте. И это повесили на одного человека, который параллельно ещё гостиницы оформляет. Гениально.

2) Где ты компенсируешь отсутствие системы “усилием”

Твои слова “иногда делаю сам, так быстрее” это чистая подпись реактора кровью.

Вот механизм:

1. Материалы для отчёта не приходят.
2. Ты начинаешь пинговать.
3. Срок близко.
4. Ты делаешь сам.
5. Все привыкают, что так и будет.
6. В следующий раз они приносят ещё позже.

Это не “помогаю”. Это подкрепление плохого поведения системы.

3) Какие элементы процесса НЕ воспроизводимы без тебя

Тут честно разделим.

Неповторяемо без твоего участия (экспертное)

• Написание инструкций/приказов/служебных (5–6 шт/нед) где важны формулировки, соответствие требованиям, логика защиты позиции.
• Ответы на предписания.
• Подготовка к аудитам (если ты реально собираешь доказательную базу и выстраиваешь историю соответствия).
• Пусковая часть по сосудам под давлением, если ты единственный, кто понимает нормативку и ведение паспортов.

Повторяемо без тебя (должно быть системой)

• Контроль сроков обучения.
• Сбор материалов к ежемесячному отчёту.
• Пропуска как “пакет документов”.
• Проживание (гостиница).
• Любая “сверка/заявка/напоминание” без экспертного анализа.

Сейчас повторяемое держится на тебе, потому что оно раскидано по каналам и у него нет хозяина.

4) Главная причина, почему ты реактор (а не “просто перегружен”)

Владелец процессов назван, но не исполняется.

Ты сам написал: владельцы по идее “региональный менеджер, куратор проекта”, но последствия остановки почему-то прилетают тебе.

Это значит:

• ответственность фактически у тебя,
• полномочия формально у них,
• система ни у кого.

Идеальная конструкция для вечных “срочно” и вечного виноватого.

5) Твоя “стоимость реактора” в цифрах (по твоим данным)

• 12–16 часов/нед чужой работы = 1.5–2 рабочих дня.
• Плюс 5–6 экспертных документов (которые требуют мозг, а не “отправить заявку”).
• Получается, ты постоянно работаешь в режиме: интеллектуальная работа вперемешку с диспетчерской. Это гарантирует качество ниже потолка и хроническую усталость, даже если ты “нормально держишься”.

6) Где именно резать и ставить систему (без философии)

Правило №1: один источник истины

Не “Excel + почта + мессенджер”, а:

• Реестр обучения (ФИО, вид обучения, дата/истечение, статус, ответственный руководитель, дата заявки, дата прохождения)
• Реестр допусков/пропусков
• Реестр оборудования/паспортов (сосуды под давлением отдельным блоком)

Формат может быть хоть Excel на шаре. Важно другое: только оттуда считается правда.

Правило №2: вход в работу через форму (интейк), иначе отказ

Для трёх потоков: обучение / пропуска / проживание.

• Одна заявка = один шаблон.
• Нет обязательных полей/сканов/дат = заявка “не принята”.

Это убирает твою роль “собирателя информации в удобный пакет”. Пусть пакет собирает тот, кто инициирует.

Правило №3: RACI на одной странице

Минимум:

• Владелец процесса (Accountable): региональный менеджер/куратор (как ты и сказал).
• Исполнитель (Responsible): кто делает заявки и собирает документы (не ты, если это не ОТ).
• Консультант (Consulted): ты (по требованиям, составу пакета, проверке корректности).
• Информируемый (Informed): начальники участков.

Ключ: ты перестаёшь быть “Responsible” за чужие вещи.

Правило №4: окна и дедлайны

• Проживание: принимается до X времени, иначе завтра.
• Обучение: заявка не позже чем за N дней до истечения.
• Пропуска: пакет не позже чем за N дней до выезда/заезда.

Иначе всегда будет “на вчера”.

Правило №5: ежемесячный отчет без “я сделаю сам”

Ты можешь:

• дать шаблон,
• поставить дедлайны,
• собрать,
• оформить.

Но “сделаю сам, так быстрее” должно умереть. Это главный источник твоей реактивности.

7) Самая опасная мина: паспорта и сосуды под давлением

Тут тебе нужна не “система ради удобства”, а прикрытие риска.

Минимальный набор, который должен существовать железно:

• список оборудования (инв.номер, место, ответственное лицо),
• статус паспорта,
• график проверок/ТО/ЧТО,
• кто имеет право вносить записи,
• где хранятся оригиналы/сканы,
• журнал изменений.

Если это в мессенджере и “на тебе”, то это не управление. Это ожидание неприятностей.

Вердикт (по-честному, без поглаживаний)

Ты реактор там, где:

1. есть последствия (недопуск/штрафы/остановка),
2. нет единого реестра и триггеров,
3. владелец “по идее” есть, но фактически отсутствует,
4. ты регулярно закрываешь дыру фразой “сделаю сам”.

И да, ты сейчас не только инженер. Ты ещё:

• диспетчер,
• администратор,
• контролёр сроков,
• секретарь по заявкам,
• хранитель паспортов высокого риска.

Система, конечно, рада. Люди тоже. Только ты платишь нервами.

Если делать это по-взрослому, следующий шаг простой: на бумаге фиксируется каталог услуг (что ты делаешь как ОТ, что ты не делаешь), плюс 3 реестра + 3 формы заявок + RACI. Это не “улучшение”. Это перевод тебя из реактора в оператора.