دبیرخانه به سه روایت:
sharifdaily | روزنامه شریف
دکتر آدرینه ملک خاچاطوریان
استاد ورودی‌های دانشکده مهندسی مواد و عضو هیئت نظارت بر دبیرخانه ورودی‌ها
۱. تا چه اندازه، یکپارچه‌سازی فعالیت‌های پیرامون ورودی‌ها و توجه متمرکز دانشگاه بر آن‌ها را ضروری می‌دانید؟ و چرا؟
توجه ویژه دانشگاه روی این طرح، نشان از اهمیت ویژه آن توسط دانشگاه به ورودی‌ها و چشم‌اندازی‌‌ست که می‌خواهد به آن برسد.
درباره یکپارچه‌سازی تاحدودی موافق هستم چراکه برخی فعالیت‌های عمومی مثل اردوی ورودی‌ها یا کارگاه‌ها درصورت یکپارچه شدن، می‌تواند موفق‌تر باشد.
اما بخشی از آن‌ها مثل دانشکده‌ای‌ها که بنا به نیازشان است می‌تواند به‌صورت دانشکده‌ای پیش برود که بنا به نیاز دانشکده و همچنین سلیقه و ایده‌های اساتید ورودی و همیاران بهتر انجام می‌شود و با رصد روند ورودی‌های قبلی و وضع فعلی، برنامه‌های خاصی طراحی بکند.
۲. چه ایرادات یا خلاء‌هایی در طول سال اخیر پیرامون ورودی‌ها چه در ایام اردوی ورودی که ارتباط بیشتری با دبیرخانه داشتید و چه در طول سال که در فضای ورودی‌ها حضور داشتید، احساس می‌کنید که از سمت دبیرخانه یا اساتید یا ورودی‌ها احساس می‌شده است؟
اعضای دبیرخانه، اطلاع زیادی از تاریخچه اجرای طرح ورودی‌ها نبودند و مدت زیادی برای انتقال تجربه طول کشید و بسیاری از خطاها می‌توانست با دانستن تجارب گذشته، رخ ندهد.
مورد بعدی نادیده گرفتن نقش معاونت و مسائل آموزشی در دبیرخانه بود که یکی از مشکلات اصلی ورودی‌هاست و باید همکاری تنگاتنگ شکل بگیرد.
از نقاط مثبت دبیرخانه، برگزاری جلسات نقدوبررسی و همفکری برای همیاران بود و به‌نظر می‌رسد در اجرای کارها از گروه‌های مختلف دانشجویی استفاده شد.
نکته مثبت دیگر هم استفاده از ظرفیت دختران در مدیریت اردوی امسال بود که ظرفیتشان در دانشگاه دیده شود و به آن‌ها کار سپرده شود.
در حوزه اساتید ورودی، متاسفانه اساتیدی که جدید به این طرح می‌آیند، کمی زمان می‌برد تا با طرح آشنا شوند و برگزاری جلسات پیش از دوره هم می‌تواند مفید باشد.
نکته دیگر، جلسات ماهانه در طول سال برای اساتید بود که می‌تواند مثبت باشد که در نیمه اول سال برگزار شد اما در نیمه دوم برگزار نشد.
یکی از مشکلات دیگر این است که برنامه‌های دانشگاه یا دانشکده‌ها با استقبال کامل ورودی‌ها مواجه نمی‌شود و در بسیاری از آن‌ها، درصد قابل توجهی شرکت نمی‌کنند.
مورد بعدی هم انتخاب همیاران است و به نظرم باید پس از بررسی‌های اولیه و برگزاری اردو و...، انتخاب نهایی همیاران به دانشکده‌ها سپرده شود.
۳. از نظر شما، چه برنامه‌ها و ایده‌ها و پیشنهاداتی که احساس می‌کنید باید در آینده توسط دانشگاه برای ورودی‌ها پیاده شود؟
دانشگاه هرچقدر بتواند برنامه‌های متنوعی برای ورودی‌ها استفاده کند و در برگزاری‌شان از گروه‌های مختلف دانشجویی کمک گرفته شود، می‌تواند در موفقیت طرح موثر باشد.
