How to: Электронное сотрудничество

Согласно Гражданскому Кодексу компании должны заключать сделки письменно. При этом, закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом.

Однако в этом случае есть пара нюансов:

• должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки и

• договор в электронном виде должен где-то храниться (например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере организации).

Следует помнить, что в законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы. Это происходит, когда сделка должна быть нотариально заверена или договор нуждается в государственной регистрации.

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из контрагентов появляются претензии. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал сотрудничать. В этом случае необходимо доказать, что у скана есть юридическая сила. Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два способа:

• подписывать электронные документы электронной подписью и

• прописывать в договоре, что электронные документы равны бумажным.

С первым способом всё более менее понятно. По второму случаю порядок такой:

1. Прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнениями и приложениями к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

2. Обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них.

3. Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на домен организации. Так, например, в 2015 году суд подтвердил, что договор считается заключенным, если переписка велась с любого адреса домена компании. Оказалось, что необязательно это должна быть электронная почта подписанта по договору - в этом деле документы были отправлены с корпоративного адреса другого сотрудника. Однако если переписка ведется с домена организации, но не с адресов, указанных в договоре, есть одна деталь: у сотрудника, который ведет переписку, должны быть полномочия заключать договоры. Например, доверенность.

Бывает и такое, что компании обмениваются сканами, но условия об этом в договоре нет. По Гражданскому Кодексу компания не может признать договор незаключенным, если до этого принимала исполнение договора. Верховный суд дал разъяснения по этому вопросу. Договор можно признать заключенным в следующих случаях:

• компании вели переписку по сделке. Например, директора обсуждали детали, высылали друг другу каталоги, примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ;

• полностью или частично оплачивали работы или товары по сделке;

• подписывали акты, протоколы, согласования, уведомления о расторжении договора, присылали и одобряли претензии друг друга;

• заключали сопутствующие сделки;

• просили друг друга об отсрочке платежа.

По сути компании вели работу по сделке, и этому есть доказательства, например, письма и документы. Решения судов подтверждают такой подход. Чтобы установить, что стороны отправляли друг другу сканы, иногда проводят техническую экспертизу компьютера и составляют нотариальный протокол осмотра.

Таким образом, работать по сканам договоров можно. Риски возможны только в следующих случаях:

• в договоре нет условия, что можно обмениваться электронными документами;

• документы отправляли с почты, которая не относится к домену компании;

• переписку вел сотрудник, у которого нет доверенности на подписание договоров.

В остальных случаях можно работать и не переживать.