Урок 2

Три отчета, которые всем срочно нужны.

Цель: понять, какие отчеты нужны для порядка в бизнесе,

какая от них польза и что будет, если их не будет

Сложность: ■■■■■

Здравствуйте!

В прошлый раз мы начали разговор об управленческом учете. Первое, что мы рассмотрели — это связь между количеством денег и здоровьем бизнеса (ее нет). Теперь пора разобраться, что такое управленческий учет и как он поможет навести порядок в бизнесе.

Управленческий учет

Вы руководите компанией. Ваша работа — принимать решения. Чтобы принимать решения, нужна информация.

Допустим, вы собираетесь хранить товар на складе. Вы рассматриваете покупку или аренду. Чтобы принять решение, требуется выяснить:

сколько стоит купить и арендовать склад;
как стоимость отразится на маржинальности;
какие плюсы и минусы у каждого варианта;
есть ли деньги на склад; чьи это деньги; можно ли их потратить; если нет, то где взять; если в банке, то сможем ли мы выплачивать кредит;
как покупка или аренда отобьются в долгосрочной и краткосрочной перспективе;
и далее в том же духе.

Чтобы принять это решение, нужно много чего знать о бизнесе. Эта информация и есть управленческая отчетность.

Управленческая отчетность — это информация в свободной форме, с помощью которой руководитель принимает значимые решения.Где эту информацию брать и как упорядочить?

Если пригласить вашего бухгалтера, она вряд ли даст ответ на эти вопросы. Она занимается учетом той части вашего бизнеса, с которой вы платите налоги. Бухгалтер — ваш налоговый агент. Управленческий учет — это не к ней.

Продажника тоже бесполезно звать: он занимается продажами, а не учетом. Проектный менеджер тоже не в курсе. И далее по табелю: никто в вашей компании по умолчанию не занимается управленческим учетом.

В России управленческий учет нужно выстраивать с нуля. К счастью, что и как выстраивать, давно придумано. За этим мы и собрались.

Из чего состоит управленческий учет

В общем виде управленческий учет состоит из трех отчетов:

Отчет о прибылях и убытках
Отчет о движении денежных средств
Балансовый отчет

Помимо этих трех могут быть другие, которые характерны именно для вашей отрасли: например, отчет о патентной работе конкурентов или отчет о производственном цикле. Но эти три будут всегда.

Отчеты составляются в свободной форме — чаще всего, в эксельке. Общего шаблона не существует, потому что в каждой компании своя кухня.

За сбор данных для каждого из отчетов будет отвечать определенный отдел: бухгалтерия, менеджеры, руководители отделов и другие. Позже поговорим, кто конкретно.

Сейчас посмотрим, что это за отчеты и зачем они нужны.

1. Отчет о прибылях и убытках

Также его называют P&L — Profit & Loss. Это отчет о ваших обязательствах.

Что учитывает. P&L учитывает, что должны вы и что должны вам. Причем не только в деньгах, но и в других вещах, которые эквивалентны деньгам: товарах, человеческих ресурсах, времени и услугах.

Зачем. Чтобы понимать, генерирует ли компания прибыль, вне зависимости от состояния на счетах; чтобы не облажаться с исполнением обязательств; чтобы добиться от других исполнения их обязательств.

Например, веб-студия делает сайты за 1 000 000 рублей и 3 месяца. Предоплата 20%. Зарплата сотрудников за это время — 300 000 рублей, плюс у компании постоянные расходы 100 000.

В момент подписания договора возникают обязательства:

у студии — сделать сайт в срок;
у клиента — оплатить 200 000 рублей.

Когда клиент примет работу и подпишет акт, у него появится обязательство оплатить оставшиеся 800 000 рублей.

У студии постоянные обязательства перед сотрудниками: выплачивать зарплату и содержать офис.

Все эти обязательства надо учесть, причем как за текущий период, так и за все периоды, на которые распространяются обязательства. В примере с веб-студией при подписании договора нужно было учесть предоплату, все постоянные расходы и потенциальную постоплату.

Что если не учитывать. В лучшем случае на вас внезапно свалится 800 000 рублей, на которые вы не рассчитывали. В худшем случае вы получите предоплату 200 000 рублей, из которых 400 000 нужно будет внезапно отдать на зарплату, и что делать дальше — неизвестно.

Отчет о прибылях и убытках — это отчет о текущих и будущих обязательствах

2. Отчет о движении денежных средств

Также его называют Cashflow — кэшфло. Это отчет о поступлении и выбытии денег. Как выписка с лицевого счета, только сложнее.

Что учитывает. Кэшфло показывает движение денег по каждому направлению деятельности и дает детализацию тех денег, которые не видны в банковской выписке: например, если вы рассчитываетесь с кем-то наличкой, которую покупаете за безнал.

Зачем. Чтобы видеть потенциальные кассовые разрывы и понимать, как на самом деле работает каждое отдельное направление компании.

Например, у Ивана бизнес: продажа и аренда фототехники. Кажется, что компания прибыльная.

Иван строит отчет и разделяет денежный поток по продаже и по аренде.

Выясняется, что бизнес по продаже убыточный, так как товар долго лежит на складе. А вот арендный бизнес генерирует достаточно прибыли, чтобы перекрывать убытки от торгового. И в сумме вся компания выглядит прибыльной.

