Краткое изложение. Кори Когон, Адам Меррилл и Лина Ринн: "5 решений. Kaк достичь высокой производительности"
@biznknigi
Учитесь быть эффективным
Сколько приложений для повышения производительности есть на вашем смартфоне? Одно или несколько? Большинство из нас используют новые технологии, чтобы успеть больше сделать. Кому-то это удается, но для большинства людей разница незначительна.
Высокая производительность, длительная работа без выгорания энергии, не связана с электронными гаджетами. Она зависит от человеческого интеллекта, именно от него зависит повышение продуктивности. Мы должны не зависеть от машин и начать использовать то, что есть в наших головах.
Пять заметок покажут, как раскрыть свой потенциал и повысить производительность. Вы узнаете:
· что такое четыре вида информации;
· почему срочность – это не то же самое, что значимость
· почему важнее заботиться о своем теле, чем о своем смартфоне
Чтобы быть по-настоящему продуктивным, сосредоточьтесь не на срочных, а на важных задачах
Как и большинство из нас, вы, вероятно, тратите половину рабочего времени на проверку электронной почты. И вы наверняка знаете, что это занятие отрицательно сказывается на вашей производительности.
Чтобы избежать таких отвлекающих факторов, сортируйте ваши задачи, используя матрицу времени, состоящую из четырех квадрантов, на каждый из которых приходится определенная часть вашего времени.
Q1 содержит важную, срочную работу. Например, это время вы посвящаете обработке аварийных ситуаций или отвечаете на срочные запросы в последнюю минуту.
Q2 состоит из времени, посвященного важным, но не срочным задачам: например, докладу для стратегически важной встречи, запланированной на следующую неделю.
Время Q3 отводится для работы срочной, но не важной: например, постоянно проверять свою электронную почту.
И, наконец, Q4 - это время, которое вы тратите на бессмысленные вещи, например игры на телефоне или посещение Facebook.
Вы должны потратить большую часть своего времени в Q2. Хотя ощущение высокой производительности возникает при выполнении срочных дел из секторов Q1 и Q3. Это на самом деле не так. Мы ошибаемся, путая срочные дела с важными; сосредоточенность на срочных ответах редко приводит к первоклассной работе. (Чтобы убедиться в этом, просто пересмотрите срочно составленные письма: наверняка в них много ошибок)
Наиболее эффективна работа в Q2. Это дела, над которыми можно работать сосредоточенно и без спешки.
Чтобы остаться в квадрантеQ2, используйте метод Пауза – Уточнение – Решение для того, чтобы определить, важна ли задача, на которую вы хотите отвлечься.
Например, перед открытием нового электронного письма, задумайтесь на секунду: от кого это письмо? По какому вопросу? Этот вопрос требует немедленных действий? Если ответ на последний вопрос "нет", сосредоточьтесь на более важных делах.
Будьте эффективными - выполните важную работу по определению важности и выполнимости задач
Мы только что узнали, что нужно посвятить большую часть нашего времени важным задачам. Но как определить степень важности? Что важнее: операционные задачи? Или креативные разработки?
Да, это серьезный вопрос. В большинстве случаев перед нами стоит несколько важных проблем, и приоритетность той или иной задачи определяется конкретной ситуацией.
В идеале, вы должны сосредоточиться на работе, которая наиболее важна в этот день. Это может быть работа с клиентом, а в другой день самой важной будет работа с сотрудниками.
Для эффективного жонглирования разными ролями, необходимого для успешной работы, стоит дать каждой роли название, «титул», и определить ее содержание. Какой титул вы написали бы на бейсболке сегодня: «пожарник», «скорая помощь», «счетовод»,
«философ»?
Название роли выражает ее суть; в содержании указывается ваша цель во время исполнения этой роли: «пожарник» улаживает конфликтные ситуации, «продавец» уговаривает клиента.
Роли менеджера линии и пожарника могут попеременно выражать текущее состояние веб- разработчика. Сама профессия тоже может быть ролью, ее название можно написать с большой буквы: Профессиональный Веб-Разработчик. Затем напишем содержание роли, например: "Я стремлюсь быть отличным веб-разработчиком, освоить два языка программирования."
Установите достижимые цели, чтобы содержание ролей имело смысл. В этом случае, ваша цель может быть сформулирована так: "Я буду учиться работе на двух языках программирования в течение ближайших двух месяцев". Через два месяца оцените, насколько продуктивно вы работали для достижения ваших целей.
Теперь, когда вы провели некоторое время, улучшая ваши управленческие решения путем четкого определения ролей, определяя свои титулы и цели, давайте развивать свои управленческие навыки.
Создайте расписание для завершения важной работы в предстоящую неделю
Представьте себе, что на дорогу сошел оползень, и она заблокирована большими и мелкими камнями. Вам нужно очистить дорогу от всех валунов и камней. Как бы вы делали эту работу?
Можно начать с перемещения большого валуна. Это тяжелая работа, но в результате дорога сразу станет свободнее. Можно начать с уборки гравия и мелких камней. Это легче, но неэффективно, и устранение завала займет больше времени.
Наиболее продуктивный вариант – сконцентрировать усилия прежде всего на уборке крупных камней и валунов. Но если устанете, то можно отдохнуть, сгребая гравий.
По тому же принципу строится работа в с делами из категории Q2. Даже когда мы намерены сосредоточиться только на самых важных задачах, есть искушение отвлечься на мелкие, не имеющие решающего значения вопросы.
