Виртуальная свобода

Крис Дюкер "Виртуальная свобода. Как работать с виртуальным персоналом для того, чтобы получить больше времени, стать более продуктивным, и построить компанию своей мечты".

Виртуальная свобода является полноценным руководством по искусству ведения виртуального аутсорсинга. Она подробно освещает все вещи, которые вы должны будете учитывать при сборе виртуальной команды, а также предоставляет обоснованные рекомендации о том, как не допустить распространенных ошибок.

Для кого выжимка?

• Для тех, кто хочет расширить свой малый бизнес
• Бизнес-лидеры, которые хотят посвящать больше времени инновациям
• Людям, которые не боятся пробовать новые методы приема на работу

Об авторе 

Крис Дюкер является основателем и главным исполнительным директором трех компаний. Он также широко известен как ведущий специалист по аутсорсингу. Он является популярным международным спикером, блоггером и подкастером, а также написал ряд электронных книг

1~Узнайте, как нанимать виртуальных помощников и освободить собственное время для реальной работы

Быть владельцем бизнеса является довольно ответственной работой: нужно управлять сотрудниками, следить за затратами, вести бизнес-стратегию и встречаться с инвесторами. И довольно-таки непросто найти время для всего этого, и даже если вы найдете время, довольно трудно найти энергию для выполнения каждой задачи. К счастью, мир современных технологий обеспечил решение: виртуальные помощники. Это сотрудники, которые работают для вас, но расположенные в другом месте - в другом городе, штате или даже в другой стране. Если вы наймете команду эффективных виртуальных помощников вы получите время для того чтобы планировать и вести свой бизнес. Но если вы наймете их неправильно, то вы окажитесь с еще большим количеством проблем и работы, которую нужно сделать. Эта книга покажет вам, как лучше всего нанимать, обучать и управлять командой виртуальных помощников.

Далее вы узнаете:

• лучший способ обучения кого-то в другом часовом поясе
• почему вы должны нанять виртуальных помощников для роли, а не для задачи
• одну работу, которую вы просто не можете предоставить аутсорсингу

2~Предоставляя вашу работу аутсорсинговой команде, вы сможете сконцентрироваться на самом важном

Жизнь владельца бизнеса в нашем современном мире не так уж и проста. Часто, мы беремся за множество профессий, делая разные типы работ, каждая из которых отнимает много времени. Прежде чем можно будет даже думать о том, чтобы тратить некоторое время на создание новых инновационных продуктов и услуг, или даже продавать эти продукты и услуги, вы должны сначала пройти через массу других вещей: нанять персонал, проверить оплаты, наблюдать за бюджетом, подписывать контракты с поставщиками, и этот список можно продолжать и дальше. Это не удивительно, что нужно сделать так много дел! На самом деле, собственные попытки автора управлять своим бизнесом привели его к полному выгоранию; у него просто не было времени или энергии для достижения успеха. Именно тогда он решил сделать все немного по-другому: он переложил некоторые свои работы на виртуальных помощников (ВП). ВП являются сотрудниками, которые действительно работают на вас, но которые не находятся в том же месте, что и вы. Они могут взять на себя огромный спектр задач, от бухгалтерского учета до управления офисом, что позволяет владельцам бизнеса и руководителям сосредоточиться на том, что действительно важно для них. Нанимая ВП, вы можете наслаждаться тем, что известно, как виртуальная свобода. Есть две основные причины, почему ВП предоставляют такую замечательную возможность: Во-первых, Интернет позволяет постоянную связь через тысячи миль между вами и вашим ВП. Независимо от того, как далеко вы находитесь друг от друга, вы можете работать так, как будто вы находитесь в одной комнате. Во-вторых, есть огромный резерв имеющихся талантов. Более 42 миллионов американцев в настоящее время работают в качестве самозанятых консультантов и внештатных сотрудников - все они потенциально доступны на неполный рабочий день, полный рабочий день или даже на основе проектной работы. Таким образом, если вы изо всех сил пытаетесь удержаться на плаву в море задач, виртуальная свобода может быть вашим плотом жизни.

