#075 - Контексты

Carpe diem (лат. «лови день») — это призыв римского поэта Горация из «Од» наслаждаться настоящим моментом. Полная фраза звучит как «Carpe diem, quam minimum credula postero» — «Лови момент, как можно меньше веря будущему».

Контексты для отбора задач — это способ ловить именно те моменты, когда задачу можно и нужно сделать.

История метода

Контексты — это один из ключевых инструментов системы GTD Дэвида Аллена. Аллен заметил, что большинство людей организуют задачи по проектам. Все задачи по работе — в одном списке, все домашние — в другом. Но когда вы оказываетесь в конкретной ситуации — например, в магазине или за рулём — вам нужно быстро понять, что именно сейчас можно сделать. Перебирать весь список проектов неэффективно.

Аллен предложил группировать задачи не по проектам, а по контекстам — условиям, необходимым для выполнения. Классические контексты в GTD: #офис, #дом, #телефон, #компьютер, #покупки. Идея в том, что когда вы оказываетесь в нужном контексте, вы делаете все задачи из соответствующего списка.

В русскоязычной традиции тайм-менеджмента Глеб Архангельский называл контексты кайросами — моментами благоприятной возможности. Термин взят из древнегреческой философии. Кайрос — младший сын Зевса, бог счастливого мгновения, удачи, тогда как Хронос — бог линейного времени.

Суть метода

Вы создаёте списки задач не только по проектам, но и по условиям выполнения. Каждая задача получает метку контекста: где, с какими инструментами, в каком состоянии её можно сделать. Когда вы оказываетесь в конкретной ситуации, вы открываете соответствующий список и выбираете задачу оттуда.

Контексты могут учитывать разные факторы: места (#дом, #офис, #магазин), инструменты (#компьютер, #телефон), ресурсы (#энергия_высокая, #энергия_низкая), типы задач (#звонки, #письма, #механическая_работа).

Контекстам не обязательно быть строгой классификацией. Одна задача может иметь несколько меток. Главное — чтобы контексты отражали реальность вашей работы и помогали быстро находить нужные задачи.

Почему это работает?

Во-первых, контексты снижают когнитивную нагрузку от переключения. Исследования показывают, что переключение между задачами (cognitive switching costs) требует времени и энергии. Когда вы делаете несколько похожих задач подряд — батчинг — мозг остаётся в одном режиме работы. Контексты естественным образом группируют задачи для батчинга.

Во-вторых, контексты позволяют не упускать задачи, которые сейчас самое время сделать. Вы в магазине — можно сразу купить всё из списка #покупки. Вы в офисе — забрать нужные документы. Вы за рулём или на прогулке — обдумать проблему из списка #подумать. Без контекстов эти задачи либо забываются, либо делаются в неудобное время.

В-третьих, контексты помогают использовать разные состояния продуктивно. Есть энергия и фокус — делаете сложные аналитические задачи. Устали, но время есть — переключаетесь на механическую работу. Ждёте в очереди — разбираете мелкие дела из списка #быстрые_задачи.

Контексты — это инструмент для отбора задачи здесь и сейчас. В зависимости от того, насколько хорошо контексты отражают реальность вашей работы, метод будет работать хорошо или плохо.

Как я сама использую контексты?

Я организую контексты через метки в приложении TickTick. Мой список контекстов выглядит так:

• полный_фокус — задачи, которые требуют ноутбука, отсутствия отвлечений и достаточного количества времени. Например, написать статью, разобрать сложный кейс клиента, подготовить лекцию.
• подумать — задачи, которые можно делать за рулём или на прогулке. Обдумать структуру курса, проанализировать проблему, придумать метафору для нового видео.
• покопаться — задачи, для которых нужен телефон и подойдёт метро или ожидание. Найти информацию в интернете, собрать корзину в маркетплейсе.
• звонки — задачи, которые требуют телефонного разговора. Созвониться с клиентом, записаться на приём, уточнить детали у коллеги.
• съёмка_запись — задачи, связанные с записью видео или аудио. Записать голосовое сообщение, снять сторис, записать подкаст.
• механическая_работа — задачи объёмные, но не требующие глубокого внимания. Разобрать почту, оформить документы, навести порядок в файлах.
• быстрые_дела — задачи, которые занимают менее пяти минут. Ответить на сообщение, оплатить счёт, добавить событие в календарь.
• не_дом — всё вокруг дома: аптеки, магазин, пункт выдачи заказов.
• вшэ — главный корпус, где я работаю. Задачи, которые можно сделать только там: подписать документы, забрать книгу из лаборатории, поговорить с коллегой.
• питер — редкие поездки к родителям. Задачи, которые можно сделать только в Петербурге, где я прописана, — обычно связаны с документами.
• ожидания — список того, что я жду от других. Ответ на письмо, результат делегирования, возврат долга. Это отдельный тип контекста, о котором расскажу в другом посте.

Я использую контексты несколькими способами.

• Планируя день, опираюсь на количество разных типов контекста. Например, задач с меткой полный_фокус за день может быть одна-три, в зависимости от объёма. После этого ресурса внимания точно не останется. Механическая_работа обычно лёгкая, но объёмная — это ещё один-два пункта максимум. Быстрые_дела могут решаться десятком за раз.
• Оказываясь в специфическом месте, открываю соответствующий контекст. Не_дом — всё, что нужно сделать вокруг дома. ВШЭ — задачи в главном корпусе. Питер — что делать во время редких поездок к родителям.
• Собирая однотипные задачи, если они мне почему-то эмоционально непростые и поэтому требуют настройки. Например, звонки или съёмка_запись. Легче сделать несколько звонков подряд, чем возвращаться к этому в течение дня.

Когда использовать контексты?

Метод особенно полезен в следующих ситуациях.

• У вас много задач в разных местах и с разными инструментами. Контексты помогают не упускать то, что можно сделать прямо сейчас.
• Вы часто переключаетесь между типами работы. Контексты снижают когнитивную нагрузку от переключений.
• Ваша энергия и внимание нестабильны в течение дня. Контексты позволяют использовать разные состояния продуктивно: высокая энергия — сложные задачи, низкая — механическая работа.
• Вы хотите делать однотипные задачи батчами. Контексты естественным образом группируют задачи для этого.
• У вас есть задачи, привязанные к редким событиям. Например, поездка в другой город или визит в определённое место.

Когда метод бесполезен?

• Контексты не подходят, если у вас мало задач и все они очевидны. Если в день две-три задачи и понятно, когда их делать, контексты добавят только лишний слой организации.
• Метод не работает, если вы не готовы поддерживать систему меток. Контексты требуют дисциплины: каждую новую задачу нужно пометить. Если вы забываете это делать, списки быстро становятся неактуальными.
• Контексты могут быть избыточными для людей с очень предсказуемым ритмом работы. Если вы всегда работаете в одном месте, с одними инструментами, в одном состоянии — контексты не добавят ценности.
• Метод не подходит, если ваша работа полностью реактивна. Если вы постоянно реагируете на внешние запросы и не можете выбирать задачи, контексты не помогут.

Резюмируя, контексты — это инструмент для того, чтобы ловить правильные моменты для действия. Они помогают не упускать возможности, снижают переключения и позволяют использовать разные состояния продуктивно. Метод работает настолько хорошо, насколько ваши контексты отражают реальность вашей жизни и работы.

В курсе «Понедельник» мы учимся адаптировать инструменты под свой ритм жизни, особенности психики и характеристики работы.