Как привести дела в порядок

Основные идеи

• Уделяя внимание вто­ро­сте­пен­ным задачам, мы не замечаем самых важных.
• Сознание свободного от стресса человека подобно поверхности воды: когда в воду падает большой камень, от него расходятся сильные волны, а когда маленький – едва заметные.
• Сведите все стоящие перед вами задачи в логичную и удобную систему.
• Хорошая система организации работы поможет правильно оценить масштаб любой задачи.
• Вместо того чтобы держать весь список дел в голове, переместите его в надежную “внешнюю” систему, которую вы будете регулярно проверять.
• Убедившись, что опре­де­лен­ная задача уже введена в эту систему, вы перестанете постоянно думать о ней.
• Рас­кла­ды­вай­те рабочие материалы по специальным ящикам или папкам.
• Чтобы не упустить ничего, что требует вашего внимания, упо­ря­до­чи­вай­те все задачи в системе сбора данных посредством го­ри­зон­таль­но­го контроля.
• Для эф­фек­тив­но­го пла­ни­ро­ва­ния проектов используйте вер­ти­каль­ный контроль.
• Приступая к новому делу, обозначьте свои цели, представьте себе конечный результат, продумайте задачи, определите по­сле­до­ва­тель­ность действий.

Больше, чем ежедневник

В наши дни люди часто берут на себя гораздо больше дел, чем могут выполнить, в результате чего уровень стресса растет. Сложности создает и сам характер работы: ее объем и содержание часто меняются, что не всегда позволяет понять, завершена она или нет. Размытость границ многих проектов создает до­пол­ни­тель­ную нагрузку, поскольку приводит к излишней переписке и бес­ко­неч­но­му обсуждению текущей работы.

Чтобы справляться с делами эффективно и в срок, выполните два следующих шага.

“Вы не в состоянии мыслить ясно, пока о чем-нибудь тревожитесь”.

1. Сведите все стоящие перед вами задачи в стройную, логичную и удобную для вас систему. Информация о них будет храниться в этой системе, а не у вас в голове. Благодаря этому вы получите возможность думать об этих задачах только тогда, когда будете готовы приступить к их решению.
2. Выработайте привычку заранее определять тот объем информации, который вы готовы “впустить” в свою жизнь. Эта привычка позволит вам гораздо лучше планировать текущие дела и реагировать на любые изменения ситуации.

“Самый важный вопрос для любого человека – понять, чем именно он должен заниматься в каждый момент времени. Наш успех зависит от того, насколько хорошо мы умеем планировать свои действия”.

У вас, скорее всего, уже есть ежедневник. Однако он показывает лишь небольшую часть задач, которые предстоит решать, и поэтому его нельзя считать приемлемым ин­стру­мен­том организации работы. Необходима комплексная, все­объ­ем­лю­щая система личной организации. В особенности такая система поможет тем людям, которых, в силу рода их занятий, постоянно что-то отвлекает, мешая со­сре­до­то­чить­ся на текущей работе. Хорошая система организации работы поможет и при выполнении ана­ли­ти­че­ских задач: она позволит сочетать внимание к деталям с видением общей картины дел.

Сознание, подобное воде

Чтобы привести дела в порядок, необходим особый пси­хо­ло­ги­че­ский настрой. Представьте, что ваше сознание – это поверхность пруда, в который бросили камень. Волна от падения камня про­пор­ци­о­наль­на его массе и силе броска. Поглотив удар, вода сразу же воз­вра­ща­ет­ся в исходное спокойное состояние. Попробуйте относиться к стоящим перед вами задачам аналогичным образом, то есть уделяйте им внимание про­пор­ци­о­наль­но их важности. Усилия по их решению не должны быть ни чрезмерными, ни слишком слабыми.

“Все неза­вер­шен­ные дела надо переместить в четкую систему вне вашего сознания, содержимое которой вы будете регулярно упо­ря­до­чи­вать”.