Как вы можете избежать спада производительности? Начните с разработки плана, которого вы будете придерживаться: составьте Перечень Главных Задач, который поможет распределять время и отслеживать выполнение важной работы на неделю вперед.
Изобразите план графически, на бумаге или в электронном виде. На этой схеме может быть, например, блок с записью времени, которое предстоит потратить на изучение языков программирования. Изобразите также пространство для нерегулярных вопросов («гравий»), для срочных ответов на письма и звонки.
Перечень Главных Задач – это наглядное представление целей на предстоящие дни.. Наличие плана, с указанием даты и времени, делает работу более эффективной.
Не нужно тратить на составление плана много времени. Достаточно уделить ему 30 минут в неделю, причем 10 минут – в день планирования.
Оптимизируйте процесс принятия решений, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах
Вы когда-нибудь доверите компьютеру принятие серьезных решений за вас? Конечно нет! Только вы можете знать, что действительно важно. Но электронное устройство поможет рационализировать и оптимизировать процесс принятия решений.
При использовании ИТ техники для задач управления нужно упорядоченно заносить информацию и делать связанные между собой таблицы. Давайте сначала обсудим четыре вида информации, которую нужно ввести:
1. Плановые мероприятия: например, подготовка собрания отдела на следующей неделе
Космическое увеличение продаж в рекламном агентстве Сатурн Маркетинг!
2. Неплановые задачи: зайти в кабинет босса, чтобы попросить о повышении
3. Контакты: информация о клиентах, сотрудниках и конкурентах
4. Примечания: информация о ваших задачах – и об утечке информации из конкурирующей фирмы – которую вы хотите обсудить на следующем заседании
Это различные виды информации, которые можно разместить в разных таблицах, с возможностью сортировки по тому или иному принципу, с указанием дат и времени каждого мероприятия. Между этими таблицами, или списками, должна быть установлена связь.
Полученная база данных должна наглядно представить план мероприятий, связанный со списком участников – коллег и клиентов, а также быть связана со списком примечаний.
Для управления связанными между собой таблицами и списками есть много компьютерных программ, можно полистать их описания и выбрать подходящий инструмент. Можно проконсультироваться со специалистом, который поможет выбрать и настроить программу.
Неплохо также настроить фильтр электронной почты и организовать автоматическую маршрутизацию сообщений. Офисный работник получает много писем, в среднем 121 в день, и большинство сообщений – обычный спам, на который не нужно тратить время.
Иными словами, пусть технология обработки поможет вам, чтобы вы сосредоточились на принятии решений и выполняли в первую очередь то, что действительно важно.
Самая эффективная система повышения производительности бесполезна, если вы не заботитесь о своем теле и уме
Мы рассмотрели несколько методов повышения производительности, но самая эффективная система повышения производительности является бесполезной, если вы не заботитесь о себе.
Здоровье тела и ясность ума – важнейшие условия хорошей производительности. Чтобы заботиться о себе, и особенно о своем мозге, нужно управлять энергетическим балансом.
Мозг занимает всего два процента массы тела, но потребляет 20 процентов энергии, используемой организмом. У вас есть достаточно энергии, чтобы питать свой мозг? К сожалению, современная жизнь способствует истощению энергии. Большинство из нас работают слишком много, спят слишком мало, неправильно питаются и постоянно испытывают стресс. Большинство из нас не управляет своими энергетическими уровнями.
Для того, чтобы изменить положение к лучшему, нужно понимать, что энергия приходит из трех источников.
Первый источник энергии – мотивация, стремление к цели, интерес к работе. Внутренняя мотивация значительно повышает продуктивность работы. Источником энергии может быть сознание того, что вы сделали доброе дело (например, участвовали в благотворительном мероприятии), или удовлетворение от хорошо выполненной работы.
Мотивация может быть источником энергии, если вы занимаетесь делом, которое вам нравится. Но этого источника энергии недостаточно, потому что духовные силы мы черпаем из физического тела, о котором тоже нужно позаботиться. А наше тело было сконструировано не для сидячей жизни. Движение, физические нагрузки заряжают человека энергией.
Третий источник энергии – социальный. Мы получаем энергию от общения с близкими и любимыми людьми, и для нас очень важно наличие семьи и друзей. Уделяйте время общению, поддерживайте отношения с приятными вам людьми – это не только важное условие эффективности работы, это главное условие счастья.
Итак, основная мысль книги:
Пока вы готовы к переменам, вы можете стать более эффективным. Дело не в том, чтобы работать больше или тяжелее, а в том, чтобы лучше организовать свою деятельность и сосредоточиться важных вопросах. А еще нужно заботиться о своем теле и уме, чтобы иметь энергию для эффективной работы.
Практические советы:
Если ваша электронная почта перегружена, найдите время для ее настройки.
Заархивируйте старые сообщения и рассортируйте остальные. Установите автоматические фильтры для обработки и сортировки писем. Это поможет уменьшить время, занимаемое просмотром электронной почты.
Найдите время для тренировок и правильно питайтесь, даже если вы заняты.
В вашем насыщенном распорядке дня должно быть время для физических упражнений. Если не тренировать тело, последствия будут неприятными. Эффективно работающие люди заботятся о себе и находят возможности для улучшения настроения и самочувствия.
А если Вы хотите увеличить производительность своей компании, то есть шестое решение вашей проблемы, просто обращайтесь в Сатурн Маркетинг! Команда профессионалов настроит эффективную рекламу в Instagram, Facebook, Yandex и др. ресурсах.
Назови менеджеру промокод "Книга" получи скидку 15%.