Как успевать больше, работая меньше?

Бывает, что члены одной и той же команды не имеют понятия, над чем трудятся коллеги, и это приводит совсем не к ожидаемому результату, а к путанице. Некоторые параллельно выполняют одно и то же, тратя рабочее время зря, другие выполняют что-то совершенно ненужное для проекта, просто не понимая, что от них требуется. Решить данную проблему можно весьма просто: повесьте на стену специальную доску, на которой выделите три колонки с названиями «нужно сделать», «в процессе» и «сделано», и позвольте каждому работнику «отчитываться» на ней о проделанной работе. Этот, казалось бы, простой шаг повысит эффективность работы. Работники «расторопных» компаний всегда знают, чем заняты другие, даже если в компании работает большое количество человек. 

1. Маленькая команда — залог успеха. 

Большим считается коллектив, в котором более 9 человек. За таким количеством людей сложно уследить, к тому же проведено множество исследований, которые показывают, что небольшие команды, во-первых, требуют меньше финансовых вливаний и, к тому же, работают быстрее и эффективнее. Из этого следует вывод, что если ваш проект запаздывает по срокам, то не стоит сломя голову перекидывать на него работников с других, старая команда выполнит всё быстрее. Более того, новых людей придётся вводить в курс дела, что потребует некоторых усилий и большого количества дополнительного времени, что можно было бы с успехом потратить на реализацию проекта. 

2. Обозначайте результаты вместо повестки дня. 

Перед тем как начнётся совещание, каждый его участник должен чётко осознавать его цель. Может, возникли какие-то экстренные обстоятельства? Или нужно принять решение, влияющее на судьбу компании? До начала совещания нужно формулировать результат, который оно преследует. Если вы не можете этого сделать, то, возможно, никакого совещания и не требуется? 

3. Скажите «нет» должностям.

Лучше, чтобы каждый работник считал себя просто «членом команды». Многочисленные проведённые исследования показали, что чем разветвлённее система должностей, тем менее эффективна команда. Конечно, можете оставить должности для внешнего использования, но во время рабочего процесса от них лучше отказаться. 

4. Не прерывайтесь. 

Часто люди не справляются с несколькими делами одновременно. Говоря простыми словами, многозадачность — не «конёк» большинства. Производительность труда резко снижается, даже когда вы отвлекаетесь на незначительные вещи, такие как проверка электронной почты или переписка в социальных сетях. Так что, если вы заинтересованы в результате работы, лучше не прерывайтесь. 

5. Выполняйте один проект. 

Часто люди посвящают время сразу нескольким проектам, что плохо сказывается на эффективности. Поручите подчинённым не браться на новый проект, не закончив старый. Зачастую есть какой-то проект, который объявляют задачей первостепенной важности, однако сотрудники всё равно отвлекаются на другие. Как правило, подобная многозадачность не оправдывает ожиданий, и оба проекта «висят» очень долго. 

6. Расставьте приоритеты. 

Некоторые организации ведут сразу по несколько проектов, и работникам ничего не остаётся, кроме как «разрываться». Менеджеру лучше расставить приоритеты и объявить, какой проект важнее, и «перекинуть» на него все силы, и только после его выполнения приступать к следующему. Поверьте, три проекта, выполненные последовательно, потребуют меньше времени, чем выполнение их же одновременно. 

7. «Нет» героизму. 

Героизм стоит расценивать как глубочайший провал, а не превозносить человека, который «спас» проект. Ведь если всё стало очень плохо, то, видимо, организация процесса хромает. Безусловно, героические усилия работника стоит похвалить и поощрить. Но такая ситуация также и повод менеджеру задуматься, отлажен ли рабочий процесс. 

8. Не учитывайте рабочее время. 

В некоторых компаниях ведётся жёсткий учёт времени, затраченного каждый работником на проект. Исходя из этого выплачивается зарплата и назначаются поощрения. Но верный ли это подход? Разве главное не результат? Ведь можно за несколько часов сделать то, что другие ленивые работники делают в течение недели. Поощряйте сотрудников за результат, а не за время. Такая система также привнесёт приятный бонус: люди будут стараться сделать всё быстрее, чтобы пойти домой и заняться интересным для себя делом, либо, наоборот, будут более мотивированными в продолжении работы.

Подпишись на наш канал в телеграмм Финансовая Грамотность