#074 - Метод Айви Ли

В 1918 года Чарльз Шваб, президент Bethlehem Steel — одной из крупнейших сталелитейных компаний США, — обратился за консультацией к специалисту по эффективность и создателю PR как профессии Айви Ли. Тот попросил оставить его наедине с менеджерами компании на 15 минут, где предложил некоторый «секретный метод». В ответ на вопрос Шваба о стоимости его услуг, Айви Ли ответил, что заплатить ему следует через три месяца — сумму, которая покажется соразмерной принесенной пользе. Через три месяца Шваб отправил чек на $25 000 — около $400 000 в сегодняшних деньгах. Эта история кочевала из источника в источник больше ста лет, так что детали могли исказиться. Но метод классный.

Суть метода Айви Ли

Каждый вечер вы записываете шесть самых важных задач на завтра. Располагаете их в порядке приоритета — от самой важной к менее важной. На следующий день начинаете с первой задачи. Не переходите ко второй, пока не закончите первую. Если что-то осталось незавершённым к концу дня, переносите на следующий день. При этом на следующий день не должно быть более шести задач суммарно. То есть если с сегодня на завтра перенесли две недоделанные задачи, можно добавить только четыре новые. Получившийся список снова сортируете по приоритетности — на завтра может быть что-то важнее отложенного сегодня.

Принципы метода

Метод Айви Ли основан на нескольких психологических принципах, каждый из которых хорошо поддерживается исследованиями.

• Ограничение списка. Не все дела одинаково важны, об этом в явном виде говорит закон Парето. Ограничение списка до шести пунктов заставляет фокусироваться на действительно важном, а не размазывать внимание на десятки мелочей.
• Приоритезация. Отбор более и менее важных задач и выполнение их строго в порядке приоритетности борется с желанием отложить сложные вещи на потом. Даже не успев выполнить в течение дня все запланированное, мы всегда будем уверены, что потратили время наилучшим образом. Чтобы понять, как расставить приоритеты, можно обратиться к матрице Эйзенхауэра, матрице Криса Бейли или AB-планированию.
• Поочередное выполнение. Исследования показывают, что мульзадачность снижает эффективность и увеличивает количество ошибок. Работая последовательно, мы не тратим ресурсы на переключение между контекстами.
• Завершаемость. Каждая завершённая задача даёт чувство прогресса. Метод Айви Ли настаивает, что нельзя браться за новую задачу, не закончив предыдущую. Это поддерживает мотивацию и создаёт положительную обратную связь.

Пара слов о последовательности

Закрытые списки — метод, предложенный Марком Форстером. Идея заключается в том, чтобы запланировать заранее дела на завтра, «закрыть» список (больше ничего не включаться в него) и выполнить его целиком за день. Закрытые списки исходят из идеи, что мы обязательно все это сделаем за день, поэтому последовательность совершенно не важна. Метод Айви Ли исходит из того, что мы можем не успеть всё. Поэтому последовательность здесь критична: если не успели, хотя бы самое важное сделано. Следовательно, решение о том, выполнять задачи в порядке их важности или в любом другом, должно зависеть именно от нашей уверенности, что весь список будет выполнен.

Возможности адаптации

В числе «шесть» нет ничего магического. Вы можете выбрать для себя любое количество задач (я рекомендую ограничиться диапазоном от одной до десяти). Идея в том, чтобы не распыляться на множество дел, уметь выделять главное и делать дела обязательно в порядке важности.

Можно пойти ещё дальше и использовать подход Марка Форстера: писать на завтра закрытый список всех пришедших в голову дел, не ограничивая количество. Но и в этом случае стоит задуматься о принципе последовательности.

Некоторые люди адаптируют метод под свой ритм работы. Например, планируют не на день, а на неделю. Или делят шесть задач на категории: три рабочих, две личных, одна для здоровья. Метод позволяет такую гибкость, потому что его суть в ключевых принципах: ограничение, приоритизация, последовательность.

Когда использовать метод Айви Ли?

Метод особенно полезен в следующих ситуациях:

• Вы перегружены количеством задач и проектов. Список дел бесконечный, и непонятно, за что браться.
• Вы склонны к мультизадачности. Переключаетесь между делами, ничего не доводите до конца. Метод учит фокусироваться на одной задаче.
• Вам нужна простая система без сложных инструментов. Метод работает с бумагой и ручкой, не требует приложений или настроек.
• Вы хотите чувствовать прогресс. Завершение важных задач даёт сильное ощущение движения вперёд.

Когда метод бесполезен?

• Метод не подходит, если ваша работа непредсказуема и требует постоянной реакции на внешние события. Например, если вы работаете в службе поддержки и не можете планировать день заранее.
• Метод не работает, если вы не готовы принимать решения о приоритетах. Если все задачи кажутся одинаково важными и вы не можете выбрать, метод создаст дополнительный стресс.
• Метод может быть избыточным для людей, у которых задач мало и они очевидны. Если у вас две-три дела в день и понятно, в каком порядке их делать, метод не добавит ценности.

Метод Айви Ли — это мощный инструмент для тех, кто хочет упростить планирование и фокусироваться на главном. Его сила в простоте и ясных принципах. При этом он остается достаточно гибким.

Если вы хотите лучше разбираться в принципах, а не только использовать готовые инструменты, вам в курс «Понедельник».