Создаем пресс-службу на аутсорсинге

Рассмотрим вариант создания "внешней пресс-службы" на аутсорсинге. Например, когда весь функционал целиком и полностью отдается внешней компании, или передаются отдельные функции. Опираемся на собственный опыт и опыт старших товарищей.

Если бы 5 лет назад меня спросили, можно ли отдавать пресс-службу на аутсорсинг, я бы с абсолютной убежденностью ответил, что нет. Потом бы еще раз подумал и снова ответил, что категорически нельзя отдавать пресс-службу на аутсорсинг. И думаю, что пять лет назад я был бы в этом убеждении прав.

20 лет назад, мало кто готов был отдать на аутсорсинг бухгалтерские услуги, или юридическое сопровождение, или рекрутинг, или IT-сопровождение. К счастью, переосмысление того, что рынок меняется и можно уже получать качественные услуги на аутсорсинге, пришло и ко мне. Главное условие этого переосмысления – опыт или собственный, или коллег.

Начнем с компаний, которым противопоказано отдавать весь функционал полностью под внешнее управление:

·        Компаниям с большим регулярным информационным потоком, где требуется постоянная «засветка» собственного пиарщика. Например, таким, в которых естественным образом за счет операционной деятельности генерируется более 20 инфоповодов в месяц и поставить на этот поток внешнее агентство достаточно затруднительно.

Пожалуй, это все.

Других объективных сдерживающих от передачи во внешнее управление функций пресс-службы факторов фактически нет. Да и вышеуказанный пример существует только до тех пор, пока вы не нашли достойное агентство, способное качественно отрабатывать «текучку».

Сомневаетесь? Я тоже сомневался, точнее был абсолютно уверен в том, что риски, связанные с передачей функций и полномочий во вне, чрезвычайно высоки. Это действительно так, но опять-таки, до тех пор, пока вы не нашли того, с кем это все можно реализовать без потери качества.

Если у вас есть пресс-служба или один пиарщик, то что можно «безболезненно» отдать на аутсорсинг? Все, на что у вас нет человеческих ресурсов и времени, при этом есть средства.

Прописная истина: все, что можно делегировать без потери качества, необходимо делегировать. Если еще и за меньшие деньги, то это вообще прекрасно.

·        Генерация и трансляция инфоповодов: анализ, план, сбор информации, согласование, рассылки, пресс-клипинги, отчетность;

·        PR-акции: аудит, цель, задачи, план, реализация, анализ эффективности, отчетность;

·        Сайты: аудит, обновление, наполнение, контент-план, контроль;

·        SMM: анализ, цель, выбор площадок, контент-планы, анализ эффективности, отчетность;

·        Мониторинг СМИ: анализ активности, выбор поставщика услуг по мониторингу, настройка, контроль, корректировка;

·        Организация внешних мероприятий: ивенты, спорт, выставки, конференции, пресс-туры, пресс-конференции;

·        Консалтинговые услуги: аудит, стратегия, разработка пошаговых алгоритмов/инструкций/регламентов/схем приема и передачи информации, защитные репутационные кампании, pr-акции и т.д.

·        Внешняя/внутренняя сувенирная продукция: анализ потребности, подбор вариантов, согласование, договорные процедуры, поставка/логистика в регионы, контроль, срез удовлетворенности, контроль;

·        Фото\видео сопровождение, фото-видео продукты;

·        Дизайн внутренней и внешней полиграфической продукции;

·        И т.д.

Внутренний PR

·        Внутренние корпоративные порталы: анализ потребностей, оформление ТЗ, внедрение, допиловка-согласование, допиловка-согласование, допиловка-согласование, внедрение, контроль, допиловка согласование;

·        Внутренние корпоративные мероприятия: спорт, корпоративы и т.д.;

·        Внутренние издания: газеты, журналы, дайджесты (сбор информации, верстка, вычитка, печать, логистика);

· И т.д.

Получается, что теоретически можно делегировать весь объем, сконцентрировавшись только на стратегических функциях и на функциях контроля. Что еще останется на пиарщике внутри компании? Ключевые процессы согласования.  

Что в итоге получается?

Некоторые из вас удивятся, но от 60% до 95% рабочего времени ТОП-овых пиарщиков в крупных и очень крупных компаниях не связано с пиаром. От слова «совсем». Основная часть времени уходит на процессы согласований, организацию вторичных процессов, обсуждения, совещания, управленческие внутренние процессы (про борьбу за выживание, упоминать на буду) и т.д. При этом объем "черной" работы чрезвычайно высок.

Гвозди в крышку теории о том, что нельзя отдавать функции пресс-службы на аутсорсинг:

Затраты. Как правило, стандартный пакет услуг PR-агентства выходит значительно дешевле, чем брать пиарщиков в штат. Я сам не верил, пока не посчитал. В среднем, работа агентства получается на 20-50% дешевле, чем у штатного сотрудника. Т.к., есть такие понятия, кроме фиксированной заработной платы штатному пиарщику, как: налоги, сборы, отчисления в фонды (ЗП на руки + около 44% налогов и отчислений), аренда рабочего места, больничные, декреты, отпуска, обучение, ДМС, оплата мобильной связи и т.д. У агентства эти затраты, если оно работает «вбелую», тоже есть, но Заказчик их на себе, как правило, не чувствует. Кроме этого, многие агентства предоставляют комплекс услуг и компетенций, которыми не всегда обладает штатный пиарщик.

Дистанционная работа: 98% всего объема работ можно выполнять дистанционно, без регулярного присутствия в офисе, без потери качества. Естественно, для этого потребуется сперва максимально эффективно выстроить все внутренние системные процессы по сбору и передачи информации по наименее коротким цепочкам, все грамотно организовать и расставить на места правильных людей.

Вот такая арифметика.

Я ни в коем случае не говорю, что от всех пресс-служб, в привычном понимании, можно безболезненно отказаться. Это далеко не так. Но статистика говорит о том, что уже большое количество коммерческих организаций, государственных компаний и учреждений рассматривают или уже успешно переходят на модель аутсорсинга.

Дело за малым – найти помощников, которые снимут с вас головную боль без потери качества, благо, выбор сейчас весьма велик. Если еще найдете таких пиарщиков, которые гарантируют результат или возвращают деньги (как гарантируем мы, например;), то смело пробуйте, это действительно очень часто выгоднее и эффективнее.

С уважением, Пресс-служба 2.0