Тайменджмент в 15-ти шагах

1. Определите конкретный период времени (год, месяц, неделя, день).

2. Составьте список дел, которые необходимо за определенный период выполнить (ориентируясь на главные жизненные цели): и домашние заботы, и рабочие дела.

3. Отсортируйте по значимости. Расставьте приоритеты: ABCD. A – важные и срочные; В - важные и несрочные; С - неважные и срочные; D - неважные и несрочные.

4. Руководствуйтесь принципом Парето: всего лишь 20%от всех дел приносят 80% всей прибыли. Вопрос: Вы уже поняли, на чем сосредоточить свои усилия? (для непонятливых: на 20% самых продуктивных действий)

5. Задайте критерии выполнения задач (по каким признакам будет понятно, что задача выполнена).

6. Задайте сроки выполнения задач.

7. Скажите «нет!» пожирателям времени. Отказывайтесь от дел, которые Вам пытаются навязать. Передавайте часть своих задач тому, кто может их выполнить за Вас.

8. Не теряйте свое время, на пустую болтовню. Не ввязывайтесь в споры, не переубеждайте никого (убеждения это личное дело каждого). Не смотрите телевизор – там все равно ничего интересного нет.

9. Наведите порядок на своем рабочем месте. Выбросите все старые журналы, которые Вы уже никогда не будете читать. Все ненужные визитки, листочки, блокноты, сломанные ручки, в общем, все, что захламляет стол.

10. Создайте систему в записях, рассортируйте всю информацию в компьютере по файлам (папкам). Библиотеку – по разделам, документы – по папкам.

11. Разбейте большие задачи на маленькие. То же самое касается задач неприятных, которые откладываются со дня на день. Маленькие шаги всегда проще выполнить.

12. Всегда оставляйте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Свободные промежутки можно заполнить непродолжительными несрочными задачами.

13. Устраивайте себе регулярный отдых. Чередуйте умственную деятельность и физическую.

14. Старайтесь ежедневно бывать на свежем воздухе. Следите за своим здоровьем. Помните: профилактика болезни всегда приятней, чем ее лечение

15. И самое главное – за множеством дел не забывайте, что Вы – человек, и самое важное, что может быть, это ЖИЗНЬ. А уж, какой Вы ее сделаете, грустной или веселой, счастливой или не очень, пустой или наполненной смысла и любви, зависит только от Вас самого.

Как расставлять приоритеты в своих целях и вести дневник?

В рамках всего одного дня используется несколько способов управления временем. Речь идее о том, что все задачи делятся на 3 категории: малозначительные, второстепенные и первоочередные. Как явствует из самого названия, первоочередные – это задачи, которые не терпят отлагательства. Второстепенные представляют собой задачи, требующие быстрого решения, хотя и ничего страшного не произойдет, если их решение, в крайнем случае, будет отложено на день-другой (впрочем, если тянуть именно с решением второстепенной задачи долго слишком, она может перейти в разряд, так называемых, первоочередных). Наконец, малозначительные задачи – это задачи, которые надо решить когда-нибудь (конечно, хорошо бы сегодня), но сроки вовсе не поджимают. И если нет времени сегодня, то можно их отложить на завтра, а также на послезавтра или вообще на начало уже следующего месяца.

Человек, который вдумчиво планирует свой день, успевает решить, как правило, все первоочередные задачи, у него зачастую хватает времени также и на то, чтобы со второстепенными разобраться, а если повезет, то и к тому же справиться и с задачами малозначительными. Если же человек расставить приоритеты не умеет, если в течение дня он просто хватается то за одно, то сразу за другое дело – времени не хватает катастрофически и самое главное дело нередко и остается как раз незавершенным.

Установление правильных приоритетов возможно нижеописанными способами. В частности, всем известный принцип Эйзенхауэра, который широко применяется на практике, предполагает непосредственно деление задач на четыре группы. Первая – срочные/важные. Их необходимо выполнять немедленно и самому. Вторая – срочные/неважные. Их несмотря на всю срочность, тем не менее, необходимо делегировать своим подчиненным, если решение их не требует каких-то специальных навыков и знаний. Именно в этом случае появляется опасность попасть под, так называемую "тиранию" срочных дел, что наблюдается часто на практике. Кажется, что противостоять сиюминутной притягательности задач этих невозможно, и в результате поглощают они всю нашу ценную энергию. Третья группа – несрочные/важные задачи. Необходимо их решать самому не допуская, ни в коем случае, чтобы становились они срочными. Группа четвертая – несрочные/неважные. Следует отметить, что от задач этой группы лучше отказаться вообще.

Если задача в течение дня не решена, она переносится в план уже вашего следующего дня. Если же дело какое-то кочует с одной страницы вашего ежедневника на другую, так и неоконченным оставаясь, – хорошенько подумайте, вообще нужно ли заниматься им. Если нужно, вы уверены, что правильно его приоритетность определили?

По ходу работы проверяйте список ваших дел и обязательно делайте умозаключения в конце дня. Завершенные дела рекомендуется отмечать буквой "V". А все те дела, которые отменены по какой-то причине – буквой "X" (также желательно вписать причину, по которой была отменена задача).

Если вы хотите действительно добиться успеха, то рекомендуем выполнить ряд правил. Во-первых, планирование вашего времени должно быть системным, регулярным и последовательным. Во-вторых, впадать в крайность планирования чрезмерного не стоит, а планировать лишь те задачи, с которым действительно можно справиться. Основное правило вашего планирования времени гласит: составлять план нужно лишь на определенную часть рабочего времени своего, например на 60%; а порядка 20% можно отложить на непредвиденный случай и еще 20% – на, скажем, спонтанное время (творчество, управленческая деятельность). В-третьих, важные условия эффективного планирования - составление в письменной форме планов, перенесение вопроса нерешенного, а также фиксация результатов, а не каких-либо действий, а также установление определенных временных рамок.