Иван закрывает убыточное торговое направление. Прибыль заметно повышается.

Все прибыли и убытки на графиках — накопленным итогом, то есть сумируются каждый период с предыдущим периодом.Кстати, то же самое Иван мог бы узнать, если бы сделал P&L по направлениям бизнеса. Но ему было трудно это сделать, потому что часть постоянных расходов у него была в наличных, а наличка была неучтенная.

И еще. Денежный поток можно делить не только по направлениям деятельности, но и по типам деятельности:

операционная — деньги, которые связаны с ежедневной деятельностью компании;
инвестиционная — связанная с инвестпроектами: новый сайт, строительство, закупка основных средств и т. д.;
финансовая — кредитование, займы и т. д.

Если бы, например, Иван параллельно делал ремонт в новом пункте аренды (инвестиционные расходы), он должен был бы учитывать эти расходы отдельно от доходов и расходов от арендного бизнеса (операционных). Если бы он посчитал все вместе, то арендный бизнес мог бы показаться убыточным.

Что если не учитывать. В лучшем случае — у вас будет менее прибыльный бизнес. В худшем — кассовый разрыв, долги, банкротство.

Важно. Отчет о движении денежных средств незаменим для предупреждения кассовых разрывов. Вы видите заранее, что через такое-то время у вас кончатся деньги на операционную деятельность. Нужно принимать меры: брать кредит, высвобождать замороженные где-то деньги или находить новые источники выручки. На все это нужно время, поэтому знать об этой проблеме лучше заранее.

Отчет о движении необходим для предотвращения кассовых разрывов

3. Балансовый отчет

Или, по-простому, баланс.

Что учитывает. Баланс показывает, что у компании есть на какой-то период:

станки, сырье, имущество, недвижимость,
товар,
технологии, патенты,
обязательства и др.

Зачем. Чтобы собственник в конце года мог ответить на вопрос «Где мои деньги?». А еще чтобы выявить нерациональное расходование ресурсов, воровство и неправильные стратегические решения руководства.

Например, у собственника по P&L в этом году прибыль. Он приходит к гендиректору и говорит: «Выдавай дивиденды». «А дивидендов не будет», — говорит гендиректор, — «у нас денег нет».

Тут выясняется, что прибыль частично потрачена на закупку новых станков, частично лежит в отсрочке клиентам, частично — в виде товара на складе. Прибыль вроде есть, но на самом деле ее нет, платить нечем.

Баланс очень полезен в динамике: смотреть, как изменилось состояние компании с прошлого года или квартала. Баланс показывает, например, что из-за решений руководства заметно выросла дебиторка.

Если не считать баланс, то прибыльная компания может оказаться без денег, а недобросовестные сотрудники начнут подворовывать.

Балансовый отчет — это ответ на вопрос «Где мои деньги?»Как это охватить

Сейчас может показаться, что получить все три отчета в условиях нашего бизнеса нереально. Это действительно непросто, но реально.

Фокус в том, чтобы начинать постепенно, сразу все автоматизировать и создавать правильные стимулы для сотрудников, чтобы они сами составляли для вас нужные отчеты.

Например, есть такая бизнесовая традиция — платить менеджерам бонус за подписание контракта. Подумайте в качестве домашнего задания вот над этими вопросами:

Что происходит, когда менеджер стремится скорее закрыть сделку с клиентом, не думая о дальнейшем исполнении проекта? Как это влияет на обязательства? Как это влияет на денежный поток?
Что будет, если мотивацию менеджера привязать не к факту заключения договора, а к факту возникновения обязательств со стороны клиента (предоплата, подписание актов, постоплата)?
Как связать бонусы менеджера с учетом обязательств?

Таких тонкостей еще много, сохраняйте терпение, все будет по порядку. Если есть вопросы — пишите: course@finolog.ru

Запомнить

Есть налоговый учет — им занимается бухгалтер. Он нужен, чтобы уберечь вас от штрафов. Он мало чем поможет при управлении компанией.

Для управления компанией нужен не налоговый, а управленческий учет.

Управленческий учет в общем случае состоит из трех отчетов: о прибылях и убытках, о движении денежных средств и балансового отчета.

О прибылях и убытках — это отчет о ваших обязательствах: сейчас и в будущем.

О движении денежных средств — это сколько денег приходит и уходит, но не в целом по компании, а по каждому направлению бизнеса.

Баланс — это во что закопана прибыль: отсрочки, основные средства, недвижимость, склад и т. д.

Единственный способ это все внедрить — постепенно.

Слишком просто?

Если для вас этот материал слишком простой, не переживайте: мы будем двигаться от простого к сложному. Подумайте пока над такими вопросами:

Какие еще отчеты вам нужны для принятия управленческих решений?
В каких программах, помимо Экселя, вы учитываете обязательства, денежный поток и баланс?
Как вы считаете денежный поток раздельно по каждому направлению бизнеса? Какие используете программы, решения и надстройки?

Через неделю мы начинаем второй блок курса — будем подробнейше говорить об учете и управлении обязательствами.

Если возникли вопросы, вступайте в нашу группу «Спроси Финолога» и задавайте вопросы в ней. Мы и другие участники курса будем рады помочь.

До скорой встречи!

Ваш Финолог.