نرم افزار مدیریت پروژه و مزایای آن

گفته می‌شود که زمان با ارزش‌ترین دارایی انسان است، بنابراین برای استفاده بهینه از آن باید روش‌هایی وجود داشته باشد که بتوان با کمک آنها امور روزانه و کاری را جهت‌دهی کرده و سازماندهی کرد. استفاده از برنامه‌ها و روش‌های قدیمی برای مدیریت زمان و پروژه‌ها با توجه به تکنولوژی روز دنیا، خود نوعی اتلاف وقت و انرژی محسوب می‌شود، سوال اینجا است که برای مدیریت پروژه از چه نرم‌افزار کاربردی می‌توان استفاده کرد؟ مزایای استفاده از این تکنولوژی چیست؟ این‌ها سوالاتی است که در این مقاله به پاسخ آنها خواهیم رسید.

چرا به مدیریت پروژه نیاز داریم

طبق نظرسنجی موسسه مدیریت پروژه PMI تنها 58 درصد سازمان‌های فعال اهمیت واقعی مدیریت پروژه و پیاده‌سازی آن را جدی می‌گیرند و تنها 23 درصد از شرکت‌ها از شیوه‌های استاندارد مدیریت پروژه برای انجام امور استفاده می‌کنند. در این بخش به برخی مزایای بیشمار مدیریت پروژه اشاره می‌کنیم تا اهمیت آن در سازمان‌ها بیشتر مشخص شود.

ارتباط مداوم

مهمترین وجه مدیریت پروژه‌ها، حفظ ارتباطات است. این مسئله تاثیر مهمی بر عملکرد یک تیم خواهد داشت. مدیران پروژه با ارتباط مداوم باید تیم فعال در پروژه را ارزیابی کنند و با این ارتباطات زمینه همکاری و همراهی اعضای تیم را فراهم سازند.

سازماندهی منابع

وقتی یک پروژه در حال انجام است نیروی انسانی، ابزارآلات، بودجه و موارد دیگری درگیر انجام آن خواهند بود، بنابراین بسیار اهمیت دارد که فاکتورهای یاد شده در زمانی که به آنها نیاز است در اختیار پروژه باشند. از طریق یک برنامه‌ریزی مناسب در پروژه می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه چیز در زمان مقرر در اختیار انجام پروژه خواهد بود.

بهره‌وری بالا

نرم افزار مدیریت پروژه با مولد بودن در ارتباط تنگاتنگ است، با ایجاد یک سیستم کارآمد و استفاده استاندارد از منابع، یک تیم می‌تواند به راحتی در مدت زمان کمتر کارهای بیشتری از یک پروژه بزرگ را انجام داده و به این ترتیب بهره‌وری پروژه را افزایش دهد.

بهبود رضایت مشتری

حتما می‌دانید که حفظ مشتریان قدیمی از یافتن مشتری‌های جدید مهم تر است، یک روش موثر برای انجام این کار ارائه خدمات کاربر پسند است. مدیریت پروژه مجموعه‌ای کارآمد از عملیات است که روی کیفیت و بهره‌وری تاکید دارد و در نهایت به رضایت مشتری می‌اندیشد. وقتی مشتری از انجام پروژه توسط شما راضی باشد مطمئنا با پروژه‌های بیشتری باز می‌گردد و شما را به سایرین نیز معرفی می‌کند.

برنامه ریزی بهتر

پایه و اساس یک پروژه موفق، همان برنامه‌ریزی دقیق ابتدایی آن است. مدیریت پروژه شامل مرحله‌ای از انجام پروژه است که در آن اهداف، دامنه و زمان بندی را تعریف می‌کنید این مسئله باعث می‌شود که بروکراسی و تشریفات اضافه از پروژه حذف شده و زمان بیشتری در اختیار تیم قرار بگیرد.