اختصاص بودجه اختصاصی به دانشکده‌ها و اساتید باعث می‌شود که برنامه‌ها به‌طور بهتری انجام شوند و بازخورد بهتری داشته باشند و باید برای سال‌های بعد هم بیشتر شود.
▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️
محمدهادی مسماریان
ورودی ۱۴۰۲ ارشد مهندسی مکانیک و از مسئولین امسال طرح همیار دانشگاه
۱. روند طرح همیارها از کجا شروع شده و امسال چه مسیری را طی کرد؟
طرح همیار بعد از شروع در سال ۹۹ ، هرسال خود را بهبود داده و به‌علت اجرای همزمان طرح پشتیبان و طرح همیار، این دو طرح بعضاً با هم چالش‌هایی داشتند و بعضاً همکاری‌هایی کرده‌اند اما حالا دیگر به روال خوبی برگشتند و هرکدام در جای خود فعالیت می‌کنند.
متاسفانه هنوز یک روال مشخص و نهایی در فرایند کلی طرح همیار نداریم تا بتوانیم ملاک‌های مشخصی برای هر همیار تعیین کنیم و هرسال طبق همان پیش برویم و صرفاً برخی موارد مثل فیلتر حراست و کمیته انضباطی داریم و پس از آن، برای اساتید ارسال می‌شود نا از بین آن‌ها انتخاب کنند که این یکی از قسمت‌های چالشی ماجرا بوده است.
امسال در این لیست، همزمان که لیست به اساتید ارائه می‌شد؛ همیارها باید خودشان را به آن‌ها معرفی و ارائه می‌کردند تا از بین اینها انتخاب کنند و این باعث شد وضعیت کمی بهتر شود.
تعارض همیارها و سرگروه‌ها همیشه وجود داشته و امسال این دو یکی شدند و این موضوع تا حد زیادی برطرف شد و به‌خوبی حداقل‌هایی که برایشان تعیین کردیم هم انجام دادند. اما متاسفانه یک ملاک و روند مشخصی برای تعیین وظایف و مسئولیت‌ها تعیین نشده تا بتوانند و بدانند در طول سال چه مسیری باید طی کنند و چه کاری را باید انجام دهند و یکی از اردوهایی که برای کمک به فضای درسی ورودی‌ها تدارک دیده شده بود، به‌علت عدم همراهی همیارها و برخی چالش‌های دیگر، لغو شد.
۲. اگر بخواهی از نقاط مثبت و چالش‌های مسیر امسال که باید در آینده بهتر شود، بگویی به چه مواردی اشاره خواهی کرد؟
نقاط مثبت که زیاد است و همین‌که عده‌ای از بزرگترها برای کوچک‌ترها مثل یک برادر وقت بگذارند و به آن‌ها کمک کنند، از نقاط مثبت مهم است و این روند هرسال پیش برود.
یکی از نقاط چالشی فعلی، چالش‌های حداقلی اما موجود با طرح پشتیبان است از این جهت که نیروی انسانی محدودی داریم و اینکه آن‌ها انتخاب کنند در طرح همیار باشند یا در پشتیبان، محل سوال بوده است و...
چالش دیگر فعلی، موضوع سرگروه‌هاست که امسال کمی کمتر بود و از ۹۹ قرار شد این افراد یکی شوند اما متاسفانه به خوبی اجرا نشدند و نشد آن اتفاق بیفتد و باید این موضوع کاملاً ترکیب و وضعیتش مشخص شود.
چالش بعدی، شریف سلام بود که به واسطه اقدامات دبیرخانه رخ داد و تقریباً نتوانستیم برای آن مراسم آموزش و توضیحات لازم را بدهیم و همه شرکت کنند اما اولین مواجهه همیارها، آنطور که باید و شاید باکیفیت رقم نخورد و اتفاقاتی که می‌خواستیم نیفتاد.
چالش دیگر که البته امسال تا حد زیادی بهتر شد، روند انتخاب همیارها بود و دو روز اردو برایشان برگزار کردیم و مطالبی به آن‌ها منتقل کردیم اما در نقطه انتخاب، باز هم چالش‌هایی داشتیم چراکه تعداد کم بود و برخی اردو نیامده بودند و...
▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️
فاطمه علیمرادی
ورودی ۱۳۹۹ کارشناسی مهندسی کامپیوتر و مسئول اردوی ورودی‌های ۱۴۰۲
۱. آیا شیوه‌ی اجرا شده‌ی طرح همیاری امسال به اردو ورودی آسیبی زد؟
حقیقتا بله! برای مثال:
۱. لزوما همه‌ی همیارهایی که برای برنامه‌ای یک‌ساله با پارامترهایی نامعلوم انتخاب می‌شوند، تعلق لازم به فضای اردو را ندارند و خودشان را جزئی از آن نمی‌بینند و اردو برایشان یک سفر تفریحی‌ست، نه بیشتر!
۲. مسئولین همیاری که با نقش مسئولین سرگروه‌ها در ستاد حاضر می‌شوند، باید هماهنگی‌ها و فشار کاری ابتدای دوره‌ی یک‌ساله را بگذرانند که به همین دلیل بازدهی لازم در ستاد اردو را ندارند.
۳. دسترسی ستاد اردو به سرگروه‌ها خیلی کمتر از هرسال بود و این مسئله در برگزاری، چالش‌هایی به همراه داشت که اگر ما فرصت برگزاری پیش‌اردو می‌داشتیم، با آن‌ها مواجه نمی‌شدیم.
۲. چرا علی‌رغم اعلام مسئول اردو در هفته‌ی اول شهریور، همیشه نسبت به زمان کم برگزاری اردو نقدهایی داشتید؟
در ابتدا این نکته را بگویم که هفته‌ی اول شهریور هم برای برگزاری اردو دیر است و در فرآیند ایده‌آل انتظار می‌رود فعالیت ستاد اردو از اواسط مرداد شروع شود که این لازمه‌اش انتخاب مسئول اردو پیش از آن است!
در ادامه هم درست است که مسئولیت اردوی ورودی به ظاهر از هفته‌ی اول شهریور به بنده سپرده شده بود، اما به دلیل بعضی اشکالات مثل کم‌تجربگی دبیرخانه در اخذ و اجرای تصمیمات، تعلل‌‌ها و تعجیل‌های بی‌جا، شفاف نبودن ساختار جدید (دختر بودن مسئول اردو) برای اعضای دبیرخانه و حاکمیت دانشگاه، قاطع نبودن دبیرخانه در نقاط تصمیم‌گیری، تغییرات لحظه‌ای تصمیمات، مصوبات و... ساختار نهایی مسئولین اردو در ۲۸ شهریور ماه نهایی شد و این مسئله زمانی را که برای تشکیل ستاد و برگزاری اردو از نقطه‌ی صفر داشتیم، به یک ماه کاهش داد.
۳. مهم‌ترین ایرادات دبیرخانه را در چه می‌بینید؟
به نظرم این را بپذیریم که بودن دبیرخانه به معنای ساختارمند شدن روند، اتفاق خوبی‌ست ولی این ساختار هم مثل هر ساختار دیگری خالی از اشکال نیست؛ خصوصاً که سال اول اجرای این طرح بود و با کم‌تجربگی‌های زیادی هم همراه شد!
به طور کلی ایرادات دبیرخانه را می‌توان به دو دسته‌ی کلی ساختاری و عملکردی تقسیم کرد.
ایرادات ساختاری مثل مشخص نبودن نسبت دبیرخانه با اردو ورودی، طرح همیار، سایر رویدادهای مربوط به ورودی‌ها از جمله شریف سلام و... یا مشخص نبودن تعریف جایگاه‌ها، به معنای انتظارات و اختیارات هر زیرمجموعه‌ی طرح ورودی، حل تداخل‌ها و تعارض‌های احتمالی بین آن‌ها و...
در ایرادات عملکردی هم، مهم‌ترین مسئله شاید این بود که دبیرخانه ترجیح می‌داد تصمیم‌های خودش را در روند و گذر زمان حل کند و مرزهای خودش را مشخص نکند و هزینه‌ی آن‌ها را نپردازد. همچنین عملکرد غیرتشکیلاتی دبیرخانه از این مجموعه یک تصویر غیرمنظم، غیرمنسجم و غیر تشکیلاتی ساخته بود که در فرایند اردو و حتی درون اردو، واقعاً آسیب‌های جدی‌ای وارد می‌کرد.