#048 - Диаграмма Ганта

Весной 2017 года мне пришлось одновременно написать диплом, подготовиться к ГОСам, составить сложный отчет, подготовить доклады и выступить на четырех конференциях, две из которых проходили не в России. Дополнительно, конечно, продолжалась другая жизнь, в том числе поездка в Баку на свадьбу двоюродного брата. Если вы догадываетесь, что такое азербайджанская свадьба, то понимаете, что и это была целая эпопея. В общем, передо мной стояла непростая задача — сделать параллельно несколько огромных дел, не пропустив нигде дедлайн и не потеряв в качестве. Так у меня появилась таблица под названием «Как не умереть до лета 2017».

То, что вы видите на этом скриншоте — несколько диаграмм Ганта. Автор этой визуализации и этого метода планирования — исследователь Генри Лоренс Гант. В начале XX века Гант специализировался на исследованиях в области производительности труда и управления, помогая в этом «отцу менеджмента» Фредерику Тэйлору.

Диаграмма Ганта состоит из трех основных элементов:

1. Список задач в рамках проекта перечисляется по вертикальной оси. Удобно, если список задач здесь упорядочен в том порядке, в котором их возможно и нужно выполнять. Об этом расскажу чуть подробнее в следующем разделе.
2. Даты с момента начала проекта до финального дедлайна перечисляются вдоль горизонтальной оси.
3. Отрезки / «ленты» на пересечении задачи и дат показывают, в какой момент начинается работа над задачей, сколько длится и когда заканчивается.

Главная идея — взаимосвязанность задач. Некоторые задачи можно делать параллельно, другие можно начать только в тот момент, когда что-то уже завершено. Это можно назвать критическим путем проекта. В случае написания диплома у меня был понятный критический путь:

• я не могла защищать диплом, пока не сдала его;
• я не могла сдать диплом, пока не написала теоретическую и эмпирическую части;
• я не могла написать эмпирическую часть, пока не собрала данные и не провела статистическую обработку;
• я не могла собрать данные, пока не запрограммировала эксперимент;
• я не могла запрограммировать эксперимент, пока не разработала дизайн эксперимента;
• я не могла разработать дизайн эксперимента, пока не провела обзор литературы (не нашла и не прочитала статьи других исследователей).

Зато я прекрасно могла писать теоретическую часть диплома параллельно с разработкой и проведением эксперимента.

То, что я описала в этом примере, называется каскадной моделью планирования (она же модель водопада / waterfall). То есть каждый следующий этап должен начинаться после предыдущего. Каскадная модель наиболее интуитивно понятный способ планирования (сначала сделаю А, потом сделаю Б), но имеет множество недостатков. Именно поэтому так разрослась идея итеративного планирования в виде очень популярной Agile-методологии. Я сделаю отдельный выпуск для сравнения каскадной и итеративной модели, но пока ограничусь основной мыслью: выбор между каскадной и итеративной моделью должен быть связан с особенностями проекта, которую мы планируем, а не нашей убежденностью, что, например, Agile круче.

Итеративная модель годится для проектов без четкого дедлайна и для проектов, у которых нет очень четкого и ограниченного технического задания. Например, разработка нового приложения прекрасно ложится в эту модель, недаром Agile так популярен именно в IT. Если я разрабатываю новое приложение, я сама принимаю решение о том, какие функции в нем будут, какие нет, и когда его следует выпустить. И выпуском первоначальной версии все не ограничивается. Мне нужно поддерживать проект, вносить в него изменения, внедрять новые функции, исправлять баги. Сама природа этих проектов итеративна. Большинство моих собственных проектов тоже итеративны: я придумываю новые концепции блога, запускаю раз за разом спринты, обновляю свой сайт, вношу изменения в программу питания и тренировок, провожу множество экспериментов для своих исследований и так далее.

Но существуют проекты, в которых есть понятная структура, более-менее заданная последовательность задач (ведь многие из этапов взаимосвязаны) и нередко бывает четко определенный дедлайн. Пример с написанием диплома, который я написала выше, как раз к таким относится. К таким проектам, со своей природе каскадным, еще могут относиться строительство дома и ремонт, разработка онлайн-курса, организация мероприятия и др. Что любопытно, отдельная итерация проекта из предыдущей категории тоже можно рассматривать как каскадный проект. Например, отдельный спринт, подготовка отдельного материала для блога или отдельный эксперимент.

