#071 - PERT

«Лучше быть приблизительно правым, чем точно неправым» (с) Джон Мейнард Кейнс, английский экономист

Ошибка планирования — это систематическая склонность недооценивать время и трудности при выполнении задач. Даниэль Канеман и Амос Тверски, выдающиеся израильские психологи, показали, что люди постоянно цепляются за оптимистичный сценарий, игнорируя вероятность задержек и проблем.

Фрилансер говорит клиенту «это займет пять часов» и закладывает соответствующую стоимость, а в итоге работает пятнадцать и теряет деньги. Проектный менеджер обещает сдать результат к пятнице, а сдает в следующий понедельник. Человек планирует написать пост за вечер, а тратит на него выходные. Мы строим планы на основе сценария «если все пойдет хорошо», а потом жизнь — обязательно — вносит коррективы.

Метод PERT — Program Evaluation and Review Technique, или «метод оценки и анализа программ» — был создан именно для борьбы с избыточным оптимизмом в планировании. Это один из инструментов, которые пришли в личную эффективность из бизнеса и продуктовых команд, а туда — из военного дела.

История метода

PERT разработали в 1958 году для проекта Polaris — создания баллистической ракеты подводного запуска для ВМС США. Проект был огромным, с тысячами подрядчиков и высокой неопределенностью (сроков, препятствий, контекста). Классический подход к планирования с четкими этапами и фиксированными дедлайнами при таких объемах сработать не мог. Специалисты предложили оценивать каждую задачу не одним сроком, а тремя — учитывая разброс возможных вариантов. Это позволило завершить программу на два года раньше запланированного срока.

В чем суть?

PERT строит оценку времени на основе трех сценариев.

• Оптимистичный срок (O) — минимальное время, если все пройдет идеально, ни на каком этапе не возникнет препятствий и задержек.
• Наиболее вероятный срок (M) — реалистичная оценка при обычных условиях.
• Пессимистичный срок (P) — максимальное время, если по дороге возникнут все возможные проблемы.

На основе этих трех оценок рассчитывается ожидаемое время по формуле:

Ожидаемое время = (O + 4M + P) ÷ 6

Почему именно такая формула? Она основана на бета-распределении вероятностей. Реалистичная оценка получает вес 4 (четыре части из шести), а крайние сценарии — по одной части каждый. Это означает, что мы доверяем реалистичному прогнозу больше всего, но не игнорируем возможность отклонений. Делим на 6, потому что это сумма весов: 1 + 4 + 1 = 6.

Разберем на примерах

Написание поста в блог. Оцениваем три сценария:

• Оптимистично — структура складывается легко, редактура минимальна — 2 часа.
• Наиболее вероятно — обычная работа, несколько правок, поиск примеров — 5 часов.
• Пессимистично — переписывание структуры, поиск дополнительных источников — 10 часов.

Применяем формулу PERT: (2 + 4×5 + 10) ÷ 6 = (2 + 20 + 10) ÷ 6 = 32 ÷ 6 ≈ 5,3 часа

Без метода вы бы сказали «это займёт пять часов» и заложили бы именно столько. С PERT вы закладываете 5,3 часа. И округляете до 6 — на всякий случай. Для фрилансера это означает более точную оценку стоимости работы. Вместо того чтобы взять оплату за пять часов и потерять деньги, когда работа затянется, вы изначально закладываете реалистичный срок.

Составление бюджета на год. Нужно собрать данные по всем счетам, проанализировать траты, спрогнозировать доходы.

• Оптимистично — все данные под рукой, категории понятны, никаких споров — 3 часа.
• Наиболее вероятно — поиск данных по нескольким счетам, обсуждение приоритетов с партнером/семьей — 8 часов.
• Пессимистично — данные разбросаны, возникают разногласия о приоритетах, переделывание структуры — 15 часов.

Применяем формулу: (3 + 4×8 + 15) ÷ 6 = (3 + 32 + 15) ÷ 6 = 50 ÷ 6 ≈ 8,3 часа

Интуитивно вы бы сказали «часов пять». PERT подсказывает: лучше заложить 8-9 часов. Такой подход предотвращает ситуацию, когда вы планировали закончить в воскресенье вечером, а заканчиваете глубокой ночью в понедельник.

Почему это работает?

• PERT снижает влияние когнитивного искажения. Канеман и Тверски показали, что при планировании люди фокусируются на лучшем сценарии и игнорируют статистику прошлых задержек. PERT заставляет явно сформулировать пессимистичный сценарий, что активирует более реалистичное мышление.
• Метод структурирует оценку. Вместо интуитивного «ну, примерно неделя» появляется система: вы последовательно отвечаете на три вопроса — что если все идеально (и что вообще значит — идеально), что если обычно, что если плохо. Это снижает произвольность оценки.
• PERT снижает стресс. Когда на пути встречаются какие-то препятствия, это не катастрофа — пессимистичный сценарий уже учтен. Вы не чувствуете себя неудачником, потому что изначально заложили возможность задержки.

PERT часто используется вместе с методом критического пути — техникой, которая показывает, какие задачи определяют общий срок проекта. Метод также связан с правилом трех точек в Agile (оно же — сценарное планирование) и техниками вероятностного моделирования вроде Монте-Карло симуляций (хотя последние значительно сложнее). PERT — это золотая середина: достаточно прост для ручного применения, достаточно точен, чтобы значительно улучшить планирование.

Когда использовать PERT?

• Вы постоянно не укладываетесь в собственные дедлайны. Метод помогает строить реалистичные планы вместо оптимистичных.
• Вы фрилансер и регулярно недооцениваете стоимость работы. PERT позволяет закладывать более точное время и, соответственно, адекватную цену.
• Вы работаете над проектами с высокой неопределенностью. Когда сложно дать точную оценку, трехсценарный подход дает более надежный результат.
• Вы управляете проектом с зависимыми задачами. PERT в сочетании с методом критического пути дает реалистичную картину сроков.

Когда метод бесполезен?

• Задачи повторяемые и сроки известны. Если вы делали задачу сто раз и точно знаете, что она занимает два часа, PERT избыточен.
• Исходные оценки некачественные. Метод опирается на вашу способность оценить три сценария. Если вы в принципе не представляете, сколько займет задача, формула не поможет.
• Задача слишком мелкая. Для бытовых дел на пять минут трехточечная оценка — перебор. Метод оправдан там, где цена ошибки высока.
• У вас нет времени на оценку. PERT требует остановиться и подумать о трех сценариях. Если вы в режиме, когда нужно срочно принимать решение или браться за дело, метод не применим.

Метод PERT учит думать в диапазонах, а не в жестких цифрах. Учитывать неопределенность, а не строить иллюзию точности. Это один из множества инструментов планирования, которые позволяют приближать планы к реальности, а нас самих — к нашим целям. В курсе «Понедельник» устойчивому планированию посвящен целый модуль — это 8 уроков (почти 8 часов видео, 25 практических заданий).