Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Тема:

HR и карьера

Как получать максимальную отдачу от затраченных средств и энергии и браться за новое дело, не оставляя «хвостов»? Как научиться отделять важные дела от второстепенных, правильно ставить цели, определять приоритеты, планировать и экономить время? И можно ли эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот? Ответ однозначный — да. В своей книге Дэвид Аллен рассматривает эф- фективные инструменты, подсказки, технические приемы и фокусы и рас- сказывает о методиках, ориентированных на повышение эффективности работы. Все, что предлагает автор, очень просто реализовать: для этого не нужны никакие особые навыки, поэтому любой человек может жить на- сыщенной, осмысленной и яркой жизнью, в которой каждая минута времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных те- оретиков продуктивности. Он проводит мастер-классы для частных лиц и организаций по всем США и является ведущим докладчиком журнала New York Life, Мирового банка, Фонда Форда и других орга- низаций. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times и Wall Street Journal. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в две- надцати странах мира.

Искусство получать результат

Большинство людей считают, что у них слишком много работы и слишком мало времени на ее выполнение. В новом тысячелетии люди повысили качество своей жизни, но при этом вырос и уро- вень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны выполнить. В прежние времена результаты работы были очевидными: поля нужно было вспахивать, машинами следовало управлять. Вы знали, какую работу нужно выполнить — вы могли ее видеть. Сегодня большая часть проектов не имеет четких рамок: люди работают одновременно над несколькими задачами, но даже будь у них вся жизнь на их выполнение, им не удалось бы довести задуманное до совершенства.

Сегодня, когда речь заходит о том, в чем состоит наша работа, цели становятся расплывчатыми. Люди воспринимают колоссальные объ- емы информации и оказываются не подготовленными к их обработ- ке. Большинство стрессовых ситуаций обусловлено неверной реак- цией на обязательства, которые люди дают или принимают. Каждый компромисс, заключенный вами с самим собой, откладывается у вас в подсознании. Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, на- ходится не на своем месте — это «незамкнутые циклы», отвлекающие ваше внимание. К ним может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем до скромных задач типа «Купить новую электри- ческую точилку для карандашей». Если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Поэтому все, что вас гложет, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания (так называемую накопительную корзину), к которой вам придется регулярно возвра- щаться, чтобы упорядочить ее содержимое. Кроме того, вы должны четко уяснить, в чем состоит задача, и решить, что нужно предпри- нять для ее выполнения. А как только вы определили, какие дей- ствия нужно предпринять, вам следует объединить напоминания о них в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Опишите на бумаге проект или ситуацию, которая в данный мо- мент больше всего занимает ваше сознание. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Ответ может быть прост: например «отдохнуть на Гавайях», «наладить отношения с клиентом X» и т. п. Теперь запишите первоочередные действия, ко- торые следует предпринять, чтобы ситуация сдвинулась с места. Вы наверняка ощутите хотя бы незначительный прилив уверенности в своих силах, спокойствия и концентрации. Также вы обнаружите новые мотивы, побуждающие вас реально что-то предпринять для улучшения ситуации, о которой до настоящего момента всерьез не задумывались. Естественно, дело еще не доведено до конца. Но вы уже сформулировали четкое определение желаемого результата и первоочередных действий, необходимых для его достижения. Что же позволило получить это определение? Ответ — размышления, не очень сложные, но достаточные для того, чтобы придать четкую фор- му проблеме и средствам, необходимым для ее решения.

Чаще всего причина, по которой проблема занимает ваши мысли, — это ваше желание изменить что-то в текущем положении вещей, но пока перечисленные мысли не уяснены, решения не приняты, а

результирующие сведения не упорядочены в систему, ваше сознание не может расслабиться. Дела, которые требуют выполнения, но для которых вы еще не определили желаемый результат и первоочеред- ные действия — это рутина. Пока вы не преобразовали рутину в зада- чи, поддающиеся контролю, ее невозможно контролировать. Нужно собрать воедино все проблемы, а затем обдумать их. Но перед этим следует научиться полностью освобождать сознание.

