To Do: КПІзустріч
Anastasiia VorobeyВибір гостя
Є основні категорії гостей для КПІзустрічі: Шоубізнес, літератори, спортсмени, науковці. Коли обираєте виконавців, то старайтесь щоб скоро в них був концерт в Києві, так в них буде більше мотивації піарнутись і можна буде попросити в них квитки на концерт тощо. Моніторити концерти можна на Karabas, ConcertUA, ParterUA. Людей бажано вибирати відомих, щоб їм було про що розказати. Пам'ятайте про цензуру і вікову категорію студентів.
Всіх, кого ви збираєтесь запросити потрібно обговорювати з командою на зборах чи в чаті та вносити до таблички на google диску КМ.
Лист
Найлегший і найскладніший етап, бо щоб дійти до нього, треба налаштуватись.
Спочатку відправляємо листи на пошту/інсту/фб менеджера виконавця. Контакти гуглите на оф.сайті, групах в соц.мережах. Приклад листа:
Доброго дня!
Я представляю Студентську раду Національного технічного університету України "КПІ ім. І. Сікорського". Ми організовуємо фан-зустрічі з відомими особистостями та музичними гуртами. Ми зацікавлені у співпраці з Вами і хотіли б провести таку зустріч з ***.
Зустрічі проходять у форматі питання-відповідь. Це хороша можливість поспілкуватися з шанувальниками у теплій, невимушеній обстановці. Зазвичай зустрічі тривають до двох годин, залежно від Вашого часу.
Ми також можемо зайнятися розвішуванням афіш на території КПІ (в студентських корпусах, гуртожитках, тощо), публікацією інформаційних постів, онлайн-трансляцією тощо. До слова, в КПІ навчається понад 25 тисяч студентів.
Всі умови можна скорегувати.
Сподіваємося на Ваш відгук і з задоволенням розглянемо альтернативні пропозиції щодо співпраці.
З повагою, Воробей Анастасія (свій номер телефону)
Теж саме російською мовою:
Здраствуйте!
Я представляю Студеческий совет Киевского Политехнического Института. Мы организовуем КПИвстечи с известними исполнителями. Мы заинтересованы в такой встречи с вами.
Обычно такие встречи проходят за пару дней или в день концерта в Киеве. Таким образом нам удается максимально обратить внимание людей и СМИ на концерт. Также ведется youtube-трансляция мероприятия. К слову, в КПИ учится более 25 тисяч студентов.
Встречи проходят в формате вопрос-ответ. Это хорошый шанс пообщаться со своими фанатами в свободной обстановке. Обычно встречи длятся до 2 часов (зависимо то вашого времени).
Также мы можем развесить афиши о концерте на територии университета (более 30 корпусов и 20 студенческих общежитий), разыграть билеты на концерт. Также ты делаем посты в Telegram, Facebook и Instagram. Охват аудитории в интернете - более 20 тысяч человек.
Надеемся на ваш отклик и сотрудничество. Все условия можна коррегировать.
С уважением, Воробей Анастасия (контактный телефон)
Використовувати можна будь-який варіант, не забувайте редагувати його відповідно до того, кого запрошуєте. Також в Інстаграмі є обмеження в символах, тому текст необхідно скорочувати. Має бути гарно і читатись просто та зрозуміло. Менеджери такі ж люди як і ми з вами. Будьте уважні до помилок, виправляйте імена гостей, щоб не відправляли всім разом одну копію.
Дзвінок
Якщо пройшов тиждень з часу відправки листа, а вам так і не відповіли - не засмучуємось і дзвонимо менеджеру самі. Номер телефону шукаємо на тому ж таки сайті чи в соцмережах. Зібрались з думками, сіли в тихій кімнаті, приготували ручку і листочок з календарем, поповнили рахунок (щоб не вибило в невдалий момент) і набрали номер:
- представились, сказали що ви зі Студентської ради КПІ і сказали що у вас є пропозиція по співпраці. Можна запитати як звертатись до людини.
- розказуєте про проект в загальному і пропонуєте прийти на зустріч.
Найкращий час для зустрічі - вівторок-четвер, 17-18 година. Бажано домовлятись так. Якщо не виходить, можемо робити винятки. Розказуйте про пости в соцмережах, афішки, розіграші квитків та сувенірів (якщо вони дадуть їх). Також уточніть чи зможуть зірки роздавати автографи і фотографуватись з людьми. Якщо всі згодні то домовляєтесь про логотип і фото для нашої афіші, берете контакт і допобачення) За досвідом, таких дзвінків треба буде зробити пару, бо їм треба узгодити свій графік, домовитись за все і тд.
