Рекрутируем фрилансеров: как эффективно делегировать задачи внештатникам

Мария Солонина, 37 лет, предприниматель из Томска, основатель агентства переводов Lingvista. Образование: факультет иностранных языков Томского государственного педагогического университета. До запуска собственного бизнеса работала переводчиком в IT-компании. Агентство переводов открыла в 2009 году. Компанию Lingvista развивает вместе с бизнес-партнёром Юлией Костевич.

Почему мы сделали ставку на фрилансеров

В «Лингвисте» мы изначально делали ставку на максимальный аутсорсинг: минимум функционала внутри (общий менеджмент, продажи, HR, управление проектами, финальный контроль качества), максимум производственной нагрузки – вовне (устные и письменные переводы, редактирование, вёрстка, корректура и т.д.).

Неоспоримый плюс такой схемы – возможность держать постоянные затраты на приемлемом уровне и гибко реагировать на изменения. Из минусов – повышенные риски «текучести» состава исполнителей, часто неблагонадёжность фрилансеров, а также дополнительные усилия для проверки всех новых внештатников и контроля их работы.

Мы убедились, что наша схема работы в итоге оказалась для нас правильным выбором. Поэтому мы готовы поделиться накопленным опытом.

Когда имеет смысл обращаться к фрилансерам

К услугам фрилансеров целесообразно обращаться в следующих ситуациях:

Когда у вас бывают разные требования к опыту и квалификации исполнителей. Например, сегодня нам нужен специалист для перевода документации по выводу атомной электростанции из эксплуатации с опытом в соответствующей тематике, а завтра – исполнитель для перевода субтитров к комедийному сериалу. Получить обе роли в одном флаконе – маловероятно, настоящих универсалов, которые бы успешно справились с обеими задачами, не так много. Так что чаще всего это будут два разных человека.

Когда у вас неполная или нестабильная загрузка. Например, в декабре по атомной энергетике у нас может быть заказов на 80% загрузки одного переводчика, а в январе – на 250%. По переводу сериалов в декабре – на 150%, а в январе – на 60%. Держать одного или нескольких штатников ни в том, ни в другом случае будет необоснованно.

Когда у ваших проектов разнообразная география. Например, нужен устный переводчик в Москве. Нам проще и дешевле найти исполнителя на месте, чем везти своего сотрудника из Томска.

Как выстроить работу с внештатниками

Разработайте чёткие критерии для кандидатов: для какой работы ищете, требования к образованию и опыту, к компетенциям и личностным качествам. Можно составить чек-лист. Обязательно предварительно тестируйте исполнителя на задачах, приближенных к тем, над которыми ему предстоит работать.

Обращайте внимание на каждую мелочь во взаимодействии с потенциальным сотрудником. Прислал ли выполненный тест к обозначенному сроку, насколько быстро отвечает на письма, реагирует ли на все заданные вопросы или часть упускает, насколько грамотно пишет, как составляет письмо (есть ли в нём структура или это куча-мала) и т.д. Особое внимание уделяйте тем моментам, которые важны в будущей работе. И помните, что начало сотрудничества – это букетно-конфетный период, когда перед вами лучшая версия данного сотрудника, дальше будет только хуже. :) Например, нам не так давно на основании таких вот «звоночков» удалось вовремя распознать переводчика-мошенника и передать проект в работу реальному специалисту, избежав таким образом срыва в сроках сдачи работы клиенту.

Договаривайтесь с фрилансером об условиях до начала работы. Основные из них – что именно и к какому сроку необходимо сделать, в каком виде сдать готовый результат, размер и сроки выплаты гонорара, возможно, штрафные санкции.

Ставьте задачу максимально чётко. Чаще всего коммуникация идёт по электронной почте, в мессенджерах, реже по телефону. Невербальные средства общения, которые можно применить при личном контакте (мимика, жесты, тон голоса…), здесь не работают. Поэтому описывайте задачу максимально полно и однозначно, чтобы избежать вероятности разного толкования. Помните, что у всех свои особенности восприятия, и ваше видение задачи может сильно отличаться от видения другого человека. Будьте проще и чётче, особенно в начале взаимодействия.

Давайте фрилансерам обратную связь по выполненной работе – как положительную, так и отрицательную. Последнее – в обязательном порядке. Если человек сделал работу не на 100%, он должен об этом знать. Иначе он пребывает в полной уверенности, что делает всё правильно, и продолжает гнать халтуру. Но будьте конструктивны и дипломатичны: в начале сообщения немного похвалите, в середине скажите, что можно было сделать лучше, и завершите опять на позитивной ноте. Это позволяет избежать обид и даёт человеку возможность исправиться без ущерба собственной репутации.

Оставляйте финальный контроль внутри компании. Перед сдачей заказчику обязательно проверяйте результат штатными силами, ведь для клиента исполнителем являетесь вы и на кону ваша репутация.

Какие есть форматы работы с фрилансерами

С фрилансерами можно работать попроектно со сдельной оплатой: когда у вас появляется подходящий проект, вы предлагаете определённый объем работ и обговариваете нужный результат, сроки и стоимость. В этом случае риски минимальны.

Либо можно сотрудничать на повременной основе: вы ставите задачу и договариваетесь о почасовой оплате. Тогда требуется больше контроля (фрилансер фиксирует рабочее время, а вы проверяете, на что оно ушло), и этот вариант более рискованный для работодателя, поскольку выделенный на задачу бюджет может закончиться слишком быстро и не принести нужных результатов.

Поэтому по возможности лучше привязывать оплату к конечным (например, процент с продаж) или промежуточным (например, количество состоявшихся звонков) результатам, чем просто платить почасовую. Вам это позволит точнее рассчитать бюджет, а исполнителя мотивирует на достижение цели.

Если привязать к результатам не получается, то тогда сразу обговаривайте максимальное количество часов, которое будет оплачено. Либо договоритесь о промежуточном контроле (например, сверить часы по выполнении 20%-40%-60% задачи).

Как оформить сотрудничество

Есть три основных варианта:

Работа с фрилансерами, имеющими статус индивидуального предпринимателя. Это наиболее предпочтительный вариант. Заключается официальный договор о сотрудничестве, где прописываются все условия, ответственность и прочее. Вы не несёте никаких дополнительных затрат, исполнитель все взносы и налоги платит за себя сам. Минус в том, что далеко не у всех фрилансеров есть статус ИП, и это сильно ограничивает выбор исполнителей. Но у многих, кто занимается внештатной деятельностью постоянно, такой статус уже есть.

Работа на основе гражданско-правового договора или договора подряда. Это сродни трудовому договору, только вы не принимаете человека в штат, он выполняет для вас разовую или сдельную работу. Минус в том, что на вас ложится налоговая нагрузка (около 31% от гонорара), сопоставимая с той, которая возникает при оформлении сотрудника в штат (34% от зарплаты). Плюс вы выступаете налоговым агентом по взносам за данного внештатного сотрудника, а это означает дополнительную нагрузку на бухгалтера.

Неофициальное сотрудничество, которое никак не оформляется, а выплата гонорара производится старой доброй наличкой либо на карту физического лица. Этот метод, хоть до сих пор и достаточно распространён, все же нелегален и чреват разного рода санкциями и штрафами. Не рекомендуется, в том числе и потому, что раз сотрудничество основано на неформальных договоренностях – ими в случае чего сам же фрилансер может легко пренебречь.

Источник

Ежедневный дайджест лучших материалов и новостей в сфере Бизнеса и Предпринимательства в Telegram: t.me/business_ru