У большинства людей есть десятки дел, которые нужно выполнить, чтобы преуспеть в различных сферах деятельности, но они не знают, какие именно шаги следует предпринять. И распространенная жало- ба о том, что «У меня нет времени на ____» (заполните пропуск) впол- не понятна, потому что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно неосуществимы, потому что проект нельзя просто взять и осуществить. Можно лишь выполнить действия, относя- щиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, занимают всего одну или две мину- ты. Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинуться с мертвой точки, потому что четко не опре- делен путь достижения результата.

Вероятно, за последние несколько минут ваше сознание отвлека- лось на какой-нибудь предмет, не имеющий ни малейшего отноше- ния к теме книги, потому что обратилось к какому-нибудь незам- кнутому циклу, или неразрешенной проблеме. Если вы не записали напоминание о ней и не положили его в надежную «корзину», то, ве- роятнее всего, вы начали переживать. Главная проблема в том, что ваше сознание постоянно напоминает вам о разных вещах именно тогда, когда вы никак не можете повлиять на них. По мнению ваше- го мозга, вы должны прямо сейчас приступать к действиям, которые считаете необходимыми. И когда этого не происходит, рождается все- проникающий фактор стресса, источник которого нельзя нейтрали- зовать. Большинство людей пребывают в состоянии такого менталь- ного стресса, в той или иной форме, так долго, что уже не осознают этого. Он настолько привычен, что те, кто его испытывают, обычно даже не чувствуют дискомфорта. Большинство из них поймут, какое бремя носили, только тогда, когда избавятся от него и заметят, как изменилось их состояние.

Пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом

Выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий. Мы (1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание; (2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять; (3) органи- зуем результаты, которые мы (4) рассматриваем в качестве альтер- нативных вариантов программы (5) действий. Перечисленные этапы позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент. Одна из основных причин, по которым мно- гим людям не удавалось «организовать себя», состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно. Чаще всего это происходит, когда человек садится «составлять список», пытается пе- речислить «самые важные дела» в определенном порядке, и при этом не указывает почти никаких конструктивных действий, которые со- бирается предпринять.

Многие дела, которые вам предстоит сделать, накапливаются сами собой. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных посланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, в вашем созна- нии существуют проблемы, которые требуют разрешения уже давно. Блокнот с набросками новых стратегий, лежащий в куче бумаг у вас на столе, сломанные приборы, которые пылятся в ящиках того же стола, старые журналы на тумбочке — все это попадает в категорию рутины. Чтобы грамотно управлять этим складом незавершенных циклов, попытайтесь заключить их в специальные «контейнеры», где они будут ждать своего часа до тех пор, пока у вас не появится пара минут, когда вы сможете решить, что они собой представляют и что нужно предпринять для завершения циклов. При этом вы должны регулярно освобождать эти контейнеры, чтобы они оставались на- дежными инструментами сбора неразрешенных проблем.

Примерами некой обобщенной корзины для входящих сведений, поступающих как из внешних, так и из внутренних источников, могут служить следующие инструменты: обыкновенная корзина для почты, бумажные носители информации, электронные средства записи ин- формации, звукозаписывающие устройства, электронная почта.

Условия эффективного сбора информации

Рассмотрим три необходимых условия эффективного сбора инфор- мации:

• Каждый незамкнутый цикл нужно выбросить из головы и поме- стить в систему сбора информации.

• Старайтесь обходиться минимальным количеством «емкостей» для сбора информации.

• Вы должны регулярно освобождать корзины для входящей ин- формации.

Инструменты сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их под рукой, чтобы можно было зафик- сировать любую мысль, которая может оказаться полезной, незави- симо от того, где вы находитесь.

Реальная возможность усовершенствовать процесс сбора инфор- мации для большинства людей — упорядочить рукописные матери- алы и содержимое настольных лотков. Письменные заметки нужно систематизировать и обрабатывать, а не оставлять пылиться в стоп- ках бумаг, блокнотах и ящиках стола. Письменные материалы нужно аккуратно складывать в лотки, а не распихивать по разнообразным стопкам бумаг и любым доступным уголкам вашего мира.

