Урок 8
Учет движения денег,
он же — cashflow
Цель: Увидеть пользу от занудного и методичного
учета движения денег
Сложность: ■■■■■
Здравствуйте!
Мы переходим ко второму большому блоку — учету движения денег. На словах это просто. Но на деле куча тонкостей, из-за которых можно потерять деньги или сделать неправильные выводы о здоровье бизнеса.
Если вам сегодня некогда, вот краткое изложение основ учета движения денег в виде мини-лекции. Приятного просмотра:
Зачем нужен учет движения денег
Учет денег — это когда вы следите, сколько в вашей компании денег было, прибыло, убыло и стало в итоге.
Правильный учет движения денег в связке с учетом обязательств помогает ответить на вопросы:
- Прибыльный или убыточный у вас бизнес?
- Какие направления прибыльные, а какие — убыточные?
- Все ли вам заплатили из тех, кто должен?
- Не подворовывают ли у вас, часом?
- Куда делась вся наличка?
Вы уже ведете этот учет. Но, скорее всего, неправильно
Если у вас есть интернет-банк или вы принимаете платежи через агрегатора типа Робокассы, вы уже ведете какой-то учет движения денег. Точнее, его за вас ведут эти системы:
- у интернет-банка есть выписка со счета;
- у Робокассы — отчет об операциях;
- у кассового аппарата — копии кассовых чеков;
- у курьеров или таксистов — форма строгой отчетности.
Каждая из этих систем прекрасна по отдельности. Например, если у вас в компании все деньги идут через банковский счет, все зарплаты официальные, а все расходы — по корпоративной карточке, то у вас идеальный учет. Все доходы и расходы собраны в одном месте, еще и ведутся автоматически. Прелесть.
Проблемы начинаются, когда у вас часть денег на расчетном счете, часть принес курьер наличными, часть висит в Робокассе, а еще вы купили чемоданчик наличных за безнал, и вот он стоит под столом.
Если у вас нет сводного отчета о движении денег, то вы не знаете, что у вас с ними происходитПризнаки правильного учета движения денег:
- В едином отчете собраны деньги изо всех источников, от банковского счета до заначки под сейфом.
- Учтены все операции с деньгами: приход, уход, перекладывание между счетами, дали в долг, получили обратно, обменяли на другую валюту.
- Каждая операция с деньгами отнесена к одному из видов деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой.
- Если у вас несколько направлений бизнеса, то каждая операция дополнительно отнесена к каждому из направлений.
- Учет происходит не реже раза в неделю, автоматически или с минимальными усилиями.
Попробуем сделать отчет
Как и в учете обязательств, в отчете о движении денег нет единой формы, которая подходит для всех. Не нужно брать чужие шаблоны и подстраивать их под себя. Сделать собственный отчет значительно проще, чем подстраиваться под что-то чужое.
Сейчас мы попробуем при вас составить отчет, исходя из следующих вводных:
- У нас три кассы: наличная, безналичная (расчетный счет) и виртуальная (Робокасса).
- Два направления бизнеса: продажа товаров и корпоративный сервис.
- Две торговые площадки: магазинчик и сайт.
Построим табличку и внесем в нее «входящий остаток» — это сколько денег у нас было на всех счетах на начало дня.
Шаг 1. Скелет таблицы и входящий остатокТеперь повносим руками все операции, которые происходят за один день. Каждая операция вносится в одну из касс, остальные кассы — нули:
Шаг 2. Вносим операции вручнуюВидно, что нам не хватает полей «продавец» и «номер заказа». Добавим их и перенесем данные:
Шаг 3. Добавили столбцы «Продавец» и «Номер заказа»Красота. Довносим данные до конца дня. Становится ясно, что мы покрыли сценарии по продаже частным лицам, но не корпоративным клиентам. Чтобы закрыть эту потребность, добавим в табличку информацию о клиентах и используем столбец «Продавец» для обозначения менеджера. И подобьем остаток.