Підготовка
Команда
Самому організувати все важко - потрібна команда. В ідеалі це:
- лідер, менеджер, що роздає завдання і контролює їх виконання
- секретар, що робить документи
- SMM-щик, що пише пости
- дизайнер
- фандрайзер,що шукає воду і вкусняшки
- люди, що будуть на самому івенті
- фотограф
- стрімери з КПІтв
Місце
Бібліотека КПІ, Інтонація, Велика Хімічна або Велика Фізична. Домовитись за Бібліотеку - у завідуючої бібліотекою (перший поверх, біля пуфів, двері з синьою табличкою), Інтонацію - Женя Байкіна, за ВХ і ВФ - в першому корпусі. Нормально проводити в 12 залі бібліотеки, там не страшно якщо буде мало народу, і є місце, якщо прийде багато.
Документація
Потрібно робити служебку з підписом голови СР КПІ. Є готові шаблони. Якщо ви хочете взяти проектор/ноутбук/мікрофон на івент то службова пишеться на першого проректора Якименка Юрія Івановича, якщо ні, то на Киричка Петра Олексійовича (як на фото). В служебці вказуєте час-місце-назву події (тільки після того як ви попередньо домовились з бібліотекою-інтонацією-аудиторією. Номер і дату не вписуєте - там ставите нижні прочерки. Відповідального за івент і його/її номер телефону. Якщо буде вестись онлайн трансляція, або вам потрібна буде охорона на заході - робите ще додаткові служебки. Скидаєте службову на перевірку, друкуєте, підписуєте. Після того підписуєте служебку в проректора Киричка (31 корпус в прийомній проректора). Якщо вписували проектор, то потім ще й у Якименка (1 корпус в прийомній проректора чи в загальному відділі). Порада: після Киричка забирайте служебку і робіть ксерокс, бо поки вона прийде від Якименка, проходить багато часу, щоб у вас був дозвіл. Якщо вам потрібні проектор і тд, то дописати в службовій: Просимо надати вказівки відділу технічних засобів навчання для забезпечення заходу: проектором - 1 шт, мікрофон - 1 шт. Тоді копію цієї служебки занести в відділ технічних засобів навчання (біля загального відділу) і попередити їх про івент.
Коли служебка всіма підписана і у вас на руках - дєло в шляпі.
Як почнете робити служебку - краще радьтесь з досвідченими людьми, нюансів багато.
Афіша
Потрібно знайти дизайнера, що зробить афішку, хоч мінімалістично, але бажано щоб вона була. Гість скидає ісходніки (фото, лого). Обов'язково - лого СР на ній. Також лого принтцентру (якщо буде друк афіш) води, печива і тд.
Інформування
Писати пости починаємо мінімум за тиждень. В телеграмі: 2-3 пости на канал СР КПІ. В ФБ подія в спільноті СР КПІ, пости там і пости на ФБ КПІ зустрічі.В інсті - пости і сторіз на СР і КПІзустрічі. В пабліках КПІзустрічі можна пости щодня, на СР - трохи рідше.
ФБ СР: https://facebook.com/srkpi/
Інста СР: https://www.instagram.com/studentcouncil.kpi/
ФБ КПІзустріч: https://www.facebook.com/groups/263608750770465/?fref=ts
Інста КПІзустріч: https://www.instagram.com/kpimeet/
Спочатку всі пости буде редагувати Аня Кобець Коли ми побачимо, що ви уже ок пишете - дамо адмінки від каналів і спільнот.
Також можна писати менеджеру групи, щоб він забирав на свої спільноти пости з фб і тд. Якщо івент в бібліотеці - пост їм, хай заберуть. Лайв може забирати, може й ні, це на жаль від нас не залежить.
Фандрайзинг
На зустрічі має бути вода для гостей, стаканчики. Це можна шукати партнера, або купити самим. Для тих, хто приходить на зустріч можна придумати чай, печиво, цукерочки, сувенірчики, люди на таке ведуться. Для партнерів можемо запропонувати логона афішу, пости в соцмережах, фото гостей з водою і оголошення на самому заході.
Стрім
Якщо ви хочете стрім для зустрічі то треба за тижня два зв'язатись з КПІтв, повідомити про локацію, час і написати служебку на інтернет, щоб був стрім.
День Х
До івенту
Взяти ключ від зали, принести воду, допомогти встановити проектор, включити свої відео/музику що скачали до того. Це щоб людям не було нудно перед зустріччю. Якщо робите фотозону, то встановити все. Зустріти фотографа, показати все. Чекати на зіркових гостей. Можна зробити сторіз типу: ми вже готові і чекаємо на всіх.
В час івенту
Старатись щоб гостям було комфортно, за потреби модерувати зустріч, контролювати час. Запрошувати ведучого варто чи ні - вирішувати вам. Раджу мати на всяк випадок 10 запитань на всі випадки життя, які зможуть задавати люди з вашої команди, щоб розкачати аудиторію.
Після івенту
Всіх провести, все прибрати за собою. Домовитись з фотографом про фотозвіт. Викласти пост в соцмережі зі звітом.
Якщо лишились питання чи є неточності - пишіть Anastasiia Vorobey.