Если вы не очищаете корзину «Входящие» и не обрабатываете нако- пленную рутину, то корзины служат только для накопления бесфор- менной груды материала. Ни в коем случае не кладите проблему обратно в папку «входящая информация»! Не освобождать корзину — все равно, что накапливать мусорные баки, которые никогда не опорож- няются — придется постоянно докупать новые емкости, чтобы они вместили весь ваш мусор.

Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, является самым важным уроком организованности. Мно- гие проблемы — это бесформенные задачи, масса сообщений, сва- ленных в ящик, потому что вы не удосужились потратить несколь- ко секунд и выяснить, в чем, собственно говоря, суть документа или объявления. Существует три возможных варианта разобраться с та- кими сообщениями: первый — понять, что это — мусор, и выбросить их; второй — внести документы в список «Когда-нибудь/может быть» третий — упорядочить напоминания, занеся их в специальный блок- нот. Типичный список «Когда-нибудь/может быть» — это: купить лод- ку, выучить испанский, пойти на занятия по акварельной живописи и так далее. Примером упорядоченных напоминаний могут быть на- поминания о том, что 15 марта нужно платить за коммунальные ус- луги, а 12 сентября в городском театре будет постановка «Лебединого озера» в исполнении Большого театра.

Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может понадобиться в ходе работы над различными проектами, должна храниться в отдельных папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках. Материалы по проектам, предполагающим актив- ные действия, нужно будет просматривать чаще, чтобы обеспечить четкое определение всех необходимых шагов. Прозрачные файлы в пружинных папках, которые лежат на расположенных друг под дру- гом лотках в пределах досягаемости, могут оказаться наиболее прак- тичными для бумажной работы подобного рода.

В календаре следует отмечать три вещи: действия, которые сле- дует совершить в определенное время (например, деловые встре- чи); действия, которые следует совершить в определенный день (без конкретизации времени); информацию, приуроченную к кон- кретным датам (события, мероприятия). Долой списки дел на каж- дый день. В календаре должны быть только три указанных кате-

гории напоминаний, и ничего другого! Если вы что-то записали в календарь, то вы должны выполнить поставленную задачу в этот же день или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения мож- но вносить только в случае переноса деловых встреч. Если вы буде- те знать, что и когда нужно сделать, то у вас появится простор для маневра. Полезная привычка: после того, как пометите в календаре задачу как «выполненную», проверяйте, какие еще проблемы тре- буется решить. Все ваши незамкнутые циклы нужно пересматри- вать раз в неделю.

Планирование

Чтобы мелкие дела продвигались в нужном направлении, следует ду- мать о крупных. Основными составляющими внутренней уверенно- сти и контроля над ситуацией являются: (1) четко сформулированные результаты (проекты) и первоочередные действия для их осуществле- ния, а также (2) напоминания, объединенные в надежную систему, к которой вы регулярно обращаетесь. Для того чтобы совладать со сложными ситуациями, требуются детальные планы. Но обычно вы в состоянии весьма продуктивно работать, имея под рукой только кон- верт и карандаш: когда люди строят планы преимущественно в есте- ственной и неформальной обстановке, они избавляются от внутрен- него напряжения и достигают лучших результатов. Самый опытный планировщик в мире — это ваш мозг. Ваше сознание проходит пять стадий при выполнении практически любого задания: определение цели и принципов, формирование картины конечного результата, мозговой штурм, организация, определение следующих действий. Давайте рассмотрим каждую из пяти стадий естественного планиро- вания и выясним, как мы можем повлиять на все аспекты процесса.