Работа бывает эффективной только тогда, когда вы кон­тро­ли­ру­е­те свою нагрузку. Не берите на себя слишком много обя­за­тельств, иначе неминуем до­пол­ни­тель­ный стресс. Чтобы избежать стресса, ру­ко­вод­ствуй­тесь следующими тремя принципами.

“Три элемента, благодаря которым вы будете уверены, что полностью кон­тро­ли­ру­е­те ситуацию: ясное пред­став­ле­ние о целях проекта, расстановка приоритетов, наличие системы напоминаний о следующих действиях”.

1. Заставьте себя не думать о неза­кон­чен­ных делах. Просто поместите сведения о них в удобную для вас систему сбора и хранения информации. Вы вернетесь к работе над ними, когда будете к этому готовы.
2. Помните обо всех взятых вами обя­за­тель­ствах. Вы должны четко знать, что нужно сделать для их выполнения.
3. Создайте систему напоминаний о том, что нужно сделать. Регулярно про­смат­ри­вай­те напоминания и выполняйте требуемые действия.

Чтобы проверить, как работает этот метод, возьмите лист бумаги и запишите на нем название проблемы, которая больше всего волнует вас в настоящий момент. Затем составьте список того, что нужно сделать для решения этой проблемы, – какие шаги предпринять, кому позвонить. Это упражнение вселит в вас уверенность в своих силах, снимет тревогу и поможет со­сре­до­то­чить­ся. Список действий, дополненный перечнем вопросов, вызывающих особую оза­бо­чен­ность, спрячьте, чтобы он не попадался вам на глаза. Не думайте о нем до тех пор, пока у вас не появится возможность заняться решением этих проблем.

“Как только вы поняли, какие именно действия нужно предпринять, создайте систему напоминаний о следующих действиях и регулярно к ней обращайтесь”.

Управление своими действиями

Тщательно про­ду­мы­вай­те свои действия, чтобы правильно рас­пре­де­лить время между стоящими перед вами задачами. Составьте ясное пред­став­ле­ние о том, что именно требуется сделать, до выполнения самого действия. Перед началом работы определите, в чем конкретно состоит каждый из ее этапов. Если вы будете думать над этим в процессе выполнения, то вам придется тратить время на устранение попутно возникающих проблем.

“Один из самых действенных способов превратить замысел в реальность – мысленно представить себе конечный результат”.

Многие компании придают особое значение организации работы по принципу нисходящей иерархии – от миссии компании к ее целям, от целей к проектам, от проектов к деталям их реализации. Несмотря на это, большинство людей настолько поглощены текущими задачами, что у них нет ни времени, ни сил, чтобы мысленно вос­ста­но­вить общую картину дел. Таким образом, для начала нужно убедиться, что все текущие дела и задачи надлежащим образом си­сте­ма­ти­зи­ро­ва­ны, а затем переходить к более широкому видению ситуации.

Дела и проекты следует кон­тро­ли­ро­вать в двух плоскостях – го­ри­зон­таль­ной и вер­ти­каль­ной. Го­ри­зон­таль­ный контроль – это координация ваших действий, связанных с выполнением всех проектов, над которыми вы работаете од­но­вре­мен­но. Вер­ти­каль­ный контроль – это управление действиями и решение текущих задач в рамках отдельного проекта. Умело комбинируя го­ри­зон­таль­ный контроль с вер­ти­каль­ным, вы освободите сознание от излишней нагрузки, и у вас появится уверенность, что все ваши дела находятся под контролем.

“Какую бы проблему вы ни решали, ваш ум совершает пять по­сле­до­ва­тель­ных шагов: постановка цели, ви­зу­а­ли­за­ция, мозговой штурм, си­сте­ма­ти­за­ция идей и определение порядка действий”.

Организация рабочего процесса

Организация рабочего процесса – средство го­ри­зон­таль­но­го контроля: все, что привлекает ваше внимание, должно пе­ре­но­сить­ся в особую систему сбора информации. Чтобы кон­тро­ли­ро­вать рабочий процесс, разделите его на пять следующих этапов.