Шаг 4. Добавили столбец «Клиент», который нам очень нужен в первую очередь для учета корпоративных клиентов, но и для остальных не помешает25 июня — день расходов. Мы платим аренду, коммуналку и закупаем товар. Давайте отразим это в отчете. Там, где деньги выбывают, ставим у суммы минус.
Кто оформлял и совершал платеж — того пишем в столбец G (мы его для простоты переименовали в «Кто совершил»).
В чью пользу платеж — в столбец «Клиент» (мы добавили туда «или контрагент».)
Шаг 5. Добавили расходы. Для удобства не забудьте «закрепить» первую строку таблицы, чтобы она залипала сверху при прокруткеУтром 26 июня мы вспоминаем, что вчера дворник Михалыч попросил 1000 рублей, чтобы починить дождевую трубу, которая капает на козырек. Мы должны добавить эту трату в предыдущий день. Но мы не можем отнести ее к операционной деятельности (почему — в следующих уроках). Ремонт, касающийся основных средств, — это инвестиционная деятельность. Почему это так и как это определять, разберем в одном из будущих уроков.
Продавец Муратов жалуется, что у него плохо работает ноутбук, он не может комплектовать заказы из интернет-магазина. Вызываем мастера (-2000 рублей), который говорит, что проще поменять весь ноутбук. Меняем (-20 000 рублей).
Параллельно надо заказать в «Леруа-Мерлене» стройматериалы для ремонта ступенек на входе: плитку, смесь, коврики. Заказываем через интернет.
Шаг 6. Тысяча рублей Михалычу, две тысячи мастеру, двадцать на новый ноутбук, десять — на стройматериалыСегодня надо заплатить аванс сотрудникам. Мы платим зарплату одной платежкой. Это операционная деятельность.
Под вечер выдадим себе из кассы кредит 20 000 рублей. Вернем на следующий день. Это финансовая деятельность.
По результатам этого дня мы остались почти без денег. Значит ли это, что мы плохо поработали? Нет, просто в один день совпали разные платежи и расходы. На следующий день мы вернем долг, и мы продолжим работать:
Шаг 7. Заплатили аванс, взяли кредит и тут же утром отдалиИ далее в том же духе, день за днем, строчка к строчке, ведем учет. Это нудно, неинтересно и, кажется, ничего не дает в плане бизнеса. Но самое важное не в ведении — самое важное в управлении данными и анализе.
Как анализировать отчет о движении денег
Если вы ведете учет в Экселе, то вам помогут фильтры. Выделяете первую строчку → Данные → Фильтр.
Чтобы начать сортировать данные в экселе, выделите первую строку таблицы и зайдите в Данные → Фильтр. Если хотите сохранить фильтр на будущее: Данные → Фильтры → Новый фильтр...Например, мы хотим посмотреть, как себя чувствует наша торговая точка. Для этого включаем только операционную деятельность и отключаем заказы с сайта:
Чтобы убрать с поля зрения ненужные данные, нажмите в столбце такую стрелочку и отключите то, что вам не нужно. Например, тут мы скрыли в видах деятельности инвестиционнуюЧтобы сложить отфильтрованные цифры в столбик, нам нужна не функция SUM, как обычно, а функция SUBTOTAL с параметром 9:
- В гугл-таблицах: =SUBTOTAL(9;B3:B61)
- В экселе: =SUBTOTAL(9,B3:B61)
Так как наш учет охватил только четыре дня работы предприятия, в один из которых мы заплатили зарплату и аренду, неудивительно, что мы в минусе.
Операционная деятельность в минусеХорошо. Давайте посмотрим, как работают наши продавцы. Отфильтруем по одному из них и оставим только операции по направлению «Продажа».
Муратов наторговал на 45 490А теперь можно включить двух продавцов, сгруппировать их и сравнить. Правда, однажды Клименчук был ответственным за закупку товара, поэтому эту операцию отключим в фильтре :
Клименчук победил Можно вычислить средний чек, если вместо аргумента 9 в Subtotal поставить вместо аргумента 9 (сумма) аргумент 1 (среднее):