3~Один ВП не может сделать все ваши аутсорсинговые работы, и есть одна работа, которую вы никогда не должны давать им

Подобно тому, как бизнес-лидеры не могут сделать все сами - независимо от того, как бы сильно они ни старались – ВП не смогут сделать всю работу за вас. Проще говоря, вы не можете нанять одного ВП, который сделает все ваши аутсорсинговые работы. Как бы заманчиво это не звучало, найти одного ВП-супергероя, на которого можно сбросить все ваши работы, горькая правда заключается в том, что все мы люди, даже ваши ВП. В то время как один ВП может быть в состоянии сделать одну или две задачи лучше, чем вы, они не будут в состоянии решить все работы, которые вам нужно сделать. Имея это в виду, вы должны нанимать виртуальный персонал для определенных ролей. Например, вы могли бы нанять Генерального Виртуального помощника (ГВП) для управления администрацией вашего бизнеса. Ваш ГВП является тем, кто отлично справляется с небольшими повторяющимися задачами, такими как стационарные покупки для офиса, организации встреч или отправка напоминаний. Однако имейте в виду, что есть одна вещь, которую вы никогда не должны предоставлять аутсорсингу - ваш контент, то есть то, что вы продаете своим клиентам. Хороший контент может быть чем угодно. Если вы руководите веб-сайтом с бизнес-консультациями, то вашим контентом может быть бесплатная электронная книге подробно описывающая, как ваши клиенты могут создать блог для развития своего бизнеса. Или если вы ведете блог о винах, вашим контентом может быть видео, в котором вы предоставляете идеи и советы для покупателей вина. Ваш контент - это то, что делает ваш бизнес успешным. Действительно, хороший бизнес это не тот, который больше всего расходует на маркетинг, или тот, который находится на вершине рейтинга в поисковике Google. Скорее всего, это тот, который обладает наиболее интересным и соответствующим контентом для своих клиентов. Поэтому убедитесь, что вы обеспечиваете контент самостоятельно. Таким образом, вы можете быть уверены, что он будет соответствовать ожиданиям ваших клиентов. К счастью, так как вы предоставили менее важные задачи вашим ВП, вы можете посвятить время на создание контента!

4~Работа с виртуальным персоналом является процессом обучения, но есть приемы для того, чтобы сделать его проще

Работа с ВП может показаться простой - очевидно, все, что вам нужно сделать, это найти и нанять нужных людей, не так ли? Но есть что-то больше, чем это. На самом деле, вы, вероятно, будете делать много ошибок на пути к совершенным ВП. Сам автор должен был выучить несколько трудных уроков, путем проб и ошибок. Например, вначале ему было трудно судить, насколько много власти и независимости давать своим ВП. Некоторым из них он дал слишком много власти, и они, в конечном итоге, работали против его воли. Другим он дал слишком мало власти для того, чтобы они были в состоянии выполнять свою работу. Этот метод проб и ошибок привел к эвристической системе, которую вы можете использовать при поиске ваших ВП. Во-первых, никогда не жертвуйте качеством ради стоимости. Хороший ВП стоит не дешево, особенно для запуска. Разработчик приложения, например, стоит до $ 2500 в месяц, а ГВП $ 900. Хотя может показаться разумно, нанять наименее дорогого ВП, это на самом деле довольно опрометчиво. Помните: эти люди, как и ваши сотрудники в офисе, от которых вы ожидаете лучшей работы. В реальном мире, вы бы не наняли дешевого офис-менеджера без опыта администрирования, так зачем это делать в виртуальном мире? То же соображение относится и к местоположению. Заграничные ВП, скорее всего, будут стоить дешевле, и они могут выполнять точно такие же задачи, как и ВП в вашей стране. Однако работа в разных часовых поясах и борьба с культурными различиями может стать бременем. Представьте себе, насколько разочарованными вы будете, если вам придется ждать в течение шести часов каждый день, чтобы получить ответ от лица, ответственного за видео для вашего сайта, если вам необходимо мгновенное решение о том, когда нужно загружать горячее вирусное видео. Вы можете в конечном итоге потерять из-за ожидания.