“Го­ри­зон­таль­ное и вер­ти­каль­ное пла­ни­ро­ва­ние проектов имеют одну и ту же цель: помочь человеку справиться с делами, освободив его ум от излишней нагрузки”.

1. Сбор информации. Для сбора информации ис­поль­зу­ют­ся самые разные средства – лоток для входящей кор­ре­спон­ден­ции, блокнот, КПК, диктофон или электронная почта. Старайтесь рас­пре­де­лить все, что вас за­ин­те­ре­со­ва­ло, по минимально возможному числу “накопителей информации”. Регулярно очищайте эти “накопители”, анализируя собранный материал и выбрасывая ненужное.
2. Обработка информации. Перед тем, как приступить к решению той или иной задачи, определите, в чем ее суть, можно ли ее решить здесь и сейчас, це­ле­со­об­раз­но ли отложить ее решение на более поздний срок или совсем не тратить на нее силы. Если вы собираетесь действовать немедленно, определите, будете ли вы заниматься этой задачей са­мо­сто­я­тель­но или поручите ее выполнение кому-то другому.
3. Организация данных. Рас­пре­де­ли­те материалы, которые не требуют никаких действий, по категориям с названиями “ко­гда-ни­будь”, “справочная информация”, “мусор”. Задачи, которыми вы планируете заниматься, переместите в со­от­вет­ству­ю­щие категории, такие как “список проектов”, “планы проектов”, “рабочие материалы”, “список задач, за­пла­ни­ро­ван­ных на опре­де­лен­ные даты”, “список следующих действий по проектам”, “список действий, которые должны выполнить другие люди”. Найдите удобный способ физического хранения рас­сор­ти­ро­ван­ной по категориям информации (это могут быть специальные папки, блокноты или электронные файлы).
4. Просмотр и оценка данных. Еженедельно про­смат­ри­вай­те собранные данные. Пройдитесь по всем папкам и проектам, обработайте материалы, обновите списки. В результате у вас сложится ясное пред­став­ле­ние о текущем состоянии дел и возникнет чувство за­вер­шен­но­сти.
5. Решение о действиях. Следующие критерии помогут решить, чем именно вам следует заняться в ближайшее время. Во-первых, учтите контекст, то есть место, в котором вы будете находиться, а также средства, необходимые для решения задачи (например, дома – за компьютером). Во-вторых, оцените, сколько времени вам понадобится для выполнения этой задачи. В-третьих, решите, достаточно ли у вас физической и умственной энергии, чтобы ее выполнить. В-четвертых, расставьте приоритеты: если у вас есть все необходимые средства, достаточно времени и сил, то какое из действий будет пер­во­оче­ред­ным?

Пла­ни­ро­ва­ние проекта

Пла­ни­ро­ва­ние нового проекта состоит из пяти стадий, по­сле­до­ва­тель­ность которых составляет вер­ти­каль­ное управление про­из­во­ди­тель­но­стью труда. Прообразом этих стадий является под­со­зна­тель­ное пла­ни­ро­ва­ние таких по­все­днев­ных действий, как одевание, при­го­тов­ле­ние пищи или ведение разговора. Несмотря на то что при формальном пла­ни­ро­ва­нии люди не всегда следуют логике этих пяти стадий, практика показывает, что наилучшие результаты де­мон­стри­ру­ет “есте­ствен­ное”, не скованное никакими формальными методами пла­ни­ро­ва­ние. Такое есте­ствен­ное пла­ни­ро­ва­ние состоит из следующих пяти шагов.

“Высота волны, поднятой брошенным в воду камнем, будет про­пор­ци­о­наль­на силе броска и массе камня. «Реакция» воды на камень не бывает ни слишком слабой, ни слишком сильной”.