И, наконец, диаграмма Ганта завязана на идее обратного планирования. Заметили, как я привела пример с дипломом? Целенаправленно шла от позднего к раннему. Это позволяет понять реальную взаимосвязь между разными этапами задачи. А если добавить еще и вопрос про время, становится очевидными и промежуточные дедлайны.

Давайте приведу пример со своим спринтом. Это как раз нечто на стыке онлайн-курсов и организации мероприятий.

Цель: провести очередной спринт и собрать информацию для последующих итераций.

• Какой этап будет последним? Сбор обратной связи. Сколько времени он займет? Нужно дать хотя бы два дня на ответы.
• Без чего невозможно собрать обратную связь? Без проведения самого спринта (1) и без подготовки вопросов для обратной связи (2). Сколько времени займет сам спринт? (1) Базовое — две недели. Сколько времени займет подготовка вопросов? (2) Легко сделать в течение дня.
• Без чего невозможно провести спринт? Без участников (3) и без технической реализации (4). Сколько времени займет сбор участников? (3) Стоит заложить неделю. Сколько времени займет техническая реализация? (4) Дня два.
• Без чего невозможно подготовить вопросы для обратной связи? (2) Без программы спринта. Сколько времени займет подготовка программы? Учитывая, что спринт повторяющийся, для обновления нужно дня три.
• Без чего невозможно собрать участников? (3) Без рекламы. Сколько времени нужно уделить рекламе? Нужно подготовить рекламные посты, 3-4 штуки, но рекламу можно и нужно делать параллельно со сбором участников.
• Без чего невозможна техническая реализация? Без программы спринта (ура, уже был этот пункт).
• Без чего нельзя провести рекламу? Без подготовки постов. Сколько времени нужно на посты? Два дня.
• Без чего нельзя подготовить рекламные посты? Без программы спринта (ура!).

Конечно, отдельные детали и тонкости подготовки спринтов я не учла в этом примере. Для диаграммы Ганта это и не так важно. На таком уровне обобщения я уже могу разработать диаграмму и понять, сколько времени минимум займет подготовка и проведение спринта и, соответственно, в какой день мне следует начать, если я хочу иметь на руках результаты спринта, например, к 1 апреля.

Из этого примера стало понятно, что первым этапом является подготовка программы, на которую завязаны дальнейшие две ветви: техническая сторона и коммуникация с людьми. Друг с другом эти ветви не взаимодействуют, но внутри каждой есть свои взаимосвязанные задачи.

Итак, диаграмма Ганта подходит для планирования проекта в рамках каскадной модели, для выявления реальных дедлайнов взаимосвязанных задач и для отслеживания нагрузки в определенные периоды. Инструмент не подходит для планирования проектов без дедлайнов и проектов, в которых разные задачи почти не взаимосвязаны друг с другом.

Да, вы можете вписать на горизонтальную ось не даты, в спринты в рамках своего Agile-планирования. Так делают довольно часто, и почти во всех современных статьях о диаграмме Ганта об этом пишут. Но вообще-то это прямо противоречит идее Agile-методологии как итеративной модели планирования, о чем писал сам Джефф Сазерленд, один из разработчик Agile.

Диаграмму Ганта можно построить от руки, можно автоматизировать этот процесс с помощью Excel, а можно воспользоваться одним из кучи приложений для организации дел, в которые эта функция нередко бывает вшита. Но я рекомендую вам рисовать ее самостоятельно (в таблицах, конечно, не от руки), ведь пользу она может принести только в момент, когда вы пытаетесь уместить «ленты» своих задач в имеющееся время. Дуайту Эйзенхауэру приписывают одну из моих наиболее любимых цитат: «Планы бесполезны, но планирование — бесценно». Диаграмма Ганта — инструмент для визуализации хронологии пути, наибольшую пользу она приносит в момент разработки этой хронологии.

Если вам нужна собственная система по борьбе с прокрастинацией, приходите на мои спринты. Так под моим внимательным руководством, с моей поддержкой и помощью мы разработаем вашу собственную систему эффективности, подходящую для достижения ваших целей.