5~Наем ВП требует столько же внимания, как и наем обычного работника

Даже если вы никогда не можете видеться лицом к лицу с вашими ВП, они остаются такими же людьми. Таким образом, много вещей, которые справедливы для найма "нормальных" сотрудников также справедливы и для найма ВП. Главное иметь в виду при найме ВП то, что вы нанимаете их для роли, а не для задачи. Представьте себе, что вам нужен ВП для редактирования видео для вашего сайта. Перед тем, как пойти и нанять самого лучшего видео-редактора, подумайте в первую очередь о том, что еще вы можете требовать с вашего виртуального видео редактора в будущем. Например, вам может потребоваться от него, чтобы он загружал видео, или даже снимал его. Другими словами, нужно не просто сосредоточиться на непосредственной задаче (цифровое редактирование). Обдумайте "большую картину". И хотя вы не должны понимать все то, что ваш видео-редактор делает, вам нужно, по крайней мере, базовое понимание этого для того, чтобы иметь возможность сделать хорошее решение найма. Но наем является задачей, как и любая другая, не так ли? Не могли бы вы передать эту задачу другому ВП? Нет, вы отвечаете за развитие вашей компании, так что вы должны нести ответственность за набор персонала. Кроме того, все хорошие наймы начинаются с хорошего описания работы. Вы должны быть очень точными и понятными - как для себя и для ваших кандидатов на работу – по поводу того, что вы хотите от ВП. Чем лучше описание работы, тем легче будет найти подходящего человека для ее выполнения. Хорошее описание работы должно быть ясным, точным и понятным. Используйте маркированные списки и будьте точными в том, что вы хотите от вашего ВП и какой опыт для работы необходим. Убедитесь, что собеседования являются личными. Всегда используйте что-то вроде Skype или Google Hangouts и никогда не полагайтесь на электронную почту. Только с помощью плановых и качественных интервью вы сможете превратить хорошее описание работы в хороший наем. Но наем - это только первый шаг ...

6~Недостаточно просто нанимать ВП, вы также должны учить их

Ни один бизнес-лидер не может ожидать, что их новый офисный работник будет точно знать, что ему нужно делать без какого-то руководства. Они нуждаются в обучении, и то же самое относится и к вашему ВП. Есть три вещи, которые вы должны помнить при найме ВП на работу. Во-первых, как уже упоминалось ранее, вы должны тщательно определить роль, для которой вы нанимаете его. Если, например, вы нанимаете ГВП, чтобы управлять вашим офисным администратором, то вам нужно найти время для того, чтобы сказать ему, что именно требуется от него. Не думайте, что он будет знать это интуитивно. Во-вторых, ваши ВП могут и должны обращаться за помощью, когда у них есть вопросы, особенно в начале. Не позволяйте ГВП учиться методом проб и ошибок! Дайте им понять, что вы ожидаете от них вопросов. И, наконец, будьте в курсе часовых поясов. Обучение для кого-то, живущего в 12 часах езды от вас должно быть хорошо спланированным для того, чтобы быть эффективным. Эти три постулата являются хорошим стартом. Обязательно смешивайте типы носителей, который вы используете при подготовке вашего ВП, в том числе Интернете, аудио, визуальные и традиционные письменные учебные материалы. Обучение может занять много времени и внимания, поэтому развитие хороших учебных материалов сэкономит время, в конце концов. После того как вы создали лучшие учебные ресурсы, вы можете использовать их каждый раз, когда вы нанимаете нового ВП. Будьте в курсе культурных различий при приеме на работу за рубежом. Например, если вы пишете письма для вашего филиппинского ВП в ALL CAPS, то он может интерпретировать это как крик, и, таким образом, он будет чувствовать себя оскорбленным. Это, в свою очередь, приводит к снижению производительности и негодованию.

7~После того как вы подготовили ваших ВП, ваша главная задача состоит в том, чтобы создать систему управления для поддержания эффективности их работы

