#001 - Бюджетируемые задачи
Если вбить в поисковик сочетание бюджетируемые задачи (= бюджетируемое время), можно найти очень много разных статей, которые часто друг друга дублируют. Причем статьи не особо новые. Самая свежая, найденная мной, датирована 2019 годом, но большинство этих статей плюс-минус десятилетней давности. К чему же привели нас наши поиски?
Я сама помню, что такое бюджетируемые задачи из каких-то подростков своих лет — со времен, когда начинала читать книги про тайм-менеджмент на русском языке. Бюджетируемые задачи закрепились в моей голове с именем Глеба Архангельского. Поиски при подготовке этого материала подтвердили, что понятие бюджетируемые задачи на русском языке ввел Архангельский в своей наиболее популярной книге «Тайм-драйв». Он не описывает, откуда берется эта идея. Он просто предлагает читателям это использовать. Архангельский описывает три типа задач: жесткие задачи, гибкие задачи и бюджетируемые задачи. Он объясняет, какие задачи к какому типу относятся, и как планировать каждый тип задач. В книге «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» Архангелский говорит, что идея бюджетировать время под важные задачи озвучивается в романе в Даниила Гранина «Эта странная жизнь». Про эту книгу, легендарную в русскоязычном тайм-менеджменте, мы опубликуем отдельный выпуск. У главного героя, Александра Александровича Любищего, который славился своей любовью к хронометражу, совершенно скрупулезному отношению к каждой своей минуте, уже была идея бюджетировать время под важные дела. То есть Любищев заранее планировал, какие дела собирается выполнить, какие из них сколько времени займут, и указывал все это в календаре.
Собственно, мы вплотную подошли к определению этих трех понятий: жесткие задачи, гибкие задачи и бюджетируемые задачи.
Архангельский пишет, что в нашей жизни довольно мало задач, которые привязаны ко времени. Итак, жесткие задачи — это задачи, жестко привязанные ко времени. Например, я могу выполнить какую-нибудь задачу только в 15:00 сегодня и никогда больше. Такие задачи мы однозначно вносим в календарь. В жизни большинства из нас их бывает мало. Да, много задач бывает привязано к определенному дню, но мало — к определенному времени. Чаще всего это какие-либо встречи. Например, только в определенный момент я могу посетить занятие, встретиться с клиентом, провести презентацию для коллег или подать документы в визовый центр. Если почти вся наша работа связана со встречами с другими людьми, то большинство задач действительно будут жесткими. Но обычно таких меньшинство.
Итак, большая часть задач в нашем списке дел жесткими все-таки не являются. Не важно, когда именно мы выполним ту или иную задачу. Иногда важно, чтобы мы выполнили задачу именно в этот день, иногда не важно. Нужно сделать просто в ближайшее время. Такие не-жесткие задачи. Не-жесткие задачи Архангельский предлагает делить еще на две части: гибкие задачи и бюджетируемые. Отличаются они тем, что бюджетируемые задачи требуют времени, значительного, большого времени. Тут каждый может сам себе ставить отметку, с которой у него начинается значительное время. Я предлагаю 15 минут. Если какое-либо дело занимает меньше 15 минут, это гибкая задача. То есть она может встать в любое время в календаре. Более того, ему совершенно не обязательно оказываться в календаре. Хватит того, чтобы записать его в список дел на сегодня или на ближайшее время. Примеры: записаться к стоматологу, проверить дедлайн отчета, составить список покупок, ответить на электронное письмо и так далее. Очень много задач гибкие.
Длинные задачи, которые занимают больше 15 минут, сложно просто записать список дел. Представьте: мы сидим и смотрим на свой список дел, видит такую задачу... И мы не можем просто взять и сделать эту задачу. Не можем воспользоваться для ее выполнения маленькими промежутками между другими задачами, пятиминутной поездкой в автобусе. Эти крупные дела правда требуют нашего времени. Архангельский предлагает такие задачи дополнительно планировать, то есть бюджетировать под них время. Отсюда и название. Мы открываем календарь и выделяем в нем столько-то времени под задачу: 15 минут, 30 минут, 1 час и т.д. Например, нам необходимо подготовить презентацию к выступлению. Я знаю, что готовить презентацию я буду примерно 45 минут. Я знаю, что подготовить ее нужно сегодня, потому что завтра с утра мне с ней выступать. Не важно, в какое время сегодня я это сделаю, важно, что в моем рабочем дне должно найтись 45 минут на подготовку презентации. Следовательно, мне нужно это время у себя в календаре как-то зафиксировать. Я открываю календарь, выделяю в нем блок на 45 минут и пишу «подготовить презентацию». При необходимости я могу двигать этот блок в календаре в любое свободное время. Если не удалось сделать утром, двигаю на послеобеденное время, или наоборот. Важно, что я все время вижу, что такой-то кусок моего времени на самом деле сегодня занят.
Это решает три важные проблемы.
Во-первых, я постоянно помню, сколько именно времени я могу и готова потратить на выполнение этой задачи. Поэтому я делаю ровно так, как нужно сделать для достижения цели, и трачу ровно столько времени, сколько могу потратить. То есть я делаю содержательную презентацию за 45 минут, а не выбираю в течение получаса шрифт.
Во-вторых, я не трачу время менее ценным для меня образом. Я не прокрастинирую, не распыляюсь на менее срочные задачи. В итоге презентация получает необходимые ей 45 минут.
В-третьих, я не перегружаю себя при планировании рабочего дня или недели. Это решает проблему нереалистичности моего планирования. Когда мы пишем список дел, очень велик риск запланировать себе десяток-другой задач. Только внимательное разглядывание этого списка, выделение среди задач бюджетируемых и указание, сколько времени нужно для выполнения каждой задачи, позволяет действительно понять, какое количество задач умещается в один рабочий день. Это спасает от перегруженности расписания. То есть мы не планируем задачи на большее количество времени, чем на самом деле имеем. Как следствие, у нас есть шансы выполнить все, что запланировали, а не смотреть перед сном с досадой на множество оставшихся пунктов. Мы меньше разочаровываемся в себе, больше доверяем себе и своему планированию. В итоге с большей вероятностью достигаем целей.
В своем планировании я бюджетирую время с помощью google-календарей. У меня есть два google-календаря, которые одновременно отображаются в приложении. Один я назвала «жестким» и покрасила в красный цвет. Другой назвала «бюджетируемым» и покрасила в зеленый. Промежутки между красными временными слотами, которые жесткие и поэтому не двигаются, я заполняю зелеными. Если в течение дня мои планы меняются, я спокойно могу передвигать зеленые слоты.
Концепция бюджетируемого времени больше всего похожа на популярную сейчас идею тайм-боксинга.