Как вежливо отменить встречу и не обидеть клиента

Иногда бывает так, что встречу с клиентом приходится отменить. Для начала необходимо понять, насколько важной могла быть эта встреча, а потом отправить письмо, в котором вы объясните причину ее отмены. Вот четыре шаблона, которыми можно воспользоваться в зависимости от ситуации.

Превратите встречу в телефонный разговорВозможно, клиент согласится обсудить вопросы встречи по телефону. Да, так вам не удастся сэкономить время, но зато вам не придется куда-либо ехать, и вы все равно покажете свою заинтересованность.

Здравствуйте, [имя клиента].

Мне бы хотелось обсудить с вами [наш вопрос]. Я знаю, что у вас очень плотный график, поэтому, может быть, нам будет проще побеседовать по телефону?

Вот что я планировал(а) обсудить на встрече:

– [Пункт 1]

– [Пункт 2]

– [Пункт 3]

Когда вам будет удобнее поговорить на этой неделе? И по какому номеру с вами лучше связаться? Если вы все-таки хотите встретиться лично, буду рад(а) увидеть вас после нашего разговора.

Заранее спасибо за понимание.

[Прощание],

[Ваши имя и фамилия]

Превратите долгую встречу в короткуюЕсли клиент хочет провести длинную встречу на полтора часа, но вы можете объяснить все за 30 минут, напишите ему следующее письмо:

Здравствуйте, [имя клиента].

Мне очень приятно, что вы хотите обсудить [вопрос]. Вы сказали, что [планируете провести встречу на столько-то минут], но, к сожалению, я [буду недоступен в это время/могу выделить в этот день только Х минут своего времени]. Вы не против [встретиться за чашкой кофе/обсудить вопрос по телефону/обговорить все по электронной почте]?

Думаю, мы можем обсудить [пункт 1, пункт 2, пункт 3] при личной встрече, а [пункт 3, пункт 4 и пункт 5] по [электронной почте/телефону]. Я представляю расписание нашей встречи таким образом:

[Пункт 1 — Х минут]

[Пункт 2 — Х минут]

[Пункт 3 — Х минут]

Что вы скажете насчет такого плана? Буду рад(а) скорректировать его должным образом, если у вас есть какие-то замечания.

Большое спасибо.

[Ваши имя и фамилия]

Превратите встречу в обсуждение по электронной почтеЕсли клиент готов пойти на уступки, можно с легкостью обсудить все по электронной почте всего за 10 минут. Разумеется, какие-то серьезные и важные моменты стоит обговорить потом по телефону.

Здравствуйте, [имя клиента].

[Спасибо, что напомнили про наш вопрос/связались]

К сожалению, на этой неделе я не могу выделить время на встречу с вами. Но мы можем обсудить все прямо сейчас по электронной почте, если вам удобно.

[Сообщите, что именно вы хотите обсудить]

Хотелось бы узнать ваше мнение на этот счет. Если вы все-таки настаиваете на встрече, то я смогу вас увидеть [такого-то числа] и буду рад(а) побеседовать с вами обо всем.

Благодарю за понимание.

[Ваши имя и фамилия]

Отправьте на встречу свое контактное лицоДопустим, вы дизайнер и выполняете проект для клиента. Вы не являетесь прямым контактом — с ним связывается ваш аккаунт-менеджер. Если вас пригласили на встречу для обсуждения рабочих вопросов, вам необязательно нужно на нее идти — вместо вас с клиентом может встретиться ваш коллега. Однако сначала нужно предоставить ему всю важную информацию, чтобы тот мог ответить на все вопросы заказчика. Вот что нужно ему написать:

Здравствуйте, [имя коллеги]

Спасибо, что пригласили меня на встречу с [имя клиента] такого-то числа. К сожалению, [на этот день у меня уже запланирована встреча/я сейчас слишком занят другим проектом/у меня в этот день важный дедлайн] и я не смогу прийти.

Вот что я бы хотел обсудить с клиентом:

– [Пункт 1/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]

– [Пункт 2/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]

– [Пункт 3/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]

Мне бы хотелось обсудить эти пункты с вами перед тем, как вы встретитесь с клиентом, либо выслать вам всю необходимую по ним информацию.

Извините, что вышла такая накладка с расписанием. Если вам нужно еще что-нибудь для подготовки к встрече с заказчиком — обращайтесь.

[Подпись]

Когда вы работаете с клиентами, вам наверняка придется с ними встречаться. Эти встречи не должны мешать вам выполнять более важные задачи. Но вместо того чтобы полностью отменять встречи, попробуйте сделать так, чтобы они отняли у вас минимум времени.

Источник.