Правила составления делового письма

Деловое письмо – это приглашение к сотрудничеству, предложение своих услуг или уведомление. По сути, любое официальное общение (хоть двух менеджеров по продажам, хоть владельца бизнеса и редактора текстов) ведется именно в рамках деловой переписки. Большинство понимает, что разбавлять текст письма смайликами не нужно. Но при этом забывают, что также неуместны высокопарность, канцеляризм и ретроградство. Забудьте об «извольте» и «доводим до вашего сведения». Не используйте «было принято решение» и «предлагаемое сотрудничество приведет к улучшению вашего финансового состояния». 

Как нужно? 

Воспользуйтесь чек-листом, по которому вы сможете проверить уже написанное письмо: 

1. Одно письмо – одна цель. Хотите собрать средства на спасение зимбабвийских котиков – так и пишите, не упоминайте китов и политику. 

2. Тема письма. Поверьте, человек будет настроен на общение и ответ, если будет сразу знать, о чем речь во вложении. 

3. Приветствие. Лучше, если письмо будет персонализированным. «Глубокоуважаемый» и «дражайший» оставьте другим. Достаточно стандартного – «Уважаемый ФИО». Не знаете, к кому попадет ваше письмо? Поздороваться в любом случае нужно. 

4. Суть. Это самый сложный момент. Если вы пришли по рекомендации, напишите, как вы узнали об этом человеке или компании и почему решили обратиться. Упомяните выгоду для читающего. И задействуйте логику: последовательное повествование читают лучше, чем сказки о белом бычке. 

5. Добавьте благодарность: даже если человек не поможет, не подпишет договор и не перезвонит, он уже потратил время, читая ваше письмо. 

6. Лаконичность. В самом тексте письма (просьбы, рекомендации, благодарности) используйте простые слова. Удалите непонятные аббревиатуры. Хотите обратить на что-то внимание? Выделите курсивом, но не цветом. 

7. Прочтите весь текст еще раз. Нет ли в нем просторечий, сленга, архаизмов? Тон – нейтральный, без заискиваний и без приказов. 

8. Проверьте шрифт. Одинаковый и легко читаемый? Оставляйте. CAPS и дизайнерские эксперименты лучше убрать. 

9. Абзацы и списки перечисления. Здесь действует то же правило, что и для текстов на сайте – сплошную простыню букв читать сложно. Предложения короткие. В абзаце – 3–5 строк. 

10. Орфография и пунктуация. Да, это обязательно, хоть вы и не на уроке русского языка. Часто просторечный язык, да еще и с ошибками, ассоциируется с мошенниками. Такой эффект не нужен, верно? 

11. Подпись. Укажите вашу должность и способы связи. Гражданскую позицию и забавные фото котиков оставьте для друзей. 

12. Проверьте компанию, должность и инициалы получателя. Обязательно! 

Письмо готово? Прочтите его вслух. Можете даже привлечь друга, пусть он оценит, есть ли в тексте конкретика. Проверьте еще раз ошибки и отправляйте!

Вы всегда можете дать мне на проверку любой деловой документ, например резюме. Я не только исправлю ошибки, но и дам рекомендации по улучшению стиля и оформления документа. Читайте отзывы и пишите @olga_anasyeva