1. Постановка целей. Определите свою цель и способы ее достижения. Убедитесь, что у вас есть необходимые ресурсы и настройте себя на работу.
2. Пред­став­ле­ние о конечном результате. Как можно детальнее представьте себе конечный результат работы, и тогда, возможно, вы найдете такие способы решения задачи, которые иначе просто не пришли бы вам в голову.
3. Мозговой штурм. Оценивая возникающие идеи, используйте средства, облегчающие поиск вариантов решения, – например, метод схе­ма­ти­че­ско­го изображения мыс­ли­тель­но­го процесса или запись потока идей. Во время мозгового штурма воз­дер­жи­вай­тесь от любых критических оценок: количество идей важнее их качества. Про­ана­ли­зи­ро­вать и струк­ту­ри­ро­вать эти идеи вы сможете позднее.
4. Си­сте­ма­ти­за­ция. Выделите наиболее удачные решения и струк­ту­ри­руй­те их на основе следующих категорий: детали, процессы, приоритеты.
5. Определение следующих действий. Определите, в чем будет заключаться следующее действие по каждому из ваших текущих и будущих проектов. Отметьте дела, выполнение которых можно поручить другим людям.

Про­дук­тив­ная работа без стресса

Научиться соблюдать основные принципы про­дук­тив­ной работы без стресса вам помогут следующие ре­ко­мен­да­ции.

1. Организуйте рабочее место. Уделите время подготовке рабочего простран¬ства, в котором будет достаточно места, необходимая мебель и при­над­леж­но­сти. Прежде всего, вам понадобятся письменный стол и “ящик для входящих” (документов, материалов и информации). Скорее всего, вам также потребуется факс, принтер и другое обо­ру­до­ва­ние. Даже если у вас на работе есть отдельный офис, воссоздайте у себя дома обстановку, аналогичную офисной, тогда вы сможете продуктивно работать в обоих местах.
2. Поместите рабочие материалы в ящик для входящих. Потратьте на это пару часов. Поместите в ящик для входящих вещи, которые находятся не на своих местах. Если какой-то из документов слишком объемный и не помещается в ящик, вместо него положите лист бумаги с названием этого документа и датой. Начните с документов, находящихся на рабочем столе, затем перейдите к выдвижным ящикам, шкафам, полкам и другим местам в комнате. Список неза­вер­шен­ных дел, или “раз­дра­жи­те­лей”, поможет вспомнить о других вещах, которые нужно добавить в ящик для входящих (это могут быть проекты, которые вы планируете начать; начатые, но не законченные проекты; невы­пол­нен­ные обя­за­тель­ства; сведения о бюджетных огра­ни­че­ни­ях по проектам; перечень звонков, которые нужно сделать; список учебных семинаров, которые вы хотите посетить, и т. д.).
3. Разберите содержимое ящика для входящих. Ваша цель – сделать его пустым. Избавьтесь от всего, что потеряло ак­ту­аль­ность; сразу разберитесь с делами, которые можно сделать за две минуты; поручите часть задач другим людям; поместите напоминания о порядке действий в свою систему организации работы и определите самые важные задачи, которые вам предстоит решать в ближайшем будущем. Действуйте по­сле­до­ва­тель­но: начните с материалов, лежащих сверху, и пе­ре­смат­ри­вай­те их один за другим. Никогда не кладите их обратно в ящик для входящих.
4. Сгруп­пи­руй­те и упорядочьте материалы. Разделите материалы по группам и составьте списки этих групп. Для хранения списков, а также любой вспо­мо­га­тель­ной и справочной информации, относящейся к вашей работе, используйте папки – обычные или электронные.
5. Выберите оптимальный вариант действий. Теперь, когда вы ор­га­ни­зо­ва­ли рабочие материалы и привели в систему стоящие перед вами задачи, вы сможете определить, что нужно сделать в первую очередь. Для этого оцените наличие ресурсов и при­о­ри­тет­ность отдельных задач в контексте каждого проекта.