کنترل کیفیت

یکی از مشکلات در انجام پروژه‌ها پایین آمدن کیفیت کارها بعد از اتمام سررسید است، حتما برای شما هم اتفاق افتاده که به دلایل زیادی تاریخ سر رسید را از دست داده‌اید و مجبور به انجام عجله ای کارها شده باشید، در این صورت مطمئنا کیفیت کار پایین می‌آید، اما اگر ابزارهای درست مدیریت پروژه را در اختیار داشته باشید در هر مرحله کیفیت و کاربرد محصول تحویل داده شده را تضمین خواهید کرد.

چرا از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید؟

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مزایای زیادی به همراه دارند که استفاده از آنها را به یک امر بدیهی تبدیل می‌کند. در این بخش با مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه آشنا می‌شویم.

افزایش دید و بصیرت کافی نسبت به پروژه

نرم‌افزار مدیریت زمان چشم انداز امور در انجام پروژه را پیش چشمان شما قرار می‌دهد، به این ترتیب در هر لحظه می‌دانید که در کجای راه ایستاده‌اید، تا اینجای کار چه کرده‌اید و چه امور دیگری در آینده تا رسیدن به هدف باید انجام دهید.

مشاهده پیشرفت

وقتی قرار باشد چندین پروژه را به صورت همزمان اداره کنید نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند بسیار کارآمد باشد. با استفاده از آن می‌توانید وضعیت تمام پروژه‌ها در سازمان خود را مشاهده کنید. این مسئله باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود چرا که با نرم افزار مدیریت پروژه نیازی نیست که به دنبال گزارش تیمی یا اطلاعات باشید، شما می‌توانید هر پروژه را در هر وضعیتی که قرار دارد به خوبی رصد کنید.

هماهنگی با اولویت‌ها

هر سازمانی برای خود اولویت‌هایی دارد، شما باید انجام پروژه‌ها را مطابق با اولویت‌های سازمانی خود تنظیم کنید، با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه شما می توانید پروژه‌ها را در راستای رسیدن به اولویت‌ها و اهداف سازمانی هماهنگ کنید و تمرکز لازم برای رسیدن به یک هدف واحد را در پروژه ها ایجاد نمایید.

اشتراک گذاری وضعیت پروژه ها

نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهند تا وضعیت پروژه‌ها را آنطور که هست رصد کنید. با استفاده از این نرم افزارها افراد حاضر در اجرای پروژه می‌توانند اطلاعات و وضعیت کار روی پروژه را به‌روز کنند، به این طریق ارتباطات اضافه حذف می‌شوند و در زمان مناسب تمام افراد از روند کار آگاه خواهند بود. به این ترتیب تعداد جلسات غیرضرور کاهش می‌یابد، مشکلات سریعتر شناسایی و برطرف می‌شوند و آگاهی از وضعیت پروژه برای همگان میسر خواهد بود.

مدیریت زمان

شاید بتوان گفت که مهمترین مزیت استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه مدیریت زمان در پروژه است. وقتی همه افراد حاضر در پروژه وضعیت کاری خود را در نرم افزار به‌روز می‌کنند می‌توانید روی زمان‌بندی‌ها مدیریت داشته باشید، تاخیرها را شناسایی کنید و اقدامات لازم برای به پایان رساندن پروژه در زمان مقرر را انجام دهید.

اشتراک گذاری اسناد پروژه

نرم افزار سررسید به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد مربوط به پروژه را به اشتراک بگذارند، به این ترتیب دیگر نیاز نیست که اسناد و مدارک لازم را بگیرید آنها را کپی یا آپلود کنید و دوباره برگردانید، با اشتراک گذاری اسناد و مدارک مهم لازم در هر پروژه همه کاربران بدون نیاز به ارتباطات اضافه به فایل اسناد دسترسی خواهند داشت.

جمع‌بندی نهایی

همانطور که مشاهده می‌کنید نرم افزار مدیریت پروژه یک دستیار کامل در انجام امور پروژه به بهترین و استانداردترین شکل ممکن است و امکان بروز خطا و سهل‌انگاری در انجام پروژه را به حداقل می‌رساند و به سازمان کمک می‌کند تا در انجام امور با حداقل ارتباطات ممکن بهترین بهره‌وری را تجربه کند.