Спланировать идеальный рабочий день
Контент-маркетолог и редактор блога RescueTime Джори Маккей — об основных ошибках при составлении рабочего графика.
Когда дело доходит до ежедневного графика, большинство людей попадают в один из двух лагерей:
- Сверхпланировщики. Их календари выглядят как детские каляки-маляки. Встречи пересекаются друг с другом, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и других встречах навалены так, будто сегодня новогодняя ночь. Их дни расписаны с момента пробуждения до вечерних ритуалов.
- Минималисты. Известны как «мечтатели». В их графике есть повторяющиеся события и много пробелов, так что они «свободны» (по крайней мере, на бумаге) для длительных отрезков работы.
Проблема в том, что оба варианта ужасны — каждый по своим причинам.
Сверхпланирование не оставляет нам времени для себя. Чем больше всё «под контролем» в календаре, тем меньше контроля мы чувствуем над своей жизнью. Не говоря уже о том, что мы плохо умеем определять, сколько реально времени займёт та или иная задача. С таким насыщенным расписанием даже лишние 15 минут, потраченные на утренние дела, перевернут весь день с ног на голову.
А минималисты просто витают в облаках. Их список дел хаотичен. Хорошее ежедневное расписание — это план успешной жизни. Зная, что и когда мы будем делать, мы осознаём цель, смысл и можем сконцентрироваться.
Наблюдая, как успешные основатели, творческие работники и глубокие мыслители составляют свои ежедневные графики, мы можем найти более правильные способы планирования идеального дня.
Создавайте временной запас для самых важных дел
Успешные люди делают важную работу в первую очередь.
Они могут использовать подход «проглотить лягушку» (выполнить самую сложную задачу, чтобы остальная часть дня прошла совсем легко) или выделять время для личной или значимой работы перед всеми остальными задачами.
Чего они точно не делают, так это не начинают день с отвлекающих факторов, эмоциональных триггеров и стрессов (с электронной почты, социальных сетей и Slack).
Включите в свой ежедневный график повторяющееся время для наиболее важной работы перед всеми остальными задачами. Утром у человека высокий уровень энергии, к тому же выполнение важной задачи имеет эффект домино, который будет подталкивать его в течение дня.
Этому есть много замечательных примеров, но один из моих любимых — пример предпринимателя и учёного Кевина Тейлора, у которого каждое утро есть повторяющиеся блоки.
Со слов Кевина Тэйлора:
- "Большинство людей планируют сделать сначала то, чего от них требуют другие, и только потом ищут свободные места в календаре, куда можно вписать то, что важно для них самих. Найти в таком календаре подходящее время — большая удача. Лучше смените парадигму, планируя в первую очередь то, что важно для вас."
Кевин Тейлор
учёный и предприниматель
Верно распределяя время утром, вы задаёте правильное направление своему дню: что бы ни случилось за день, вы гарантированно уже сделали что-то значимое.
Начинайте день с серьёзных планов
Можно создать шаблон на весь день, а не только на утро.
Это не ежедневный график сверхпланировщика, чей день наполнен приоритетами других людей. Это способ выделить время, чтобы сделать всё, что вы хотите делать каждый день.
Дизайнер Джессика Хиш, например, называет это «ультраграфиком».
Со слов Джессики Хиш:
- "Существуют отрезки времени, в течение которых я могу полностью погрузиться в электронную почту, а в оставшееся время я заставляю себя её игнорировать. В графике есть запланированные блоки, когда Wi-Fi должен быть выключен."
Джессика Хиш
иллюстратор
Этот подход хорош тем, что он помогает визуализировать идеальный рабочий день — важный навык, который немногие из нас практикуют.
Если ваше представление об идеальном рабочем дне не соответствует тому, как вы на самом деле его проводите, возможно, пришло время остановиться и заново расставить приоритеты.
Установите свою доступность на минимум (10-15 минут)
После того, как вы настроили важные дела на утро и скелет дневного расписания, возникает следующий вопрос: как справляться с неизбежными задачами, встречами, собраниями и обязанностями, которые появляются и грозят выбить вас из колеи?
Идеальный график защищает ваше время. Таким образом, хорошо бы начать с создания процессов, которые сохраняют его в неприкосновенности.
Для вице-президента Facebook Фиджи Симо это означает сведение времени для встреч до минимума.
Со слов Фиджи Симо:
- "Многие люди не задумываются, сколько времени должно быть посвящено какому-то делу. Они просто по умолчанию устанавливают 30 минут для небольшого разговора и 60 минут для большей беседы. Из-за этого появляются графики, похожие на швейцарский сыр."
Фиджи Симо
вице-президент Facebook
Вместо этого Симо устанавливает минимальное время для встреч в 10-15 минут (Илон Маск лихо разбивает свой день на пятиминутные отрезки), оставляя людям возможность запросить больше времени, если они считают, что это необходимо.
Это заставляет вас и инициатора встречи более ответственно подойти к вопросу времени.
Симо рекомендует устанавливать буферы вокруг времени встречи и закладывать в график свободные слоты для сюрпризов, возникающих в последнюю минуту. Так они не смогут застать вас врасплох.
Храните все ваши обязательства в одном месте
Может показаться хорошей идеей разделить личные и профессиональные календари, но это может привести к проблемам.
Вместо этого объедините все свои обязательства в одном календаре, чтобы узнать, сколько времени вы на самом деле работаете. Можно использовать цветовое выделение, чтобы отличать рабочие мероприятия от личных.
Вы можете представить свой календарь как большую пустую банку. Каждая добавленная задача (личная или профессиональная) заполняет пространство. И если вы можете придавать задачам разные уровни важности, то календарь — нет. Час — это час, независимо от того, на что вы его потратили.
Ваш ежедневный график позволяет вам быть честными. Составьте его правильно, и у вас будет чёткое представление о том, что нужно делать, и о любых трудностях планирования, которые могут стать вашей головной болью.