Цель

Знание и четкое понимание цели любой деятельности составляют ос- нову ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Если вы не уяснили четко цель своей деятельности, то у вас нет никаких шансов на победу. Вопрос «Зачем?» позволяет распределить ресурсы, расставить акценты и создает мотивацию. Часто проекты и ситуации, которые приводят людей в замешательство и вызывают у них недоу- мение, резко проясняются, когда кто-то вдруг спрашивает: «А чего мы, собственно говоря, пытаемся достичь?». Простые, ясные цели и прин- ципы дают начало сложным и разумным действиям. Сложные нормы и правила порождают примитивные и глупые поступки.

Идея

Когда вы четко уяснили, каких результатов хотите достичь и с какой целью, приходит очередь вопроса «как?». Идеи начинают посещать вас практически в произвольном порядке — существенные, несущественные, плохие и хорошие. Запись или фиксирование идей на каком-то внешнем носителе информации может существенно повысить произ- водительность и продуктивность мышления. Например, на рисунке ключевую идею можно поместить в центр листа, а сопутствующие идеи изобразить в виде отростков. Основные принципы мозгового штурма и спонтанного мышления сводятся к следующим моментам: не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте; думайте о количестве, а не о качестве; отодвиньте анализ и организацию на второй план.

Организация рабочего пространства

Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства умень- шит ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и повысит ваш интерес к ним. Идеальные времен- ные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. Лучшее время для такой работы — выходные, поскольку в это время вероятность внешнего вмешательства минимальна. Для многих сотрудников отодвинуть весь мир на второй план на целых два дня — самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на дело- вых встречах и реагировать на объявления «в рабочем режиме» — это привычка, от которой труднее всего абстрагироваться. Но эти два дня окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью.

Основные элементы рабочего пространства — это письменный стол и место для лотка с почтой. Для большинства специалистов поня- тие рабочей поверхности — более широкое: к нему относится телефон, компьютер, лотки для бумаг, ящики для папок, полки для ссылочных материалов. Если у вас еще нет собственного рабочего пространства и общей корзины «Входящие», немедленно обзаведитесь ими. Это ка- сается и студентов, и тех, кто работает дома, и даже пенсионеров. У каждого должен быть физический центр управления деятельностью, из которого можно руководить решением всех своих проблем. Не пре- небрегайте рабочим местом и у себя дома. Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с до- кументами. Вам понадобятся: как минимум три лотка для бумаг; пач- ка простой бумаги формата А5; ручка или карандаш; самоклеющиеся листки; скрепки для бумаг; скрепки для переплета; скоросшиватель и скрепки к нему; клейкая лента; ластик; автомат для наклеивания эти- кеток; папки для бумаг; ежедневник; корзины для мусора.

Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей ин- формации. Один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих документов по текущим проектам и стопок бумаг «для прочтения и пересмотра». В процессе первичного накопления информации вам понадобится простая бумага: очень полезно запи- сывать каждую идею на отдельный лист. Критически важным ин- струментом в нашей работе являются ярлыки. Автомат понадобит- ся для пометки ваших папок, корешков подшивок и массы других вещей. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки даль- нейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.

Для сбора данных понадобится лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины «Входящие» вы будете совершать массу дей- ствий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся са- моклеющиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых занимает более двух минут, пойдут в другой лоток.

Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индиви- дуальную производительность, — это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться. Не следует за- бывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения.

Покупая блокнот, помните: вы должны иметь возможность соста- вить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодич- ностью. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электрон- ного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие». Вместо многих справочных информационных систем держите одну картоте- ку, отсортированную в алфавитном порядке. И держите большой за- пас папок. Также обратите внимание на то, что при покупке шкафов для папок не стоит экономить на качестве.

Сбор информации: «загон для рутинных проблем»

Перед тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино. Первое, что надо сделать — оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоя- щие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии. Лучший способ принять верное реше- ние о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», — чет- ко уяснить, чего не стоит туда класть. Вот четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий: канцтовары, спра- вочные материалы, предметы обстановки, оборудование. Все осталь- ное — «исходные материалы». Если очевидно, что место какого-то предмета — в мусорном баке, сразу выбросьте его. Если вы не знаете, что представляет собой предмет, и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие» — решение можно бу- дет принять позже. Основная цель сбора информации — как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим обра- зом «окопаться и наметить линию фронта».

Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на ка- кой-то клочок бумаги или документ, и восклицает: «О, боже! Я со- всем забыл (забыла)! Я должен (должна) этим заняться!», после чего не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем. Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит за- ниматься, до того как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стоп- ку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.

Теперь начинайте складывать все, что лежит на столе, в стопку «входящих материалов». Типичные предметы, которые попадутся вам под руку: стопки писем и служебных записок, факсы, визитки, заметки с совещаний. Взгляните на свой рабочий стол: если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и по- ложите его в корзину. Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола. Что-то лежит не на своем месте? Положи- те предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Продолжайте продвигаться по офису, собирая все, что лежит на по- верхности столиков, полок или шкафов, и при этом находится не на своем месте. Затем загляните в шкафы: часто там можно обнаружить сувениры, которые уже ничего не значат для вас. Если где-то вы об- наружили беспорядок и решили все реорганизовать, запишите напо- минание об этом на листке бумаги и бросьте в корзину. Записывайте каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера — идеи будут хаотично возникать в вашем сознании, но лучше переста- раться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы всегда сможете отбросить всякую чепуху.

Обработка информации: опустошение корзины

Есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать: обра- батывайте проблемы по порядку; обрабатывайте проблемы по од- ной; никогда не возвращайте ничего в корзину. Все проблемы нужно обрабатывать одинаково тщательно. Даже если вторым предметом, извлеченным из корзины, будет записка, адресованная президентом страны лично вам, а первым — рекламный буклет, пришедший по почте, то сначала нужно заняться рекламным буклетом! Как только вы нарушите правило и начнете в произвольном порядке обрабаты- вать задачи по своему усмотрению, то у вас обязательно появятся проблемы, так и оставшиеся без внимания.

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но представлять ценность как потенци- ально полезная информация. Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. При условии, что дей- ствие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Правило двух минут — волшебное правило. Придерживайтесь его, и вы увидите, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала.

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, кото- рые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвящен- ными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Наклеивайте на каж- дый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием дей- ствия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел. Осуществляя это, вы выбро- сите массу предметов, рассортируете изрядное количество материа- ла, совершите многочисленные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям.

Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Существует семь основных типов материала, который требуется от- слеживать и контролировать с организационной точки зрения: спи- сок проектов; сопутствующие материалы по проектам; действия и сведения, занесенные в календарь; списки «Первоочередные шаги»; список «Ожидания»; справочные материалы; список «Когда-нибудь/мо- жет быть». Очень важно провести четкие границы между категориями. Они должны быть разделены визуально, физически и психологически.

Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обязательно нужно сделать в течение дня. Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы.

Часто возможность сделать важный звонок остается нереализован- ной по той простой причине, что вы не можете найти нужный теле- фонный номер. Если вы много путешествуете, заведите список дел, озаглавленный «В сети», отдельно от списка под названием «Компью- тер». На борту самолета — вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать без интернета — загляните в список дел «Компьютер»: вы будете абсолютно уверены, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и спокойно выберете самые важ- ные задачи, которые сможете выполнить.

Если вы знаете, что нужно куда-то поехать на машине, то весь- ма полезно иметь под рукой список, который можно просмотреть в дороге. Многие дела можно сделать только дома, поэтому имеет смысл вести отдельный список для данного контекста. Документы, на прочтение которых, по вашим оценкам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физи- ческую стопку-корзину под названием «Прочесть/просмотреть». По- лезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу. Люди, которые не организовали свои материалы для прочтения/просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свободные минуты, которые можно выгодно использовать.

Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Ваша система и деятельность должны быть организованы таким об- разом, чтобы вы могли видеть все возможные варианты действий тогда, когда они необходимы. Обычно для обзора проблем достаточ- но всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время. Многие из нас склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Именно этот водоворот бур- ной деятельности и обуславливает крайнюю важность еженедель- ного обзора. Обзор дает время на запись, переоценку и пересмотр проблем, решение которых позволяет сохранить равновесие. Дру- гого способа выполнить необходимую перегруппировку задач, од- новременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытаскивайте все- возможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в за- коулках рабочего стола, в карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на лист- ках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: до- кументы, требующие активных действий, проекты, ожидания, ка- лендарные события и «Когда-нибудь/может быть».

Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Рас- ставьте материалы «Прочесть/просмотреть». Взгляните на отмечен- ные в календаре предстоящие события. Зафиксируйте действия, ка- сающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответствующие катего- рии) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, воз- можные шаги, которые еще не зафиксированы. Пересмотрите спи- ски проектов (и существенных результатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее дей- ствие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметьте выпол- ненные действия. Проверьте наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять. Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно просле- дить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Подходите к делу творчески и действуйте решительно. Не по- явилось ли у вас каких-нибудь новых, чудесных, сумасшедших, твор- ческих, заразительных, рискованных идей, которые можно добавить в систему?

Еженедельный обзор настолько важен, что вы просто обязаны вос- питать в себе привычки, создать обстановку и подготовить инстру- ментарий для его проведения.

Полезная привычка собирать материал

Когда ваши сотрудники видят, что вы без перебоев получаете, об- рабатываете и сортируете сделки и договора, заключенные с ними, ничего не упуская из виду, их доверие к вам растет. Такова власть, которую дает умение фиксировать напоминания обо всех неза- вершенных или невыполненных делах. А когда вы поймете, в чем причина отрицательных эмоций, которые вы испытываете по от- ношению к рутинным проблемам, вы найдете способ от них изба- виться. Чувство тревоги и вины возникает автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой. Ваши отрицательные ощущения являются прямым результатом нарушения этих догово- ренностей.

Учитесь сосредоточиваться и изменять свое поведение, чтобы быть в состоянии распознавать и фиксировать даже самые незна- чительные договоренности с самим собой по мере их возникно- вения в вашем сознании. Максимально полное выполнение про- цедуры сбора информации и последующее внедрение привычки записывать все новые дела по мере их возникновения придаст вам сил и увеличит вашу производительность. Какой бы серьезной и сложной ни была проблема, преодолейте замешательство, сделав маленький шажок к ее решению. Сделайте хоть что-то. Однако помните: вы можете справиться с делами по очереди, но вам не под силу решать проблемы оптом.

Ваша жизнь и ваша работа состоят из результатов и действий. Ког- да ваша деятельность направлена на постоянное упорядочение все- го материала, который попадается вам под руку на всех уровнях, в вашей работе появляется гармония, и вы достигаете небывалых ре- зультатов. Ваша производительность достигает невиданных высот. Вы ставите перед собой цели и достигаете их.

Подготовьте к работе собственный инструментарий для повыше- ния личной организованности. Приведите в порядок свое рабочее место. Заведите корзины для входящих данных. Заведите хороший блокнот-органайзер для ведения списков, с которым вам будет при- ятно работать. Повесьте картины, купите ручки, выбросьте мусор, реорганизуйте рабочее пространство. Это будет хорошим началом. Выделите время, когда вы могли бы полностью разобрать отдельный участок вашего офиса и каждый угол своего дома. Поделитесь любы- ми ценными навыками, извлеченными из этой книги, с кем-то еще. Поддерживайте контакты с людьми, которые передают и развивают описанные навыки и стандарты.

Чтобы не сбиться с курса, вам понадобится ряд навыков, которые, возможно, еще не вошли в привычку: умение выбрасывать все из го- ловы, определять дальнейшие действия и результаты, когда проблемы только появляются на радаре, а не позже, регулярно пересматри- вать и обновлять полный список всех незамкнутых циклов в вашей работе и жизни. Запаситесь терпением и получайте удовольствие от процесса. В жизни не существует высшего наслаждения, чем наслаж- дение, которое испытываешь от преодоления трудностей, достиже- ния новых успехов, созревания новых желаний и их исполнения.