После завершения подготовки, вы становитесь гораздо ближе к достижению виртуальной свободы. Но эта свобода наступит только тогда, когда ваши ВП будут способны работать в организованном порядке. Другими словами, вам нужна система управления. Лучшие системы управления вращаются вокруг листовок FAQ или шпаргалок IFTTT - аббревиатура расшифровывается как "если это, то то". Вы можете думать о шпаргалках IFTTT как о плане эвакуации в экстренных случаях: в случае землетрясения или пожара, вы просто должны следовать плану для того, чтобы попасть в безопасное место. Шпаргалки IFTTT помогут вашим ВП понять, что они должны делать, если, например, ваша система падает или они не могут выполнить что-то в срок. С IFTTT у них есть четкие приказы о том, что делать дальше. Кроме того, они предотвращают вас от необходимости вникать в мелкие нюансы работы ваших ВП. Виртуальные помощники должны освободить ваше время, так чтобы вам не приходилось проводить весь день, проверяя их работу. Более того, этот практический подход будет мотивировать ВП. Тем не менее, как только ваша команда ВП начнет расти, то вам будет не хватать простых листовок FAQ. В этом случае вам потребуется полная система управления для того, чтобы следить за тем, что делает каждый. В то время как системы управления звучит довольно страшно и сложно, на самом деле, это не так. Просто имея папку в Dropbox или документ, Google Drive, где ваши ВП будут заполнять графы о продвижении в своих задачах, вы сможете достичь такого управления. Системы управления особенно важны для новых сотрудников. Вы должны отслеживать их прогресс в начале, а системы управления позволяют сделать именно это. Например, вы можете попросить новых ВП отправлять вам по электронной детализацию каждого рабочего дня. Это не только будет поддерживать поток коммуникации, это также поможет вам решить, является ли этот конкретный ВП подходящим для вас и вашей компании. После того, как это установлено, то вы можете сократить отчеты.

8~Для того чтобы мотивировать своих ВП прилагать все свои усилия, убедитесь, что они чувствуют себя частью вашей команды

Как вы уже знаете, ваши ВП являются обычными людьми. ВП, так же, как ваши регулярные сотрудники, являются частью вашей команды. Следовательно, очень важно, чтобы они также понимали это. Лучше всего начать сo справедливой оплаты. Платите им то, что они заслуживают в зависимости от их опыта и рыночной стоимости. Не забудьте также принять рыночные условия и локализацию, так как обычная ставка в некоторых странах значительно меньше, чем в других странах, где средние доходы выше. И всегда платите им вовремя, особенно это кается зарубежных ВП, многие, из которых являются единственными кормильщиками многодетных семей, чье благосостояние зависит от их своевременного дохода. Будьте изобретательны с бонусами и льготами. Вы не должны завлекать их высокой зарплатой; иногда такие вещи, как медицинское страхование также будет играть вам на пользу. И всегда доплачивайте за работу в праздничные дни. Но недостаточно просто дать хорошую заработную плату. Если вы хотите, чтобы ваши ВП стали настоящей командой, то вам придется вовлечь их в свой бизнес. Обязательно регулярно встречайтесь со всеми своими ВП, по крайней мере, с помощью Skype, и дайте им ощущение того, что они являются частью вашего большего видения. Давайте им регулярную оценку, и убедитесь, что они получают обратную связь о своей работе. Они хотят знать, когда они делают что-то хорошо, и что они могут сделать, чтобы стать лучше. После того, как ваша команда достаточно велика, вы можете обнаружить, что вы тратите все свое время на управлении ВП. Когда это произойдет, вам может понадобиться предоставить кому-то фактическое управление за вашей командой ВП. На данном этапе пришло время рассмотреть вопрос о найме виртуального менеджера проектов, для того следить за вашими ВП, для того, чтобы вы могли приятно проводить время фокусируясь на достижении высококачественного контента и инновациях для ваших ценных клиентов.

Ключевая идея книги:

Виртуальные помощники дают вам возможность скинуть с себя всю рутинную работу и сосредоточить внимание на том, что вам действительно нравится: на креативности и инновационности. Но будьте осторожны! Просто нанимая ВП, вы не сможете решить все ваши проблемы; вам нужно проявить смекалку в этом деле. Выясните, что крадет ваше время. При первой лучшей возможности сделайте список всех конкретных задач, которые вы должны сделать и которые отвлекают вас от "реальной" работы. Например, вы, вероятно, не пошли в бизнес для того, чтобы пересматривать бюджеты; вы, вероятно, в нем, чтобы распространять свои великие идеи и дальнейшие их инновации. С помощью этого списка, вы будете иметь гораздо лучшее представление о том, сколько ВП вам нужно нанять, чтобы освободить время для реальной работы.